![]() Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
ЗАКЛЮЧЕНИЕ. Прием посетителей является наиболее ответственной задачей
Прием посетителей является наиболее ответственной задачей. Организация приема посетителей, идущих к руководящему работнику или специалистам по самым разнообразным вопросам и делам, является одной из самых важных и ответственных обязанностей секретарей. Первое впечатление об организации складывается именно от уровня организации приёма. Организация приёма зависит от категории посетителей: 1) сотрудников своей организации; 2) сотрудников других организаций; 3) по предварительной договоренности 4) прибывших внезапно; 5) посетителей по личным вопросам. Так как инспектор помогает руководителю в реализации плана его рабочего дня, ему часто дано право определять, с кем руководитель должен встретиться сам, а кто может быть направлен к другим должностным лицам, какие вопросы нуждаются в срочном, первоочередном решении и внимании руководителя. Личные контакты с людьми, где инспектор выступает часто в качестве первого представителя данного учреждения, с которым сталкивается его посетитель, обязывают предъявлять самые высокие требования к деловым качествам, культуре поведения, речи и даже внешности секретаря. От умелой и четкой работы должностного лица зависит во многом не только порядок проведения приема, но и эффективность затрат рабочего времени руководителя, ведущего приема. Работа инспектора по организации приема граждан заключается в следующем: а) в специальный журнал или карточку записывать данные о посетителе, пришедшем на прием. При этом записываются как сведения о посетителе, так и представленные им по делу документы необходимо представить для того, чтобы дело могло быть рассмотрено; б) инспектор хранит неоконченные или нерассмотренные дела и при повторном посещении подготавливает для руководителя или специалиста, ведущего прием, все имеющиеся по данному вопросу документы; в) в соответствующих графах карточек или журнала делает отметки о ходе рассмотрения дела и об окончательном решении вопроса и дает справки посетителям лично или по телефону; г) инспектор следит за порядком во время приема, готовит для руководителя необходимые ему справочные материалы, печатает по его поручению отчеты, сводки и другие материалы, относящиеся к приему граждан Организация приема сотрудников сводится к следующему: - составить график приема; - известить сотрудников о конкретной дате и времени приема; - подготовить документы о результатах профессиональной деятельности сотрудников. Процесс подготовки к приему посетителей должен осуществляться заблаговременно. Для этого должностное лицо должено знать: 1) дату и время (часы) ближайшего приема посетителей; 2) количественный и качественный состав посетителей; 3) мотивы (причины) посещения; 4) краткое содержание обращений (просьб, заявлений, жалоб) посетителей. Прием посетителей руководителем осуществляется согласно регламенту работы руководителя и правилам внутреннего трудового распорядка предприятия в один из установленных дней недели, в строго определенные, обычно послеобеденные часы. Продолжительность приемного времени устанавливается, исходя из среднего количества посетителей и с учетом средней продолжительности индивидуального общения посетителя с руководителем. Для подготовки к очередному приему инспектор обязан выполнить следующее. 1. Осведомиться у руководителя за 2–3 дня до приема о планах его работы на это время. 2. Уточнить, намерен ли руководитель пригласить на прием кого-либо, записать наименование организации, должность и фамилию приглашенного, а также причину, по которой руководитель проявляет интерес к встрече с указанным лицом, точное время встречи. 3. Доложить о примерном количестве посетителей, изъявивших желание встретиться с руководителем в ближайший приемный день. 4. Передать руководителю для ознакомления письменные материалы потенциальных посетителей (заявления, просьбы, жалобы, предложения и т. п.). 5. Запросить дополнительные указания по подготовке и организации предстоящего приема, уточнить время доклада о готовности к приему. Исходя из указаний руководителя, временных показателей приема и контингента посетителей, записавшихся на прием к руководителю секретарь формирует список посетителей. При телефонном звонке необходимо посетителям четко объяснить, как найти вашу организацию. Важно также заранее уточнить у гостей их имена, названия их компаний, должности и контактные телефоны. Эта информация необходима для заказа пропуска и подтверждения встречи накануне переговоров, а также для того, чтобы мы могли связаться с ними в том случае, если они вдруг задерживаются и не выходят на связь сами. Должностное лицо, ведущее прием, обязано быть предельно внимательным к посетителю, его нуждам и запросам, направлять беседу на выявление сути обращения и обстоятельств, способствующих принятию правильного решения. В конце приема гражданину надо сообщить о принятом по обращению решении или, если решение вопроса относится к компетенции иного органа, оказать содействие в определении этого органа, его местонахождении, телефонах и т.д. Таким образом, поставленная цель – изучение и совершенствование приема посетителей в Отделе надзорной деятельности г. Глазова, Глазовского, Юкаменксого и Ярского районов достигнута. В результате работы были выполнены следующие задачи: 1) исследовать теоретические основы организации приема посетителей. Таким образом, прием посетителей это важная и неотъемлемая часть в работе секретаря. Правильно организованный прием посетителей является гарантией успешного решения самых разнообразных вопросов; 2) изучить нормативно-методические основы работы секретаря по приему различного типа посетителей. При характеристике секретарской деятельности, в первую очередь, акцент сделан на документах организационно-методической направленности — должностных и обучающих инструкциях. 3) раскрыть функции секретаря (инспектора) по организации приема посетителей и определить основные направления деятельности секретаря на примере ОНД г. Глазова, Глазовского, Юкаменксого и Ярского районов. К функциям секретаря (инспектора) по бездокументарному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение работ руководителя, контакты с персоналом фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация рабочего дня руководителя.
|