Управление производством: создание операционной системы

Операционная система включает в себя те действия, в результате которых производятся товары и услуги, поставляемые организацией во внешнюю среду. Полная система производственной деятельности организации называется операционной системой, она состоит из трех подсистем:

- Перерабатывающая подсистема выполняет производственную работу, непосредственно связанную с превращением входных величин в выходные результаты.

- Подсистема обеспечения не связана прямо с производством выхода, но выполняет необходимые функции обеспечения перерабатывающей подсистемы.

- Подсистема планирования и контроля получает от перерабатывающей подсистемы информацию о состоянии системы и незавершенном производстве. Информация поступает из внутренней среды организации: о целях, политике, основных направлениях и других внутренних параметрах. Информация о спросе на продукцию, стоимости ресурсов, тенденциях развития технологии, правительственных нормативных актах и других факторах поступает из внешней среды. Эта подсистема должна обработать этот объем информации и выдать решение, как именно должна работать перерабатывающая подсистема.

Многочисленные обязанности операционных менеджеров можно разбить на три основные группы:

- Разработка и реализация общей стратегии и направлений операционной деятельности организации.

- Разработка и внедрение операционной системы, включая разработку производственного процесса, решение о месторасположении производственных мощностей, проектирование предприятия, проектирование продукта, введение стандартов и норм выполнения работ.

- Планирование и контроль текущего финансирования системы.

Эффективность операций - это рыночная стоимость произведенных выходов, деленная на общую величину затрат организации на израсходованные входы. Рыночная стоимость выходов определяется как количеством единиц произведенных выходов, так и целым рядом других факторов:

1) Соответствие ассортимента выпускаемой продукции или предоставляемых услуг существующему на них спросу.

2) Качество выходов системы.

3) Своевременность производства выхода, учет характера спроса и обязательств по доставке потребителям.

4) Гибкость производственной системы при удовлетворении различных требований индивидуальных потребителей.

Общие затраты потребленных организацией входов аналогичным образом определяются не только их количеством, но и рядом других факторов:

1) По каким ценам приобретались материалы?

2) Каковы затраты на хранение материалов в составе запасов до момента их использования?

3) Во что обошлись заказ и приемка материалов?

4) Каков размер издержек, возникших в результате недостатка материалов?

5) Какие затраты появились в результате проблем с качеством материалов?

Применительно к такому входу, как человеческий труд, должны задать себе следующие вопросы:

1) Какая часть работы выполнялась в сверхурочные, а не нормальное рабочее время? Какова стоимость сверхурочных работ?

2) Использовался ли персонал в соответствии с уровнем квалификации или работникам пришлось платить по тарифам более высокой квалификации, чем та, которая им требовалась для работы?

3) Какими оказались затраты, связанные с текучестью кадров, вызванной изменением нагрузки в системе?

4) Какими оказались затраты, связанные с ошибками персонала из - за недостаточного уровня подготовки или плохим руководством со стороны мастеров?

Операционные системы можно классифицировать разными способами. Существует двухмерная классификация, основанная на характере выхода и типе используемого процесса переработки ресурсов.

Типы процессов переработки:

- Проектный. Отличительной характеристикой систем, ориентированных на проекты, является то, что каждая единица конечной продукции уникальна по конструкции, выполняемым задачам, местоположению или по каким - либо другим важным признакам. Процесс производства при этом имеет единичный, неповторяющийся характер. Все ресурсы операционной системы в данной момент времени направляются на реализацию одного или нескольких проектов.

- Мелкосерийный. Отдельные подразделения, цеха или участки специализированы на выполнении различных операций. Объекты переработки проходят через систему единицами или небольшими группами.

- Массовый. Выдает большие объемы относительно стандартизированных выходов. Время прохождения единицы продукции через систему относительно мало. Производственные ресурсы системы могут быть упорядочены в некоторой последовательности и образуют технологическую линию - поток, проходящий через всю систему.

- Непрерывный. Производит значительные объемы однородного выхода. Ресурсы, поступающие на вход системы, непрерывным потоком проходят через нее, превращаясь в продукт на выходе.

Между операционной функцией и рядом других функций организации существуют важные и сложные рабочие отношения. Для оптимизации деятельности организации необходимо обеспечить эффективное управление этими отношениями. Операции зависят от инженерной функции, которая обеспечивает проектирование новых видов продукции, производственных мощностей и процессов. Инженерная функция должна получать от производства ответную информацию по проблемам, связанным с конструкцией изделий. Маркетинг должен обеспечить надежный прогноз спроса и реальные заказы клиентов на выходы операционной системы. Та же функция должна информировать производство о любых претензиях потребителей по качеству или срокам поставки продукции. Маркетинг зависит от производства в части информации о наличии продукции и возможностях своевременного ее изготовления. Операционная функция зависит от финансовой функции. Для того чтобы предоставить капиталы в нужное время и в нужных объемах, финансовой службе нужно получить от операционных подразделений информацию о планах производства и развития. А также текущие данные, чтобы оплатить труд работников, заплатить поставщикам, выставить счета потребителям, вести учет наличных материально - технических запасов и финансовую отчетность. Функция трудовых ресурсов несет ответственность за вербовку, отбор и обучение кадров для работы в операционной системе. Операционные подразделения должны информировать кадровую службу о потребности в рабочей силе с указанием количества и квалификации.

Основное предназначение фирмы характеризуется цепочкой “производство - потребности потребителя ”. Стратегия фирмы заключается в том, чтобы посредством операционной функции предоставить продукты или услуги для удовлетворения основных потребностей потребителя. В области производственной деятельности к наиболее важным стратегическим решениям относятся решения о том, как, когда и где производить товары или предоставлять услуги.

Основная цель операционной функции заключается в переработке поступающих ресурсов в конечную продукцию. Выполняя эту задачу, операционная система должна оказать помощь фирме в достижении выраженной компетентности и конкурентоспособности на рынке. Выраженная компетентность заключается в том, что фирма делает что - то лучше, чем ее конкуренты, т.е. сохраняет конкурентоспособность, позволяющую фирме привлекать и сохранять потребителей. Посредством операций можно обеспечить конкурентоспособность различными методами. Например, снижением издержек производства ниже уровня издержек у конкурентов. Другие способы обеспечения конкурентоспособности через посредство операционной функции:

- Лидерство по минимуму затрат.

- Технические характеристики продукции.

- Надежность изделия.

- Прочность изделия.

- Скорость доставки.

- Гарантированное время доставки.

- “Идивидуализация” изделий по требованиям заказчиков.

- Внедрение продукции на рынок.

- Гибкое регулирование объема.

Чтобы реализовать общий стратегический план компании, управляющий производством должен принять ряд стратегических решений. Эти решения могут быть классифицированы по следующим общим категориям:

- Выбор процесса производства. Сборочный конвейер? Специализация труда?

- Решения по производственным мощностям. Какой размер предприятия?

- Вертикальная интеграция. Покупать или выпускать самим исходные материалы?

- Организация рабочей силы. Специализация труда?

- Технология. Лидерство или использование опыта других?

- Материально - технические запасы. Производство на склад или по конкретным заказам?

- Местоположение. Рядом с рынками или источниками сырья?

Проектирование изделий должно быть нацелено на удовлетворение потребностей покупателей. Для анализа конкретных требований потребителя к данному изделию разработчик должен рассмотреть относительную значимость следующих критериев проектирования изделий:

- Стоимость.

- Экономичность эксплуатации.

- Качество.

- Элементы роскоши.

- Размер, мощность или прочность.

- Срок службы.

- Надежность в эксплуатации.

- Требования к обслуживанию.

- Универсальность использования.

- Безопасность эксплуатации.

Для того чтобы получить нужные характеристики изделия, разработчик в ходе проектирования должен сделать выбор вариантов в следующих областях:

- Размеры и формы.

- Материалы.

- Соотношения стандартных и специфических элементов.

- Модульные компоненты.

- Избыточные компоненты для повышения надежности.

- Элементы безопасности.

Когда изделие спроектировано, необходимо определить этапы процесса производства этого изделия. Разработчик процесса должен рассмотреть относительную значимость следующих критериев проектирования процесса производства:

- Производственная мощность.

- Экономическая эффективность.

- Гибкость.

- Производительность.

- Надежность.

- Ремонтопригодность.

- Стандартизация и постоянство результатов.

- Безопасность и промышленная санитария и гигиена.

- Удовлетворение жизненных потребностей рабочих.

Чтобы обеспечить нужные характеристики процесса, разработчик должен сделать выбор вариантов в следующих областях:

- Тип перерабатывающей системы.

- Собственное производство или приобретение некоторых комплектующих изделий.

- Выполнение некоторых задач своими средствами или передача их субподрядчикам.

- Методы переработки.

- Степень механизации и автоматизации.

- Степень специализации труда рабочих.

По мере прохождения изделия по циклу своей жизни процесс, посредством которого произведено данное изделие, тоже должен развиваться вполне предсказуемым образом. Если жизненный цикл процесса будет развиваться не в ногу с жизненным циклом изделия, конкурентоспособность организации может быть подорвана. На начальной стадии жизненного цикла объемы его продаж низки. Конструкция изделия может быть еще не вполне стабильной, а конкурентоспособность основываться на его отличительных признаках, а не на цене. На этой стадии процесс производства должен быть достаточно гибким, чтобы его можно было быстро изменить в соответствии с изменениями в конструкции изделия. Процесс в это время может быть трудоемким, мелкосерийным и неавтоматизированным. В процессе усовершенствования продукта его конструкция будет стандартизироваться, объемы сбыта возрастут. Основным фактором конкурентоспособности при этом станет цена. Процесс производства станет капиталоемким, высокоавтоматизированным, нацеленным на массовой выпуск продукции.

Сфера услуг имеет ряд важных характеристик:

1) Потребитель обычно присутствует в производственном процессе, т.е. имеется более тесный контакт, или взаимодействие с потребителем, чем в сфере промышленного производства.

2) В сфере услуг требуется более высокая степень индивидуализации продукта в соответствии с требованиями потребителя.

3) Работы в сфере услуг более трудоемки, чем в промышленности.

Эти три особенности делают управление операциями в сфере услуг более трудоемким делом с точки зрения обеспечения эффективности. При разработке системы представления услуг необходимо учитывать ряд факторов:

- Месторасположение предприятия услуг в основном определяется месторасположением потребителей, а не исходных материалов или какими - либо другими факторами.

- Потребности и желания потребителей обычно идут впереди соображений эффективности.

- Календарное планирование работ зависит в основном от потребителей.

- Определение и измерение качества может оказаться затруднительным.

- Работники должны владеть хорошими навыками общения с потребителями.

- Производственные мощности обычно рассчитываются по “пиковому” спросу со стороны потребителей, а не по среднему уровню спроса.

- Создание запасов продукции в периоды низкого спроса для их использования при “пиках” спроса обычно не представляется возможным.

- Эффективность работы служащего с трудом поддается измерению, поскольку низкая производительность может быть обусловлена отсутствием спроса со стороны потребителей, а не плохой работой служащего.

- Крупные предприятия в сфере услуг не типичны.

- Маркетинг и производство иногда трудно отличить друг от друга.

Следующий шаг в создании разработки операционной системы предусматривает принятие решений по размеру производственных мощностей, их месторасположению и проектированию материально - технических объектов, предприятий. На этой стадии разработки операционной системы возникают два взаимосвязанных вопроса: сколько объектов и какой мощности требуется создать? и где расположить каждый из объектов? Решения о количестве и производительности материально - технических объектов обычно определяются факторами эффективности и маркетинга. Некоторые вполне определенные факторы говорят в пользу создания крупных централизованных предприятий, другие факторы - о предпочтительности небольших, рассеянных предприятий. Фактором, доказывающим пользу крупных предприятий, является большая капиталоемкость перерабатывающей подсистемы. Наиболее частая ситуация, говорящая в пользу большого количества мелких предприятий, когда клиенты сильно рассредоточены и требуется обеспечить для них удобный доступ к предприятию. В некоторых операционных системах принят комбинированный подход, где используется и крупные, и мелкие предприятия.

Можно выделить два уровня решений о месте расположения предприятия: макроуровень - решение о континенте, стране, провинции, городе и микроуровень - выбор конкретной площадки или здания для предприятии. Факторы, учитываемые при принятии решения, на макроуровне следующие:

- Демографические и экономические факторы, влияющие на развитие основных рынков сбыта продукции операционной системы.

- Источники и транспортные расходы по доставке материалов, требующихся для операционной системы.

- Количество и качество трудовых ресурсов.

- Наличие достаточного количества энергии и воды.

- Политическая стабильность.

- Налоговая политика и поощрение экономического развития.

- Вопросы защиты окружающей среды.

- Стоимость земельного участка.

- Условия проживания.

К факторам на микроуровне относятся:

- Ограничительные нормы на развитие промзоны, совместимость с соседствующими объектами.

- Размер, конфигурация и другие технические аспекты площадки.

- Наличие предпочтительных видов транспорта.

- Объем транспортных перевозок у клиентов, подъезды.

- Наличие и стоимость энергоснабжения и других услуг, в том числе пожарной охраны и удаления отходов.

- Внешний вид площадки, который может соответствовать или не соответствовать характеру предприятия.

- Близость к жилым массивам и другим объектам, необходимым для служащих.

- Месторасположение конкурентов, особенно предприятий розничной торговли или по предоставлению услуг.

Следующим шагом после определения производственной мощности и места расположения предприятия при создании операционной системы будет проектирование самого предприятия. Эта задача сводиться к определению конфигурации предприятия, т.е. размера и формы строения и расположения производственных ресурсов внутри его. При проектировании производственных предприятий в зависимости от типа перерабатывающей подсистемы применяют три основных вида планировочных решений:

- Линейная или поточная, планировка применяется в массовом производстве или в системах с непрерывными процессами, где каждое выпускаемое изделие проходит одни и те же операции обработки. Производственные ресурсы располагают в виде последовательности рабочих мест в соответствии с теми операциями, которые требуются для выпуска готового “продукта”. Основная проблема при такой планировке заключается в правильном распределении нагрузки на рабочие места во избежание образования узких мест.

- Фиксированная позиционная планировка в основном реализуется при выполнении проектов. Изделие или потребитель при этом неподвижны, к месту работы по мере необходимости подаются различные производственные ресурсы. Такие планировки носят временный характер, и их сохраняют лишь до окончания работы над проектом. Проблема при этой планировке заключается в том, чтобы расположить производственные ресурсы таким образом, чтобы они не мешали друг другу.

Процесс проектирования материально - технического объекта, производственного предприятия состоит из ряда логически связанных между собой этапов. Эти этапы включают:

1) Сбор исходных данных. Проектировщик должен располагать подробной информацией по:

а) схеме планировки производственного процесса, размещенного на предприятии;

б) заданной производительности и ассортименту выпускаемой продукции;

в) данным по площадке (размер, конфигурация) и любым существующим на площадке зданиям (поэтажные планы, высота перекрытий, несущая способность полов);

г) строительным нормам и любым другим нормативным актам, относящимся к технике безопасности, охране, защите окружающей среды.

2) Определение качества и типов производственных ресурсов, требующихся для обеспечения заданной производительности.

3) Определение площади пола, требующегося для каждого производственного участка.

4) Анализ связей между различными участками включает определение того, какие из них следует располагать поближе друг к другу, а какие можно или должно разнести.

5) По результатам этапов 3 и 4 разрабатывается генеральная компоновка с указанием всех размеров и места расположения каждого производственного и вспомогательного участка.

6) Четкое определение точного места каждой единицы оборудования, мебели и других производственных ресурсов на каждом участке.

Проектирование работ включает точное определение содержания каждого вида работы в организации и косвенно - порядок распределения работы в ней. При определении содержания работ управляющий производством должен рассмотреть все факторы, чтобы найти оптимальную степень оптимизации труда. Термин “ социально - техническая система” относится к взаимоотношениям между технической системой, требующейся для выполнения производственных заданий, и той социальной организацией, в рамках которой эти задания выполняются. Принципы проектирования работ, основанные на социотехническом подходе, включают следующие положения:

- Работа должна требовать известного напряжения и содержать элементы разнообразия.

- Необходимо, чтобы на работе можно было учиться и продолжать свое образование.

- Работа должна давать возможность реализовать в определенных пределах функцию принятия решений.

- Необходимость признания при хорошо выполненной работе.

- Необходимость определенной степени социальной поддержки.

- Необходимость реализации определенной зависимости между результатами труда и социальным положением личности.

- Необходимость увязки характера работы с желаем будущим.

Нормирование труда заключается в определении времени, требующегося для выполнения той или иной работы. Нормы времени имеют большое значение как в сфере материального производства, так и в сфере предоставления услуг. Нормы времени используются при планировании и оценке загрузки оборудования, разработке календарных планов и оценке людей, занятых в производстве, т.е. нормы времени позволяют планировать работу персонала, оборудования и оценить труд работников.