Формирование позитивных впечатлений и воспоминаний

Позаботьтесь о первом и последнем впечатлении о вашем мероприятии. Человеческая психика устроена так, что имен­но эти моменты наиболее запоминаются.

Что увидят участники, придя на мероприятие? Смоделируйте это и проверьте на себе. Каким они увидят зал (или регистраци­онный стол)? Что почувствуют, оправдаются ли их ожидания? Как с ними поздороваются? Какова церемония открытия ме­роприятия, кто произносит первое слово? Эти элементы сразу же создадут определенное настроение участника.

Так же важен и финал. Как происходит церемония за­крытия мероприятия? Как попрощаются с участником? Что останется на память? Очень неприятно, если к тебе теряют интерес после того, как дело сделано. Постарайтесь, чтобы люди покидали ваше мероприятие в приподнятом и вооду­шевленном состоянии духа.

Организация мероприятий - это бизнес впечатлений. Первое впечатле­ние может быть таким: человек входит в зал и поражается: «Ах!» - он увидел нечто, что произвело на него огромное впечатление. Дальше он уже замечает какие-то детали. Но в самый первый момент он видит сразу же зал. Это его первое впечатление. Первым впечатлением могут быть девушки, которые встречают на регистрации. Их поведение должно быть грамотным и профессио­нальным. Они должны искренне поздороваться и пожелать успехов участникам.

Именно это станет первым впечатлением у приглашенных, поэтому к нему нужно серьезно готовиться. Так же важно последнее впечатление.

К сожалению, в нашем жестоком коммерческом мире существует та­кой феномен, как потеря интереса к человеку, который уже заплатил деньги. Потеря интереса очень обижает. Я думаю, подобное отношение может полностью уничтожить впечатление о мероприятии, которое уже сложилось до этого.

Предположим, мероприятие прошло хорошо: все было отточено, про­фессионально организовано. Когда участник уходит с мероприятия, он ждет реакции организатора, ждет слов благодарности. Если не сделать этого, впечатление будет испорчено. Поэтому нужно подумать о последнем впечатлении и подготовиться к нему.

Сохранить добрую память о мероприятии помогут фото­графии. Причем они важны как для вторичной аудитории, так и для непосредственных участников. Но не только они имеют ценность. Запланируйте, что еще будет напоминать о мероприятии: сувенир, памятный сертификат, ценный подарок или безделушка с вашей символикой. Дайте участ­никам повод позже рассказать о том, чему они были свиде­телями, другим людям. Возможно, и они со временем станут вашими Клиентами.

Рекламные идеи. Мероприятия в мероприятиях

Продумайте, какие рекламные каналы вы будете использо­вать, чтобы сообщить потенциальной аудитории о вашем ме­роприятии. Основываясь на этом, разработайте рекламные идеи (это тоже задача для мозгового штурма), которые вы собираетесь использовать. Для разных рекламных каналов идеи могут быть различными, но объединенными чем-то общим: темой, стилистикой и т.д.

Сделайте ваше мероприятие многообразнее. Введите в него дополнительный элемент по типу матрешки. Ведь в любом случае так или иначе это происходит: люди делятся на небольшие группы по интересам, собираются кружка­ми в помещениях для курения, организуют собственные небольшие обсуждения и т.п. Повлияйте на этот процесс и стимулируйте его. Например, проведите мероприятие в мероприятии.

Для этого нужно сегментировать вашу аудиторию и сделать для какой-то группы что-то особенное. Все знают, что на каких-то крупных мероприятиях бывают VIP-зоны. Это не только физическая площадь. Это и какая-то специальная программа, специальное отношение, специальное обслуживание.

Также можно предложить особую программу для жур­налистов. То есть все получают нечто (какой-то набор ма­териалов и услуг), а журналисты плюс еще что-то особое, дополнительно учитывающее их род занятий.

Если у вас неофициальное мероприятие, где присутству­ют семьи, устройте специальную программу для супругов, специальную программу для детей. Выделите для этого особое место и подумайте, чем можно занять эту группу ваших участников.

Организуйте место для просмотра какого-то фильма, как-то связанного с темой мероприятия, место для специ­ализированного шоу, показа костюмов — маскарада. Оно должно быть отделено от основного места действия, но легко доступно.

В рамках мероприятия можно провести отдельным этапом экскурсии — для всех или для желающих. Это может быть как экскурсия по заводу, например в рамках пресс-тура, так и просто экскурсия по офису, если мероприятие про­исходит именно там, с рассказом об организации вашего бизнеса: «Уважаемые журналисты, вы видели, как выглядит наш автомобиль, знаете его функциональные показатели. А теперь посмотрите, как мы собираем эти автомобили (или обслуживаем)». Журналистов ведут по производству, а потом устраивают пресс-конференцию.

Атмосфера. Правило пяти чувств

Уделите достаточно внимания созданию атмосферы ме­роприятия. Это тот образ, то общее восприятие, которое отметят и запомнят участники.

Подумайте, как воспринимается ваше мероприятие.

И здесь стоит задуматься о том, сколько у человека орга­нов чувств. Подсказываю: их пять: зрение, слух, осязание, обоняние и вкус.

Теперь вопрос: сколько из этих чувств используется на мероприятии? Правильный ответ: все пять. Мы же люди и не можем выключить свое восприятие. К сожалению, часто об этом забывают. В основном заботятся только о визуальном и звуковом оформлении, что с точки зрения расстановки приоритетов действительно верно: более 80% информации об окружающем мире мы получаем при помо­щи зрения и слуха. Тем не менее остальные чувства тоже очень важны.

Рассмотрим каждое из чувств и то, как они могут нам помочь в организации мероприятия (вспомним, что сейчас мы планируем его атмосферу).

Зрение

Интенсивность освещения. Если вы хотите создать деловую атмосферу, зал, где происходит мероприятие, должен быть освещен достаточно, но не слишком. Приглушенный свет предполагает, что у вас атмосфера камерная, располагаю­щая к эмоциональному неформальному общению, атмос­фера вечернего приема. Яркий, агрессивный свет подойдет для очень торжественного мероприятия или презентации. На деловом мероприятии слишком яркий свет в зале будет создавать дискомфорт.

Позаботьтесь о том, чтобы в ходе мероприятия вы могли менять интенсивность освещения. Например, во время вы­ступления докладчика свет может быть более интенсивным, во время показа слайд-шоу или ролика свет понадобится на время притушить.

Визуальная поддержка, шоу. В ходе презентации или фуршета в каком-то месте имеет смысл поставить экран, на котором крутится фильм или клип. Люди будут оста­навливаться и смотреть. Также достойным сопровождением вашего мероприятия может стать яркое визуальное пред­ставление, например лазерное шоу.

Указатели. Вы можете сэкономить на персонале, если расставите указатели для участников. Не будет необхо­димости ставить специального человека, объясняющего маршрут движения. В некоторых случаях, если мероприя­тие сложное, проходит в нескольких залах, можно раздать

приглашенным схему: вот в этом зале вы находитесь сейчас, здесь курительная, здесь презентация, здесь шведский стол и так далее, и так далее. И, если у человека есть подобная схема, он легко будет ориентироваться даже в новом для себя помещении.

Цветовое оформление залов. Вы можете оформить зал в корпоративных цветах. То есть, если вы придете на ме­роприятие Pepsi или VW, зал, вероятно, будет не красным, а, скорее, синим или с синими элементами. Используйте ваши корпоративные цвета. Вы можете составить какую-то композицию из цветов, которая тоже должна поддерживать либо цвета мероприятия, либо цвета праздника, который вы организовываете.

Помните, что цвета программируют определенную реак­цию человека: красный возбуждает, зеленый успокаивает и т.д. Оформите зал с использованием цветов, шариков и композиций из них.

Логотип. Он тоже может стать элементом визуального оформления вашего мероприятия. Сделайте ледяную фигуру в виде логотипа вашей компании, нарисуйте его на большом торте, транслируйте на экран. Вы должны гордиться им, а участники — часто натыкаться на него взглядом. Пусть логотип будет на всех печатных материалах, бэджах участ­ников, на сувенирах и т.п.