Расчет необходимой площади помещения

Например, вы организуете корпоративный праздник. В концепции праздника предполагаются торжественный ужин, шоу-программа и танцы. Участники – около 100 человек.

Во время ужина и шоу-программы все участники будут сидеть за столиками. Для зоны питания необходимо около 1, 5 кв. метров на человека, то есть около 150 кв. метров для банкетной рассадки. Для танцев также будет необходимо около 1, 5 кв. метров на человека, то есть около 150 кв. метров свободной площади. Таким образом, общая площадь необходимого помещения составит 300 кв. метров (150 + 150).

Поскольку это не конкурс танцев, зная аудиторию, мы можем предположить, что вряд ли все гости станут танцевать одновременно – вероятно, танцы привлекут не более 80 % приглашенных. Мы делаем предположение, что не менее 30 кв. метров можно занять для сцены и другого оборудования.

Бронирование зала для мероприятия

Делать это нужно тоже загодя. Если вы хотите забронировать зал для проведения корпоративного праздника в последнюю рабочую пятницу этого года, то учтите, что уже в декабре и ноябре большинство лучших площадок будет занято.

Если же вы хотите забронировать первый рабочий вторник после Нового года, интересные для вас площадки почти наверняка будут свободны. Соответственно, нужно учитывать загрузку площадок в зависимости от времени проведения вашего мероприятия и стараться сделать бронь по возможности заранее. То же касается бронирования номеров в гостинице для участников мероприятия.

Что нужно сообщить при бронировании (пример запроса)

– Дата и продолжительность мероприятия.

– Время начала и конца мероприятия (дата заезда-выезда).

– Число участников.

– Примерная программа мероприятия (когда перерывы на чай-кофе, когда обед).

– Нужно ли будет обеспечить напитки и еду.

– Будет ли банкет или фуршет.

– Нужно ли делить аудиторию на группы и будут ли им нужны дополнительные помещения.

– Какое оборудование будет использовано (возможно, вы его арендуете у владельца площадки, возможно, привезете свое, но все равно владельцу площадки необходимо знать, что оно будет).

– Реквизиты компании-заказчика (то есть вашей).

– Контактные данные ответственного лица, включая мобильный телефон (то есть ваши).

В случае если речь идет о гостинице, при необходимости вы можете также спросить о визовой поддержке.

Оцените также, какие у вас есть особые требования к месту проведения и насколько выбранное место им соответствует.

Вот что надо узнать в первую очередь:

– наличие охраны;

– возможность доставки участников к месту проведения мероприятия;

– наличие парковки (и, возможно, парковщика);

– пропускная способность зала на вход и выход;

– доступность зала (насколько сложна планировка здания);

– легкость передвижения по помещению, пропускная или свободная система доступа в него;

– наличие дополнительного сервиса у выбранной площадки:

– услуг кейтеринга/ресторана для организации питания;

– услуг бизнес-центра (например, если понадобится срочно отправить факс, что-то ксерокопировать или воспользоваться Интернетом).

В случае необходимости пропишите эти условия в договоре, оговорите сроки платежей и другие условия.