ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ

Понятие «тайм-менеджмент» происходит от английского «time management» и означает технологию упорядочения человеком своего времени, направленную на увеличение эффективности его использования.

Тайм-менеджмент как система управления временем включает в себя ряд элементов, которые, будучи использованными в совокупности дают значительное сокращение времени, необходимого для осуществления различных производственных процессов. К этим элементам относятся:

· анализ использования рабочего времени,

· постановка целей, которые хочет достигнуть человек в ходе использования тайм-менеджмента,

· планирование рабочего времени,

· выработка различных методов борьбы с причинами нерационального использования временного ресурса.

Однако, несмотря на такую довольно стройную систему тайм-менеджмента не следует воспринимать его как аксиому, потому что каждый
человек является единственным, кто может решить для него проблему рационального использования времени наилучшим образом и поэтому наиболее
эффективным является личный тайм-менеджмент, который в каждом отдельном случае индивидуален. Однако в общем случае можно применять указанные выше элементы тайм-менеджмента.

Анализ – это такой процесс, который позволяет выявить нерациональное использование рабочего времени, его причины, а также вычленить из всех причин основные, которые оказывают наиболее неблагоприятное воздействие на
использование времени.

Постановка целей – необходимый этап в тайм-менеджменте, в ходе которого необходимо ответить на вопрос, зачем тайм-менеджмент вообще нужен для конкретного человека или на конкретном предприятии. Постановка целей помогает в дальнейшем ориентироваться в том, какие методы управления
временем следует применять, а какие применять не следует.

Планирование – это такой процесс, в ходе которого осуществляется
составление перечня задач, которые необходимо выполнить за определенный промежуток времени. Планирование рабочего времени имеет некоторые свои специфические особенности.

Выработка методов борьбы с причинами потерь времени предполагает, что в ходе предварительного анализа эти причины были выявлены и необходимо ликвидировать их. Для типичных причин существуют различные типичные способы борьбы с ними, однако следует помнить, что каждый конкретный случай индивидуален и необходимы индивидуальные подходы к каждой причине
в каждом случае.

Тайм-менеджмент представляет из себя целостную структуру и применять его следует, не исключая никаких его элементов. Применение тайм-менеджмента предполагает, что человек будет творчески подходить к его
использованию.

ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение рабочего времени. Из практики известно, что при затрате 10 минут на планирование рабочего времени можно ежедневно сэкономить до двух часов.

Для рационального использования своего времени менеджеру необходимо, прежде всего, чётко уяснить свои основные функции, цели, задачи и бюджет времени. При планировании следует учитывать такие основные правила:

1. Правило основного соотношения (правило 60: 40). Рекомендуется
составлять план только на определенную часть рабочего времени. Практика
показывает, что планируемая часть не должна превышать 60% общего планового бюджета времени руководителя; она носит название период запланированной активности. Оставшиеся 40% планируемого периода времени условно следует разделить на два блока по 20% каждый. Первый блок представляет собой
резерв рабочего времени, отводимый на выполнение действий и работ,
не включенных в формируемый план, и носит название период непредвиденной активности. Второй блок резервного времени отводится на управленческую деятельность и творческую активность — это период спонтанной активности.

2. Необходимо постоянно фиксировать затраченное время. При этом следует указывать, как и на какие нужды оно было затрачено. В результате
менеджер, имея полное представление о затратах своего времени, может
составлять план на будущее.

3. Для составления хорошего плана с чётким указанием использованного времени необходимо распределить свои задачи на долго-, средне- и краткосрочные.

4. Для обеспечения реальности планирования следует определять такой объём задач, с которым менеджер может реально справиться.

Основой плана использования времени специалиста может служить его перспективный план. С учётом этого многолетнего плана составляют годовой план, который охватывает квартальные планы. Квартальные планы могут быть скоординированы с годовым планом и подразделены на месячные планы.
Исходя из этого, недельно-суточный план будет наиболее точным планом
использования рабочего времени специалиста. План на рабочий день представляет собой важнейшую ступеньку в планировании рабочего времени, он постоянно контролируется и корректируется с учётом обстановки.

МЕТОДЫ ПЛАНИРОВАНИЯ

Принцип Парето

Данный принцип получил имя итальянского социолога Вильфреда Парето благодаря популяризации одной из его идей, которая указывала на то, что
в экономике Италии на 20% домашних хозяйств приходится 80% доходов.
В дальнейшем данный принцип был расширен на различные сферы области
человеческой деятельности.

В чем же суть принципа Парето?

Изучая экономику ученый обратил на тот факт, что малая часть общества генерирует основной доход. Его последователи проследили данную закономерность и в других сферах, не только в экономике. Так, 20% стихийных бедствий наносят 80% ущерба; 20% покупателей генерируют 80% прибыли; 20% усилий приносят 80% результатов и так далее. Естественно, что пропорция 20/80
не является обязательным математическим показателем. Скорее она является метафорой, описывающей идею того, большая часть прогресса достигается при использовании небольшого количества ресурсов и усилий. Если перенести
данную метафору в область управления личным временем, то суть ее будет приблизительно такой: 20% вашего времени затрачивается на получение 80% результата. И эта новость не может не радовать: оказывается основная масса работы делается в пять раз быстрее, чем все 100%. Правда отсюда же вытекает и обратное: 80% вашего времени уходит на решение проблем, связанных
с получением оставшихся 20% результата. Таким образом, если обобщить
вышесказанное, получается, что человек который рационально относится
к своему времени будет тратить свое личное время на решение принципиальных вопросов, связанных с выполнением задачи (на 80%). Проработку деталей же (оставшиеся 20%) необходимо передать для решения коллегам или подчиненным.

Понимание принципа Парето необходимо для определения первоочередности выполнения задач, а также для определения круга дел, подлежащих делегированию.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра используется для определения приоритетов дел дня.

Важные и срочные дела – те, которые очень важны и не терпят отлагательств. Без них все порушится, и сделать их завтра – будет уже поздно. Эти
дела нужно делать сегодня, в первую очередь – и обязательно. Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту. В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть - недостатком профессионализма, а часть - форс-мажорами.

Важные, но не срочные дела – это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых
проектов; оценка полученных результатов по проектам; посещение спортивного зала для поддержания физической формы.

Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить –
сделайте это обязательно.

Не важные и не срочные дела – это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени – чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм и лазить в интернете.

Анализ авс

Метод «ABC» зарекомендовал себя, как наиболее простой и продуктивный метод для достижения положительного результата. Метод «ABC-анализа» предназначен для сортировки наиболее важных дел и отсеивания всего ненужного, что отвлекает или уводит в сторону от достижения основной цели. По
сути, в данной методике объединены ранее уже упоминавшиеся «матрица
Эйзенхауэра» и «Принцип Парето». Первое понятие описывает важность той или иной задачи на момент анализа. Второе – определяет количество времени, которое может быть потрачено на выполнение задачи в соответствии с ее «срочностью/важностью».

К группе «A» будут отнесены дела, которые имеют значительное влияние на ваше будущее и обязательны к выполнению: «срочные и важные дела». Это первостепенные и неотложные дела, которые следует исполнять именно вам, так как они наиболее сложны и подлежат исключительно вашему исполнению. Для достижения максимального эффекта от планирования, следует выполнять 1-2 дела из группы «А», в противном случае, вы можете не справиться
с большим количеством дел высшего приоритета. Подобная ситуация грозит ошибками и перенапряжением. Несмотря на то, что данные дела требуют вашего непосредственного внимания, а вклад их в достижение цели составляет около 65%, потратить на выполнение этих дел потребуется лишь около 15% времени! Таким образом, за небольшой отрезок времени вы достигните значительного прогресса.

Группа B: дела, не имеющие критического значения в текущий момент, но имеющие существенное значение для достижения цели (матрица Эйзенхауэра классифицирует их как «несрочные, но важные дела»). Их доля в структуре дел, необходимых для достижения цели, составляет 20%. Существенным отличием дел из данной группы является то, что большая часть задач из этого списка могут быть делегированы другим сотрудникам. Время, которое требуется для выполнения дел из группы B, составляет также около 20% от общего объема.

Группа C – дела, которые классифицируются как «текучка». По матрице Эйзенхауэра они относятся к «неважным и срочным» и «неважным и несрочным».

Это – пожиратели времени. На них уходит около 65% времени. Их доля
в достижении цели лишь 20%. С задачами из списка С могут справиться
сотрудники, которые не обладают высокой квалификацией. Теперь, распределив дела по группам, надо избавиться от дел из группы С. Основные способы избавления от этих дел: перекладывание дел из данной группы на тех, кто их генерирует. Если подобное невозможно – надо делегировать их. Данная методика позволяет осуществить следующие ключевые моменты:

· Зарезервировать время для выполнения ключевых задач, в случае необходимости корректировки или проверки;

· Дифференцировать текущие и предстоящие задачи по приоритету;

· Дела с наименьшим приоритетом исключить из круга дел, которые менеджер делает самостоятельно.

Метод помидора

Необычный способ управления временем Pomodoro был изобретен
итальянским студентом Франческо Чирилло в 1992 году. Франческо, пытаясь решить собственные проблемы с неуспеваемостью, ставил над собой разные психологические эксперименты и обнаружил, что если распланировать рабочий процесс по минутам, можно работать намного быстрее и эффективнее. Организация времени и повышение эффективности его использования сводится
к простому правилу: 25 минут сосредоточенной работы с последующим
5-минутным отдыхом. Это условие повторяется в процессе труда до тех пор, пока дело не доведено до конца. Принцип «помидора» — это временной ритм
в напряжённой деятельности, достаточный для предотвращения усталости
и, в то же время, для активного протекания мыслительного процесса и получения удовлетворительного результата. После полного 25-минутного погружения
в работу, если даже она не завершена, вы можете расслабиться. Важное значение «томатного» тайм-менеджмента в том, что в конце дня можно подсчитать
количество всех его «плодов». Вам будет видно, сколько «помидоров» ушло на деятельность определённого типа. Со временем, благодаря такому учёту, можно научиться прогнозировать временные затраты на реализацию дел и решение
задач, ясно осознавать, следует ли браться за какие-либо определённые проекты, и если браться, то в каком объёме.