Грифы ограничения доступа

Носители информации, составляющей служебную тайну, могут иметь гриф ограничения доступа. До настоящего времени в практической деятельности учреждений достаточно широко используется гриф «Для служебного пользования». Часто он сопровождается различными пометами: «Лично», «Не для печати», «Не подлежит оглашению», «Только адресату» и многими другими, которые, как и сам гриф, лишены иногда реального смысла. Например, трудно представить себе документ, создаваемый в учреждении не для служебного пользования.

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» (ст. 10) установлено, что информация, отнесенная к негосударственной тайне, должна иметь гриф конфиденциальности. На основании этого можно присваивать документам, содержащим служебную тайну, грифы «Конфиденциально» или «Конфиденциальная информация» по аналогии с документами, относимых к коммерческой тайне. К грифу иногда добавляются ужесточающие пометки (например, «Строго конфиденциально») или иные пометки, связанные с рассмотрением документов, например, «Лично», «Для руководства» и др. Конфиденциальные документы иногда выделяются цветом бумаги или дискет, цветовыми индикаторами, специальными пакетами и т.п.

Массивы документов, содержащих персональные данные и другие защищаемые массивы (например, истории болезни) конфиденциальны в целом. Поэтому на каждом отдельном документе, как правило, гриф конфиденциальности не проставляется (например, на личных делах, лицевых счетах, списках сотрудников и т.п.). Не проставляется гриф конфиденциальности на неоформленных открытых документах, хотя до момента издания они составляют служебную тайну.

Установление грифа ограничения доступа является первым и основным элементом защиты документированной информации, инициирующим физическое выделение документов, имеющих этот гриф, из документопотока. Выделенные документы или включаются в специальную автономную систему обработки, или на них распространяются дополнительные меры повышенного внимания и контроля.

Система грифования документов не гарантирует сохранность информации, однако позволяет четко организовать работу с документами и, в частности, сформировать систему доступа к документам персонала. Гриф может сопровождаться записью о сроке его действия или автоматическом его снятии при определенных условиях.

На неконфиденциальных, но ценных управленческих документах может делаться надпись, обязывающая персонал обращать особое внимание к сохранности такого документа, например: «Информация особого внимания», «Хранить в сейфе», «Копии не снимать», «На столе не оставлять» и т.д.