Ключевые понятия электронных таблиц.

При описании порядка работы с Excel будут использоваться следующие ключевые элементы и понятия.

Рабочая книга является основным документом Excel. Она хранится в файле с произвольным именем и расширением xls. При создании или открытие рабочей книги ее содержимое представлено в отдельном окне. Каждая книга по умолчанию содержит 16 рабочих листов.

Листы предназначены для создания и хранения таблиц, диаграмм и макросов. Лист состоит из 256 столбцов и 16384 строк. В зависимости от формы представление данных в Excel различают листы следующих типов:

* листы таблиц, в которых создаются и обрабатываются таблицы;

* листы диаграмм, предназначенные для размещения диаграмм;

* листы макросов, в которых хранятся макрокоманды автоматизации процесса

обработки таблиц. По умолчанию рабочую книгу составляют листы с именами

Лист1, Лист2, Лист3 …... Excel позволяет увеличивать и уменьшать количество листов в

книге и выполнять их переименование. Как правило, на одном листе создается одна

таблица.

Ячейка является наименьшей структурной единицей для размещения данных внутри рабочего листа. Каждая ячейка может содержать данные в виде текста, числовых значений, формул или параметров форматирования. При вводе данных Excel автоматически распознает тип данных и определяет перечень операций, которые могут с ними производиться. По своему содержимому ячейки делятся на исходные (влияющие) и зависимые. В последних записаны формулы, которые имеют ссылки на другие ячейки таблицы. Следовательно, значения зависимых ячеек определяются содержимым других (влияющих) ячеек таблицы. Ячейка, выбранная с помощью указателя, называется активной или текущей ячейкой. Чтобы изменить высоту или широту одной ячейки в таблице, нужно изменить высоту строки или широту столбца, соответственно.

Адрес ячейки предназначен для определения место нахождения ячейки в таблице. Существуют два способа записи адресов ячеек:

1. Указанием буквы столбца и номера строки таблице, перед которыми может записываться знак $, указывающий на абсолютную адресацию, например C5, J$1, $K$3 и т.д. Этот способ используется в Excel по умолчанию и называется стилем “А”.

2. Указанием номера строки и номера столбца, следующих после букв R и C, соответственно. Номера строк и столбцов могут заключаться в квадратные скобки, которые указывают на относительную адресацию. Например, R5C3 - адрес ячейки, стоящей на пересечение 5-й строки с 3-м столбцом (равнозначно адресу С5 припервом способе записи), R[ 1 ] C4, R3C[7], R[5]C[11] и т.д. Такой способ записи адресов называется стилем “ R1C1” и выбирается настройкой параметров функционирования Excel.

Формула - это математическая запись вычислений, производимых над данными таблицы. Результатом выполнения формулы является вычисленное значение. Это значение автоматически записывается в ячейку, в которой находится формула. Пример записи формулы: = A$1+ 100+ B3.

Ссылка - это запись адреса ячеек в составе формулы. Например, в формуле =(A5+$C$3) содержатся две ссылки: A5 и $C$3. Ссылки могут быть абсолютные, относительные и смешанные.

Функция - это математическая запись, указывающая на выполнение определенных вычислительных операций. Функция состоит из имени и одного или нескольких аргументов, заключенных в круглые скобки.

Примеры функции: = сумм (A1: A4)

= LOG 10 (B2)

Указатель ячейки - это рамка, с помощью которой выделяется активная ячейка таблицы. Указатель перемещается с помощью мыши или клавиш управления курсором.

Форматирование - это задание определенных параметров для внешнего представления данных, записанных в одной или несколько ячеек. К параметрам форматирования относятся вид размер шрифта, рамка, цвет, выравнивание содержимого ячейки и др. Они задаются с помощью команд меню, контекстного меню или с помощью кнопок панелей инструментов. Форматирование ячеек можно выполнить до и после ввода в них значений.

Стиль представляет собой набор параметров форматирования, применяемых к выделенным ячейкам при указании имени стиля.

Список - это специальным образом оформленная таблица, с которой можно работать как с базой данных. В такой таблице каждый столбец представляет собой поле, а каждая строка - запись файла базы данных.

Примечание - как правило, это текст, используемый в качестве комментария к содержимому одной или нескольких ячеек. Примечание может быть также звуковым.

В программе Excel электронная таблица называется рабочим листом или просто листом (что одно и тоже). Совокупность рабочих листов, размещенных в одном файле, именуется рабочей книгой.

При открытой рабочей книги ей автоматически присваивается имя " книга 1", которое отображается в верхней части экрана.. Если уже в ходе работы с системой открывается другая (чистая) книга ей присваивается имя " книга2" и т.д.

Экран электронной таблицы MS Excel содержит:

· главное меню команд;

· панели инструментов;

· дополнительные элементы экрана (имена столбцов, номера строк, строка формул, окно имен блоков ячеек, статусная строка, полосы прокрутки).

.

Основу структуры Excel составляют столбцы и строки. Столбцы обозначаются буквами А_, В, С..., а строки - цифрами 1, 2, 3,... На пересечении строки и столбца - ячейка. Каждая ячейка имеет свой адрес, который определяется соответствующим столбцом и строкой: А3, С2, ВА1. Адрес ячейки называют еще ссылкой на ячейку.

Если щелкнуть мышью по ячейке, поместив в нее курсор, то она становится активной и автоматически выделяется жирной рамкой. В ее пределах осуществляется ввод или редактирование данных и формул.

В ячейке размещаются числа, текст и формулы. Можно работать с одной ячейкой, а можно выделить несколько ячеек и работать с ними одновременно. Совокупность нескольких выделенных ячеек называется диапазоном.

Для обозначения совокупности ячеек с А1 по А9 используют сокращенную запись А1: А9. Ссылка на диапазон всегда складывается из разделенных двоеточием адресов первой и последней ячеек этого диапазона.