Письмо-ответ

...Перевод на факультет журналистики возможен только с факультетов и отделений жур-налистики государственных университетов. Вопрос о переводе решается персонально комисси-

ей по переводам, работающей со второй половины июня ежегодно. Студенты технических ву-зов могут поступить на факультет журналистики только на общих основаниях на первый курс.

5. Оцените фактические сведения с точки зрения их полноты и конкретности. Исправьте тексты.

1. Рассмотрев статью «Резервы животноводства», местная администрация выделила хозяйствам дополнительное количество запасных частей к доильным установкам, которое должно обеспечить выполнение взятых хозяйствами обязательств по поставкам.

Инженерной службе поручено принять меры по ремонту имеющихся доильных агрега-тов. Ее работникам указано на недопустимость затягивания приведения оборудования ферм в

технически исправное состояние.

Результаты работы инженерной службы будут обсуждены в ближайшие возможные сро-ки.

2. Начальник цеха оргстекла по результатам производственного совещания разработал конкретные мероприятия по повышению трудовой дисциплины и улучшению качества продук-

ции. Рассматривался вопрос о технике Артемьеве Н.И., игнорировавшем сигналы рабочих. Пос-тавлен вопрос о понижении его по должности. Приказом начальника цеха объявлены выговоры Косых И.В. и Шарову М.Н. за систематические прогулы. Работники контрольной службы обя-зуются строже следить за качеством готовой продукции.

3. Обсудив заметку «Мостки под колесами», Управление дороги признает критику газе-ты правильной. На переходах через железнодорожные пути на указанных газетой станциях, при

условии невнимательности со стороны отдельных пешеходов, действительно могут возникать технически и жизненно опасные моменты. Управлением дороги уже принято решение о строи-тельстве на указанных станциях специальных переходов. В настоящее время на переходах устанавливаются средства дополнительного освещения и оповещения.

6. Укажите ошибки, допущенные при составлении таблицы. Отредактируйте таблицу.

7. Укажите случаи неправильного или стилистически не оправданного употребления со-кращенных написаний. Исправьте предложения.

1. Карачаровский механический з-д просит выделить дополнительные фонды на металл.

2. Москов. область, гор. Щелково, Лесной пр., д. 7, Маслову Н.Н.

3. Поручить глав, инж.-у проектной части ин-та продолжить работу по экскаватору ЭШ-13 в соответствии с заданием.

4. Назначить Иванова Н.И. исп. обяз. нач. цеха фен.-формальдегидных смол.

5. Протокол техн. совещания при зам. дир-ра з-да «Красный пр-й».

6. Сообщение ин-ра Козлова о дефектах в рабочих чертежах на автодороги принять

к сведению. Поручить ин. Козлову проверку чертежей после доработки.

7. Слушали: сообщение Ив. Ник. Боброва о подготовке чертежей пусковых объектов первой очереди. Постановили: Ив. Н. Боброву, а также инж-ам Стрельницкому и Жигареву

сдать окончательный проектный вариант к 15 мая с.г.

8. Ф-ка «Свобода» просит выделить автотранспорт на 25 июня 93 в кол. автобусов – 2; легк. автомашин-такси – 3 шт. Автотранспорт будет использован для поездки в гор. Владимир на семинар.

9. Предусмотреть авт. взвешивание жидкого сырья и (по возм.) проработать вопрос об автоматическом дистанц. управлении механизмов.

10. В соответствии с протоколом тех. совещания от 18 января при глав, инженере завода и от 11 марта при начальнике цеха КИП, эксплуатация завода настаивает на применении про-граммного регулирования при изменении температур в реакторах.

__________________________________________________________________________________

ТЕОРЕТИЧЕСКИЙ БЛОК

__________________________________________________________________________________

Тема: «Анализ фактического материала. Редактирование различных элементов текста».

План

1. Выбор фактов, их проверка.

2. Правила составления библиографических списков.

3. Правила цитирования и оформления цитат.

4. Редактирование таблиц.

5. Правила оформления документов.

ВЫБОР ФАКТОВ, ИХ ПРОВЕРКА

Факты – основа содержания служебного документа. Отбор фактического материала, включаемого в документ, его проверка являются важнейшей частью работы как составителя документа, так и его редактора.

1. Фактический материал, используемый в служебном документе, должен быть д о с т о- в е р н ы м. Независимо от характера сведений (информация о событии, ссылки на чье-либо мнение или на другой документ, цифровой материал) все данные должны быть абсолютно точ-ными, непротиворечивыми и тщательно проверенными.

Например, автор может ошибиться при изложении сведений общего характера – в име-нах известных лиц, в биографических данных, в названиях мест и т.д. Такие сведения должны быть проверены; для этого редактору следует обратиться к изданиям энциклопедического ха-рактера, словарям, справочникам и т.п.

В ряде случаев обращаться к справочным изданиям не обязательно. Например, если ав-тор (или оператор) исказит общеизвестную фамилию, очевидно неправильно запишет цифровой

материал и т.д. (однако редактор обязан предупредить автора о всех вносимых исправлениях). Нередко причиной фактических ошибок становится невнимательность лиц, ответственных за подготовку документа, их неумение проверить факты, навести нужные справки и т.п. Причиной ошибки может стать и небрежность в работе (например, секретарь, выдавший справку, искажа-ет фамилию или адрес; ведущий протокол собрания отвлекается и пропускает важный момент в выступлении; наконец, оператор, набирающий его, путает цифры, условные обозначения и т.д.).

2. Фактический материал, включаемый в служебный документ, должен быть д о с т а - т о ч н ы м для объективного решения вопроса. Факты – это фундамент любого документа.

Полнота сведений, всестороннее рассмотрение проблем, учет всех факторов особенно важны в документах, на основании которых решаются практические вопросы, нередко име-ющие важное хозяйственное значение. Строгой критике в печати подвергается узковедомствен-ный подход к делу, защита мероприятий, выгодных одной отрасли, одному учреждению.

Значение многих видов документов определяется прежде всего тем, насколько полно представлен в них фактический материал. Это и докладные записки различного содержания, и

акты обследования, и отчеты, и разного рода служебная переписка. Полнота фактического ма-териала, всесторонний учет причин и следствий особенно важны в тех случаях, когда документ

призван разрешить конфликтную ситуацию, т.е. тогда, когда сталкиваются противоположные взгляды, интересы. Полнота и достоверность фактического материала определяют доказатель-

ность, убедительность документа.

Из сказанного, однако, не следует, что в документ должны включаться все сведения, от-носящиеся к тому или иному делу. Загромождение текста малосущественными данными, пере-чни однотипных данных и т.п. могут отвлечь внимание от главного в документе, затруднить ра-боту с ним.

3. Требование полноты сведений не должно пониматься прямолинейно, упрощенно. Лю-бое явление обладает множеством признаков, тысячами нитей оно связано с другими явления-ми, событиями. Пытаться перечислить все эти признаки, учесть все связи – трудное, а главное, ненужное занятие. Гораздо важнее найти и высказать основные аргументы, опереться на такие факты, которые имеют решающее значение. А к т у а л ь н о с т ь ф а к т о в – это степень их важности в данный момент, в данной ситуации, для решения данного вопроса. Допустим, в редакцию газеты приходят многочисленные письма с жалобами на плохую работу городского транспорта. Редакция проверяет эти жалобы, убеждается в том, что они справедливы, и на страницах газеты ставит вопрос о необходимости улучшения работы городского транспорта. Организации, ответственные за работу транспорта, обязаны дать ответ газете, сообщить о при-нимаемых мерах:

Ознакомившись с материалом, помещенным в N° 10 Вашей газеты, департамент го-родского транспорта считает необходимым сообщить следующее:

1. В настоящее время на городских линиях автобусов работает до 40 машин.

2. В связи с перегруженностью маршрутов № 8, 20 и 43 действительно имели место случаи нарушения графика движения автобусов, особенно в часы «пик».

3. Автобазам № 5 и 7 строго указано на недопустимость переброски рейсовых автобу-сов на другие маршруты, в том числе загородные, а также для проведения экскурсий и т.д.

Достаточен ли такой ответ? Разумеется, нет. В нем не дано ответа на главный в данной ситуации вопрос: будет ли улучшено обслуживание пассажиров на линиях автобусов. Если бу-дет, то когда? Что для этого сделано? Сведения, сообщенные в ответе, может быть, действи-тельно важны. Но не в данной ситуации, не в данный момент. Ответы на вопросы, жалобы и предложения должны быть конкретными и исчерпывающими.

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ БИБЛИОГРАФИЧЕСКИХ СПИСКОВ

Составитель документа, как и его редактор, может столкнуться с необходимостью сос-тавления библиографических списков по тому или иному вопросу. Списки литературы по-

могают читателю более углубленно изучить интересующую его проблему.

Различают следующие библиографические материалы: регистрирующие, рекомендатель-ные и прикнижные (пристатейные) списки использованной литературы. Регистрирующая биб-лиография знакомит читателя с названиями всех книг по данному вопросу. Рекомендательная библиография включает названия книг, которые необходимо или полезно прочитать. В списках использованной литературы указываются издания, на которые автор ссылается. В описатель-ных списках литературы содержатся только те данные, которые имеются на титульных листах книг. В аннотированных списках после титульных данных приводится краткая характеристика книги. Выбор автором того или иного типа библиографии зависит от характера и назначения издания, документа.

Сведения об использованной литературе приводятся чаще всего в постраничных сносках или в скобках после слов, к которым относятся, а иногда даются отдельным списком в конце

издания. В документах чаще всего используются постраничные сноски. Порядок размещения названий книг в списках может быть алфавитным, хронологическим, тематическим. Внутри те-

матических рубрик нужно соблюдать или алфавитный, или хронологический принцип располо-жения названий. Все отступления от этих правил должны оговариваться особо.

Сведения о книге даются в следующем порядке: автор (фамилия, инициалы); название, подзаголовок; выходные данные (место издания, год издания). Если речь идет о статье, напеча-

танной в сборнике, журнале или газете, то после названия статьи указываются название сборни-ка, журнала или газеты, год издания, номер журнала или дата выхода газеты, страница.

Библиографические описания, приведенные ниже в качестве примера, включают обяза-тельные и факультативные элементы (обязательные элементы подчеркнуты):

Алатырев В.И. Как писать деловые бумаги: пособие для учителей. – Ижевск, 1966. – 326 с.

Мачульский Э. Юридическая книга: Ответ на требования жизни // В мире книг. – 1986. – № 2. –С. 14–15.

Копанева Н. Песенники для народа // Лит. газ. – 1986. – 12 марта. – С. 14.

Подробнейшие правила библиографической записи и библиографического описания всех видов источников со держатся в ГОСТ 7.1–2003 «Библиографическая запись. Библиографичес-кое описание. Общие требования и правила составления», аналогичном международной систе-ме стандартов ISBD(G) и отечественной системе стандартов СИБИД. Действующийунифици-рованный ГОСТ был принят взамен пяти устаревшихГОСТов Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол № 12 от 02.07.2003). Этотстандарт распространяется на описание документов, которыесоставляют библиотеки, органы научно-технической информации, центры государственной библиографии, издатели и другиебиблио-графирующие учреждения.

Составление библиографических ссылок регламентируется специально подготовленным новым нормативным документом – ГОСТ Р 7.05–2008 «Библиографическая ссылка. Общие

требования и правила составления».

В библиографическом описании не разрешается сокращать фамилии авторов, а также заглавия книг и статей. Названия издательств даются (если это необходимо) в общепринятых сокращениях. Названия периодических изданий сокращаются в соответствии с общими прави-лами (ГОСТ 7.12–77 «Сокращение русских слов, и словосочетаний в библиографическом опи-сании произведений печати»10). Место издания указывается полностью; сокращаются только названия городов: Москва (М.), Санкт-Петербург (СПб.), Ростов-на-Дону (Ростов н/Д). Если книга издавалась параллельно в двух городах, названия их приводятся через точку с запятой (М.; Ростов н/Д.). Следует выдерживать единообразие библиографических ссылок. Так, если автор использует постраничные ссылки, то он должен избрать один принцип их оформления: помещать их или внизу страницы, или в скобках после слов, к которым они относятся. Если автор считает необходимым приводить названия издательств, то этот принцип должен выдер-живаться во всем списке литературы.

ПРАВИЛА ЦИТИРОВАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ЦИТАТ

Использование цитат требует соблюдения правил, включающих как общие требования к цитатному материалу, так и указания на те или иные особенности его оформления.

К общим требованиям нужно отнести следующие:

1. Цитируемый текст должен приводиться в кавычках без малейших изменений. Недо-пустим пропуск слов, предложений или абзацев без указания на то, что такой пропуск делается (такие пропуски обычно обозначаются отточием). Недопустима замена слов, так как замена всего одного слова даже очень близким ему синонимом может существенно изменить смысл высказывания. Должны сохраняться все особенности авторских написаний, так как изменение таких написаний приводит к искажению смысла высказывания, стиля авторского изложения

(исправляются слова, написанные по старой орфографии, а также опечатки).

2. Цитирование должно быть полным. Недопустимо тенденциозно сокращать цитаты, оставляя в них лишь какую-то часть рассуждений, доводов, нужных автору.

3. Нельзя объединять в одной цитате несколько выдержек, взятых из разных мест цити-руемого источника (хотя эти выдержки могут быть и логически связанными, и однородными по

материалу). Каждая такая выдержка должна оформляться как отдельная цитата.

4. Все цитаты должны сопровождаться указаниями на источник. Это позволяет при необ-ходимости проверить правильность цитирования, повышает ответственность автора и редакто-ра за точность цитирования.

В служебных документах разового назначения указание на источник цитируемого мате-риала обычно включается в текст: точные данные об источнике приводятся тут же в скобках; при этом знаки препинания ставятся после скобок (разумеется, если указание на источник не содержит собственных знаков препинания). Например: Решение главы администрации о том,

что «все предприятия, все учреждения и организации должны к 15 января 2014 г. представить сведения об уборке снега на территории города (№ 1832-6 от 5 января 2014 г.)», доведено до

сведения РЭУ.

В служебных документах, издаваемых типографским способом, ссылки оформляются по общим правилам составления библиографических описаний, принятым для печатных изданий.

РЕДАКТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ

Т а б л и ц а – это перечень сведений, числовых данных, приведенных в определенную систему и разнесенных по графам. Таблицы существенно облегчают восприятие текста, насы-

щенного однородными сведениями, обычно – цифровыми показателями количества чего-либо.

Допускается табличная форма расположения и текстового материала документов. Например:

ПРИКАЗЫВАЮ

обеспечить выполнение следующих мероприятий:

Другой пример:

Возможные неисправности и их устранение

Сравним оформление одних и тех же фактических данных в виде таблицы и в виде текста:

Потребность мебельной фабрики в материалах

для изготовления 10 000 гладильных досок, м3

В таблице материал систематизирован, цифры выступают на первый план, слова не пов-торяются и т.д. Поэтому таблицы широко используются в научных и технических текстах, в са-

мых различных видах служебной документации.

Таблица включает следующие элементы:

1) нумерационный заголовок (номер таблицы);

2) тематический заголовок;

3) заголовочную часть таблицы, расположенную в верхней части («головка»);

4) основную часть, состоящую в свою очередь из «боковика» (слева) и «прографки» (справа), членимой на части как вертикальными, так и горизонтальными линиями в соответ-ствии с общим количеством показателей. Вертикальные ряды в таблицах называются к о л о н- к а м и, г р а ф а м и или с т о л б ц а м и; горизонтальные – с т р о к а м и:

Т а б л и ц а 1

(нумерационный заголовок)

Выпуск продукции на заводе по декадам месяца, млн руб.

(тематический заголовок)

Разновидностью таблицы является вывод. В ы в о д – это таблица без вертикальных и горизонтальных линеек:

Национальный доход стран СНГ в 1993 г., трлн руб.

Страны Доход % к 1991 г. Доля в итоге

по СНГ, %

Россия 135, 0 68 61, 0

Украина......................................... 40, 0 62 18, 0

Беларусь........................................ 10, 4 69 4, 7

Молдова.......................................... 2, 7 57 1, 2

Армения......................................... 1, 4 47 0, 6

Азербайджан................................. 3, 7 48 1, 7

Казахстан...................................... 11, 7 60 5, 2

Узбекистан.................................... 11 77 5, 0

Кыргызстан................................... 2, 1 62 1, 0

Туркменистан............................... 2, 2 78 0, 6

Таджикистан................................ 1, 3 54 0, 6

СНГ.................................................. 221, 5 66 100, 0

Отточие и в таблице, и в выводе помогает правильно соотнести строки боковика и про-графки.

При редактировании таблиц необходимо обязательно выполнять следующие требования:

1. Заголовок каждой графы должен располагаться непосредственно над ней. Неправиль-но:

Страны Россия Украина Беларусь

Доход......................................... 135, 0 40, 0 10, 4

% к 1991 г................................. 68 62 69

Доля в итоге по СНГ, %.......... 61, 0 18, 0 4, 7

Ошибка составителя заключается в следующем: таблица не имеет тематического заго-ловка; заголовок «Страны» расположен над боковиком, хотя относится к данным, размещен-ным в заголовочной части таблицы. Таким образом, боковик не имеет заголовка. Следует офор-мить эту таблицу так:

Национальный доход стран СНГ в 1993 г., трлн руб.

Страны Доход % к 1991 г. Доля в итоге

по СНГ, %

Россия 1 35, 0 68 61, 0

Украина 40, 0 62 18, 0

Беларусь 10, 4 69 4, 7

2. Все колонки и боковик таблицы должны иметь заголовки.

3. Заголовок таблицы должен быть кратким и полностью отражать содержание таблицы. Его следует помещать над таблицей, посредине. Наряду с заголовком таблицы указывают ее

порядковый номер (если таблиц несколько):

Т а б л и ц а 2

Выпуск продукции

или

Т а б л. 2. Выпуск продукции

4. Заголовки граф таблицы пишут с прописной буквы, а подзаголовки – со строчной в том случае, если они составляют одно предложение с основным заголовком графы. Заголовки,

имеющие самостоятельное значение, пишут с прописной буквы. Заголовки граф дают в форме единственного числа. В конце заголовков и подзаголовков граф знаки препинания не ставят.

Диагональное деление головки таблицы не допускается.

5. При переносе таблицы на другие страницы заголовок помещают только над первой частью. Порядковый номер таблицы указывают также только над первой частью таблицы. Над следующими частями печатают слово Продолжение. Если в тексте несколько таблиц, то после слова Продолжение указывают порядковый номер таблицы: Продолжение табл. 6.

6. В таблице не должно быть пустых граф. Данные, повторяющиеся в каждой строке колонки, выносятся в тематический заголовок. Неправильно:

Количество заявлений, поданных в приемную комиссию

факультета

В данном случае таблицу целесообразно переделать в вывод:

В приемную комиссию факультета в период с 20 июня по 1 июля 1993 г. подано заявле-ний:

Газетное отделение....................................................................... 200

Отделение телевидения............................................................. 100

Отделение радиовещания............................................................. 50

7. Не следует включать в таблицу отдельную графу «Единицы измерения». Общую для всех данных в строке единицу физической величины указывают в соответствующей строке бо-

ковика таблицы

Неправильно: Правильно:

Дата Время Количество Дата Время, Количество

деталей мин. деталей, шт.

18/Х 2 мин 5 шт. 18.10 2 5

19/ХП 3 мин 8 шт. 19.12 3 8

20/ХП 6 мин 12 шт. 20.12 6 12

или выносят ее в тематический заголовок. Слова более/не более, менее/не менее, в пределах и другие ограничительные слованельзя указывать в таблицах рядом с числовым значением вели-

чины. Они должны быть помещены в боковике таблицы рядом с наименованием соответству-ющего показателя после единицы физической величины.

8. Недопустимо давать в таблице графу «Номера по порядку» (№ п/п); графы и строки нумеруют только в том случае, если на них есть ссылки в тексте.

9. Текст строк начинают с прописной буквы. Если повторяющийся текст состоит из двух или более слов, при первом повторении его заменяют словами То же, а далее – кавычками.

Нельзя заменять кавычками цифры, математические знаки, знаки процента и номера, обозначе-ния марок материалов и типоразмеров продукции.

10. При отсутствии данных в графах таблиц следует ставить тире.

11. Особое внимание следует обращать на расположение цифровых данных: десятки сле-дует располагать под десятками, сотни – под сотнями, тысячи – под тысячами, десятые доли –

под десятыми, сотые – под сотыми и т.д.

12. «Примечания» составляют в таблице отдельную колонку в том случае, когда ими со-провождаются сведения всех или большинства строк. В тех случаях, когда примечания единич-ны, они даются под таблицей.

13. Таблица должна быть, по возможности, компактной.

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Текст документа печатают через полтора интервала. Через один интервал можно печатать тексты документов формата А5. Тексты документов, которые готовятся к изданию типографским способом, печатают через два интервала.

Документы со сроком хранения до трех лет можно печатать на обеих сторонах листа.

В документах объемом две и более страниц вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы.

Текст документа набирается в текстовом редакторе Microsoft Word обычным шрифтом Times New Roman 14 кеглем с полуторным межстрочным материалом. Около 2000 знаков на

странице (30 строк, 60–70 знаков в строке). Формат листа – А4 (210х297 мм). Ориентация страницы – книжная. Выравнивание текста делается по ширине. Абзацный отступ – стандарт-ный (5 символов). Переносы – автоматические.

Следует однозначно определить выбор вида кавычек. Ссылки и подписи под таблицами и графическим материалом пишутся обычным шрифтом Times New Roman, 12 кеглем с оди-

нарным интервалом. Сноски делаются с постраничной нумерацией. Параграфы нумеруются арабскими цифрами (1. и 1.1.). Названия источников в ссылках не закавычиваются.

Использование жирного шрифта, курсива и подчеркивания для выделения заголовков, подзаголовков, терминов и названий допускается. Прописные буквы допускаются в написании заголовков и подзаголовков. Заголовки не закавычиваются, точки в конце заголовков не ставят-ся.

При использовании в тексте цифрового материала следует оформлять его в виде таблиц по общепринятым стандартам (номер таблицы, тематический заголовок, головка таблицы, про-графка и т.д.). Рисунки, графики, схемы и диаграммы должны быть пронумерованы и иметь подписи. Их лучше всего выполнять в редакторах Microsoft Excel и Microsoft Power Point. Фор-мулы набираются при помощи встроенных возможностей редактора Microsoft Word.

Текст организационно-распорядительного документа излагают от 3-го или от 1-го лица: Министерство считает возможным...; В соответствии с решением... приказываю....

Составные элементы даты приводят в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Допускается пропуск двух первых цифр обозначения года в том слу-чае, если нет опасности неоднозначного толкования даты. Так, дату 23 августа 1995 г. следует записать следующим образом: 23 08 1995 или 23.08.95. При оформлении даты необходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из одной цифры (т.е. с первое по девятое число).

В актах, служебных письмах, приказах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, можно применять словесно-цифровой способ оформления дат: 23 августа 1995 г. или 23 августа 1995 года.

Унифицированы требования к языку и стилю документов, к оформлению цифровых данных. Необходимо, например, помнить, что для обозначения одного и того же понятия не следует применять различные термины, а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке.

В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, наименований лиц, должностей, учреждений и т.д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например Иванов В.В. или В.В. Иванов, то она и в дальнейшем должна писаться так же. Нельзя в одном случае писать завод «Красный пролета-рий», в другом – з-д «Красный пролетарий», а в третьем – з-д «Кр. пролетарий» (хотя сокра-щение з-д правомерно и в иных случаях вполне уместно).

Современную деловую речь трудно представить себе без употребления специальных слов и разного рода названий, которые нередко записываются сокращенно. Все сокращения слов и наименований в документах должны быть общепринятыми. Например, сокращенно записываются:

1) названия единиц измерения (при цифрах):

тонна – т, центнер – ц, килограмм – кг, грамм – г, час – ч, минута – мин, секунда – с

метр – м, сантиметр – см, миллиметр – мм, гектар – га, атмосфера – атм, ампер – А

2) наименования должностей и званий (при фамилии):

заведующий – зав., заместитель – зам., исполняющий обязанности – и.о., помощник – пом.

академик – акад., член-корреспондент – чл.-корр., профессор – проф., инженер – инж.

3) различные обозначения:

область – обл. (при названии) железнодорожный – ж.-д.

район – р-н (при названии) сельскохозяйственный – с.-х.

город – г. (при названии) то есть – т.е.

село – с. (при названии) другой (другие) – др.

деревня – д. (при названии) и так далее – и т.д.

век, века – в., вв. (при цифрах) и тому подобное – и т.п.

год, годы – г., гг. (при цифрах) прочее – пр.

миллиард – млрд смотри – см.

миллион – млн таблица – табл. (при цифрах)

тысяча – тыс. часть – ч. (при цифрах)

рубль – р. (руб.) глава – гл. (при цифрах)

копейка – к. (коп.) пункт – п. (при цифрах)

господин – г-н (при фамилии) страница – с. (при цифрах)

Официально узаконено множество сокращенных наименований учреждений, органи-заций, предприятий. Некоторые из них настолько утвердились, что стали самостоятельны-

ми словами. Сокращенные наименования учреждений могут быть образованы:

1) по первым буквам полного наименования – МГУ (Московский государственный университет), РЭУ (Ремонтно-эксплуатационное управление);

2) по слоговому принципу – Минздрав (Министерство здравоохранения), Минфин (Министерство финансов);

3) смешанным способом – РНИИСтройдормаш (Российский научно-исследователь-

ский институт строительного и дорожного машиностроения), Гипрохолод (Государственный институт по проектированию холодильников, фабрик мороженого, заводов сухого и водного

льда и жидкой углекислоты).

Сокращенная запись слов полностью отвечает стремлению уместить максимальное количество информации в минимальном объеме текста. При использовании всевозможных сокращений следует соблюдать ряд условий:

1. Сокращенные написания должны быть понятны читателю. Например, слова бук., бух. известны только специалистам (бук. – буксир, бух. – бухта). Однако документ, в котором спе-

циалист употребил слово в сокращенном виде (письмо, отчет, проект и т.д.), может быть пред-назначен для очень широкого круга лиц. Редактор должен либо заменить такое сокращение

полным написанием, либо расшифровать сокращение в скобках.

2. Сокращение не должно оказаться в таком контексте и в таком виде, в котором оно бу-дет пониматься двояко. Например, слово господин принято записывать как г-н в середине пред-ложения и как Г-н – в начале предложения (не Г. Иванов, а Г-н Иванов. В первом случае Г. мож-но принять за инициал).

3. Редактор должен учитывать и то, что насыщенность текста сокращенными написа-ниями «снижает» официальный тон документа. Например, неуместны сокращения типа госду - ма, избирком в официальном докладе или в выступлении перед массовой аудиторией.

4. Вмешательство редактора необходимо и в тех случаях, когда автор служебного доку-мента, стремясь к экономии времени и места, или сокращает такие слова и словосочетания, ко-

торые не принято сокращать (например, вместо обязательство пишет обяз., вместо команди-ровка – команд.), или сокращает слово так, что его нельзя понять (например, об-о вместо обяза-

тельство).

5. Написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо, например, в од-ном тексте сокращать слово район и р., и р-н. При наличии подобных вариантных написаний редактор обязан постоянно пользоваться «Словарем сокращенийрусского языка» (2-е изд. М., 1984).

6. Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, а также слов миллиард, миллион, тысяча и т.п., рубль, копейка, если они употребляются без цифр и не в таблицах.

Исключение составляют единицы физических величин в расшифровках буквенных обозначе-ний, входящих в формулы.

7. Нельзя заменять слова буквенными обозначениями. Неправильно: l рабочей части (следует: длина рабочей части) развертки 50 мм.

8. Необходимо помнить, что округление числовых значений величин до первого, второ-го, третьего и т.д. десятичного знака для различных типоразмеров, видов, марок продукции од-ного названия, как правило, должно быть одинаковым.

Неправильно: Правильно:

2, 7; 4, 35; 3 2, 70; 4, 35; 3, 00

9. Недопустимо использовать в тексте математический знак «минус» перед отрицатель-ными значениями величин; его следует заменять словом минус. Нельзя употреблять знаки но-мера и процента без цифр.