Документация, инвентаризация, техника и формы бухгалтерского учета

4.1 Бухгалтерские документы, их понятие, классификация. Документооборот и его значение

4.2 Инвентаризация: понятие, виды и оформление ее результатов

4.3 Обобщение данных синтетического учета, оборотные ведомости по этим счетам, их назначении.

4.4 Формы бухгалтерского учета

4.1 Бухгалтерские документы, их понятие, классификация. Документооборот и его значение

Документ – это бумажный носитель информации, который подтверждает факт совершенствования хозяйственных операций в денежном измерении.

Документы бывают распорядительные, оправдательные и бухгалтерского оформления. По строению документы бывают различной формы: табличные, анкетные, комбинированные.

На основании первичных документов в бухгалтерии формируют записи на счетах бухгалтерского учета. Для правильного отражения документации существует документооборот.

Документооборот – это процесс обращения документов с момента его создания до сдачи в архив. На каждом предприятии документооборот оформляется приказом руководителя.

Документооборот состоит из следующих этапов:

1. Создание документа – оформление документа в момент совершения хозяйственной операции или сразу после нее.

2. Проверка документов – означает проверку документов в бухгалтерии с точки зрения целесообразности его составления, правильности заполнения всех реквизитов и верности указанных сумм.

3. Контировка и таксировка. Таксировка означает перевод натуральных и количественных показателей в денежный измеритель, после этого оформляется Контировка, т. е. на основании первичных документов бухгалтерского учета проводят записи на счетах бухгалтерского учета.

4. Сдача в архив – по истечении сроков использование документов, бухгалтерские документы группируются по отдельным элементам и сдаются в архив. Сроки хранения документов устанавливается государством и утверждаются приказом по документообороту.

4.2 Инвентаризация: понятие, виды и оформление ее результатов

Инвентаризация - это сравнение данных фактического наличия имущества и обязательств с данными бухгалтерского учета. В соответствии с законодательными актами инвентаризации могут проводиться в обязательном порядке (при смене МОЛ, при стихийных бедствиях и т.п.) и по усмотрению руководителя предприятия.

По результатам инвентаризации может быть выявлено три результата:

1. Совпадение данных бухгалтерского учета с данными фактического наличия;

2. Недостача – при ее обнаружении сумма недостачи отражается по счету 94. сумма недостачи списывается на виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков от порчи или недостачи, то эти убытки описываются на финансовые результаты организации. В бухгалтерском учете недостачи оформляются следующими проводками:

Д 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 50 «Касса»… - обнаружена недостача;

Д 73.2 «Возмещение недостачи» К 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – недостача отнесена на виновных лиц;

Д 50 «Касса», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» К 73.2«Возмещение недостачи» – возмещение недостачи из заработной платы виновника, либо путем внесения в кассу;

Д 9.2 «Прочие расходы» К 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – списана недостача (некомпенсируемая).

Если недостачи возникли в результате чрезвычайных происшествий, то суммы недостачи описываются за счет прибыли Д 99 «Прибыли и убытки» К 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

3. Излишки – они приходуются в составе финансовых результатов предприятия

Д 10 «Материалы», 41 «Товары», 50 «Касса», 51 «Расчетные счета» К 91.1 «Прочие доходы».

4.3 Обобщение данных синтетического учета, оборотные ведомости по этим счетам, их назначение

Для получения сводных данных по счетам и проверки правильности записей на счетах в конце месяца все синтетические счета обобщаются с помощью оборотной ведомости.

Оборотная ведомость – сводка оборотов и остатков по счетам за определенный период (месяц).

Если записи по счетам сделаны правильно, то по итогу оборотной ведомости должны быть три пары равных итогов. Первая пара – итоги сальдо начального по дебету и кредиту. Это обусловлено равенством итогов активов и пассивов баланса. Вторая пара – обороты по дебету и кредиту равны. Равенство обусловлено применением метода двойной записи. Третья пара вытекает из первых двух.

Итоги оборотной ведомости сверяются с регистрационным журналом, они должны совпадать.

Оборотная ведомость по синтетическим счетам иногда называется оборотным балансом, т. к. она содержит почти все его оборотные показатели бухгалтерского баланса.

Оборотные ведомости по счетам аналитического учета.

Тождество синтетического и аналитического учетов проверяются с помощью оборотной ведомостью по аналитическим счетам. Различают две формы оборотной ведомости:

1. Количественно-суммовая ведется и в натуральном и в денежном выражении и предназначена для тех аналитических счетов, которые ведутся в количественных и денежных измерителях.

2. Суммовая ведомость – формируется только в денежном выражении, применяется для учета расчетов.

В практике бухгалтерского учета применяются шахматные оборотные ведомости и сальдовые оборотные ведомости. Первые расшифровывают обороты по каждому счету, во - вторых ведется учет остатков материалов.

Исправительные записи в регистрах бухгалтерского учета можно осуществить только в учетных регистрах с ограниченным количеством методов исправления. Различают 3 метода исправления ошибок в бухгалтерском учете:

1. корректурный;

2. способ дополнительных проводок – применяется в том случае, когда необходимо пересчитать суммы в сторону увеличения при правильно сформированной проводке. Для исправления формируется такая же проводка на сумму недостающую до верного результата, при этом запись осуществляется черными чернилами.

3. метод красного «сторно» - данный метод исправления ошибок применяется в нескольких вариантах:

· если указана сумма больше, чем необходима

Д 70 К 50 11 000

Д 70 К 50 1000 – если нет красной

10 000 – сторнированная запись обозначает вычитание.

· Применяется при неправильно сформированной проводки:

Д 73 К 50 10 000

Д 73 К 50 10 000

Д 70 К 50 10 000

· Когда необходимо списать экономию – исправительные записи составляются на примере пункта 1.

Любое исправление должно быть подтверждено главным бухгалтером.

4.4 Формы бухгалтерского учета

В регистрах бухгалтерского учета на основании данных первичных учетных документов проводится систематизация и накопление информации для бухгалтерской отчетности.

В соответствии с положениями Федерального закона " О бухгалтерском учете" организации могут использовать в качестве регистров бухгалтерского учета специальные книги (журналы), листы и карточки машинограммы, полученные при помощи средств вычислительной техники, а также магнитные ленты, диски, дискеты, иные машинные носители информации.

Под формой бухгалтерского учета понимается определенная структура учетных регистров, в которых специальным способом записи осуществляется последовательная взаимосвязка между документами и этими регистрами.

В настоящее время используют:

1) журнал-Главная;

2) мемориально-ордерная;

3) упрощенная система. В соответствии с Приказом Минфина России от 21 декабря 1998 г. N 64н " О типовых рекомендациях по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства" субъекты малого предпринимательства могут применять упрощенную форму бухгалтерского учета (простая форма и форма с использованием регистров учета имущества).

4) журнально-ордерная форма, утвержденную Письмом Минфина СССР от 8 марта 1960 г. N 63 " Об инструкции по применению единой журнально - ордерной формы счетоводства" (используют, как правило, крупные организации отраслей материального производства).

При использовании журнально-ордерной формы данные первичных документов накапливаются в журнале «Ордер», представляет собой регистр, который ведется по кредиту счета. Вспомогательным регистром к журналу «Ордер» является ведомость, которая ведется по дебету.

При заполнении журналов-ордеров и ведомостей записи на основании первичных документов осуществляется в хронологическом порядке. Журнал-ордер и ведомости ведутся ежемесячно.

В конце месяца в журнале-ордере подсчитывается кредитовый оборот, который переносится в главную книгу по соответствующему счету, также переносятся обороты по дебету из вспомогательных ведомостей и других журналов-ордеров.

Главная книга на предприятии фиксирует информацию отдельно по каждому счету и субсчету, открытому к нему. В главной книге по каждому счету или субсчету отражается информация по остаткам на начало, обороты за месяц и остаток на конец года.

Главная книга по счету

Данные главной книги используют для заполнения оборотно-сальдовой ведомости и бухгалтерского баланса.

Организации имеют право самостоятельно приспосабливать применяемые регистры бухгалтерского учета к специфике своей деятельности при соблюдении общих методологических принципов бухгалтерского учета.

Согласно Федеральному закону " О бухгалтерском учете" содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.