Табличный процессор Excel

Табличным процессором или электронной таблицей называется прикладная программа, предназначенная для хранения данных различных типов в табличной форме и их обработки. Табличные процессоры обеспечивают работу с большими таблицами чисел. При работе с табличным процессором на экран выводится прямоугольная таблица, в клетках которой могут находиться числа, пояснительные тексты и формулы для расчета значений в клетке по имеющимся данным.

Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчёт по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчёту значений всех ячеек, которые с ней связаны формулой.

Все распространенные табличные процессоры позволяют:

• работать с трехмерными таблицами, каждая из которых представляет собой поименованную совокупность двумерных таблиц;
• строить диаграммы по данным из различных таблиц;
• автоматически заполнять табличные ячейки числовыми или иными последовательностями (дни недели, месяцы, годы и т. д.), в том числе и заданными пользователями;
• работать с внешними базами данных;
• использовать большое число встроенных функций, позволяющих при проектировании таблиц выполнять финансовые, математические, статистические и другие расчеты;
• решать нелинейные уравнения и оптимизационные задачи итерационными методами;
• применять разнообразные средства управления атрибутами текста (шрифт, высота букв, начертание, направление, цвет, выравнивание и т.д.);
• предварительно просматривать документ перед печатью;
• вычислять значения элементов таблиц по заданным формулам;
• анализировать получаемые результаты;
• использовать языки программирования для реализации нестандартных функций;
• создавать простые схемы с помощью встроенного графического редактора;
• использовать систему работы с картами, позволяющую проводить региональный анализ экономических, демографических и прочих данных и представлять их в удобном для восприятия виде;
• защищать все или часть данных от неквалифицированного пользователя или несанкционированного доступа.

Табличные процессоры можно использовать в следующих областях:

1. бухгалтерский и банковский учет;
2. планирование и распределение ресурсов;
3. проектно-сметные работы;
4. инженерно-технические расчеты;
5. обработка больших массивов информации;
6. исследование динамических процессов.

18. Информационные технологии в делопроизводстве и документообороте.

19. Просмотр документов.

20. Основные принципы построения электронной системы управления документоборотом (ЭСУД) в организации.

Первый принцип создания ЭСУД - ориентация на работу с документами. Из этого принципа вытекает как следствие тот факт, что информационное обеспечение ЭСУД должно предоставлять возможность интегрированной обработки всех видов информации, циркулирующей в организации, в т.ч. документов, порожденных электронным и бумажным документооборотом: внешней и внутренней переписки, осуществляемой как в электронной, так и в бумажной форме. Основной частью ИО ЭСУД должна быть база данных электронных документов (БДД), которая становится элементом централизованной базы данных всей организации или предприятия и формируется как централизованный электронный архив документов (включающий в т.ч. и бумажные оригиналы и электронные копии оригиналов бумажных документов). Система управления базой данных документов должна обеспечивать выполнение следующих функций:

1. централизованную регистрацию всех документов, которые циркулируют в организации;

2. хранение документов в электронном виде в различных форматах;

3. ведение централизованного каталога документов организации, обеспечивающего возможность их поиска (по ключевым атрибутам, с использованием полнотекстового поиска и т.д.);

4. хранение полной истории работы с документами (кто, когда и как работал с документом), а также различных версий документов;

5. надежную систему защиты документов, регламентацию доступа персонала к документам различного назначения;

6. возможность поддержки архивов документов на всех видах внешних устройств, включая магнитооптические и библиотеки CD-ROM.

Прикладное программное обеспечение ЭСУД должно включать следующие ключевые компоненты:

1. систему управления хранением документов – программное обеспечение, реализующие функции управления единым документарным фондом организации (централизованным архивом);

2. систему управления документооборотом – программное обеспечение, реализующее администрирование документооборота, управление маршрутизацией и движением документов, координацию документопотоков, контроль за передвижением документов, за

3. своевременной их обработкой и т.д.;

4. набор стандартных бизнес - приложений, использующихся сотрудниками организации для подготовки документов – текстовых процессоров, электронных таблиц, и т.п., набор специализированных функциональных приложений, предназначенных для подготовки документов (в отличие от стандартных бизнес - приложений, они взаимодействуют с базой данных, поддерживающей структурированную информацию);

5. систему экспорта /импорта документов.

В качестве центрального управляющего блока программного обеспечения ЭСУД выступает система управления полномочиями пользователей, которая призвана осуществлять разграничение доступа пользователей к информации (в т.ч. к документам различной степени секретности) и регламентацию доступа пользователей к функциям, предоставляемым системой.

Первый принцип создания ЭСУД - ориентация на работу с документами. Из этого принципа вытекает как следствие тот факт, что информационное обеспечение ЭСУД должно предоставлять возможность интегрированной обработки всех видов информации, циркулирующей в организации, в т.ч. документов, порожденных электронным и бумажным документооборотом: внешней и внутренней переписки, осуществляемой как в электронной, так и в бумажной форме. Основной частью ИО ЭСУД должна быть база данных электронных документов (БДД), которая становится элементом централизованной базы данных всей организации или предприятия и формируется как централизованный электронный архив документов (включающий в т.ч. и бумажные оригиналы и электронные копии оригиналов бумажных документов). Система управления базой данных документов должна обеспечивать выполнение следующих функций:

1. централизованную регистрацию всех документов, которые циркулируют в организации;

2. хранение документов в электронном виде в различных форматах;

3. ведение централизованного каталога документов организации, обеспечивающего возможность их поиска (по ключевым атрибутам, с использованием полнотекстового поиска и т.д.);

4. хранение полной истории работы с документами (кто, когда и как работал с документом), а также различных версий документов;

5. надежную систему защиты документов, регламентацию доступа персонала к документам различного назначения;

6. возможность поддержки архивов документов на всех видах внешних устройств, включая магнитооптические и библиотеки CD-ROM.

Прикладное программное обеспечение ЭСУД должно включать следующие ключевые компоненты:

1. систему управления хранением документов – программное обеспечение, реализующие функции управления единым документарным фондом организации (централизованным архивом);

2. систему управления документооборотом – программное обеспечение, реализующее администрирование документооборота, управление маршрутизацией и движением документов, координацию документопотоков, контроль за передвижением документов, за

3. своевременной их обработкой и т.д.;

4. набор стандартных бизнес - приложений, использующихся сотрудниками организации для подготовки документов – текстовых процессоров, электронных таблиц, и т.п., набор специализированных функциональных приложений, предназначенных для подготовки документов (в отличие от стандартных бизнес - приложений, они взаимодействуют с базой данных, поддерживающей структурированную информацию);

5. систему экспорта /импорта документов.

В качестве центрального управляющего блока программного обеспечения ЭСУД выступает система управления полномочиями пользователей, которая призвана осуществлять разграничение доступа пользователей к информации (в т.ч. к документам различной степени секретности) и регламентацию доступа пользователей к функциям, предоставляемым системой.

Второй принцип создания ЭСУД - разработка " активного " программного обеспечения для ЭСУД. Работа с документами является основным способом выполнения функций для персонала организации. Цель автоматизации процессов движения документов и связанных с ними заданий – получение целостного механизма управления деятельностью предприятия, поэтому ПО ЭСУД должна выполнять следующие функции:

1. обеспечивать возможность руководству организации распределять работы и контролировать процесс их выполнения исполнителями;

2. до каждого исполнителя доводить информацию о том, какие работы, в какие сроки и в какой последовательности он должен выполнять;

3. доставлять на рабочие места исполнителей документы и поручения;

4. выстраивать список работ, которые должен выполнить исполнитель;

5. обеспечивать исполнителю возможность после выбора из списка соответствующей работы, «погружения» его именно в то функциональное приложение, которое связано с соответствующим типом работы (или задания).

Модель " активного" программного обеспечения принципиально отличается от традиционной модели " пассивного" ПО, предоставляющего лишь возможность пользователю выполнить те или иные заранее предопределенные функции, а не планирующего и контролирующего, какие функции и когда необходимо выполнить. Для достижения поставленной цели электронная система управления документооборотом должна разрабатываться на базе использования технологии " workflow", позволяющей планировать выполнение потока работ и подключения к каждой работе своего программного обеспечения и необходимых электронных документов.

Третий принцип создания ЭСУД - программное обеспечение ЭСУД должно легко адаптироваться к изменениям конкретных условий эксплуатации. Отсюда вытекает необходимость разрабатывать и внедрять ПО ЭСУД двумя методами:

1. методом компонентного проектирования,

2. с использованием средств CASE - технологии проектирования ИС.

Метод компонентного проектирования основан на использовании готовых программных средств (коробочных программных продуктов), предназначенных для решения отдельных групп задач, например, получения и ведения системы электронных документов, хранения и поиска электронных документов, пересылки документов на исполнение и его контроль и т.д. Эти программные продукты на первом этапе – после установки подвергаются настройке на параметры предметной области и объединяются в единую систему, поскольку каждый из них обладает свойствами открытости. В процессе эксплуатации такой системы – на втором этапе осуществляется постоянная адаптация ее отдельных компонент к изменениям условий функционирования: изменению состава задач и состава функций, количества и видов документов, изменению аппаратной платформы, числа пользователей, поскольку все компоненты ЭСУД обладают свойствами масштабируемости, открытости, модульности и т.д.

21. Формирование управленческих решений с помощью информационных технологий..

22. Использование ИПС (“Консультант Плюс” и “Гарант”) в процессе принятия решений.

23. Использование СППР в практической деятельности экономиста в государственном управлении.

36. Обработка экономической информации на основе табличных процессоров: обработка списков в Microsoft Excel.

Табличный процессор обеспечивает работу с большими таблицами чисел. При работе с табличным процессором на экран выводится прямоугольная таблица, в клетках которой могут находиться числа, пояснительные тексты и формулы для расчета значений в клетке по имеющимся данным. То есть программные средства для проектирования электронных таблиц называют табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. С помощью электронных таблиц можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и т.д.

MS Excel – одна из самых популярных сегодня программ электронных таблиц. Ею пользуются ученые и деловые люди бухгалтеры и журналисты, с ее помощью ведут разнообразные таблицы, списки и каталоги, составляют финансовые и статистические отчеты, подсчитывают состояние торгового предприятия, обрабатывают результаты научного эксперимента, ведут учет, готовят презентационные материалы. Возможности Excel очень высоки. Обработка текста, управление базами данных – программа настолько мощна, что во многих случаях превосходит специализированные программы-редакторы или программы баз данных. Такое многообразие функций может поначалу запутать, чем заставить применять на практике. Но по мере приобретения опыта начинаешь по достоинству ценить то, что границ возможностей Excel тяжело достичь.

Программа Excel обеспечивает как легкость при обращении с данными, так и их сохранность. Excel позволяет быстро выполнить работу для которой не нужно затрачивать много бумаги и времени, а также привлекать профессиональных бухгалтеров и финансистов.

Данная программа сумеет вычислить суммы по строкам и столбцам таблиц, посчитать среднее арифметическое, банковский процент или дисперсию, здесь вообще можно использовать множество стандартных функций: финансовых, математических, логических, статистических.

В Microsoft Excel в качестве базы данных можно использовать список.

Список — это способ представления данных, определенным образом сформированный на рабо­чем листе Excel массив данных со столбцами и строками. данные в таблице взаимосвязаны и структура таблицы определяется заранее. Список может использоваться как база данных, в которой строки высту­пают в качестве записей, а столбцы являются полями. Первая строка списка при этом содержит названия столбцов. Каждая строка списка преобразуется в запись данных. Каждая за­пись должна содержать полное описание конкретного элемента. Количество полей в каждой записи — одинаково. Каждое поле в записи может являться объектом поиска или сортировки.

При выполнении обычных операций с данными, например, при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных, при этом курсор должен находиться в любом месте внутри таблицы.

Для ведения больших, постоянно пополняющихся списков, для удобства их заполнения, а также для организации поиска данных по какому-либо критерию в Excel используются формы (маски данных), в которых отображаются значения только одной записи.

37. Понятие корпоративной системы управления (КСУ).

Корпоративное управление есть система деятельности по регулированию отношений между участниками корпорации - финансовыми инвесторами, советом директоров, как представителем интересов всех держателей акций, и наемной высшей администрацией (топ - менеджментом), а также между последней и остальными служащими в условиях распыления прав собственности среди множества акционеров.

В рамках корпоративного управления отношения собственников между собой заменяются опосредованным отношением через корпорацию.

Корпоративное управление предполагает разделение прав собственности и контроля, что принципиально отличает его от не корпоративного управления (акционерное общество, в котором управляют собственники, строго говоря, корпорацией не является).

В широком смысле корпоративное управление - система организационно-экономических, правовых, управленческих отношений между субъектами, интерес которых, связан с деятельностью компании.

Система корпоративного управления в узком смысле слова характеризуется:

- составом участников;

- структурой акционерного капитала;

-полномочиями совета директоров и других выборных и назначаемых органов;

-механизмами (совокупностью процедур) воздействия на них со стороны заинтересованных лиц (stakeholders).

Механизм корпоративного управления включает:

- механизм контроля действий менеджеров и их замены;

- механизм перераспределения прав собственности в пользу более эффективных экономических агентов в том случае, когда собственники не способны или не желают контролировать управленцев.

- совокупностью норм корпоративного поведения;

- требованиями к раскрытию информации и пр.

38. КСУ в системе автоматизации документооборота, в комплексной системе управления, в системах офисных коммуникаций.

39. Контуры задач, решаемых с использованием КСУ

В настоящее время можно выделить следующие задачи, решаемые математической моделью оценки оптимального архитектурного обеспечения корабельных систем управления КСУ:

- Обеспечение количественной оценки любого варианта архитектурного построения КСУ

- Выбор (отбор) одного-двух наиболее перспективных вариантов построения КСУ на конкретном ограниченном множестве его архитектурных структур

- Обеспечение обоснованного распределения алгоритмов КСУ по его вычислительным средствам

КСУ, являясь сложными системами управления, имеют сложную структуру, состоящую из нескольких функциональных контуров управления. В связи с этим при проектировании КСУ задача его архитектурного построения распадается на две задачи:

1) Определение облика КСУ на верхнем уровне - уровне выбора укрупненного облика его вычислительных контуров

2) Определение облика КСУ на нижнем уровне - уровне выбора структуры каждого из вычислительных контуров.

Решение задачи выбора структуры КСУ осуществляется в два этапа (на верхнем и нижнем уровнях). В соответствии с вышеизложенным задача распределения алгоритмов по вычсилительным средствам КСУ также решается в два этапа:

1) Распределение задач по вычислительным контурам КСУ

2) Распределение задач по вычислительным средствам каждого контура КСУ

В качестве основных критериев, лежащих в основе проектирования современных и перспективных КСУ, используются (1 - 3):

- Эффективный критерий, связанный с выполнением КСУ поставленных перед ней задач

- Временной критерий, связанный с учетом сроковыхограничений на разработку КСУ

- Модернизационный критерий, определяющий модернизационный запас КСУ

- Стоимостный критерий, определяющий стоимость КСУ

- Массогабаритные и энергетические критерии, характеризующие соответствующие параметры КСУ

Любой из критериев, лежащих в основе проектирования КСУ, практически является аддитивным критерием контуров, из которых состоит КСУ, где контур характеризуется набором решаемых задач, а также вычислительными средствами, отнесенными к контуру.

Математическая модель оценки оптимального обеспечения КСУ состоит из модели верхнего уровня, позволяющей произвести укрупненный выбор облика вычислительных контуров КСУ, и из модели нижнего уровня, позволяющей определить структуру каждого из контуров КСУ

Модель верхнего уровня обеспечивает для КСУ определение числа вычислительных контуров, характеристик каждого контура, алгоритмического состава задач каждого контура.

Модель нижнего уровня обеспечивает для каждого контура определение числа и основных характеристик процессоров, внутриконтурных характеристик каналов связи, распределения алгоритмов по процессорам контура

Основная математическая модель, решаемая на верхнем уровне, сводится к минимизации функции при ограничениях

Математическая модель задачи нижнего уровня сводится к минимизации функции при ограничениях