Начало работы с Access 2007

Для создания новой пустой базы данных необходимо щелкнуть на пиктограмме " Пустая база данных" в разделе " Новая пустая база данных", справа в окне приложения появится текстовое поле с именем файла: База данных1.accdb и пиктограмма папки для сохранения файла в требуемый каталог. По умолчанию указано имя файла, имя каталога и диска, в котором будет сохранен файл. Имя файла, директории и диска для хранения файла можно изменить.

Рис.2.1

Рис.2.2

Необходимо отметить, что Access 2007 для новых баз данных по умолчанию использует формат файла Access 2007 (.accdb), но файл новой базы данных можно сохранить и в формате Access 2002-2003(.mdb) или формате Access 2000 (.mdb). Скриншот окна сохранения файла БД представлен на рис.2.3.

Рис. 2.3

После выбора директории, диска, имени файла и формата БД надо щелкнуть на кнопке Создать. Файл базы данных с выбранным именем будет сохранен в указанную папку, и откроется окно Microsoft Access 2007. В этом окне приложения отображается окно БД с назначенным именем на вкладке Режим таблицы и новая пустая таблица с именем Таблица 1 в режиме таблица, представленные на Рис. 2.4. Далее необходимо перейти в режим Конструктор и создать структуру первой таблицы базы данных.

Рис. 2.4

Уже сохраненную базу данных в формате файла Access 2007 можно также сохранить в других форматах, щелкнув на кнопке " Office" в окне БД и выбрав команду " Сохранить как". В появившемся окне диалога щелкнуть на требуемый формат.

Рассмотрим окно приложения Microsoft Access 2007. В верхней части окна расположены: кнопка Office, панель быстрого доступа с пиктограммами (сохранить, отменить), Строка заголовка и кнопки изменения размеров окна.

Ниже расположена Лента, которая состоит из вкладок (Главная, Создание, Внешние данные, работа с базами данных и другие вкладки, которые появляются в зависимости от режима работы). В приложении Access 2007 применяются контекстные инструменты, которые появляются при работе с определенным объектом. Так, например, при работе с таблицей появляются контекстные инструменты для объекта Таблица под названием " Работа с таблицами", которые имеют две вкладки: Режим таблицы и Конструктор.

Лента заменяет используемые в Access 2003 меню и панели инструментов, кроме меню Office и панели быстрого доступа. На Ленте отображаются определенные наборы команды в зависимости от того, какая вкладка выбрана. Группы команд на выбранной вкладке сгруппированы по выполняемым действиям. Так на вкладке Режим таблиц отображаются группы команд Представление, Поля и столбцы, Форматирование и тип данных, Связи. Имена перечисленных групп команд отображаются внизу Ленты.

Под лентой расположены слева Область переходов, а справа Окно редактирования, в котором отображается редактируемый объект. В области переходов находятся все объекты Access (таблицы, формы, запросы, отчеты и т.д.). В списке Все объекты Access можно выбрать требуемый объект. При двойном щелчке на имени объекта в области переходов этот объект будет отображаться в окне редактирования. Внизу окна Access расположена Строка состояния и Кнопки режимов просмотра.

В базе данных Access можно создавать различные объекты. Различают следующие типы объектов:

Таблицы – это основные объекты базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят структуру базы (поля, их типы и свойства).

Запросы – это специальные средства для отбора и анализа данных. Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняются такие операции, как отбор данных, их сортировка и фильтрация. С помощью запросов можно выполнять преобразование данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое. Особенность запросов состоит в том, что они черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную результативную таблицу.

Формы – это средства для ввода данных. Cмысл их в том, чтобы предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые можно заполнять. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее).

Отчеты – по своим свойствам и структуре отчеты о многом похожи на формы, но предназначены только для ввода данных на печатающее устройство (принтер). В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группировки вводимых данных и для вывода специальных элементов оформления (верхний и нижний колонтитулы, номера страниц, служебная информация и т.п.).

Страницы – это специальные объекты баз данных, выполненные в коде HTML, размещаемом на Web-странице и передаваемые клиенту вместе с ней. Страницы доступа к данным осуществляет интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещенных на сервере.

Макрос автоматизирует выполнение конкретной операции БД без программирования.

Модуль содержит программы на языке Visual Basic, применяемые для настройки, оформления и расширения БД.

Таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули - это самостоятельные объекты, сохраняющиеся в общем файле базы.