Свой график отпусков, определяющий очередность ухода в отпуск работников конкретного подразделения, может быть в каждом структурном подразделении.

Такая схема применяется во многих организациях и считается наиболее удобной при большом количестве персонала. При таком подходе руководители отделов, департаментов, цехов и так далее изначально составляют графики на вверенные им подразделения. Затем эти документы (их правильнее назвать проекты графиков) передаются в отдел кадров, специалисты которого анализируют их, вносят свои корректировки (ведь начальник цеха может упустить, что некоторые из его подчиненных имеют право на определенные льготы).

Дальнейшая схема предполагает обсуждение внесенных изменений непосредственно с работниками (например с теми, чьи отпуска могут быть перенесены на более благоприятный период) и руководителями структурных подразделений. Ограничиваться согласованием проекта графика только с работниками не рекомендуется: во-первых, руководитель подразделения так или иначе при его составлении планирует работу всего подразделения, а во-вторых, смещение времени отпусков одних работников может повлечь изменения для других.

Завершив работу со всеми структурными единицами организации, отдел кадров приступает к формированию сводного, единого графика организации. Именно он и является тем документом, который предусмотрен ст.168 ТК. На его основании возможна уже не столько разработка графиков отпусков подразделений, сколько дробление общего графика по каждому подразделению.

Еще одна схема предварительной работы по подготовке графика отпусков предполагает опросы всех работников организации. Как правило, такой подход приветствуется на средних и малых предприятиях. Если компания структурирована на единицы, то опять же основное бремя выяснения и сбора пожеланий работников ложится на плечи менеджеров (начальников, заведующих служб, отделов, секторов и т.д.). Опрос могут самостоятельно провести и работники отдела кадров. Но исключать из этого процесса руководителей структурных подразделений не следует по той же причине, что была изложена выше: именно они оценивают очередность предоставления отпусков исходя из производственной необходимости.

При подготовке графиков отпусков структурных подразделений или сборе записок работников, оформлении результатов опросов персонала следует позаботиться о том, чтобы пожелания работников подтверждались подписями, либо необходимо получить письменные подтверждения того, что работники не возражают против предложенных им периодов отпуска.

Справочно Пример опросного листа см. здесь.

Составление графика отпусков

Поскольку факторы, влияющие на определение очередности предоставления отпусков, носят комплексный характер, рассмотрим их по очереди.

Учитываем пожелания работников

Исходя из принципов правового регулирования трудовых отношений пожелания работников являются определяющим фактором при составлении графика отпусков. О намерениях работников отдел кадров может судить из опросов (записок, заявлений), проведенных (полученных) на подготовительном этапе. Наиболее желаемыми и благоприятными периодами для отдыха работников в Республике Беларусь являются лето и начало осени.

Поскольку, как правило, пожелания большинства работников приходятся именно на этот период, составителям графиков следует соотнести их со следующими факторами:

• действующее законодательство;

• специфика деятельности организации (например, наличие вредных и (или) опасных условий труда или особый характер работы, дающие право на дополнительный отпуск).

Следует помнить, что не допускается ухудшение условий труда работников по сравнению с действующим законодательством, а также несоблюдение очередности предоставления отпусков. Например, будет считаться нарушением включение в график и предоставление отпуска одному и тому же работнику в зимнее время в течение нескольких лет подряд, если такая просьба не исходит от самого работника.

Соблюдаем требования законодательства по очередности предоставления отпусков

При составлении графика отпусков важно не допустить нарушение применения льгот по предоставлению ежегодного оплачиваемого отпуска, т.е. соблюсти требования законодательства к очередности отпусков.

Для установления очередности отпусков необходимо составить список работников, которым в соответствии с законодательством предоставлено приоритетное право на использование отпуска в летнее или иное удобное для них время. Так, для некоторых категорий работников ТК предусмотрена такая льгота, как право использовать ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

Наниматель обязан запланировать отпуск по желанию работника в летнее или другое удобное время следующим категориям работников (часть четвертая ст.168 ТК):

• лицам моложе 18 лет;

• ветеранам Великой Отечественной войны и ветеранам боевых действий на территории других государств;

• женщинам, имеющим двух и более детей в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;

• работникам, заболевшим и перенесшим лучевую болезнь, вызванную последствиями катастрофы на Чернобыльской АЭС, других радиационных аварий;

• работникам, являющимся инвалидами, в отношении которых установлена причинная связь увечья или заболевания, приведших к инвалидности, с катастрофой на Чернобыльской АЭС;

• участникам ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС;

• работникам, эвакуированным, отселенным, самостоятельно выехавшим с территории радиоактивного загрязнения из зоны эвакуации (отчуждения), зоны первоочередного отселения и зоны последующего отселения, за исключением прибывших в указанные зоны после 1 января 1990 г.;

• донорам, награжденным нагрудным знаком отличия Министерства здравоохранения Республики Беларусь «Ганаровы донар Рэспублiкi Беларусь», знаком почета «Почетный донор Республики Беларусь», знаками «Почетный донор СССР», «Почетный донор Общества Красного Креста БССР»;

• Героям Беларуси, Героям Советского Союза, Героям Социалистического Труда, полным кавалерам орденов Отечества, Славы, Трудовой Славы;

• в других случаях, предусмотренных коллективным или трудовым договором.

Составляя график отпусков, следует учитывать также категорию работников, которые имеют право на отпуск в определенный период. При составлении графиков отпусков наниматель обязан запланировать и предоставить в определенный период времени отпуск следующим работникам (часть четвертая ст.168 ТК):

• работникам, получающим общее среднее, профессионально-техническое, среднее специальное, высшее, послевузовское образование, специальное образование на уровне общего среднего образования в вечерней или заочной форме получения образования, - перед или в период прохождения текущей и итоговой аттестации, а также во время каникул в учреждении образования, организации, реализующей образовательные программы послевузовского образования;

• работникам, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам, - в период этого отпуска;

• работающим по совместительству, - одновременно с трудовым отпуском по основной работе;

• учителям (преподавателям) учреждений общего среднего, профессионально-технического, среднего специального, высшего и специального образования, специальных учебно-воспитательных и лечебно-воспитательных учреждений - в летнее время;

• женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него;

• работающим женам (мужьям) военнослужащих - одновременно с отпуском их мужей (жен).

При составлении графика отпусков следует также учитывать нормы коллективного договора (в случае его наличия на предприятии) и условия трудового договора, так как данные документы могут предусматривать случаи, когда работнику может быть предоставлен отпуск по его желанию в летнее или любое другое удобное время. Например, коллективным договором может быть предусмотрено предоставление отпуска в летнее или другое удобное время ветеранам труда, имеющим длительный стаж работы на данном предприятии, либо предоставление отпуска в одно и то же время мужу и жене (по их желанию), работающим на одном предприятии, и т.п.

Рассматриваем возможность переноса отпуска на следующий год

Часто возникает вопрос о возможности переноса отпуска на следующий год по инициативе нанимателя. В исключительных случаях, когда предоставление полного трудового отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной деятельности организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенос части отпуска на следующий рабочий год (часть вторая ст.170 ТК). Оставшаяся часть трудового отпуска не может быть менее 14 календарных дней и должна быть предоставлена в соответствии с частью третьей ст.170 ТК до окончания текущего рабочего года. Перенос отпуска оформляется приказом по организации.

Если же работник сам изъявил желание перенести отпуск на следующий год, то он должен написать заявление в свободной форме, после чего с согласия нанимателя в график отпусков вносятся необходимые изменения уполномоченным на то должностным лицом.

Переносимая часть отпуска по желанию работника может быть использована самостоятельно либо присоединена к отпуску за следующий рабочий год (часть четвертая ст.170 ТК). Если такая ситуация имела место в организации (перенос отпуска кому-то из работников), то это необходимо учитывать при составлении графика отпусков на следующий календарный год, т.е. включить данные переносы в график отпусков.

Работникам предоставлено право на перенос трудового отпуска (ст.171 ТК). Однако следует помнить, что такой перенос должен быть осуществлен в течение текущего рабочего года.

Так, работник может просить нанимателя перенести либо продлить трудовой отпуск в следующих случаях:

1) при временной нетрудоспособности работника;

2) при наступлении срока отпуска по беременности и родам;

3) в случае привлечения работника к выполнению государственных обязанностей с правом на освобождение от работы;

4) при совпадении трудового отпуска с отпуском в связи с получением образования (если работник оформил такой отпуск перед трудовым отпуском или во время последнего после получения вызова учреждения образования);

5) в случаях невыплаты работнику в установленный срок заработной платы за время отпуска;

6) с согласия сторон, а также в других случаях, предусмотренных законодательством или коллективным договором.

При этом следует учесть следующие обстоятельства. Так, если причины, перечисленные выше, наступили во время трудового отпуска, он продлевается на соответствующее число календарных дней, либо по желанию работника неиспользованная часть отпуска переносится на другой согласованный с нанимателем срок текущего рабочего года; если причины наступили до начала трудового отпуска - отпуск по желанию работника переносится на другое время текущего рабочего года, определяемое по договоренности между работником и нанимателем.

Также на работника возлагается обязанность уведомить нанимателя о причинах, препятствующих использованию трудового отпуска в запланированный срок, и времени продления отпуска.

Высчитываем период работы, с которого возникает право на отпуск

Трудовым законодательством установлены правила, определяющие момент возникновения права на отпуск, которыми предусмотрено наличие стажа работы, дающего право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск (ст.165-168 ТК).

Трудовые отпуска (основной и дополнительный) за первый рабочий год предоставляются не ранее чем через 6 месяцев работы у нанимателя (часть первая ст.166 ТК). Если на момент составления графика отпусков у отдельных работников право на отпуск пока не наступило, в расчет принимаются 6 месяцев с момента приема работника на работу. Таким образом, если, например, на момент составления графика отпусков работник проработал в организации всего 2 месяца, то исходя из 6-месячного стажа, право на отпуск у него наступит по истечении 4 месяцев.

При этом в ТК не оговорено, что по окончании данного срока наниматель обязан предоставить отпуск.

Следовательно, за первый год работы наниматель может предоставить отпуск работнику и через 7, 9 месяцев, главное, чтобы этот срок вписывался в рамки рабочего года работника. Однако нанимателю в данном случае не стоит придерживаться крайностей и предоставлять отпуск работнику, например через 11 месяцев, поскольку нужно помнить, что спустя 12 месяцев у работника начнется уже второй рабочий год.

Так, например, если наниматель опасается, что работник, проработав 6 месяцев и получив отпуск и отпускные, расторгнет трудовой договор, то из предосторожности он может предложить работнику использовать часть отпуска (тем более что законодательством не запрещено деление отпуска на две части).

Необходимо также отметить, что в график отпусков следует включать всех работников, поступивших на работу к нанимателю до момента составления графика, в т.ч. и работников, работающих первый год. В случае если работник устроился на работу после того, как график отпусков уже был утвержден, то в график следует внести дополнение. Срок предоставления отпуска за первый рабочий год может быть внесен в трудовой договор при его заключении, что будет считаться индивидуальным предоставлением отпуска работнику. В данном случае уже известно, когда работнику будет предоставлен отпуск, и, кроме того, наниматель выполнит требования части второй ст.169 ТК.

Составляя график отпусков, нужно учитывать и тот факт, что отдельным работникам оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен по их желанию в более ранние сроки (часть вторая ст.166 ТК).

Так, до истечения 6 месяцев работы наниматель обязан предоставить трудовые отпуска по желанию следующим категориям работников:

• женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него;

• лицам моложе 18 лет;

• работникам, принятым на работу в порядке перевода;

• совместителям, если трудовой отпуск по основному месту работы приходится на период до 6 месяцев работы по совместительству;

• участникам Великой Отечественной войны;

• женщинам, имеющим двух и более детей в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;

• работникам, получающим общее среднее, профессионально-техническое, среднее специальное, высшее, послевузовское образование, специальное образование на уровне общего среднего образования в вечерней или заочной форме получения образования;

• работающим женам (мужьям) военнослужащих, по желанию которых трудовой отпуск предоставляется одновременно с отпуском их мужей (жен).

Также до истечения 6 месяцев работы наниматель обязан предоставить трудовой отпуск по желанию работника и в других случаях, если таковые предусмотрены коллективным договором, соглашением или трудовым договором.

При этом необходимо отметить, что, кроме случаев, изложенных выше, допускается предоставление отпуска пропорционально отработанной части рабочего года, но не менее 14 календарных дней. Предоставление отпуска в таком случае ранее отработанных 6 месяцев возможно, если количество календарных дней отпуска равно или больше 28. Если отпуск равен 28 календарным дням, то 14 календарных дней будет пропорционально 6 отработанным месяцам.

Обратите внимание! Правом на досрочный отпуск может воспользоваться и работник, оформленный по совместительству, согласно п.5 ст.166 ТК, поскольку ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе (ст.347 ТК). Даже если на работе по совместительству работник не отработал 6 месяцев, он может выйти в отпуск раньше положенного срока. А в случае, если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем по основному месту работы, наниматель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности. Таким образом, у совместителей необходимо уточнить, когда планируется предоставление отпуска по основному месту работы, и попросить работника представить соответствующее подтверждение.

Трудовой отпуск предоставляется за работу в течение рабочего года (ежегодно) с сохранением прежней работы и среднего заработка. Рабочий год в отличие от календарного исчисляется не с 1 января, а с даты приема работника на работу к данному нанимателю.

Рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, - промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу (ст.163 ТК). Так, если работник принят на работу на предприятие 27 октября 2014 г., то рабочий год для отпуска будет определяться с 27 октября 2014 г. по 26 октября 2015 г.

Обратите внимание! Определяя последующие отпуска работникам, которым отпуск был предоставлен авансом в соответствии с частью второй ст.166 ТК, следует помнить, что не допускается предоставление трудового отпуска в счет рабочего года, который еще не начался.

Время ухода в отпуск может быть соразмерно отодвинуто при условиях, указанных в ст.165 ТК, которой предусмотрено, что, если сумма периодов, включаемых в рабочий год согласно ст.164 ТК меньше 12 полных календарных месяцев, рабочий год работника сдвигается на недостающее время.

В рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, включается фактически отработанное время. К фактически отработанному времени приравнивается:

1) время, которое работник не работал, но за ним согласно законодательству или коллективному договору сохранялись прежняя работа и заработная плата (например трудовой отпуск) либо выплачивалось пособие по государственному социальному страхованию, за исключением времени отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет (например, период временной нетрудоспособности, включая социальный отпуск по беременности и родам);

2) время предусмотренных законодательством или коллективным договором отпусков без сохранения заработной платы, если эти отпуска не превышают 14 календарных дней в течение рабочего года. То есть 14 календарных дней учитываются в фактически отработанное время, а начиная с 15-го календарного дня не учитываются. Например, если у работника отпуск без сохранения заработной платы составлял 18 календарных дней, то в фактически отработанное время включаются 14 календарных дней, а на 4 календарных дня (18-14) сдвигается рабочий год;

3) время оплаченного вынужденного прогула;

4) другие периоды, в отношении которых законодательством или коллективным договором, соглашением предусмотрено включение их в рабочий год.

Все остальное время отсутствия сотрудника на работе в фактически отработанное время не включается. При наличии таких периодов рабочий год работника, рассчитанный по общему правилу, сдвигается на недостающее время.

Если же у работника нет периодов отсутствия на работе, которые не включаются в рабочий год (например прогула или отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет и др.), то дата окончания рабочего года определяется так: отсчитывается 12 календарных месяцев со дня приема на работу или начала текущего рабочего года.

Обратите внимание! Определяя право работника на отпуск в календарном году, на который составляется график отпусков, следует учесть еще один момент. У работника, принятого на работу в текущем году, может возникнуть право на уход в отпуск дважды в будущем календарном году.

Пример Работник поступил на работу в ноябре 2014 г. - право на отпуск у него возникает в мае 2015 г. Однако с ноября 2015 г. у него также возникает право на отпуск за второй рабочий год, так как согласно ст.167 ТК отпуск за второй и последующий годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью. При предоставлении отпуска в одном календарном году, но за два разных рабочих года важно учитывать, что уход во второй отпуск должен быть предусмотрен в графике отпусков не раньше начала рабочего года, за который он предоставляется. Так, в приведенном примере за второй рабочий год отпуск может быть предоставлен только с ноября 2015 г. - после даты приема на работу. А в случае, если работнику предоставлялся отпуск без сохранения заработной платы, например, на 29 календарных дней, то сдвигается рабочий год, и, соответственно, право на отпуск за второй рабочий год возникнет на 15 календарных дней (29-14) позже. Если отпуск наступает раньше начала рабочего года, то в этом случае следует внести соответствующие изменения в график отпусков.

Так как утвержденный график трудовых отпусков обязателен и для нанимателей, и для работников, то предоставление отпуска с отступлением от графика возможно лишь по договоренности между нанимателем и работником.

Таким образом, определяя очередность предоставления отпусков, необходимо выяснить пожелания вышеуказанных категорий работников и получить подтверждения их в письменной форме.

Также следует выяснить и учесть мнения и пожелания о времени предоставления отпусков работников, имеющих намерение поступать в учебные заведения или уже обучающихся.

Высчитываем продолжительность отпуска

При определении продолжительности отпуска необходимо:

а) проверить, есть ли у работников право на дополнительные отпуска и какова их продолжительность.

Если кадровое делопроизводство в организации ведется с соблюдением требований трудового законодательства, то для этого достаточно просмотреть трудовые договоры работников. Однако не исключено, что в трудовом договоре по какой-то причине не отражен дополнительный отпуск, предусмотренный ТК. Таким образом, если есть сомнения в полноте содержания трудовых договоров, следует подробно проанализировать нормы ТК и нормативные правовые акты, регулирующие вопросы предоставления дополнительных отпусков. Наиболее рациональным является ведение в течение года списка работников, имеющих право на дополнительные оплачиваемые отпуска, в котором отражаются вид отпуска каждого принятого на работу в текущем году и его продолжительность. Если позаботиться о разработке такого списка заблаговременно, то к моменту составления графика отпусков у работников отдела кадров будет вся необходимая информация;

б) выяснить, нет ли работников, которым отпуска не предоставлялись в прошлом календарном году. Поскольку графики отпусков должны храниться 1 год, по окончании срока их действия работникам отделов кадров следует проверить прошлогодние графики.

Обратите внимание! Непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, запрещено.

Если у работников имеются неиспользованные остатки отпусков за предыдущие годы, то их также надо обязательно учесть. Ведь график отпусков рассчитан только на один календарный год, поэтому остатки отпуска по предыдущему графику надо обязательно включить в новый график. Кроме того, нужно постараться сделать так, чтобы у работников не оставалось отпускных «долгов».

На практике работники, которые по различным причинам не использовали свой отпуск в предыдущем календарном году, например в связи с производственной необходимостью, как правило, вносятся в списки тех, чьи пожелания учитываются в первую-вторую очередь (таким образом им выражается благодарность организации);

в) произвести суммирование трудовых отпусков.

Справочно Дополнительные отпуска присоединяются к основному отпуску согласно части первой ст.155 ТК, если иное не предусмотрено актами законодательства (ст.162 ТК). Таким образом, в графике отпусков указывается общая продолжительность трудового отпуска.

Если необходимо, делим отпуск на части

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен (часть первая ст.174 ТК). По инициативе работника ежегодный оплачиваемый отпуск может делиться на две части. Но при этом одна из частей должна составлять не менее 14 календарных дней. Обращаем внимание на то, что 14 календарных дней и более должна составлять необязательно первая часть предоставляемого отпуска, это может быть и вторая его часть. Так, например, при продолжительности отпуска 29 календарных дней первая часть предоставляемого отпуска может составлять 13 календарных дней, а вторая часть - 16. Разделение отпуска оформляется по заявлению работника в свободной форме, затем в график отпусков вносятся необходимые изменения уполномоченным на то должностным лицом.

Приведенные правовые нормы не связывают возможность разделения отпуска с видом отпуска - основного или дополнительного, а следовательно, любой из отпусков, на который работник имеет право, может быть разбит на части. Количество таких частей законодательство ограничивает двумя.

Для того чтобы не вносить в график отпусков постоянные изменения, желательно заранее согласовать с работником его намерения по разбивке отпуска на части. Если график отпусков уже утвержден, работник может обратиться с соответствующим заявлением к нанимателю о разбивке своего отпуска. В этом случае работодатель может издать приказ о разделении отпуска с соответствующим отражением изменений в графике. Но еще раз напоминаем, что утвержденный график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

Следует отметить, что специальных правил о продолжительности перерыва между частями отпуска не существует.

Определяем время ухода в отпуск

Трудовое законодательство часто содержит пояснения, что отпуска не должны приурочиваться исключительно к 1-му или 15-му числу, а должны распределяться по возможности равномерно в течение всего года. Большинство работников предпочитают начать свой отпуск с понедельника, что оптимально и для нанимателя и для работника. Ежемесячное нахождение в отпусках можно распределить от 10 % до 30 % работников конкретного подразделения организации и организации в целом. Этот процент понижается в периоды наибольшей производственной активности и соответственно увеличивается в другие периоды текущего календарного года.

При составлении графика отпусков в нем целесообразно указывать не месяц, а конкретную дату ухода работника в отпуск.

Обратите внимание! Если трудовой отпуск запланирован графиком, законодательство не предусматривает обязанность работников подавать заявление о его предоставлении. Письменное заявление подается в случае, если работник просит предоставить отпуск в иное, не предусмотренное графиком время (досрочно либо перенести отпуск на другой период). Письменное заявление подается также в случаях, если работник не включен в график отпусков либо в нем не указана конкретная дата отпуска. В таких случаях отпуск предоставляется в согласованный с нанимателем срок. А согласование производится путем подачи заявления работником и создания приказа нанимателем.

Как быть отдельным категориям работников, у которых нет соответствующих льгот на использование отпуска в удобное для них время? В том случае, если в организации имеется значительное количество работников, наделенных льготами, при неуклонном соблюдении работодателем законодательства и интересов организации работники-нельготники практически не имеют возможности использовать отпуск в летнее время. Для них можно установить поочередный уход в отпуск в летнее время (например, 1 раз в 2 года) или предусмотреть особую разбивку отпуска по частям.

При составлении графика отпусков необходимо учитывать и иные нормы ТК. Также если предусмотренный коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка порядок предоставления отпусков отличается от установленного законодательством (в сторону улучшения), то необходимо учесть нормы и этих локальных актов.

Обеспечиваем работу организации в нормальном режиме

Под необходимостью обеспечения нормальной работы понимаются выполнение производственных, финансовых и иных планов, эффективное управление. В отношении выполнения производственных планов отдел кадров предварительно согласовывает с отделом организации и оплаты труда, а также с планово-экономическим отделом количество работников, необходимых для выполнения запланированных объемов работ. Кроме того, этот вопрос также решается с руководителями структурных подразделений.

При составлении графика отпусков должны учитываться принятые производственные и иные планы. Так, на период увеличения объемов производства, например, прохладительных напитков в летнее время, организация - производитель безалкогольных напитков заинтересована в том, чтобы как можно больше работников оставалось на рабочих местах, и, наоборот, на период уменьшения объемов производства она готова предоставить одновременно отпуска более 20 % работников. Отдельные организации могут позволить себе так называемые коллективные отпуска, например, организации по производству табачных и алкогольных изделий, организации по продаже отопительной техники. Первые две организации могут отпустить на отдых в летнее время основной производственный персонал, реализуя продукцию со складов, руководство третьей - также охотно отправит своих работников в летний отпуск, так как лето - это пора «затишья» в продаже бытовых обогревателей. Коллективные отпуска в летнее время используют и образовательные учреждения.

Однако не только изменение объемов производства сказывается на периодах предоставления отпусков. Зачастую отсутствие денежных средств (пусть даже незначительное время), необходимых для оплаты отпускных работникам, также может отразиться на порядке предоставления отпусков. Поэтому работники финансового отдела или бухгалтерии должны быть подключены к разработке графика (например, для того чтобы сформировать резервы для оплаты отпусков, если на время отпусков приходятся возврат долгов по кредитам или иные значительные выплаты).

В организации, приостановка деятельности которой невозможна, при составлении графика отпусков рассчитывается количество работников, необходимых для обеспечения ее деятельности в период, на который приходится наибольшее количество отпусков.

В каждой организации есть сотрудники, уход которых в отпуск сопровождается проведением дополнительных процедур. Прежде всего к таким работникам относятся материально ответственные лица, кассир или работник склада, которые перед тем как покинуть организацию практически на целый месяц, должны передать по акту другому сотруднику вверенные ему ценности, а на это потребуется определенное время. Учитывая это обстоятельство, еще раз необходимо внимательно просмотреть проект графика и отыскать в нем фамилии материально ответственных лиц. Для временной замены материально ответственного лица должен быть издан приказ о проведении на складе инвентаризации.

Для того чтобы организация оставалась управляемой даже в пик отпусков, необходимо предусмотреть очередность ухода в отпуск руководящих работников и соответственно обеспечить присутствие на рабочих местах работников-заместителей, поэтому целесообразно составить график отпусков руководящих работников. При его составлении необходимо учитывать, что в период отпусков в организации должно находиться лицо, наделенное правом подписи финансовых документов. В банках, например, графики отпусков руководителей составляются с таким расчетом, чтобы отсутствовало не более одного должностного лица, ответственного за сохранность ценностей.

Подводя итог сказанному, можно вывести простые правила предоставления отпусков:

• начальник и заместитель начальника подразделения не должны уходить в отпуск одновременно;

• в отделе должны оставаться по крайней мере один-два работника;

• нежелательно суммировать отпуска так, чтобы работник отсутствовал несколько месяцев подряд, т.е. накопившийся за несколько лет отпуск следует распределять равномерно;

• одновременно не должны планировать свой отпуск специалисты, занимающие одинаковые должности (например, не могут отдыхать сразу все бухгалтеры);

• нежелательно планировать одновременно свой отпуск специалистам, занимающимся близкой по содержанию работой;

• работник, совмещающий две должности, не должен уходить в отпуск в то время, когда отдыхает работник, на которого потенциально можно возложить его обязанности (как по основной, так и по совмещаемой должности).

Внесение изменений в график отпусков

На практике график отпусков соблюдается не всегда: к моменту начала отпуска у работников могут измениться семейные обстоятельства, личные планы, работники могут обратиться к руководителю с просьбой о переносе отпускного периода на другое время, либо в связи с производственной необходимостью наниматель отзывает работника из отпуска.

Основанием для любого изменения графика отпусков является соглашение сторон. График отпусков является обязательным как для работодателя, так и для работника (ст.168 ТК). Отступить от установленного времени использования отпуска можно только по договоренности сторон и при соответствующем отражении изменения в графике отпусков.

Утвержденный график обязателен и для работодателя, и для работника. Однако определены случаи, когда отпуск работника может быть перенесен на другой срок: если предоставление полного трудового отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной деятельности организации (ст.170, 171 ТК). Перенос части отпуска на следующий рабочий год допускается с согласия работника. Переносимая часть трудового отпуска по желанию работника присоединяется к отпуску за следующий рабочий год или используется отдельно. Данный перенос является основанием для внесения изменений в график отпусков.

Работникам, имеющим право на преимущества в предоставлении отпуска до истечения шестимесячного срока работы или в удобное для них время на основании заявления или просьбы, что предусмотрено соответствующими статьями ТК, не вменяется в обязанность представлять такие заявления или просьбы до составления графика отпусков - они могут быть направлены в любое время. Но для того чтобы не заниматься постоянным редактированием графика отпусков, следует выяснить намерения этих работников на этапе его разработки.

Обратите внимание! Изменить график отпусков необходимо и в случае, когда в организацию принимаются новые сотрудники. Это можно сделать двумя способами. Можно изменить документ и утвердить его заново уже с учетом прихода новых сотрудников и тех, кто уволился. Данный способ наиболее актуален для небольших по численности работающих предприятий. Также можно ежемесячно издавать дополнения к документу, используя унифицированную форму, и записывать в него новых сотрудников. Так как дополнение является приложением к основному графику отпусков, то и утверждаться оно будет в том же порядке. Сначала его нужно завизировать у руководителей кадровой службы и структурных подразделений, затем согласовать с профсоюзным органом (если он есть и такое согласование предусмотрено коллективным договором). Только после этого дополнение должен утвердить руководитель организации. Кроме того, нужно будет издать приказ, в котором будут указаны причины изменений.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за 15 дней до его начала (ст.169 ТК). Для того чтобы выполнить это требование, отдельные организации вводят в графике отпусков дополнительную графу «С графиком ознакомлен. Дата. Подпись» или «О времени начала отпуска извещен. Дата. Подпись». Организациям предоставлено право вводить дополнительные реквизиты в утвержденные унифицированные формы первичной учетной документации, однако вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации. Данное требование об извещении работника о начале отпуска можно также соблюсти, если составить лист ознакомления, который будет приложением к графику отпусков. В таком случае можно и не вводить дополнительную графу об извещении работников о времени начала отпусков.

Составленный проект графика отпусков (до утверждения он остается проектом) визируется руководителем кадровой службы и руководителями структурных подразделений. Далее он передается в профсоюзный орган организации. Мнение руководителя учитывается при подготовке окончательного варианта. Выписка из протокола заседания профсоюзного органа организации будет документом, подтверждающим получение этого мнения.

Если в организации нет профсоюзного органа, то в строках грифа согласования графика отпусков указывается «Профсоюзная организация не создана».

Утвержденный руководителем организации график вывешивается в удобном для ознакомления месте, а его копии или же выписки направляются в структурные подразделения организации. Сводный график отпусков должен находиться в бухгалтерии и отделе кадров.

Оформление графика отпусков

Приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 утверждена Унифицированная система организационно-распорядительной документации, которой в правила оформления некоторых видов документов были внесены изменения. Унифицированной системой организационно-распорядительной документации установлен и график отпусков.

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания выборного

профсоюзного органа

24.12.2014 № 14

Визы

График отпусков, составленный по унифицированной форме, необходим бухгалтерии организации для учета планируемых расходов на оплату труда. В данные расходы включаются:

• любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах;

• стимулирующие начисления и надбавки;

• компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда;

• премии и единовременные поощрительные начисления;

• расходы, связанные с содержанием работников, предусмотренные нормами законодательства.

Обратите внимание! Наниматель обязан выплатить средний заработок за время трудового отпуска не позднее чем за 2 дня до начала отпуска согласно ст.176 ТК, а в соответствии с п.4 Декрета Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины - не позднее чем за 1 день до начала отпуска.

Средний заработок за время отпуска рассчитывается в соответствии с Инструкцией о порядке исчисления среднего заработка, сохраняемого в случаях, предусмотренных законодательством, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 10.04.2000 № 47.

График отпусков для бухгалтерии является документом, на основании которого формируется информация о периодах выплаты отпускных, поэтому споры между бухгалтерией и отделом кадров о его форме должны решаться в пользу унифицированной формы.

Ответственность за несоблюдение графика трудовых отпусков

Соблюдение графика трудовых отпусков является обязанностью как нанимателя, так и работника, а срок трудового отпуска, запланированного графиком, может быть изменен только по соглашению сторон.

Случаи, когда наниматель имеет право изменить время предоставления трудового отпуска в одностороннем порядке, предусмотрены ст.172 ТК:

• неожиданная приостановка работы в связи с аварией;

• стихийное бедствие;

• необеспеченность энергоресурсами, сырьем;

• другие исключительные и заранее не предвиденные обстоятельства.

Во всех иных случаях, если работник отказался от изменения срока предоставления трудового отпуска, запланированного графиком, наниматель не вправе не предоставить его работнику. При этом он также обязан оформить предоставление работнику трудового отпуска и в установленный срок произвести выплату среднего заработка за время отпуска - отпускных. В случае отказа нанимателя совершить эти действия им будут нарушены права работника и, соответственно, трудовое законодательство.

В такой ситуации самовольный уход работника в отпуск также повлечет нарушение трудовой дисциплины и будет являться прогулом (п.34 постановления Пленума Верховного Суда Республики Беларусь от 29.03.2001 № 2 «О некоторых вопросах применения судами законодательства о труде», с изменениями и дополнениями).

Работник, чьи права нарушены, за восстановлением нарушенных прав может обраться за установлением данного факта в Департамент государственной инспекции труда Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь и его территориальные подразделения, профсоюз и (или) суд (ст.41 ТК).

Комиссия по трудовым спорам рассматривает споры работников - членов соответствующего профсоюза, связанные с применением законодательства о труде, коллективных договоров, соглашений и иных локальных нормативных правовых актов, трудовых договоров, в т.ч. о предоставлении отпусков (ст.236 ТК).

Таким образом, в случае возникновения трудового спора о предоставлении трудового отпуска для его разрешения работнику в первую очередь следует обращаться в комиссию по трудовым спорам. Далее при несогласии с решением комиссии по трудовым спорам, а также в случае, если данная комиссия не рассмотрела заявление работника в установленный 10-дневный срок, работник имеет право обраться в суд (часть первая ст.241 ТК). Работники, работающие у нанимателей, где комиссии по трудовым спорам не созданы, а также работники - не члены профсоюза, не обратившиеся в комиссию по трудовым спорам, имеют право обраться в суд (требование первичного обращения в комиссию по трудовым спорам не применяется) (часть вторая ст.241 ТК). При рассмотрении индивидуальных трудовых споров работники освобождаются от уплаты судебных расходов.

При обращении за разрешением трудового спора в комиссию по трудовым спорам и (или) в суд работникам необходимо не пропустить срок исковой давности, установленный ст.242 ТК, - 3 месяца со дня, когда они узнали или должны были узнать о нарушении своего права.

Нарушение нанимателем законодательства о труде может также повлечь правовые последствия, связанные с расторжением трудового договора по требованию или по желанию работника, а также выплатой выходного пособия в размере не менее двухнедельного среднего заработка в соответствии с частью третьей ст.48 ТК, либо в случае расторжения контракта - минимальной компенсации в размере трех среднемесячных заработных плат за ухудшение его правового положения (п.2 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 02.08.1999 № 1180 «Об утверждении примерной формы контракта нанимателя с работником»).

Далее рассмотрим правовые последствия нарушения графика отпусков работниками.

Трудовой распорядок для работников определяется в т.ч. и графиками отпусков, соблюдение которых является обязанностью работника (ст.194 ТК). Работник обязан подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка, иным документам, регламентирующим вопросы дисциплины труда, выполнять письменные и устные приказы (распоряжения) нанимателя, не противоречащие законодательству и локальным нормативным правовым актам (ст.53 ТК).

По общему правилу срок предоставления трудового отпуска может быть изменен только по соглашению сторон.

Обратите внимание! Если график трудовых отпусков составлен с соблюдением требований законодательства, однако работник отказывается от ухода в отпуск в запланированный графиком срок, а также отказывается от ознакомления с приказом об отпуске и, если наниматель не намерен перенести срок предоставления отпуска, то следует составить акт об отказе работника от ознакомления с приказом. При этом, если своевременно произведена выплата среднего заработка, сохраняемого за период отпуска, то работнику следует использовать трудовой отпуск в установленный графиком трудовых отпусков период. Отказ работника без законных оснований в одностороннем порядке от использования трудового отпуска и выход его на работу с первого дня отпуска может рассматриваться как нарушение трудовой дисциплины. Следует обратить внимание, что применить меры дисциплинарной ответственности наниматель может только в том случае, если в табеле учета рабочего времени в этот день работнику отмечены рабочие часы, а не отпуск.

Кроме привлечения к дисциплинарной ответственности на основании ст.173 ТК наниматель вправе отказать работнику в переносе отпуска и не выплачивать денежную компенсацию за неиспользованный отпуск (кроме случаев, предусмотренных частью первой 179 ТК), если трудовой отпуск предоставлен с соблюдением установленного порядка, но работник отказывается использовать отпуск в определенный для него срок без законных оснований. В рассматриваемом случае наниматель не может издать приказ об отстранении работника от работы, так как такой случай не предусмотрен законодательством.

Если наниматель предоставил работнику трудовой отпуск с соблюдением законодательства, в т.ч. своевременно выплатил за время трудового отпуска средний заработок, с первого дня отпуска работник будет считаться находящимся в трудовом отпуске, т.е. будет освобожден от работы. В случае выхода работника по собственной инициативе на работу со дня начала отпуска наниматель может сообщить работнику о том, что он считается находящимся в отпуске, не поручать ему работу и в табеле учета рабочего времени проставлять не рабочие часы, а символ, обозначающий трудовой отпуск. Однако в таком случае наниматель не сможет применить меру дисциплинарного взыскания и норму ст.179 ТК, так как работник является находящимся в трудовом отпуске, в т.ч. согласно табелю учета рабочего времени.

Обратите внимание! Юридические и физические лица, виновные в нарушении законодательства о труде, несут дисциплинарную, административную, уголовную и иную ответственность в соответствии с законодательством. За данные нарушения законодательства о труде установлены санкции - наложение штрафа в размере от 2 до 20 базовых величин (п.4 ст.9.19 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях).