Этапы по слиянию документов

1. Создание источника данных.

2. Создание основного документа.

3. Слияние документов между собой.

Пример

Создадим письма для рассылки информации о задолженности имеющимся абонентам путем использования возможности слияния в Word.

1. Создание источника данных. Создайте документ MS Word, добавьте в него таблицу со списком абонентов, как было показано выше. Заполните таблицу произвольными данными в количестве 10. Сохраните под именем абоненты. Имейте в виду, что данный документ должен впредь находиться в том же каталоге, где вы его сохранили в первый раз, т.к. в случае его переноса основной документ будет запрашивать его новый адрес.

2. Создание шаблона для писем. Создайте новый документ MS Word и сохраните его под именем письма. Напечатайте в него следующий текст и оформите на свой вкус, используя различные возможности форматирования текста.

3. В документе, созданном на предыдущем шаге, необходимо выбрать тип итогового документа, в данном случае это «Письма». Вкладка Рассылки-Начать слияние - письма

4. Далее требуется указать источник для основного документа. Вкладка Рассылки- Выбрать получателей – Использовать существующий список. Выбор списка для формирования писем осуществляется путем указания файла абоненты.

Проверить список можно выбрав команду Рассылки – Изменить список получателей:

Находящиеся в окне данные автоматически генерируются посредством анализа указанного документа в качестве источника данных. Именно эти данные будут подставлены в шаблон для выполнения слияния. В данном окне вы можете выполнить сортировку данных для изменения порядка писем в итоговом документе с письмами, можете добавить или удалить получателей слияния.

Выберем всех абонентов для получения слияния. Нажимаем на «ОК».

5. Далее необходимо в документе с шаблоном письма указать изменяемые блоки (адрес, фамилия, индекс и т.д.) В основном документе (с шаблоном оформления) мышью выделите слово «Индекс», выберите команду Рассылки- Вставить поле слияния - Индекс

6. В итоге, документ должен измениться следующим образом:

7. Таким же образом измените все остальные изменяемые элементы (адрес, фамилия, имя, отчество, долг). Сохраните документ.

8. Далее вы можете «пролистать» список писем для различных абонентов выбрав команду Рассылки- Просмотр результатов с использованием управляющих кнопок < < и > >.

Рисунок 13. Просмотр записей