Отчетность

Письменные и устные отчеты могут быть предназначены для донора, контролирующей или поддерживающей организации, государственных контрольных органов или для руководителей Вашей организации. Содержание и порядок представления отчетов оговариваются в договоре, заключаемом с донором при получении гранта.

Заключительный отчет, характеризующий степень достижения целей и выполнения задач, представляется в установленный срок по завершении проекта руководству Вашей организации и донору. Кроме него могут быть представлены промежуточные (квартальные, полугодовые, годовые) отчеты, а также финансовый, иногда научный и некоторые другие отчеты. Финансовая отчетность обычно ведется в соответствии с законодательством государства, в котором находится Ваша организация. Сверх этого, фонды указывают свои требования к финансовому отчету, часто достаточно подробные.

Полученные в ходе проекта материалы, оформленные в виде публикаций, карт, фотоальбомов, кино- и видеофильмов и др., также могут использоваться как отчетные материалы.

Рекомендуемый объем: 0.5 - 1 стр.

Критерии оценки раздела " Оценка и отчетность":

1) Из раздела ясно, как Вы предполагаете оценить в конце, достиг ли проект цели, и как Вы будете контролировать процесс выполнения проекта.

2) Каков план оценки степени достижения целей (насколько точно достигнуты цели).

3) Каков план оценки и корректировки методов в процессе выполнения проекта (как будет контролироваться процесс выполнения проекта).

4) Достаточно ясно, кто будет проводить оценку и как эти люди (организации). будут отбираться.

5) Четкость установленных критериев успеха проекта.

6) Описывается, как будут отбираться данные, и процесс их анализа.

7) Объясняется, какие способы анализа будут применяться (ревизии, инспекции, вопросники).

8) Указывается форма отчетности.

Дальнейшее финансирование (Future Funding)

" Постой, не тебе ли на прошлой неделе
Я выслал три пары отличных калош?
Ах, те, что ты выслал на прошлой неделе,
Мы давно уже съели.
И ждем не дождемся, когда ты пришлешь
К нашему ужину дюжину
Новых и сладких калош! "

К.И. Чуковский. " Телефон"

Учтите: ни один донор не горит желанием Вас " усыновить". Фонды обычно желают знать, откуда Вы возьмете средства по окончании периода, обеспечиваемого грантом. Если Вам потребуются деньги для организации некоторой новой программы или для реорганизации уже существующей, то что Вы будете делать, когда деньги кончатся?

Заверений, что Вы будете стремиться найти нового донора, недостаточно. Вы должны представить план, который, насколько возможно, убедил бы донора, что у Вас будет достаточно средств по истечении срока предоставления гранта. Если Вы сейчас стеснены в средствах, то что будет потом, когда Ваша программа будет на полном ходу? Может быть, нынешнее финансирование вообще не пойдет Вам впрок, если в будущем году Вам потребуется запрашивать еще большие суммы.

Какие возможны источники финансирования по окончании проекта? Найдутся ли местные частные или государственные учреждения, готовые продолжить финансирование, если Ваш проект окажется успешным? Можете ли Вы получить письменное подтверждение такой готовности? Способен ли сам проект дать необходимые средства - например, за счет платы за услуги, предоставляемые в рамках проекта. обеспечения клиентов информацией и т.п.? Существуют ли какие-либо третьи организации (лица), способные оплачивать услуги, которые Вы предоставляете Вашим клиентам? Собираетесь ли Вы заниматься поиском иных источников финансирования? Наилучший план будущего финансирования - план, не требующий последующей поддержки от донора.

Бюджет, или смета расходов, - возможно, самая главная часть заявки. Не всегда требуется подробно описывать существующую проблему, не все доноры дотошно интересуются применяемыми Вами методами, однакобюджет просматривают все.

Разные фонды предъявляют разные требования к составлению бюджета. Частные фонды обычно запрашивают менее подробные сведения, чем государственные. Предлагаемый Вашему вниманию пример бюджета удовлетворит большинство организаций и с небольшими изменениями может быть использован для обращения как в частные, так и в государственные инстанции¹. Рекомендуемый нами бюджет состоит из трех разделов:

· Оплата труда (Personnel)

· Основные прямые расходы (Non-Personnel Direct Costs)

· Непрямые расходы (Indirect Costs)

Планируя бюджет, полезно заглянуть в разделы " Цели и задачи" и " Методы" для выработки подходящего плана. Необходимо учесть все, на что Вы будете тратить деньги (ресурсы), а также основные факторы, влияющие на размеры расходов.

Прежде чем Вы начнете распределять деньги по статьям бюджета, внимательно изучите налоговое законодательство и особенности финансовой отчетности, принятые в Вашей стране (районе и т.д.), чтобы не оказаться в ситуации, когда половина полученных Вами денег уйдет на непредвиденные налоги и выплаты.

Идеальный вариант, если банк, в который Вы будете просить перевести грант в случае его получения (а его как правило переводят Вам на счет, а не выдают наличными), имеет опыт работы с грантами или другими пожертвованиями. Для большинства банков грант - не более, чем обычный целевой вклад, и лишь немногие банки стараются индивидуально работать с получателями грантов и даже оказывать им консультации, как это делает, например, Кроссинвестбанк, краткую информацию о котором Вы найдете в конце брошюры.

Вот примерный перечень статей расходов и требующихся ресурсов:

- люди: штатные работники + эксперты + консультанты + контракты с другими организациями.

- оплата труда: зарплата + стоимость контрактных услуг 4- налоги + учесть уровень инфляции.

- помещение: оплата аренды (покупки) + коммунальные платежи.

- командировочные и транспортные расходы: цена билетов на самолет, поезд и т.д. + суточные + цена жилья в гостиницах + учесть уровень инфляции.

- оборудование: цены + цена расходуемых материалов + учесть уровень инфляции.

- отчет: оплата редактирования + оплата перевода + оплата печати.

- рассылка и связь: почтовые расходы + расходы на факс, телефон, электронную почту.

Вот как мы предлагаем составить бюджет:

I. Оплата труда (Personnel). Зарплата и гонорары (Salaries & Wages)

В этот раздел запишите всех работников с указанием должностей, как работающих на постоянной основе (full time), так и временно (неполный рабочий день - part time). В последнем случае укажите долю рабочей недели в процентах, за которую работник получает зарплату.

Не включайте в этот раздел оплату услуг консультантов, оплату разовых и прочих услуг (см. раздел " Консультативные и контрактные услуги").

Как это выглядит в готовом бюджете? Предлагаем Вам следующую форму записи. Если Вы принимаете на работу координатора проекта с окладом 200 долларов в месяц, работающего на полную ставку (100%), на весь период предоставления гранта (12 месяцев) и просите фонд полностью оплатить его работу (amount requested), то это будет выглядеть так:

Другой вариант:

2 лаборанта х $150 х 50% врем. х 12 м-цев //$1800 (полн.)/$1800 (есть) 0 (треб.)

Подобная запись означает, что Вы нанимаете двух лаборантов на полставки на весь период действия гранта, причем их зарплата выплачивается из постороннего источника, а не из самого гранта. Вы берете полный месячный оклад ($ 150), делите его на два (так как лаборанты работают на полставки), умножаете $ 75 на 12 месяцев ($ 900) и еще на два, так как лаборантов двое, что дает в итоге $ 1800.

Подобным образом Вы можете составить список для всего персонала проекта. Если кто-нибудь из сотрудников получает зарплату из другого источника, то впишите оклад в колонку " Имеющаяся сумма" (amount donated, синонимы: in-kind, local share, applicant share). Все, что требуется от фонда, пишите в колонку " Требующаяся сумма" (amount requested).

Как определить размер оклада? В США федеральное правительство предпочитает, чтобы оклады были сопоставимы с таковыми в других организациях, аналогичных Вашей. Подобная политика в ходу у многих фондов. Составляя бюджет, поинтересуйтесь уровнем заработной платы в других организациях, выполняющих работу, сходную с Вашей. Сопоставьте описания рода деятельности, квалификационные требования и обязанности работников этих организаций с Вашими требованиями. Обратитесь в местные органы самоуправления, отделы министерств и ведомств, компании и фирмы. Составьте примерный список окладов и гонораров в Вашей сфере, имейте его при себе на всякий случай. На момент написания брошюры фонды спокойно относились к окладам в $100-$500.

Не забудьте, что из заработной платы персонала будут удержаны подоходный налог (12%) и отчисления в пенсионный фонд (1%).

Еще одна важная категория, включаемая в данный раздел, — это уже имеющиеся у Вас средства, либо лично Ваши, либо полученные из других источников (например, от еще одного участника проекта, предоставляющего Вам по договору сотрудников или студентов). Эти средства следует указывать в столбце " Имеющаяся сумма". Часто сюда включаются средства и услуги, предоставляемые на безвозмездной основе, например, если кто-нибудь работает бесплатно. Например, если старший лаборант в свободное время добровольно водит джип, то в столбце " Имеющаяся сумма" Вы указываете оклад водителя и пишете, что это стоимость труда, дарованного проекту добровольцем (Однако, не стоит включать в бюджет отчисления и налоги с зарплаты, которую не получил доброволец).

Государственные фонды иногда требуют, чтобы получатель гранта оплачивал часть проекта из собственных средств (например, 10 или 25%). Вы можете сделать взнос деньгами (in cash) или своими ресурсами (in-kind). Если Вы сами будете оплачивать работу сотрудника - это взнос деньгами, если работать будут добровольцы безвозмездно - то это использование собственных ресурсов.

Если Вы используете работу добровольцев, то Вы обязаны документировать ее так же, как если бы она оплачивалась. Ведите подробные записи о всей проделанной работе.

Зачем нужно указывать полную сумму и долю, вносимую за счет Ваших ресурсов? На то есть несколько причин. Прежде всего, донорам важно знать, что Вы вносите свой материальный вклад помимо проведения работ по проекту. Это позволяет им оценить, имеете ли Вы какие-то свои ресурсы для последующей работы по окончании финансирования. Кроме того, это дает им возможность оценить полную стоимость Вашего проекта. Это важно знать на случай, если аналогичный проект будет организован в другом месте без участия местных ресурсов. Наконец, Ваши ресурсы (добровольцы, сотрудники, помещение, оборудование и т.д.) позволят грантодателю оплатить Ваш проект лишь частично и направить больше денег на другие проекты.

Консультативные и контрактные услуги (Consultant and Contract Services)

Сюда Вы включаете выплаты консультантам, нанятым по договору. Укажите количество дней работы и предполагаемую сумму оплаты одного дня. Учтите, что в эту статью не входят транспортные расходы и суточные для консультантов.

Поскольку гонорарная часть является наиболее деликатной статьей бюджетных расходов, стоит подумать, что включать в данную часть, а что в часть 1 раздел " Зарплата и гонорары". Если, например, бухгалтерские услуги оказываются Вам курирующей организацией, то их вообще лучше включить в раздел 3 (в накладные расходы). Кратковременные услуги, связанные с оказанием помощи в освоении технологий, программного обеспечения и оборудования, а иногда и с оплатой экспертов, также уместны здесь. Не забудьте отметить в графе " Имеющееся" сумму, которую Вы экономите, если у Вас консультанты работают безвозмездно.

Консультативные и контрактные услуги также могут облагаться налогами, которые в России зачастую выше, чем взимаемые с зарплаты персонала.

Пособия и налоги (Fringe Benefits)

Сюда входят затраты на дополнительные выплаты работнику, включая медицинское страхование, социальное обеспечение и т.д. Обязательные, пособия могут включать, например, оплату листков временной нетрудоспособности, уход за ребенком и т.п. Как и заработная плата, пособия должны соответствовать среднему уровню таковых в других организациях сходного типа.

Следует также предусмотреть затраты, связанные с выплатой налогов и другими обязательными отчислениями в госбюджет. По действующему в России законодательству, на сегодняшний день с фонда оплаты труда предусмотрена уплата единого социального налога в размере 35, 6%.

Не забудьте, что из заработной платы персонала будет удержан подоходный налог (13%).

Однако следует иметь ввиду, что размер отчислений постоянно изменяется, и вносить эти затраты в бюджет лучше перед самой отправкой заявки. Чтобы предусмотреть все возможные налоги, проконсультируйтесь с хорошим бухгалтером. И помните, что Ваша задача не избежать налогов, а знать заранее, какую сумму запрашивать на них в бюджете.

II. Основные прямые расходы (Non-Personnel Direct Costs)

Помещение и коммунальные услуги (Space Costs)

В этой части второго раздела Вы указываете стоимость всех используемых помещений, эксплуатационных расходов (вода, отопление, электричество) и т.д., включая арендуемые Вами и переданные Вам в постоянное пользование, примерно в такой форме:

Аренда помещения под офис 100 кем. х $4/квм./м-ц х 12 м-цев / $4800

Стоимость вышеприведенных затрат должна соответствовать средней для Вашей местности. Включите в этот раздел также стоимость страховки, ремонта и т.п., а также плату за телефон (укажите число телефонных аппаратов, номеров, стоимость установки номера/аппарата, ежемесячную плату за один аппарат/номер).

Аренда помещения для проведения семинаров, конференций или совещаний не включается в данный раздел, а относится к разделу " Прочие прямые расходы". Плата за междугородние переговоры и связь (телефакс, телекс, e-mail) также входят в раздел " Прочие прямые расходы" или выносится в отдельный раздел " Связь" (см. ниже).

Аренда и покупка оборудования (Rental, Lease or Purchase of Equipment)

Сюда запишите все затраты по приобретению или аренде оборудования, которое Вы предполагаете использовать в работе по проекту. Сюда входит оборудование офиса, мебель, компьютеры, копировальные машины, факс, автомобиль, лабораторные дорогостоящие приборы и т.д. Старайтесь запрашивать оборудование в разумных пределах. Всеми возможными способами пытайтесь записать в бюджет как можно больше оборудования, полученного из собственных источников (колонка " Имеющееся"). Это продемонстрирует донору Ваши потенциальные возможности самофинансирования. Внимательно читайте объявления фондов насчет того, что они рассматривают в качестве " оборудования". Например, часто оборудованием (equipment) называют предметы, стоящие более 500 долларов и (или) предназначенные для эксплуатации более одного года. Возможно также, что фонд не рекомендует покупку оборудования, а поощряет его аренду.

Этот раздел должен также включать все дополнительные расходы по доставке оборудования, установке, страхованию.

Расходные материалы (Supplies)

Обычно к ним относятся канцелярские принадлежности (desk top supplies), то есть бумага, дискеты, ручки, скрепки, папки и пр. Если у Вас есть какие-то специальные запросы - укажите их. Например, сюда можно включить стоимость учебников, учебных таблиц и т.д., а также реактивы, предметные стекла, пинцеты, булавки, бумагу для гербария и др. предметы, необходимые для камеральной обработки полевых материалов. Сюда же можно включить расходы на подписку, публикацию результатов и почтовые расходы, если они не вынесены в отдельный раздел.

Командировочные и транспортные расходы (Travel)

Включите сюда все расходы, связанные с поездками. Подробно опишите каждый пункт, не пишите сразу больших сумм без соответствующих разъяснений, чтобы не вызвать у донора недоуменных вопросов. Включите сюда расходы на проезд исполнителей проекта наземным транспортом или самолетом, суточные (из расчета на каждый день, в соответствии с существующими в Вашей организации или районе работы нормами), проезд к месту работы в поле, перевозку грузов, аренду автомобилей (если Вы не включили это в раздел " Оборудование") и др.

Следует разделять командировки внутри России (СНГ) и зарубежные командировки. Каждая зарубежная командировка должна быть выделена особо с указанием стоимости ж/д или авиабилета туда-обратно, пунктов вылета-прилета, суточных и непредвиденных расходов (поездки на местном транспорте, стоимость виз и ДР.).

Уточните, какие суточные расходы характерны для конкретного места. Проживание в гостинице " Савой" в Москве обойдется Вам значительно дороже проживания в городской гостинице в городе Талдоме Московской области.

Поездки внутри страны необязательно расписывать так подробно, как международные.

Прочие расходы (Other costs)

Сюда включите все, что не вошло в предыдущие категории. Например, сюда могут войти расходы на оплату конференций, совещаний и рабочих семинаров, печатание материалов и объявлений, стоимость телефонных разговоров и связь и т.д.

III. Непрямые расходы (Indirect Costs)

Мы относим к непрямым " расходы, которые трудно связать с какой-то конкретной деятельностью или проектом, но тем не менее необходимые для нормального функционирования организации и успешного выполнения ее задач".

Помните: любой проект, выполняемый в организации, стоит ей определенных денег. Стоимость износа основных фондов, амортизации капитального оборудования, оплата труда административных работников, общие коммунальные расходы (телефон, газ, электричество, лифт, антенна и др.) могут быть квалифицированы как непрямые. Иногда неудобно, располагать подобные расходы в частях 1. и 2., поэтому Вы можете поместить их все вместе в конце бюджета в разделе 3. Как правило, конкретные организации определяют свой уровень накладных расходов как процент от общего фонда оплаты труда или от всех прямых расходов.

Многие фонды не любят этот раздел и предпочитают, чтобы его не было вообще. Так, если секретарь Вашей организации задействован в проекте, то попросят прописать его зарплату в явном виде, например для 10% занятости.