Методы контроля и регулирования хода реализации проекта

Контроль представляет процесс, в котором руководитель проекта устанавливает, достигаются ли поставленные цели, выявляет причины, дестабилизирующие ход работы, и обосновывает принятие управленческих решений, корректирующих выполнение заданий, прежде чем будет нанесен ущерб выполнению проекта (срыв сроков, превышение использование ресурсов, стоимости, низкое качество и т.д.). Контроль дает возможность руководителю проекта определить, следует ли пересматривать планы, сметы, если некоторые параметры превысили допустимые значения.

Задачи контроля

Задачи контроля состоят в том, чтобы, получив фактические данные о ходе выполнения проекта, сопоставить их с плановыми характеристиками и выявить отклонения, вырабатывая тем самым так называемые сигналы рассогласования.

Контроль должен обеспечить:

§ мониторинг (систематическое и планомерное наблюдение за всеми процессами реализации проекта);

§ выявление отклонений от целей реализации проекта с помощью ряда критериев и ограничений, которые фиксируются в календарных планах, бюджетах, расчетных потребностях в трудовых и материальных затратах, финансовых, нормативных и др.;

§ прогнозирование последствий сложившейся ситуации;

§ обоснование необходимости принятия корректирующего воздействия.

Оценка

Так же, как и контроль, оценка служит важной функцией обратной связи. Между контролем и оценкой есть, однако, целый ряд существенных различий:

1) Контроль предполагает постоянное слежение за продвижением проекта, в то время как оценка основана на периодическом подведении промежуточных итогов;

2) Контроль сфокусирован на деталях того, что происходит в проекте, в то время как оценка сконцентрирована на общей картине;

3) За контрольные действия несет ответственность руководитель проекта, в то время как оценки обычно проводятся лицом или группой лиц, не работающих непосредственно на проекте (для обеспечения объективности).

Эти практические различия между оценкой и контролем подсказывают следующее (не идеально точное) определение оценки: оценка - объективное периодическое подведение итогов для определения статуса проекта относительно его сформулированных целей.

Оценки проводят в ходе проекта, а также по завершении проекта. Вполне очевидно, что в этих двух случаях роль оценки различна. Проводя оценку в ходе проекта, мы можем использовать ее результаты для воздействия на дальнейший ход проекта. В самом деле, последствия оценки в ходе проекта могут быть драматичными, вплоть до досрочного прекращения проекта, переоценки целей проекта или реорганизации плана проекта.

Различают три основных видов контроля:

§ предварительный;

§ текущий;

§ заключительный.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ по реализации проекта и направлен на соблюдение определенных правил и процедур.

Предварительный контроль, как правило, затрагивает ресурсное обеспечение работ (трудовые, материальные и финансовые ресурсы).

В области трудовых ресурсов он направлен на тщательный анализ деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей (устанавливается минимально необходимый уровень образования, квалификации, стаж работы специалистов, рекомендации и т.д.).

Контроль материальных ресурсов осуществляется с целью выработки требований к составу и качеству используемых оборудования и материалов, выбора надежных поставщиков, доказавших свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям.

В процессе контроля финансовых ресурсов, в рамках утверждаемых статей бюджета проекта, устанавливаются предельные значения затрат во временном интервале с тем, чтобы не допустить исчерпания средств до окончания работ.

Текущий контроль осуществляется непосредственно при реализации проекта.

Различают контроль:

§ времени (достижение промежуточных целей и объемов работ);

§ бюджета (уровень расходования финансовых средств);

§ ресурсов (фактические затраты материально-технических ресурсов);

§ качества (уровень качества работ).

Текущий контроль осуществляется в целях оперативного регулирования реализацией проекта и базируется на сравнении достигнутых результатов с установленными в проекте стоимостными, временными и ресурсными характеристиками.

Заключительный контроль проводится на стадии завершения проекта для интегральной оценки реализации проекта в целом. На его основе обобщается полученный опыт для последующей разработки и реализации проектов-аналогов, совершенствуются процедуры управления.

Система контроля должна обеспечивать оперативную оценку состояния реализации проекта для обоснования и принятия решений по управлению временем, стоимостью, ресурсами и качеством выполняемых работ.

На этапе построения системы контроля за реализацией проекта необходимо определить:

§ состав и уровень детализации работ, подлежащих контролю;

§ состав показателей и формы представления первичной информации;

§ сроки представления первичной информации и сводно-аналитических отчетов;

§ ответственных за полноту, достоверность и своевременность представляемых данных;

§ состав, методы и технологию аналитических и графических отчетов;

§ комплекс используемых программно-информационных средств.

Методы контроля

Показатели проекта

Количество затратных показателей должно быть сведено к минимуму, а основное внимание должно быть уделено показателям, характеризующим взаимодействие участников проекта (например, выполнение этапов, готовность фронта работ, передача оборудования в монтаж, а также вопросы, требующие оперативного решения проектной командой или руководителями организаций-исполнителей).

Одновременно происходит накопление информации, раскрывающей статистические параметры наблюдаемых процессов, и ее анализ с целью определения статистических оценок продолжительности, интенсивности и трудоемкости выполнения контролируемых работ, уровня реализации плановых заданий по основным показателям. Статистический анализ включает вычисление числовых характеристик выборок, оценку параметров эмпирических распределений, выбор и определение параметров теоретических распределений наблюдаемых показателей.

К блоку показателей, характеризующих выполнение бюджета, относятся:

§ первоначальная калькуляция;

§ текущие счета, включающие фактические прямые затраты;

§ накладные расходы и другие затраты;

§ интегральные показатели стоимости проекта.

К блоку показателей, характеризующих расход материально-технических ресурсов, относятся:

§ расход строительных материалов, конструкций, деталей, оборудования;

§ расход трудовых ресурсов;

§ расход машин, механизмов и вспомогательного оборудования.

Для определения степени выполнения заданных объемов работ или текущего состояния процесса при осуществлении проекта необходимо провести многочисленные измерения и оценки. Физические объемы выполненных работ определяют непосредственно на месте производства работ и сравнивают с расчетными показателями.

Временные затраты сравнивают с расчетной продолжительностью и соизмеряют с объемами выполненных работ. Денежные расходы сравнивают с показателями бюджета или сметной стоимости Данные о фактическом потреблении материально-технических ресурсов сопоставляют с предполагаемыми потребностями в рабочей силе, строительных материалах и оборудовании, выполняют аналогичные операции. В конечном итоге, опытный управляющий проектом может сам определить степень или процент готовности объекта в целом или выполнения отдельной операции.

Различают следующие методы измерения фактически выполненных объемов работ: объемы или затраты в физических единицах или в рублях; процент выполнения плановых заданий, процент готовности и др.

При использовании указанных методов измерений и оценок следует принимать во внимание нелинейный характер зависимости между ними. Например, зависимость между физическими объемами (количествами) и временными затратами может носить нелинейный характер: если объем работ, заданный в соответствии с календарным планом, определяется более ранним завершением, то по истечении 50% времени фактически выполненный объем работ может быть равен 60%. Подобные нелинейные зависимости существуют и для остальных методов измерения и оценок. При сравнивании плановых и фактических показателей трудовых ресурсов за какой-либо период времени часто приходится встречаться с нелинейным характером, так называемой кривой приобретения навыка или квалификации. В их основе заложена идея повышения квалификации и увеличения производительности по мере накопления практического опыта.

В зависимости от требуемой точности различают следующие технологии оценки выполнения проекта:

§ контроль в моменты окончания работ (метод «0-100»);

§ контроль в моменты 50% готовности работ (метод «50-50»);

§ контроль в заранее определенных точках проекта (метод контроля по вехам);

§ регулярный оперативный контроль (через равные промежутки времени);

§ экспертная оценка степени выполнения работ и готовности проекта.

Источники информации

Информация, отражающая состояние и ход выполнения заданных объемов работ, поступает из многочисленных источников (члены проектной команды, организации-исполнители, независимые контролеры, плановые и отчетные документы). В формальной информационной системе источники информации включают карточки табельного учета трудозатрат и эксплуатации оборудования, заказы на поставки, счета-фактуры, сообщения с места производства работ о фактически выполненных объемах, отчеты по контролю качества и т.д. Во всех случаях к наиболее важным аспектам контроля относятся точность, своевременность и полнота. Если требуется точная информация по вопросам правления, следует тщательно продумать и проанализировать сведения, представляемые квалифицированными специалистами, полученные на основе их собственного опыта.

Кроме формальных источников информации, существует большое количество других входных данных, предназначенных для обеспечения служб управленческой деятельности; некоторые из них сокращают обычный путь прохождения информации.

Для каждой иерархической ступени (уровня) руководства требуется своя, специфическая, плановая и отчетная информация о ходе выполнения работ комплекса. Эта специфика проявляется в двух аспектах - в широте охвата информацией общего комплекса работ и степени детализации информации. Рациональное сочетание этих признаков информации, представляемой руководителям различного уровня, является одной из центральных задач при проектировании информационных систем контроля проекта. Неправильное сочетание этих признаков приводит либо к недостаточности, либо к избыточности информации и, следовательно, отрицательно сказывается на эффективности управления.

Руководители каждого уровня (в том числе и ответственные исполнители) должны получать только ту информацию и в той степени детализации, которая необходима и достаточна для выработки регулирующих воздействий и принятия решений по закрепленным за ними частям проекта. Вместе с тем эта информация должна обеспечивать концентрацию их внимания на наиболее напряженных и ответственных участках работы.

Составление отчетов

Отчеты можно составлять по различным формам: личные контакты и телефонные переговоры, табличных представлений данных о стоимостных показателях, графических изображений в виде гистограмм, диаграмм метода критического пути. Также это могут быть графики движения затрат и сальдо реальных денег, системы контроля выполнения контрактов на поставки, системы проверок других работ и статистический контроль качества и оперативной информации, передаваемой через средства передачи данных на приемные терминалы на местах.

Для эффективности составляемых отчетов при осуществлении функций контроля в основу каждого из вышеуказанных средств представления информации заложены специально разработанные базовые принципы.

Независимо от применяемой формы представления отчетных данных и в целях достижения максимальной эффективности функций контроля, составляемое сообщение должно включать пять основных пунктов:

1) сметную стоимость (суммарную, на данное число или настоящий период): это необходимо для сравнения фактических или прогнозируемых результатов;

2) фактические результаты: они характеризуют действительный процесс выполнения заданных объемов работ на данное число или настоящий период;

3) прогнозируемые результаты: они основаны на селективности имеющейся информации, характеризуют предполагаемое состояние проекта и его составных элементов на последующий период;

4) отклонения, которые показывают, насколько фактические и прогнозируемые результаты отличаются от планируемых или расчетных показателей;

5) причины: предполагаемые и непредвиденные обстоятельства, определяющие фактический и прогнозируемый процесс осуществления проекта, в том числе его отдельных операций; причины объясняют существенные отклонения от плановых показателей.

Особенно эффективно использование готовых форм, позволяющих сравнивать фактические временные затраты на производство различных работ с расчетным фактором времени, а также данных о материально-технических ресурсах, предназначенных для выполнения отдельных видов работ. Компактность формы представления информации сокращает объем регистрируемых данных, позволяет включать важную информацию в бланки систематических отчетов, направляемых на техническую проверку, которые в этом случае приобретают характер ключевых документов. Как правило, такая форма отчета обрабатывается в автоматизированных системах, однако возможно также ее использование и при ручном оформлении отчетной документации.

Одна из основных задач, сформулированных ранее, заключается в подборе необходимой информации и представлении ее в форме, наиболее легко интерпретируемой на уровне управления при степени детализации, соответствующей потребностям отдельных управляющих, для которых она предназначена. В этом случае большое значение имеет селективность информации и составление промежуточных отчетов (сообщений). Поскольку для руководителей проектов время является одним из важных факторов, о»и не могут себе позволить тратить его на просмотр всех данных для выбора нужной им информации.

Отчеты как функции контроля должны включать описание имеющихся отклонений в ходе производства заданных объемов работ от плановых показателей. Это необходимо для своевременного внесения корректировок. При этом отклонения должны быть выражены как в относительных единицах (процентах), так и в абсолютных (количествах, долларах и др.). Например, как определить, какая ситуация является наиболее важной с точки зрения управления: операция стоимостью 100 тыс.руб. при абсолютном отклонении плюс 2% (перерасход) и относительном отклонении также плюс 2%, или операция стоимостью 10 тыс.руб. при относительном отклонении плюс 15% и абсолютном отклонении, равном 1500 руб. В обоих случаях решение принадлежит управляющему.

Отчеты, отражающие особые случаи

Эти сообщения включают только описание тех работ, отклонения или другие параметры которых превышают некоторые предварительно определенные предельные значения; они составляются для того, чтобы привлечь внимание на уровне руководителя проекта непосредственно к работам, наиболее нуждающимся в контроле. В основе этого метода управления работами лежит принцип идентификации и выделения наиболее важной и критической информации, характерной для данной ситуации и передачи ее заинтересованному лицу в возможно короткий период времени для рассмотрения, принятия соответствующих решений и последующих действий. Однако для получения максимального эффекта необходимо соотносить такие информационные отчеты, которые отличаются действительно высокой точностью и адекватно отражают ситуацию по выполнению проекта.

Регулирование хода реализации проекта

Процесс регулирования состоит в циклическом повторении с принятой периодичностью (сутки, неделя, декада, месяц) следующих процедур:

§ сбор и подготовка оперативной информации о состоянии комплекса и представлении ее в проектную команду;

§ обновление моделей и подготовка данных для их расчета (пересчета);

§ расчет (пересчет) сетевых моделей и актуализация календарных планов;

§ анализ фактического состояния комплекса работ и подготовка решений по его дальнейшей реализации;

§ обсуждение и принятие решений по дальнейшей реализации комплекса работ;

§ разработка оперативно-календарных планов (квартальных, месячных, недельно-суточных и др.) и доведение их до ответственных исполнителей и руководителей соответствующих уровней.

Подготовка оперативной информации

Вся оперативная информация о ходе работ и предполагаемых изменениях исходных характеристик работ, подлежащих выполнению, представляется в проектную команду ответственными исполнителями (руководителями или соответствующими службами) этих работ.

Эта информация является важнейшей составной частью оперативной входной информации для расчета и анализа сетевой модели, а также корректировки нормативно-справочной базы, может содержать такие виды сведений:

§ оценка состояния выполняемых работ;

§ уточнение исходных оценок предстоящих работ;

§ изменение первоначального содержания работ (событий);

§ введение в сетевую модель новых работ и событий;

§ исключение из моделей ранее предусмотренных работ и событий;

§ фиксация фактических параметров работ (продолжительность, сроки, трудоемкость и др.), причин отклонения от плана и т.п.

Оперативная информация должна содержать также сведения об изменениях параметров, характеризующих комплекс в целом: директивных сроков завершения комплекса или отдельных его этапов, ограничений по количеству или порядку использования разного рода ресурсов и т.п.

Обновление моделей

Обновление (актуализация) моделей включает в себя фиксацию (в том числена сетевом графике) состояния выполняющих и законченных работ и свершившихся событий, внесения новых работ и событий, исключения аннулированных, уточнения формулировок описания работ. Всякие изменения, касающиеся граничных работ и событий, согласовываются между смежными ответственными исполнителями (поставщиком и потребителем). Таким образом обеспечивается соответствие комплексной сетевой модели фактическому состоянию комплекса.

Расчет моделей и актуализация календарных планов

Выбор способа расчета зависит от таких факторов, как сложность и объём моделей, количества фигурирующих в расчете параметров (время, ресурсы, стоимость, исполнители, вероятности и др.). Кроме этого можно также назвать: объем и характер оперативных изменений модели, степень автоматизации смежных процедур планирования и управления (передача информации, первичная обработка и хранение нормативных и текущих данных и т.п.), и др.

Анализ новых календарных планов

Члены проектной команды подготавливают для руководителя проекта информацию о фактическом состоянии комплекса работ и проекты решений по его дальнейшей реализации. Для этого она подвергает тщательному анализу скорректированную комплексную сетевую модель и результаты ее расчета. Цель этого анализа - контроль и оценка общего хода работ за отчетный период, выявление отставания (опережения) фактических сроков выполнения проекта от плановых, изучение происшедших изменений, особенно в составе и характеристиках работ и оценка их возможного влияния на будущий ход работ. Особое внимание уделяется при этом одной из главной задач руководства проекта - тщательному контролю за соблюдением установленных сроков выполнения критических и подкритических работ, выработке оперативных решений по предотвращению их срыва, изысканию методов и средств сокращения их продолжительности.

Подготовка решений

В результате контроля и анализа проектной командой выявляются «узкие места» в текущем и предстоящем ходе работ и совместно с ответственными исполнителями подготавливаются предложения по их своевременному устранению (вырабатываются регулирующие воздействия). Эта процедура выполняется аналогично приведению параметров модели в соответствие с заданными ограничениями при исходном планировании. Для обсуждения результатов анализа состояния работ и принятия оперативных решений руководитель проекта проводит оперативное совещание, в котором в обязательном порядке принимают участие ответственные исполнители работ критической зоны головной организации и организаций-исполнителей или руководители этих организаций, а также руководители подразделений головной организации, которые контролируют указанные работы. На оперативном совещании окончательно согласовываются и принимаются решения, являющиеся для руководителей всех уровней и ответственных исполнителей программой на предстоящий период.

Разработка оперативно-календарных планов

Решения, принятые на оперативном совещании, и оперативная информация о фактическом ходе работ являются основной для плановых органов организаций-исполнителей комплекса при разработке ими оперативно-календарных планов.

Например, для строительных проектов может быть установлена следующая номенклатура оперативно-календарных планов:

§ разработка и выдача проектной документации;

§ производство строительно-монтажных работ по исполнителям;

§ поставка материальных ресурсов и оборудования;

§ финансирование этапов работ;

§ сдача помещений под монтаж оборудования;

§ подготовка фронта работ исполнителем и др.

Доведение планов до исполнителей

Выбор способа передачи плановой и отчетной информации между ответственными исполнителями и проектной командой зависит от масштаба проекта, числа и территориального расположения организаций-участников разработки и ответственных исполнителей.

1.5.5. Риски проекта: методы анализа, оценки и регулирования рисков

Под неопределенностью понимается неполнота или неточность информации об условиях реализации проекта, в том числе - о связанных с ними затратах и результатах. Неопределенность, связанная с возможностью возникновения в ходе реализации проекта неблагоприятных ситуаций и последствий, характеризуется понятием риска.

Факторы риска и неопределенности подлежат учету в расчетах эффективности, если при разных возможных условиях реализации затраты и результаты по проекту различны.