Телеграммы

5.7.1. Телеграммы оформляются, как правило, на стандартных листах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:

наименование документа - ТЕЛЕГРАММА;

указание на категорию телеграммы (правительственная, срочная);

адресат и телеграфный адрес получателя (полный или условный);

текст;

подпись;

регистрационный номер, дата регистрации.

5.7.2. Категория и вид телеграммы проставляются составителем и указываются перед реквизитом «адресат».

Адресом получателя телеграммы может быть полный почтовый адрес, условный или полный телеграфный адрес.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается указатель рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем.

Текст печатается прописными буквами одинарным межстрочным интервалом и не должен превышать двух машинописных страниц. Вставки и исправления в тексте недопустимы.

Ниже текста проставляется наименование должности лица, подписавшего телеграмму, его инициалы и фамилия.

Под наименованием должности проставляется регистрационный номер (в соответствии с п.3.4) и дата.

Подпись располагается под чертой и включает наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи лица, подписавшего телеграмму (печатается строчными буквами, за исключением первой).

Визы проставляются на втором экземпляре, на лицевой стороне документа.

При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

Телефонограммы

5.8.1. Телефонограммы передаются и принимаются, как правило, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.

5.8.2. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

должностью, именем, отчеством, фамилией и подписью лица, отправившего телефонограмму;

должностью, именем, отчеством, фамилией и подписью лица, принявшего телефонограмму в журнале регистрации;

входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

5.8.3. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).

5.8.4. Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются соответствующим руководителем или ответственным исполнителем.