Обмен данными между приложениями интегрированного пакета Microsoft Office

Одна из причин популярности пакета Microsoft Office - тесная интеграция различных приложений этого семейства между собой. Некоторые документы или их части могут многократно использоваться при решении различных задач, пакет Microsoft Office дает возможность исключить многократный ввод одних и тех же данных, что позволяет не только экономить время пользователя, но и избежать ошибок при повторном вводе данных. Интегрированный пакет Microsoft Office предоставляет несколько способов решения задачи обмена объектами между приложениями: с помощью Буфера обмена, технологий связывания и внедрения данных.

Использование Буфера обмена. При использовании данной технологии вставленные данные становятся неотъемлемымэлементом документа - получателя (как часть, созданная средствами приложения, в котором был «порожден» сам документ-приемник) и не сохраняют никакой связи с документом или программой, из которых они были получены. Такое копирование или перемещение часто применяется при работе с одним документом или программой.

Буфер обмена Microsoft Office позволяет сохранить до 24 блоков информации одновременно. Он открывается автоматически при выполнении одного из следующих действий:

- при последовательном копировании или вырезании двух различных элементов в одном приложении;

- при копировании и вставке одного элемента с последующим копированием другого элемента в том же приложении;

- при копировании одного элемента два раза подряд.

При этом на экране монитора в окне активного приложения отображается панель задач Буфер обмена с разделом Выберите вставляемый объект. В этом разделе представлен список всех объектов Буфера обмена, их можно выбирать и вставлять в нужное место столько раз, сколько требуется, при этом нет необходимости заново выполнять операции выделения фрагмента данных и их копирования. При работе в любом приложении пакета Microsoft Office пользователь может вызвать на экран монитора панель задач Буфер обмена командой Правка Ø Буфер обмена.

Связывание данных. При связывании вставленные данные сохраняют свою связь с документом или программой, откуда они были получены. Полная копия этих данных реально хранится в документе-источнике; в документе-получателе находится только служебная информация для связывания и данные, необходимые для отображения этого объекта на экране. При внесении изменений в данные документа-источника в документе-получателе связанные данные обновляются автоматически или по запросу пользователя. Связывание предпочтительнее внедрения в тех случаях, когда существует необходимость сохранять и обрабатывать данные в пределах одного документа, а отображать модифицированную копию этих данных в одном или нескольких других документах. Применение данной технологии так же эффективно в тех ситуациях, когда в документе-получателе нужно отображать определенную часть информации из документа-источника.

Внедрение (встраивание) данных. При внедрении данные сохраняют связь с программой-источником, но не с документом. Наличие документа-источника не обязательно, т.к. можно встраивать новые данные. В документе-получателе хранится полная копия внедренного объекта, как при копировании через Буфер обмена. Но наличие связи между данными («порожденным» объектом) и программой-источником (программой-«родителем») дает возможность воспользоваться инструментами программы-источника для редактирования встроенного объекта. Технологию внедрения вместо связывания рекомендуется использовать в случаях, когда требуется сохранить независимый блок данных как неотъемлемую часть документа, в котором эти данные отображаются. Ведение документов с внедренными объектами проще, чем работа со связанными данными, т.к. нет необходимости следить за файлом-источником (для обновления связанных данных документ-источник должен находиться в одном месте с документом-приемником и сохранять свое название). Документ, содержащий только внедренные (встроенные) данные, можно тиражировать другим пользователям, при этом с ним не нужно поставлять связанные документы-источники.

Задания для выполнения на занятии

Упражнение 1. Применение Буфера обмена операционной среды Windows XP Professional для копирования фрагмента данных
из одного стандартного приложения в другое и
снятия изображения активного окна с экрана монитора компьютера

Постановка задачи. Используя Буфер обмена, скопируйте фрагмент рисунка, предварительно созданного в графическом редакторе Paint, и вставьте фрагмент в документ текстового процессора Word. В этот же документ Word вставьте копии изображений двух окон программы Калькулятор (в одном окне программы отображается число 47 в десятичной системе счисления, в другом окне - число 47 в восьмеричной системе счисления).