Організація зберігання документів.

Первинні документи, що пройшли опрацювання, бухгалтерські звіти і баланси повинні зберігатися в господарстві протягом встановлених законом термінів, тому що з часом може виникнути необхідність перевірки господарських операцій, правильності обліку. За даними документів можуть видавати довідки окремим особам. Для цього в кожному господарстві створюють архіви.

Архів повинен бути організований так, щоб було забезпечено збереження документів і можливість швидкого їх знаходження.

Для цього первинні документи, облікові регістри комплектуються у пачки, підшиваються в окремі справи. На кожній справі вказується назва підприємства, вид документів, їх кількість, період до якого вони відносяться. Порядок роботи з документами, з метою складання номенклатури справ, регулюється Примірною інструкцією з діловодства, яка затверджена постановою КМ України № 1153 від 17.10.97р.

Архіви розрізняють на поточні і постійні. Поточний архів організовується безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року, оскільки облікові працівники вимушені часто звертатися до нього для одержання різних довідок. Для поточного архіву відводяться спеціальні шафи, які знаходяться в бухгалтерії, ключі від яких знаходяться в особи, яка відповідає за зберігання архіву. Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному ізольованому приміщенні і призначений він для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітності, але і справ інших підрозділів і служб підприємства.

Документи з поточного архіву в постійний передаються після закінчення звітного року. Всі прийняті на зберігання справи реєструються в архівній книзі.

Видача первинних документів, облікових регістрів, балансів, фінансових звітів із архіву працівникам інших структурних підрозділів може здійснюватися тільки з дозволу головного бухгалтера (або особи, яка виконує його обов’язки). При цьому на місце виданого документа прикріпляють розписку особи, яка взяла його в тимчасове користування.

Справи у тимчасове користування стороннім особам видаються з дозволу керівника підприємства. Вилучати документи зі справи постійного строку зберігання заборонено. Як виняток це допускається з дозволу керівника, але з обов’язковим залишенням у справі засвідченої копії документа. Копія засвідчується підписом посадової особи, відповідальної за зберігання документів та печаткою підприємства.

Первинні документи та реєстри бухгалтерського обліку можуть бути вилучені тільки за рішенням відповідних органів, прийнятих у межах їх повноважень, передбачених законами.

Посадова особа підприємства має право у присутності представників органів, які здійснюють вилучення, зняти копії документів що вилучаються. Обов’язковим є складання реєстру документів, що вилучаються. Замість вилученого документа у папку вкладають його копію і реєстр вилучених документів з зазначенням підстави і дати вилучення, а в архівній книзі роблять відповідні помітки.

Вилучення документів оформляється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку посадовій особі, що відповідає за архів.

При поверненні вилучених документів посадова особа приймає їх під розписку і разом з рішенням про повернення підшиває у ті ж справи звідки їх було взято.

У випадках пропажі або знищення документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства повинен письмово повідомити про це правоохоронні органи та письмовим розпорядженням призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення. Для участі у роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони та державного пожежного нагляду. Результати роботи комісії оформляються актом. Копія акта надсилається органу, в сфері управління якого перебуває підприємство, а також державній податковій інспекції у 10-денний строк.

Термін зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських балансів, звітів у архіві підприємства визначається згідно з переліком типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств із зазначенням термінів зберігання (див. Перелік 41).

Після закінчення терміну зберігання документи, які підлягають здачі до Державного архіву здають до нього, а ті, що залишаються, знищують, про що спеціальною комісією складається акт і робляться відповідні відмітки в архівній книзі.

Знищувати можна тільки ті бухгалтерські документи (термін зберігання яких закінчився), за якими державна податкова інспекція провела перевірку з питань дотримання податкового законодавства і які не стосуються слідчих або судових справ у разі виникнення спорів. У першому випадку документи зберігаються до проведення ревізії. У другому – до ухвалення остаточного вироку.