Связывание рабочих книг

Связь между двумя файлами достигается за счет введения в один файл формулы связи со ссылкой на ячейку в другом файле. Файл, который получает данные из другого, называется файлом назначения, а файл, который предоставляет данные — файлом-источником.

Как только связь устанавливается, Excel копирует величину из ячейки в файле-источнике в ячейку файла назначения. Величина в ячейке файла назначения автоматически обновляется.

При ссылке на ячейку, содержащуюся в другой рабочей книге, используется следующий синтаксис: [Книга]Лист! Ячейка. Вводя формулу связывания для ссылки на ссылку из другой рабочей книги, следует использовать имя этой книги, заключенное в квадратные скобки, за которыми без пробелов должно следовать имя рабочего листа, затем восклицательный знак (!), а после него — адрес ячейки (ячеек). Например 'C: \Petrov\[Журнал1.хls]Литература'! L3.

Пример 3.1 Рассмотрим пример установления интерактивной связи между листами одной книги. Создадим на рабочем листе Excel таблицу для расчета заработной платы сотрудников предприятия рисунок 8).

Рисунок 8 Лист Расчет зарплаты

Пусть премия начисляется в размере 30% от оклада, налог равен 13% от суммы оклада и премии. Между предприятием и его сотрудниками Златниковым И.Ю. и Сушко Б.П. заключены договоры аренды легкового автомобиля. По условиям этого договора предприятие обязано ежемесячно в течение его действия выплачивать им арендную плату в размере 1500 руб. (ячейки Е5 и Е8). Сотруднице Зиновьевой М.И. предприятие выплачивает ежемесячно 500 руб. на мобильную связь (ячейка Е3). Все эти расчеты приведем на одном листе и назовем его Расчет зарплаты.

Всем сотрудникам предприятия ежемесячно выдается аванс. Расчет аванса ведется таким образом: выплачивается 30% от оклада и премиальных, а также 50% от прочих выплат (сюда входят и арендные договоры). Целесообразно вести расчет аванса на другом листе рабочей книги (назовем его Аванс), связав его с листом Расчет зарплаты. Для этого скопируем на лист Аванс Ф.И.О. сотрудников и оклад с листа Расчет зарплаты. В столбце Прочие выплаты введем формулу: = 50%*Расчет зарплаты! E3, которая рассчитывает 50% от суммы выплат по договорам аренды. В этой формуле используется ссылка на лист Расчет зарплаты, связывающая между собой листы Расчет зарплаты и Аванс.

Рисунок 9 Лист Аванс

Для составления ведомости на выдачу заработной платы создадим еще один рабочий лист и назовем его Ведомость (рисунок 10), на который скопируем Ф.И.О. сотрудников и их оклад. Графу К выплате рассчитаем, пользуясь данными с листов Расчет зарплаты и Аванс. Для этого из общей суммы зарплаты (ячейка F3 на листе Расчет зарплаты) вычитаем сумму выплаченного аванса (ячейка Е3 на листе Аванс). В итоге получаем формулу: = Расчет_зарплаты! F3-Аванс! F3

Рисунок 10 Лист Ведомость

Пример 3.2 В рабочей книге Excel на одном листе находится таблица, в которой приведен список студентов и результаты сдачи ими четырех экзаменов. На втором листе создать бланк справки академической успеваемости студента по следующему образцу: