Правила организации работы ведомственного архива.

Ведомственные архивы, составляя государственную часть архивного фонда РФ, не входят в систему государственной архивной службы, но являются источниками пополнения АФ РФ. Ведомственный архив понятие широкое. Сюда входят и центральный архив ведомства, и архив областного учреждения, хранящий материалы под- ведомственных организаций, и архив низового учреждения, предприятия. В структуре учреждения может не быть специального подразделения – архива, и в штатном расписании может отсутствовать должность архивного работника, но архив все равно существует. В таком случае руководитель учреждения назначает приказом работника, ответственного за архив. Министерства, ведомства, организации и учреждения обеспечивают сохранность и учет документов, приведение их в порядок, организацию использования, а так же своевременную передачу их на государственное хранение. Все работы с документами в ведомственном архиве ведутся с соблюдением правил, устанавливаемых Росархивом. Существуют следующие разновидности ведомственных архивов: · центральный отраслевой архив министерства хранит документы организаций отрасли всех уровней; · центральный архив министерства хранит документы центрального аппарата и непосредственно подчиненных организаций; · объединенный ведомственный архив хранит документы организаций, связанных соподчиненностью или однотипных по профилю деятельности; · объединенный межведомственный архив хранит документы организаций нескольких отраслей, систем. Архив учреждения, организации, предприятия хранит документы только одного учреждения и его общественных организаций. Профиль архива определяется положением о нем. Согласно типовым положениям о ведомственном архиве для всех их разновидностей в состав хранящихся документов входят: · законченные текущим делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в результате деятельности учреждения; · документы временного срока хранения (свыше 10 лет), необходимые в практической деятельности, · документы по личному составу; · документы постоянного хранения и по личному составу учреждений предшественников, а также ликвидированных учреждений непосредственно подчиненных министерству; · личные фонды деятелей науки, искусства, работавших в данном учреждении. Кроме того, в архиве хранятся копии особо ценных документов, печатные издания, научно-справочный аппарат к документам архива. Главные задачи ведомственного архива: · комплектование архива; · обеспечение сохранности и учет документов; · отбор, обработка и подготовка к передаче дел на государственное хранение; · использование хранящихся в архиве документов; · осуществление методического руководства и контроля организации документов в делопроизводстве. В соответствии с задачами определяются функции архива. 1. Комплектование архива, прием документов из структурных подразделений, подведомственных организаций; ежегодное проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, отбор и оформление документов на дела, подлежащие дальнейшему хранению. 2. Обеспечение сохранности документов, создание условий, обеспечивающих сохранность документов, улучшение температурно- влажностного режима, нормальных санитарно-гигиенических условий, организация учета документов, проверки наличия дел, проведение дезинфекции документов, реставрации, топографирование, подготовка к передаче на государственное хранение. 3. Использование документов, информирование руководителей и работников о составе и содержании документов, исполнение запросов учреждений и граждан. 4. Контроль и оказание помощи делопроизводственным службам, составление номенклатуры дел, участие в работе ЭК, проверка правильности формирования и оформления дел, проверяют работу архивов подведомственных организаций.