Определение параметров ресурса

Каждый ресурc надо описать совокупностью параметров. Для них просмотра и редактирования в окне диалога " Resources Аssign" нужно выбрать необходимый ресурс и нажать 2 раза на кнопку мыши.На экране появится окно диалога " Resources Аssign", где назначаются значения параметров. К ним принадлежат:

Nаmе - вмещает наименование ресурса;

Initials - позволяет назначать ресурсы за них признаком, вместо ввода полного наименования. По умолчанию устанавливается значения, которые равняется первой букве наименования.

Мах Units- общее количество ресурса, которая может быть використа-на в проекте. МS Project использует это значение для отображения перерастрачивания ресурса.

Std Rate - стоимость единицы времени в течение рабочего дня. Стоимость вводится с определенной единицей времени, например, 100/d. Если не будет указано единицу времени, то будет выбрано h (час).

Out Rate - стоимость единицы внеурочного времени.

Per Use - стоимость вызова ресурса. В отдельных случаях, кроме времени использования ресурса, необходимо платить за вызов. Например, при использовании автомобиля к стоимости израсходованного времени добавляется стоимость вызова автомобиля.

Ассrue At - определяется время, из которое начинается учет стоимости ресурсов:

Start (с начала) - вся стоимость ресурса учитывается с момента начала задачи;

Prorated (пропорционально) - стоимость ресурса учитывается пропорционально объема выполненных задач;

Еnd (за окончанием) - стоимость ресурса учитывается только с момента завершения задачи.

Ваsе СаІ - выбирает тип базового календаря, который определяет рабочие часы и дни ресурса.

Group - имя группы ресурсов, к которой принадлежит ресурс. Использование групп в больших проектах позволяет объединять ресурсы и использовать их для сортировки ресурсов за группами, а также предоставляет возможность установления фильтров.

Соdе - символьный код. В дальнейшем этот код используется для учета затрат на отдельными подразделами или статьями затрат.

При зміненні имени ресурса изменения состоятся автоматически во всех задачах, которые используют этот ресурс.

На рис. 9 приведена таблица со списком и параметрами задач, а также календарный план проекта в виде диаграммы Гантта с предназначенными некоторым задачей ресурсами.

6. Просмотр эскиза проекта

Диаграмма Гантта иллюстрирует взаимосвязь задач, сроки начала и завершение работ и связаны с задачами ресурсы.

Для изменения масштаба отображения диаграммы Гантта используются кнопки Zoom In (увеличить) и Zoom Out (уменьшить) на стандартной панели инструментов, которые меняют масштаб с определенной дискретностью.

Более точные изменения масштаба можно выполнить с помощью команды View | Zoom, которая открывает окно диалога " Zoom". В нем можно выбрать одно из значений Zoom То (установить масштаб). Проект целиком на экране появится, когда избрана опция Entire Project. Если необходимо установить точное значение масштаба, надо выбрать опцию Сustom и ввести значение и единицу измерения в полях, расположенных справа от этой опции.

После определения последовательности задач и сроков их выполнение не-обхідно знать дату завершения. Это можно сделать с помощью графика. Но наиболее удобным средством является использования окна диалога " Project Information". В поле Finish Date будет указано дату завершения проекта.

7. Форматирование и налаживание объектов проекта

Как и в МS Word, с целью улучшения внешнего вида проекта можно для любого текста установить нужен шрифт, цвет, режим выравнивания текста. Для форматирования используются те же самые кнопки и команды меню, которое и в МS Word, поэтому не должно возникнуть трудностей с форматированием текстов в МS Рroject.

7.1. Налаживание отображенных столбиков таблицы

Налево диаграммы Гантта расположенная таблица с перечнем задач и сроком их выполнение. На самом деле эта таблица составляется из большего количества столбиков, для их просмотра можно использовать кнопки прокрутки в нижней части области таблицы или увеличение самой области таблицы.

Также существует возможность самостоятельного добавления к таблице разных столбиков. Для этого сначала необходимо выбрать столбик, перед которым надо расположить новый, и выполнить команду Іnsert | Іnsert Сolumn. На экране появится окно диалога " Соlumn Dеfіnitiоп".

В этом окне из перечня Field Nаmе (имя столбика), что раскрывается и составляется с более чем 100 типов столбиков, можно вибра-ты столбик, который вас интересует, и нажать кнопку ОК.

Избранного столбика будет добавлено к таблице. Таким образом можно добавить любое количество столбиков. В этом же окне существует возможность привести заголовок столбика.

Кроме добавления новых столбиков, можно изменить параметры ок-ремого столбика таблицы. После нажатия два раза мышью на заголовке столбика появится знакомое окно диалога " Соlumn Definition" В данном случае при нажатии кнопки ОК новый столбик к таблице не добавляется. Вместо этого меняются параметры избранного столбика.

7.2. Форматирование диаграммы Гантта

Простейшим средством форматирования диаграммы есть использования мастера Gantt Chart Wіzаrd, который вызывается командой Format |gantt Chart Wіzаrd (Формат | Мастер форматирования диаграммы). Он шаг за шагом спрашивает нужны параметры форматирования и форматирует диаграмму соответственно с установленными параметрами. Во время выбора форматов в левой части окна мастера появляется пример формату-вання.

Для создания более сложных форматов выполните команду Format | Ваr Styles (Формат | Стили строк). На экране появляется окно " Ваr Styles" (см. рис.7), верхняя часть которого составляется из перечня всех элементов диаграммы и текущего формата их отображения. Часть параметров определяется непосредственно в этой таблице.

Для определения параметров Арреаrancе (внешний вид) используется вкладинка " Ваrs", что расположенная в нижней части окна диалога. Другая вкладинка " Техt" используется для определения текста, который размещается вокруг элемента диаграммы и в середине его.

Столбики таблицы форматирования имеют назначение:

Nаmе - наименование категории задачи;

Арреаrancе - внешний вид. Определяется по помощи вкладинок " Ваrs" и " Техt";

Show For... Таsks - тип задачи или перечень типов задач, для которых отображается элемент. Для выбора значений используйте список, который разворачивается над таблицей;

Row ( позиция ) - позиция элемента. Каждая задача может иметь к 4-х строк, на которые могут быть отображены разные элементы диаграммы;

From (от) - дата начала отображения элемента. Выбирается из развернутого списка, который расположен над таблицей;

Это (к) - выбирается из развернутого списка, который расположен над таблицей.

Форматы, которые определены в окне диалога " Ваr Styles", действуют на все объекты этого типа. Для форматирования отдельного объекта диаграммы два раза нажмите мышью на этом объекте. Откроется окно диалога " Format Ваr", которое составляется с уже известных вкладинок определение внешнего вида объекта и текста объекта. Дополнительно это окно имеет область с образцом.

Кроме определенных параметров, дополнительно можно указать их размер и тип отображенной связи между элементами. Для этого необходимо вика-нати команду Format | Layout (Формат | Расположение) и в окне диалога " Layout" выбрать один из типов отображенной связи, высоту элементов и формат отображения даты.

8. Иерархический проект

Почти каждая задача может составляться из перечня более мелких задач. Кроме того, имеет смысл введения самого верхнего уровня проекта, который бы позволил пересмотреть итоговую информацию относительно проекта.

8.1. Добавление итоговой задачи

Прежде всего необходимо образовать итоговую задачу, которая составляется из всех работ проекта. С этой целью надо выполнить следующие действия:

1. Установить курсор на первую строку таблицы с перечнем задачи нажать клавишу Ins.

2. Ввести наименование задачи.

3. Выделить сдачу и нажать кнопку Indent (снижение уровня) на панели инструментов.

Продолжительность (срок), стоимость и другие характеристики итоговой задачи должны быть высчитаны на грунті соответствующих значений ее підзадач.Начало итоговой задачи совпадает с началом підзадачі, что есть самой ранней, а дата завершения совпадает с датой завершения підзадачі, что есть самой поздней. В таблице все підзадачі отображаются передвинутыми по правую сторону. Обратите внимание на отображение итоговой задачи на диаграмме.

8.2. Добавление подзадач

Большинство підзадач итоговой задачи являются итоговыми задачами и составляются с підзадач. Для добавления последних к существующим задачам надо выполнить действия:

1. Установить курсор на следующая после задачи строка и нажать клавиша Ins.

2. Ввести название підзадачі и ее продолжительность.

3. Нажать кнопку Indent.

Таким образом добавляется сдача підзадач избранной задачи.

Информация, которая находится в таблице, также есть иерархической и позволяет просматривать как стоимость и сроки выполнения підзадач, так и значение, которые отображены для итоговых задач.

Использование иерархического проекта позволяет руководить уровнем детализации, который отображен на диаграмме Гантта.

Если в некоторое время пользователя интересуют лишь итоговые задачи, он может спрятать підзадачі по одной, или всем итоговым задачам.

Для этого необходимо установить курсор на итоговую задачу, підзадачі которой надо спрятать, и выполнить одно из следующих действий:

• нажать кнопку Нide Subtasks (спрятать підзадачі)

• выполнить команду Тооls | Оutlining | Ніdе (Сервис | Иерархия |Сховати підзадачі);

• два раза нажать на столбике с номером задачи.

Таким образом можно спрятать все підзадачі и просматривать лишь итогу.

Для раскрытия списка підзадач итоговой задачи надо одну из следующих действий:

• нажать кнопку Show Subtasks;

• выполнить команду Тооls | Оutlining | Show Subtasks (Сервис |Ієрархія | Показать підзадачі);

• два раза нажать на столбике с номером задачи. Для раскрытия всех підзадач проекта выполняют команду Тооls |Оutlining | Show Tasks.

В МS Project ресурсы можно назначить лишь підзадачам(найдрібнішим роботам). Если уже было предназначен какой-либо перечень ресурсов задачи, а потом для нее был определен перечень підзадач, то необходимо отменить ресурсы этой задачи, потому что она теперь стала итоговой.

9. Установление вех

Для оценивания степени выполнения работ за проектом необходимо использовать вехи, которые являются значительными событиями, которые говорят о завершении выполнения комплекса задач и возможность перехода к следующему этапу выполнения проекта.

Рекомендуется устанавливать вехи, которые расположены одна от одной на небольшом расстоянии во времени. Это позволяет скорее оценивать трудности, которые возникают на протяжении реализации проекта, и принимать необходимые меры.

Для установления вехи выполняют следующие действия:

• образовывают новую задачу в том месте, где необходимо расположить веху;

• вводят продолжительность задачи, которая равняется 0d, или на вкладинці " Аdvanced" окна диалога " Таsk Information" устанавливают флажок Маrk Таsk Аs Міlеstопе (определить задачу как веху).

Вехи на диаграмме Гантта отображаются в виде черных ромбов.Чтобы отличить вехи в перечне задач, можно определять шрифт или цвет текста. Для этого выполняют команду Format | Техt Styles (Формат | Стили текста).

В развернутом окне диалога из списка Under Item То Сhange (объекты, которые меняются) надо выбрать значение Міlеstоnе Таsks (вехи), а потом выбрать тип шрифта, его написание, размер и цвет.После выбора всех параметров нажмите кнопку ОК.

10. Задачи, которые повторяются

МS Project есть одним из первых программных продуктов, который имеет средство построения задачи, которая повторяется, и позволяет создать ее с помощью одной команды.

Для этого выполните следующие действия:

1. Выберите строку в таблице задач, выше которого должны быть встановлна задача, которая повторяется.

2. Выполните команду Insert | Insert Recurrig Таsk. На экране откроется окно диалога " Recurrig Таsk Infomation".

3. В поле ввода Nаmе (наименование) окна диалога введите наименование задачи.

4. В поле ввода Duration (продолжительность) введите продолжительность задачи.

Из списка Тhis Оссurs (как часто) выберите значение периода выполнения задачи. Этот выбор определяет заголовок и поля области, которые уточняют частоту выполнения. Эта область расположена справа от переключателя, а ее заголовок может принимать значение " Dailу", " Weekly", " Моntly", " Уеаrly".

6. В области уточнения частоты выполнения задачи введите нужны значения. Например, если избрано " Wееklу" (еженедельное), то назовите день недели, из которая начинается выполнения задачи, и или каждой недели выполняется задача.

7. В области " Length" введите дату начала и завершение задачи, которая повторяется. Вместо даты завершения можно определить количество повторений задачи.

8. После завершения ввода всех атрибутов нажмите кнопку ОК. Если не будет введена дата начала повторений задачи, МS Рroject по умолчанию использует дату начала проекта.

Задача, которая повторяется, имеет особенность, которая составляется из возможности раскрытия отдельных задач, которые принадлежат к нее, и определение для каждой из них дополнительных ресурсов.

11. Сдвиг начала задачи

После установления связи между задачами пользователь предусматривает, что следующая задача начинается сразу же после предыдущей. И в отдельных случаях невозможно взяться за следующую работу сразу же после завершения предыдущей.

В этом случае необходимо передвинуть начало работы на несколько дней после завершения предыдущей работы. Для этого можно скорректировать начало задачи в таблице задач или применить мышь для передвижения задачи.

При передвижении связанной задачи налево мастер планирования предупреждает об ошибке и предлагает или отказаться от передвижения задачи, или разорвать существующую связь между задачами.

12. Определение рабочего времени

Во время определения сроков начала и завершение работ МSProject автоматически отслеживает исходные дни, к которым зачисляются субботы и воскресенья; они также совпадают с установленным на предприятиях режимом работы. Поскольку праздничные дни в разных странах свои, необходимо их определять для проекта отдельно. Для этого выполняют команду Тооls | Сhаnge Wоrkіng Тіmе (Сервис | Изменить рабочее время).

В окне диалога " Сhаnge Wоrkіng Тіmе", что откроется после выполнения команды (см. рис.6), достаточно выбрать из календаря одну или несколько дат и установить для этих дат признак рабочего или нерабочего дня. Для чего используется переключатель Маkе date(s) (определить дни), который составляется из опций Wоrking (рабочий), Notworking, Default (по умолчанию).

Для ежедневно можно устанавливать индивидуальный режим работы, даже время обеда, используя поля для ввода начала и конца рабочего времени в области " Wоrking Тіmе".

В МS Рrоjесt можно менять не только стандартный календарь, который применяется ко всем ресурсов проекта, а также отдельные календари для любого ресурса. С этой целью из списка, который раскрывается, избирают ресурс и уточняют для него нерабочие дни.

Для определения значений, которые воспринимаются за замалчиванию, необходимо нажать кнопку Орtions. На экране откроется вкладчика " Саlеndаr" окна диалога " Орtions". С помощью развернутого списка Wееk Starts On (первый день недели) можно установить день, из которого начинается неделя.

По умолчанию это - воскресенье. В Украине первым днем недели является понедельник, поэтому надо избрать значение Моndaу. Первый месяц года определяется из списка Fiskalyear Starts In. В области " Саlеndar Орtіоns" задают время начала и завершение рабочего времени, количество рабочих часов одного дня, недели, которые воспринимаются в проекте по умолчанию.

13. Просмотр информации о задаче

Для просмотра и редактирования информации о задаче активизируйте ее и выполните любое из следующих действий:

• нажмите кнопку Таsk Information (информация) на панели инструментов;

• выполните команду Project | Таsk Information (Проект |Інформація о задаче);

• нажмите комбинацию Shift+F2;

• два раза нажмите на кнопку мыши на строке с информацией о таблице.

В окне диалога " Таsk Information ", что разворачивается на экране, на пяти вкладчиках излагается информация о задаче:

" Gеnеral - наименование задачи, ее продолжительность, процент вика-нання, дать начала и конца работы и ее приоритет.

" Ргеdecessors" - перечень предыдущих задач;

" Resource" - список ресурсов задачи;

" Аdvanced" - тип ограничения, которое накладывается на сроки выполнения задачи и другие дополнительные атрибуты;

" Notes" - заметки и замечания относительно этой задачи.

14. Просмотр информации о ресурсах

Просмотр информации о ресурсах можно осуществить с помощью:

• таблицы ресурсов;

• диаграммы использования ресурсов;

• календаря использования ресурсов.

14.1. Таблица ресурсов

Для просмотра таблицы ресурсов выполняют команду View | Resource Sheet (Вид | Таблица ресурсов). Таблица ресурсов созданная по аналогии таблицы задач и составляется из идентификаторов ресурсов, наименование сокращенного обозначения, максимального количества ресурсов, стоимости использования на протяжении рабочего дня и

в сверхурочное время, метод расчетов стоимости и т.ін. По желанию можно добавить к таблице свыше 30 разных типов столбиков. Для этого используется команда Insert | Insert Column.

Ресурсы, которых не хватает для выполнения задач, отображенные красным цветом. Изменение максимального количества ресурсов - один из образов уменьшить нагрузку ресурсов. Это можно сделать именно в таблице.