Теоретичні відомості. До виконання лабораторних робіт

ВВЕДЕННЯ ІНФОРМАЦІЇ В EXCEL

МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ

До виконання лабораторних робіт

з курсу “Інформатика інфокомунікаційних систем”

для студентів базового напрямку 050902 „Радіоелектронні апарати”

Затверджено

на засіданні кафедри

" Електронні засоби інформаційно-комп’ютерних технологій"

Протокол №....

від „.....”.............. 2010р.

Львів - 2010

Введення інформації в EXCEL. Методичні вказівки до виконання лабораторних робіт з курсу “Інформатика інфокомунікаційних систем” для студентів базового напрямку 050902 „Радіоелектронні апарати”. Укл. І.В. Атаманова, К.І. Янгурський. - Львів: НУ " ЛП", 2010. - 24 с.

Укладачі І.В. Атаманова, к.т.н., доц.

К.І. Янгурський, к.т.н., доц.

Відповідальний за випуск Т.А. Смердова, к.т.н., доц.

Рецензент Є.В. Сторчун, д.т.н., проф.

Мета роботи – набути навички використання Excel в операційній системі Windows.

Теоретичні відомості

Програма Excel, як і будь-якого табличного процесору, створює на екрані електронний робочий аркуш (Worksheet), переважно у вигляді таблиці, розграфленої на рядки і стовпці. В горизонтальному наголовкові таблиці наведені літерні позначення стовпців, у вертикальному – номери рядків. Для позначення стовпців використовують літери латинської алфабетки, A – W, AA – WZ незалежно від локалізації версії. При застосуванні версій процесору, локалізованих для Росії, це створює необхідність зміни мови під час введення формул, оскільки оператори функцій переважно набирають російським літерами.

Перетин рядків і стовпців створює комірки, які слугують для введення в них текстових чи чисельних даних. Комірка однозначно задається літерним позначенням стовпця і номера рядка (як клітинка на шаховій дошці).

Для початку слід визначити, яка комірка на даний момент є робочою. На робочому аркуші Excel робоча комірка позначена “вказівником”, тобто обведена прямокутною рамкою. Саме в цій комірці знаходиться курсор, коли Ви дивитеся на екран. При відкритті нової таблиці це завжди комірка А1.

Переміщення по робочому аркушу тотожне встановленню вказівника на іншу комірку або активації іншої комірки. Найпростіший спосіб переміщення – встановлення курсору у вигляді стрілочки на потрібну комірку і клацання лівою кнопкою миші. Таким способом здійснюється перехід у будь-яку комірку, яка видна на екрані. Для переміщення в подальші комірки необхідно спочатку змінити робочу область аркуша шляхом прямого переміщення по рядках і стовпцях або з використанням смуг прокрутки. Клацаючи мишею по будь-якій стрілці в смугах прокрутки, можна здійснити переміщення по рядках і стовпцях; застосовуючи бігунець, можна переміщатися по аркушу за довільним маршрутом. Крім того, можна здійснювати переміщення за допомогою стрілок клавіатури та їх комбінації з клавішами ALT i Ctrl.

Виведення на екран довільної частини таблиці без зміни активної комірки можна за допомогою мишки: фіксація мишки на стрілках смуг прокрутки дозволяє здійснювати дискретне пересування по робочій таблиці в заданому напрямку, фіксація мишки на бігунку і його перетягування – плавне. В обох випадках адреса робочої комірки не змінюється, хоч сама вона тимчасово зникає з екрану.

Як ми вже казали, активація робочої комірки проводиться шляхом встановлення в її межах курсору миші у вигляді прямокутної рамки і натискання на ліву кнопку. Для застосування команд до більш ніж одної комірки водночас можна виділяти область комірок у вигляді прямокутника. Для цього достатньо встановити курсор миші у будь-яку кутову комірку області, натиснути на ліву кнопку і, утримуючи її натиснутою, перетягнути курсор у протилежну кутову комірку області. Область затемнюється; після отримання потрібної конфігурації достатньо відпустити кнопку миші. Для знімання виділення достатньо клацнути мишею в довільній області робочої таблиці.

Якщо виділенню підлягає весь стовпець або весь рядок таблиці, то для їх виділення достатньо встановити курсор на верхню (адресну) комірку стовпця, позначену латинською літерою, або крайню ліву (адресну) комірку рядка, позначену цифрою, і клацнути мишею (лівою кнопкою) або натиснути клавіші Ctrl і Пробіл. Відмічений стовпець або рядок будуть виділені іншим кольором. Для виділення більш, ніж одного суміжних рядків чи стовпців достатньо встановити курсор миші у вигляді стрілочки на поле з адресою граничного рядка чи стовпця, натиснути на ліву кнопку миші, і не відпускаючи її, перемістити курсор на адресу другого граничного рядка чи стовпця і відпустити кнопку миші.

Виділення однієї чи більше комірок, так само як і всі інші операції, можна здійснити без миші, шляхом натискання певної комбінації клавіш, в цьому випадку – клавіш Shift i F8. Фіксація на початку області з наступним натисканням клавіші Shift і утримування цієї клавіші аж до фіксації кінця області виділення переміщенням курсору клавішами або мишею дозволяють виділити суцільну область у формі прямокутника. Крім того, режим виділення можна включати/виключати клавішею F8. Під'єднання додаткових областей виділення здійснюється аналогічно, але з натиснутою клавішею Ctrl. Детальніше інформацію про це можна отримати за допомогою Помічника, розділи Виділення (Selection).

Якщо певну команду треба застосувати до декількох несуміжних прямокутних областей, то виділення однієї з областей (довільної) проводять, як було описано вище, а інші області під'єднують до неї. Виконання операції під'єднання нових областей до раніше виділеної проводиться за допомогою миші аналогічно операції виділення першої області, але за умови попереднього натискання і утримання в натиснутому стані під час проведення виділення клавіші Ctrl.

Для первинного застосування Excel достатньо зорієнтуватися у застосуванні основних керуючих елементів програми, які наявні у вікні Excel.

Основні елементи електронної таблиці наведені на рис. 1.

Рис. 1 Основні елементи електронної таблиці Excel

До основних елементів керування (в порядку їх появи в основному робочому вікні зверху вниз) відносять:

· головне меню;

· панелі інструментів;

· рядок формул;

· рядок стану.

Меню. Організація меню в Excel аналогічна організації меню у Windows. В головне меню виведені наголовки 10 багаторівневих меню, в межах яких згруповані команди Excel: [-] (Системне); Файл (File), Правка (Edit), Вигляд (Вид, View), Вставка (Insert), Формат (Format), Сервіс (Сервис, Tools), Дані (Данные, Data), Вікно (Окно, Window), [? ] Довідка (Справка, Help). При цьому кнопка системного меню міститься в найвищому рядку заголовка, разом з кнопками зміни розмірів і закриття вікна і назвою відкритої робочої книги; решта назв меню команд знаходиться в рядку меню, який розташований нижче рядка заголовка. Активація того чи іншого меню в Excel здійснюється встановленням курсору на відповідний пункт головного меню і клацанням лівої кнопки миші або послідовним натисканням клавіші Alt і клавіші з першою літерою назви потрібного Вам меню. В результаті здійснюється перехід до меню, що розкривається, яке має вигляд прямокутної вставки в робоче поле з виведеним переліком команд. Якщо команда містить опції, то праворуч в меню є стрілочка, виставлення курсору миші на яку розкриває меню опцій. Найпоширенішим командам відповідають клавіші швидкого виклику (Shortkeys), які вказані в меню. Для застосування команди до виділеної комірки або області слід натиснути мишею на позицію розкритого меню, що відповідає потрібній команді. Якщо після назви команди в розкритому меню стоять три крапки, то клацання по цій команді активує діалогове вікно команди; для виконання команди слід заповнити вікна цього вікна. Якщо після назви команди в розкритому меню стоїть стрілочка, вірніше, її верхівка у вигляді маленького чорного трикутника, то активація команди виводить на екран підменю опцій. При клацанні по командах без трьох крапок або трикутника безпосередньо здійснюється відповідна дія. Запустити команду на виконання можна також виставленням на неї курсору миші і натисканням клавіші Enter.

Якщо Ви хочете припинити виконання даної команди з розкритого меню або вийти з розкритого меню без запуску команди, то достатньо ще раз клацнути мишею по назві меню в головному меню або натиснути клавішу Esc.

Панелі інструментів. Панелі інструментів складаються з набору кнопок, натискання на які дозволяє здійснити швидкий виклик деяких команд Excel шляхом клацання по них мишею. При стандартній інсталяції на екрані робочого вікна Excel під рядком меню висвітлюються 2 основні панелі інструментів у вигляді кнопок-піктограм, які значно полегшують роботу з програмою – стандартна панель (Standard) і панель форматування (Format). До цих панелей можна додавати інші або створювати власні панелі з наборів кнопок-команд. На кнопці намальоване символічне зображення виконуваної нею функції. Призначення кожної з виведених на панель кнопок можна встановити, виставивши на неї курсор і потримавши його на ній деякий час – під кнопкою з'явиться прямокутник з назвою операції, яка виконується натисканням на дану кнопку; при цьому в рядкові стану з'являється опис роботи кнопки. Аналогічний опис можна отримати, натиснувши кнопку контекстної довідки (знак запитання зі стрілочкою) і підвівши курсор до потрібної кнопки з наступним клацанням по ній. Для виходу з вікна контекстної довідки достатньо натиснути клавішу Esc.

Підключення інших панелей інструментів здійснюють наступним чином. В меню Вигляд (Вид, View) обирають команду Toolbars (Панелі інструментів) і мишею клацають по потрібних панелях так, щоб вони набули позначення хрестиком в клітинках зліва від назви панелі з наступним встановленням курсору на кнопку ОК і натисканням миші або натисканням клавіші Enter. Відключення панелі здійснюють аналогічно, клацаючи по назві панелі в діалоговому вікні для позбавлення хрестика.

Excel надає можливість застосування панелей інструментів по 13 групах, серед яких при найпростіших варіантах застосування найчастіше використовують (повністю або часткомо) Стандартну панель (Standard) і панель Форматування (Format), а також панелі Query and Pivot (Запрос и Сведение) (остання розділена в Excel 95 і 97 на панелі Chart (Диаграмма), Drawing (Рисование), Service (Сервис), Auditing (Зависимости).

Для вивчення кнопок цих панелей достатньо підвести курсор миші до кожної з них; дещо нижче висвітлюється прямокутник з описом команди, що виконується під час натискання на дану кнопку.

Налагодження (customizing) панелей інструментів. Панелі інструментів дозволяють впорядкувати команди Microsoft Excel так, щоб їх було легше знайти і застосувати. Панелі інструментів можна налагоджувати (customize): додавати і вилучати меню і кнопки, створювати нові панелі інструментів, а також виводити на екран, ховати і пересувати існуючі панелі інструментів. Вони можуть містити кнопки і/або меню.

Головне меню можна розглядати як спеціальну панель інструментів, розташовану в верхній частині екрану, котра містить такі меню, як Файл (File), Правка (Edit) і Вигляд (Вид, View). По замовчанню головне меню містить команди, призначені для роботи з аркушами. При роботі з аркушем діаграми або вкладеною діаграмою замість нього відображується головне меню діаграм. Налагодження головного меню здійснюється так само, як і будь-якої іншої вбудованої панелі інструментів. Наприклад, в головне меню можна додавати і з нього можна вилучати кнопки і меню.

Під час вибору меню відбивається перелік (список) команд. Поруч з деякими командами відбиваються відповідні значки. Щоб спростити доступ до команди, що часто використовується, для неї варто створити кнопку з цим значком, перетягнувши її на панель інструментів при відкритому діалоговому вікні Настройка (Сustomize).

Якщо потрібна панель інструментів відсутня у контекстному меню, треба вибрати пункт Настройка в меню Сервіс, перейти на вкладку Панелі інструментів і встановити прапорець для необхідної панелі інструментів.

Щоб додати кнопку на панель інструментів, достатньо вибрати пункт Настройка в меню Сервіс, перейти на вкладку Команди, визначити категорію команди зі списку Категорії, а потім перетягнути потрібну команду зі списку Команди на панель інструментів. Для перетягування зі збереженням команди у списку треба встановити курсор на потрібну кнопку, натиснути на клавішу Ctrl (або Shift+Ctrl для певних локалізацій Microsoft Excel) і на ліву кнопку миші, і, не відпускаючи ані клавіші, ані миші перетягти кнопку у довільну неграничну позицію розкритої панелі, яку налагоджуємо або створюємо.

Щоб додати вбудоване меню на панель інструментів достатньо вибрати пункт Настройка в меню Сервіс, перейти на вкладку Команди, вибрати категорію Вбудовані меню зі списку Категорії, а потім перетягнути потрібне меню зі списку Команди на панель інструментів.

Панель інструментів може бути виведена на екран не лишень в рядкові Головної панелі, а і в довільному місці робочого аркуша, у вигляді пересувного вікна. Щоб створити таку панель, достатньо створити цю панель у головній Панелі інструментів і встановити курсор на сірий фон (але не на кнопки) потрібної панелі, натиснути ліву кнопку миші. Після цього, втримуючи натиснутою кнопку миші, слід пересунути курсор миші на довільне місце робочого аркуша і відпустити кнопку. Панель інструментів набуває вигляду розкритого вікна і може бути розташована у довільному місці екрану. Щоб швидко сховати панель інструментів у вигляді пересувного вікна, достатньо натиснути на ній кнопку Закрити.

Контекстне меню. Контекстне меню розкривається при натисканні на праву кнопку миші в активній робочій комірці чи діапазоні. Меню містить комбінацію команд з меню Формат і Правка, які найчастіше застосовуються. При виборі команди з контекстного меню вона застосовується до активної комірки чи діапазону; самі команди ідентичні відповідним командам Головного меню; нічим не відрізняється і порядок виконання. Зручність використання цього меню – у групуванні найчастіше застосовуваних команд в одному місці, поблизу до активної комірки.

Рядок формул. Цей рядок знаходиться безпосередньо під панелями інструментів. В ньому знаходиться інформація про місцезнаходження курсору в даний момент часу (тобто про адресу активної робочої комірки чи діапазону). Крім того, в цьому рядку знаходиться інформація, що вводиться або була введена в комірку у вигляді тексту, числа чи формули.

Рядок стану. Рядок стану міститься нижче робочого аркуша. В ньому міститься інформація про те, що можна або слід зробити для доведення до кінця виконання команди. Як тільки файл завантажено, в цьому рядку висвітлюється весь подальший хід процесу роботи з Excel. І рядок формул, і рядок стану можуть активуватися і відключатися через активацію відповідних команд в меню Вид (View).

Корінець робочого аркуша в робочій книзі. Він знаходиться безпосередньо поруч з горизонтальною лінією прокрутки. Перехід на інший аркуш можна здійснити клацанням на потрібний корінець При встановленні курсору на корінець клацанням правої кнопки миші можна викликати контекстне меню, яке містить комбінацію команд з меню Формат (Format), Правка (Edit) і Вставка (Insert), що стосуються робочого аркуша. Наприклад, через контекстне меню зручно додавати/вилучати чи перейменовувати аркуш.

Допомога (Довідка, Справка, Help). Це електронний довідник, який викликається клавішею F1 або клацанням по відповідній позиції головного меню чи кнопці панелі інструментів. Крім того, можна отримати контекстну довідку клацанням по відповідній кнопці або натисканням на комбінацію клавіш Shift+F1.

Введення даних в Microsoft Excel

Введення чисел, тексту, дати або часу доби

Для введення чисел, тексту, дати або часу доби:

1. Вкажіть комірку, в яку необхідно ввести дані.

2. Наберіть дані та натисніть клавішу ENTER або клавішу табуляції.

При введені дати використайте нахилену риску або дефіс в якості роздільника, наприклад, 9 / 5 / 96 або Jun-08.

Для відбиття часу доби в 12-годинному форматі введіть літеру а або р, відділену пробілом від значення часу, наприклад 9: 00 р. В протилежному випадку час буде інтерпретовано на основі 24-годинного формату.

Щоб ввести дані в рядки у вигляді списку, заповніть комірку першого стовпця, а далі натисніть клавішу табуляції для переміщення в наступну комірку. Ввівши дані в перший рядок, натисніть клавішу ENTER, щоб перейти на початок наступного. Якщо комірка, розташована на початку наступного рядка, не стає активною, виберіть команду Параметри в меню Сервіс, а потім - вкладку Правка. В групі Параметри встановіть прапорець Перехід до другої комірки після вводу, а потім зі списку в напрямку виберіть Вниз.

Щоб ввести поточну дату, натисніть клавіші CTRL+; (крапка з комою).

Щоб ввести поточний час, натисніть клавіші CTRL+SHIFT+: (двокрапка).

Введення тексту

В Microsoft Excel текстом вважається довільна послідовність з цифр, пробілів і нецифрових символів. Наприклад, наведені нижче записи будуть інтерпретуватися як текст:

10АА109 світло в кімнаті 127ФЧі 12-54+976 208 8976

По замовчанню текст вирівнюється в комірці по лівому боці. Для зміни вирівнювання слід в меню Формат (Format) вибрати команду комірки (Комірки, Cells), вкладка Вирівнювання (Выравнивание, Alignment), а потім змінити необхідні параметри, вiдповiдно вибираючи вирiвнювання по центру (Center), правому краю (Right) або обидвох краях (Justify).

Щоб продивитися весь текст в комірці (якщо його розмір більший за розмір комірки), погляньте у рядок формул. Для виведення всього декількарядкового тексту на екран встановіть прапорець Переносити по складах на вкладці Вирівнювання (Выравнивание, Alignment).

Щоб розпочати в комірці новий рядок, натисніть клавіші ALT+ENTER.