Редактирование сводных таблиц

Пользователь может менять формат сводной таблицы, переименовывать поля или элементы, добавлять новые строки или столбцы, а также делать другие преобразования с внешним видом сводной таблицы.

Чтобы изменить название поля или элемента сводной таблицы, необходимо выделить нужную ячейку и набрать новое имя, которое не должно повторять существующие в исходной таблице имена.

Упражнение. Изменить текст заголовка, отражаемого в ячейке А3 по умолчанию, на «Сумма продаж», для этого:

· Выделить ячейку А3 сводной таблицы.

· С клавиатуры ввести новое имя.

Для формирования новой сводной таблицы достаточно изменить макет существующей.

Упражнение. Сформировать сводную таблицу, отражающую данные о величине сумм продаж товаров магазинам-закупщикам и доли каждого из них в общей сумме закупок, для чего:

· Установить курсор в любую ячейку созданной сводной таблицы. Если при этом на экран не выводится окно Список полей сводной таблицы, то необходимо на вкладке Параметры в группе Показать или скрыть нажать кнопку Список полей.

· Для очистки макета оттащить поля, расположенные в нижней части окна Список полей сводной таблицы в любое место окна.

· При помощи мыши перетащить поле «Наименование магазина» (4-е сверху) в область Названия строк, поле «Сумма» - в область Значения и сделать щелчок левой кнопкой мыши по данному полю. В открывшемся окне выбрать команду Параметры полей значений…, затем в опции Пользовательское имя ввести с клавиатуры «Сумма продаж» и нажать ОК.

· При помощи мыши вторично перетащить поле «Сумма» в область Значения и сделать щелчок левой кнопкой мыши по данному полю. В открывшемся окне выбрать команду Параметры полей значений…, затем в опции Пользовательское имя ввести с клавиатуры «Доля магазина», в этом же окне выбрать вкладку Дополнительные вычисления. В опции Дополнительные вычисления нажать стрелку вниз и выбрать Доля от общей суммы. Нажать ОК.

Упражнение. Сформировать сводную таблицу, отражающую данные о средней сумме закупок магазинов по видам техники, для чего необходимо:

· Установить курсор в любую ячейку созданной сводной таблицы.

· Для очистки макета оттащить поля в любое место окна.

· При помощи мыши перетащить поле «Наименование магазина» в область Названия столбцов, поле «Вид продукции» - в область Названия строк, поле «Сумма» - в область Значения и сделать щелчок левой кнопкой мыши по кнопке данного поля. В открывшемся окне выбрать команду Параметры полей значений…, затемв открывшемся окне на вкладке Операция выбрать Среднее и нажать ОК.

· Установить курсор в сводную таблицу.

· Выбрать вкладку Параметры, в группе Сводные таблицы нажать кнопку Параметры.

· В открывшемся окне Параметры сводной таблицы на вкладке Итоги и фильтры удалить флажки Показывать общие итоги для столбцов и Показывать общие итоги для строк. Нажать ОК.

Групповые операции в сводных таблицах.

В сводных таблицах имеется возможность группировать полученные данные по различным признака (по датам, месяцам, кварталам, по указанным интервалам значений и т.д.)

Упражнение. Создать сводную таблицу с данными о количестве проданных товаров в определенных диапазонах цен, для этого:

· Установить курсор в любую ячейку созданной сводной таблицы.

· Для очистки макета оттащить поля в любое место окна.

· При помощи мыши перетащить поле «Цена» в область Названия строк, поле «Количество» - в область Значения.

· Установить курсор в ячейку А4 ищелкнуть правой кнопкой мыши для вызова контекстного меню.

· В контекстном меню выбрать команду Группировать.

· В открывшемся окне Группирование в опции С_шагом ввести c клавиатуры 300 (минимальная и максимальная цена товара - 50 и 800-устанавливается автоматически из списка) и нажать ОК.

Создание вычисляемых полей в сводных таблицах

В сводных таблицах существует возможность производить вычисления над данными. При этом происходит создание нового поля сводной таблицы, с помощью операций над существующими полями.

Упражнение. Создать сводную таблицу для вывода итоговых сумм продаж по видам реализованной продукции в условных единицах и рублевом эквиваленте. Для этого:

· Установить курсор в любую ячейку созданной сводной таблицы.

· Для очистки макета оттащить поля в любое место окна.

· При помощи мыши перетащить поле «Вид продукции» в область Названия строк, поле «Сумма» - в область Значения.

· В ячейку А3 сводной таблицы ввести с клавиатуры «Сумма продаж».

· Установить курсор в любую ячейку созданной сводной таблицы.

· На вкладке Параметры в группе Сервис нажать кнопку Формулы. В открывшемся окне выбрать команду Вычисляемое поле.

· В открывшемся окне Вставка вычисляемого поля в окне Имя ввести «Сумма продаж в рублях», затем перевести курсор в окно Поля и сделать двойной щелчок по полю Сумма (имя данного поля будет отражено в окне Формула после знака «=»), нажать умножить (*) и ввести с клавиатуры значение текущего курса доллара. Нажать ОК.

· Установить курсор в ячейку С4 сводной таблицы и ввести с клавиатуры «Сумма продаж в рублях».