Реквизиты документов.

Для правильности составления документов необходимо наличие реквизитов. Реквизиты – это сведения, содержащиеся в документах и обеспечивающие документу правильное отражение операций и доказательную юридическую силу. Реквизиты зависят от характера хозяйственной операции, но существует ряд реквизитов, которые являются обязательными в документах.

Документы можно условно разделить на части:

а) заголовочная;

б) содержательная;

в) оформляющая

Главный реквизит заголовочной части – это название документа;

Содержательная часть документа бывает табличной или текстовой. К табличной относятся реквизиты – признаки, включают заголовки таблиц, граф и строк и предназначены для характеристики описываемого объекта. Они могут быть постоянными, переменными и смешанными. Постоянные печатаются при изготовлении бланков документов, а переменные фиксируются на бланке в процессе его заполнения. Реквизиты – основания предназначены для количественной характеристики объектов учета. В содержательной части отражается сущность документа.

В оформляющей части отражается дата составления документов, утверждения, согласования, визы, наименование должностных лиц, подписавших документы, личные подписи и их расшифровка, а при необходимости и печать.

К обязательным реквизитам относятся:

Название и адрес организации, в которой составлен документ;

Название документа и его номер по порядку;

Дата составления документа;

Указание сторон, участвующих в совершении хозяйственной операции;

Содержание операции и основание для ее совершения;

количественное выражение;

Подписи лиц, ответственных за совершение операции, оформление документа и их расшифровка;

При выписке документа персональным компьютером, подписи могут быть заполнены кодами (электронные подписи). Машинные носители информации должны содержать отличительный знак для идентификации лиц, оформивших эти подписи.

Отсутствие одного из названных реквизитов, лишает документ его юридической, доказательной силы..

Форма первичного документа, порядок его заполнения, подписания и сдачи должностному лицу, определяется в должностных инструкциях счетных работников, разрабатываемых главным бухгалтером. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по типовым формам, утверждены Министерством Финансов Республики Беларусь. При отсутствии типовых утвержденных форм или недостатке содержащейся в них информации, организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные первичные документы, которые должны содержать следующие реквизиты:

Наименование, номер документа, дату и место его составления;

Содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;

Должности лиц, ответственные за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии и инициалы, и личные подписи.

Под формой первичного документа понимается состав и расположение реквизитов документов. Формы документов бывают типовые и специализированные.

Типовые применяются во всем народном хозяйстве. Типовые бланки документов разработаны для разных видов средств, операций, расходов и имеют буквенный и цифровой код:

ОС – основные средства;

М – материалы;

Т – труд и его оплата;

КО – кассовые операции;

Специализированные формы применяются в отдельных отраслях. Документы на машинных носителях должны удовлетворять всем требованиям, предъявленным к ним на традиционных бумажных носителях:

а) Возможность визуального просмотра;

б) Получение бумажной копии;

в) Своевременность составления;

г) соответствие типовым формам;

д) Возможность длительного хранения и перемещения в пространстве;

е) Идентификация личностей – участников операции;

ж) Ограничение доступа к информации;

Важное значение в разработке форм документов имеет унификация и стандартизация. Унификация – разработка единых форм документов для учета однородных операций в различных организациях. Под стандартизацией понимается установление строго определенных размеров документов.

19. Для правильного составления док-та необх-мо:

1. Заполнить док-ты на бланке или автоматизированным способом.

2. Обязательно заполнять все реквизиты док-та.

3. Точно и ясно излагать содержание операции.

4. Разборчиво писать текст и цифры, нельзя допускать помарок и подчисток.

5. Свободные строки необх-мо прочеркивать кроме бланков строгой отчетности.

6. Сумму в ден док-ах указывать цифрами и прописью.

7. Все док-ты должны составляться своевременно с наличием всех подписей.

8. В тех случаях, когда при составлении док-та допущены ошибки, они должны быть исправлены. В ден док-ах исправления не допускаются.

Док-ты до записи их по счетам подвергаются спец бух обработке и проверке:

1. В отношении соблюдения установленной формы.

2. Проверки законности и обоснованности самостоят-ой операции.

3. Арифметическая проверка.

4. Таксировка (перемножение цены на кол-во).

5. Группировка – это подбор док-ов по опред-ым эк-им признакам.

6. Контировка – это указание в док-те корреспондирующего счета исходя из содержания операции. 7. Гашение док-ов.

20. Основой орг-ции бух учета явл схема движения док-та.

Документооборот – это процесс движения док-ов начиная тот их составления, обработки и заканчивая сдачей в архив.

При орг-ции документооборота опред-ют место выписки док-та, формы бланков, порядок заполнения отд реквизитов.

В орг-ции разрабатывают план графика документооборота, который утверждается руководителем орг-ции и предусматривает необходимый порядок движения док-ов.

План док-тооборота должен строго соблюдаться. Для этого устанавливается контроль исполнения док-та, который дает возможность ежедневно следить за тем, все ли док-ты назначены в записи по счетам.

  23. При осуществлении записей в учетных регистрах могут быть допущены след ошибки:

1. Ошибки в цифрах.

2. Неверно составлена бух. проводка.

3. Неверный подсчет итогов.

4. Др ошибки.

Для исправления допущенных ошибок применяются след способы:

1. Корректурный. Применяется для исправления арифметических ошибок в док-ах или учётных регистрах до подведения в них итогов. Исправленная сумма зачёркивается, рядом пишется правильная сумма с указанием даты исправления.

2. Способ дополнительной проводки или записи. Применяется иесли бух. проводка была сделана с верной корреспонденцией счетов, но на меньшую сумму чем необходимо. В этом случае делается дополнительная проводка по тем же счетам на недостающую сумму.

3. Способ «Красное сторно» применяется для исправления ошибок допущенных в корреспонденции счетов или при завышении суммы операции. Для исправления ошибок неправильную запись повторяют еще раз красными чернилами и при подсчете итогов сумма записанная красными чернилами вычитается. Если отсутствуют красные чернила, записанная сумма берется в рамку обычными чернилами.

24. Организационная форма бухгалтерского учета зависит, прежде всего, от структуры организации, поскольку в состав организации могут входить представительства, филиалы и обособленные подразделения. При наличии у организации обособленных подразделений должны быть приняты решения относительно уровня централизации учетной работы. Это должно быть отражено как одна из составляющих частей организационного аспекта учетной политики.

При централизованной форме вся учетная работа проводится в централизованной бухгалтерии, т.е. подразделения не составляют бухгалтерские регистры и внутренние балансы, а в установленные графиком документооборота сроки сгруппированные первичные документы передают в бухгалтерию. Такое строение дает возможность организовать четкое распределение труда сотрудников бухгалтерии и определить контроль со стороны данной учетной службы за всеми производственными коммерческими и другими вопросами.

При децентрализованной форме в подразделениях создаются собственные учетные службы: отделы бухгалтерского учета, которые ведут бухгалтерские регистры и составляют обособленные балансы данных подразделений.

Также выделяют:

- линейную (подчинение бухгалтеров главному бухгалтеру),

- горизонтальную (подчинение начальнику бюро бухгалтеров),

- вертикальную организационные структуры (используется на крупных предприятиях).

26. Хранение док-ов.

Для хранения в архиве вся первичная документация накапливается на рабочих местах в спец папках.

Док-ты группир-ся по месяцам, видам операций, счетам и регистрам, в которых осущ-ся запись инф-ции из первичных док-ов.

Орг-ция работы архива, порядок и сроки хранения док-ов опред-ся действующим законодат-вом.

Каждая орг-ция за сохранность текущего архива бухгалтерии несет ответственность главный бухгалтер, архива орг-ции – ее руководитель.

Изъятие док-ов из архива оформляется протоколом, копия которого под расписку вручается соответствующему должностному лицу орг-ции.

Время хранения док-та определено спец перечнем. Например, годовые, бух отчеты – постоянно; лицевые счета работников – 75 лет; акты ревизии, журналы-ордера – 5 лет; оправдательные док-ты, кассовые и банковские док-ты – 3 года.

21. Учетные регистры – это таблицы спец формы, приспособленные для регистрации хоз. операций отражённых в первичных документах.

У.Р. отличаются между собой по внешнему виду, назначению, по содержанию записей и т.д.

Учетные регистры классиф-ся след образом:

1. По степени обобщения инф-ции:

А) синтетические:

Б) аналитические:

В) комбинированные

2. По назначению:

А) хронологические

Б) систематические

В) комбинированные

3. По внешнему виду:

А) ведомости

Б) карточки

В) бух. книги

4. По продолжительности ведения:

А) открываемые на год

Б) на квартал или месяц

5. По степени унификации:

А) типовые

Б)отраслевые

В)специализированные

25. Бух отчетность – это комплекс взаимосвязанных показателей, получаемых в системе БУ и характеризующих финансовое и имущественное положение орг-ции за опред период.

Сущность отчетности состоит в том, что ее показатели явл. основой оценки деят-ти орг-ции и исп-ся для анализа динамики ее развития, а также для составления бизнес-планов на предстоящий период.

К отчетности предъявляются след требования:

1. Достоверность и точность показателей.

2. Соответствие и сравнимость отчетности.

3. Своевременное составление.

4. Экономичность отчётной инф-ции. Состав бух отчетности регламентир-ся законом РБ «О бух учете и отчетности» и вкл след обязательные формы:

1. Бух баланс – отражены показатели о состоянии ср-в орг-ции и источников их формирования на начало и конец отчетного периода в разрезе статей. В активе отражаются 2 раздела: внеоборотные и оборотные активы. В пассиве 3 раздела: капитал и резервы, долгосрочные обязательства, краткосрочные обязат-ва.

2. Отчет о прибылях и убытках – содержит показатели финансовых резервов по видам деят-ти орг-ции.

3. Отчет об изменении капитала – содержит данные о наличии и движении капитала, нераспределенной прибыли, ср-в целевого финансирования.

4. Отчет о движении ден ср-в – представлены данные о движении ден потоков в разрезе каналов их поступления и расходования.

5. Отчет о целевом использ-ии полученных ср-в – формир-ся по учетным данным бюджетных орг-ций.

26. Виды отчетности.

Отчетность в орг-ции классиф-ся по ряду признаков:

1. По срокам составления:

- промежуточная

- годовая

2. По содержанию и источникам получения:

- бухгалтерская

- статистическая

- оперативная

3. По категории пользователей:

- внутренняя

- внешняя

4. По объему инф-ции:

- единичная

- свод ная

36. Документация по учету выработки и заработной платы при сдельной и сдельно-премиальной системах оплаты труда.

Для учета используйте такие первичные документы, как наряд на сдельную работу, маршрутный лист, ведомость учета выполненных работ и др. В этих документах отражается количество и качество выполненной работы, расценки за единицу и т. д.

Для некоторых отраслей (видов деятельности) разработаны унифицированные формы документов, позволяющие вести учет выработки для начисления зарплаты:

– на автомобильном транспорте – путевые листы (постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78);
– в строительстве – рапорты о работе строительных машин (постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78);
– в агропромышленном комплексе – наряд на сдельную работу, путевой лист трактора, расчет начисления оплаты труда работникам животноводства, учетные листы выполненных работ (приказ Минсельхоза России от 16 мая 2003 г. № 750).

Для расчета зарплаты сотруднику, работающему по срочному договору (заключенному на время выполнения определенной работы), используйте акт по форме № Т-73.

37. Документальное оформление и расчет оплаты за неотработанное время.

В фонд заработной платы, кроме оплаты за отработанное время, включается оплата за неотработанное время. В ее состав включается: оплата ежегодных и дополнительных отпусков, льготных часов подростков, оплата труда работников, привлекаемых к выполнению государственных или общественных обязанностей, и др.

В основу расчета таких выплат положен средний заработок, правила исчисления которого устанавливаются соответствующими документами.

При исчислении среднего заработка расчетным периодом являются три календарных месяца (с 1-го до 1-го числа), предшествующие событию, с которым связана соответствующая выплата.

Среднедневной заработок, кроме оплаты отпуска и выплат компенсации за неиспользованный отпуск, определяется исходя из нормальной или сокращенной продолжительности рабочего времени, установленной законодательством РФ по календарю 5-дневной рабочей недели.

Основанием для расчета оплаты за время отпуска является приказ, табель учета использования рабочего времени. Размер среднедневного заработка рассчитывается исходя из: суммы начислений за 3 месяца, предшествующей отпуску; среднемесячного числа рабочих или календарных дней (обусловлено коллективным договором организации); количества рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели (независимо от режима работы организации).

Основанием для оплаты за время государственных и общественных обязанностей является справка соответствующего учреждения и табель учета использования рабочего времени.