Использование технологий Интернет в документационном обеспечении управления 3 страница

При адресовании документа должностному лицу, его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово " Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

Каждый адресат отделяется от предыдущего 2-3 интервалами.

В состав реквизита " Адресат" может входить почтовый адрес, который должен оформляться в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Для реквизита " Адресат" на бланке писем могут проставляться ограничительные отметки для верхних границ зон расположения.

Почтовый адрес – местонахождение пользователя с указанием почтового индекса соответствующего объекта почтовой связи.

На почтовых отправлениях, сопроводительных бланках к посылкам и прямым контейнерам, а также на бланках почтовых переводов адреса отправителя и адресата пишутся отправителем. В адресе не должно быть сокращенных названий, не относящихся к адресу знаков.

Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

-название улицы, номер дома, номер квартиры;

-название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

-название района;

-название республики, края, области, автономного округа (области);

-название страны (для международных почтовых отправлений);

-почтовый индекс.

В адресе на почтовых отправлениях до названия улицы необходимо указать для юридического лица – полное или краткое наименование, для гражданина – фамилию, имя, отчество.

14.2 Нормативная база, регламентирующая организацию и технологию информационно-документационного обеспечения деятельности в конкретном учреждении В соответствии федеральным законом № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» все граждане РФ имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления, а также и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный срок.

Обращение – это юридический акт, т.е. действие, сознательно направленное на создание юридических последствий[1]. Направляя обращение в какой-либо государственный орган, гражданин вступает с ним в определённые правоотношения. Таким образом, обращением можно считать только такое послание, из смысла которого явно следует желание автора побудить адресата (орган или должностное лицо) к каким-либо юридически значимым действиям.

Обращения граждан является важной составляющей частью делопроизводства любого государственного учреждения.

Обращения граждан в государственные и общественные органы с предложениями, заявлениями, жалобами - важное средство осуществления и охраны прав личности, укрепления связей государственного аппарата с населением, существенный источник информации, необходимой при решении текущих и перспективных вопросов государственного, хозяйственного и социально - культурного строительства. Являясь одной из форм участия граждан в управлении, обращения способствуют усилению контроля народа за деятельностью государственных и общественных органов, борьбе с волокитой, бюрократизмом и другими недостатками в их работе.

Право на обращения граждан закреплено в высшем законе РФ Конституции 1993 г.[2] В статье 33 Конституции говорится: «Граждане Российской Федерации имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы местного самоуправления».

В отсутствие единого нормативного акта, регулирующего работу с обращениями граждан на федеральном уровне, каждый субъект РФ, орган, каждое министерство и ведомство по-своему организует её. Таким образом, различные министерства и ведомства, особенно те, которым приходится работать с особенно мощными потоками обращений имеют свои внутренние ведомственные акты, регламентирующих работу соответствующих подразделений.

В данной части работы будет проанализированы нормативные акты по работе с обращениями граждан разных субъектов Российской федерации и федеральных органов (Верховный суд, управление президента, органах ФСБ и др.)

14.3 Сопровождение персонала офиса Сопровождение персонала офиса: кадровое планирование, подбор, расстановка и сопровождение персонала.

Проблема потребности компании в персонале была и остается актуальной, особенно для предприятий, только начинающих свою деятельность или принявших решение о проведении масштабной реорганизации. Наибольшие сложности с определением потребности в персонале испытывают фирмы, перед которыми стоит задача в ограниченные сроки набрать большое количество сотрудников. В некоторых случаях возможно применение приблизительной оценки: «Возьмем троих, если загрузка будет слишком большая (или маленькая), потом подберем еще одного (или уволим)». Однако нельзя забывать о финансовой составляющей данного процесса: излишнее количество сотрудников повышает издержки, недостаток персонала приведет к необходимости срочного поиска дополнительных кадров, который может обойтись существенно дороже предшествующего «оптового» подбора.

Кадровое планирование - это система подбора квалифицированных сотрудников, при использовании двух видов источников - внутренних (имеющиеся в организации служащие), и внешних (найденные или привлеченные из внешней среды). Цель - обеспечить потребности организации в необходимом количестве специалистов в конкретные временные рамки. Планирование подбора и увольнения сотрудников - один из самых проблемных и, в то же время, самых необходимых процессов в жизни любой организации.

Отбор персонала - комплексная кадровая технология, обеспечивающая соответствие качеств человека требованиям вида деятельности или должности в организации

Подбор и расстановка персонала обеспечивает эффективное замещение рабочих мест исходя из результатов комплексной оценки, плановой служебной карьеры, условий оплаты труда сотрудников. Подбор и расстановка кадров предусматривают: планирование служебной карьеры, которая осуществляется исходя из результатов оценки потенциала и индивидуального вклада, возраста работника, производственного стажа, квалификации и наличия вакантных рабочих мест (должностей); обеспечение достойных условий и оплаты труда, гарантированную оплату и премиальные, оснащение рабочего места, социальные блага и гарантии, планомерное движение кадров, включающее повышение, перемещение, понижение и увольнение работников, в зависимости от оценки результатов их труда и соответствия условий оплаты труда их жизненным интересам.

15.1 Печати и их назначение. Виды печатей. Гербовая печать. Отличие печати от штампа. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Оттиск - изображение клише печати на бумаге.

Оттиск печати (реквизит 25) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации – печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба РФ.

Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 " Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации". Технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, их форму и размеры устанавливает ГОСТ Р 51511-2001 " Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".

Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа.

Виды печатей: прежде всего, печати различаются по своему внешнему виду. Существуют: круглая, овальная, треугольная, прямоугольная (или штамп), а также факсимиле.

Основные и вспомогательные печати

По своему назначению печати и штампы делятся на основные и вспомогательные.

Оттиск основной печати ставится на документах для удостоверения их подлинности.

Организации могут иметь вспомогательные (дополнительные) печати – они воспроизводят наименование организации, ее структурное подразделение, вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись: «Секретариат», «Для счетов», «Для справок» и т.д.

Оттиск вспомогательных печатей проставляется для заверения справок, копий документов, выписок из документов, учетных документов и др.

Штамп

Штамп – это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, по существу, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот. Штампы также бывают разных видов.

Различия между этими понятиями существуют, несмотря на схожесть понятий. Штампы и печати – это особый вид инструментов, предназначенных для оттисков на бумажных документах. Они обычно содержат информацию в виде текста об учреждении. По желанию заказчика в них добавляют изображения эмблем или логотипов компании. Так, государственные организации могут иметь в клише печатей или штампов изображение герба нашей страны.

Чем штамп отличается от печати? Тем, что на нем могут присутствовать разнообразные дополнения: номера, подписи заверения, даты и так далее. На печать такую информацию наносить нельзя.

Документы, которые обладают юридической силой, подтверждают нанесением печати: финансовые, государственные, экономические и так далее. Круглая форма клише – вот то, чем печать отличается от штампа.

Изготавливают штампы в большинстве случаев треугольной или прямоугольной формы. Но бывают и исключения в виде вычурных форм. Штампы треугольной формы проставляются на внутренних документах и на справках. Реквизиты компании содержатся в штампах прямоугольной формы.

На повседневные не слишком важные документы наносят оттиск штампом – вот чем штамп отличается от печати. Частота использования штампа достаточно высока, поскольку документов такого типа довольно много. Проставляют его в большинстве случаев в верхнем правом углу документа. Также штампы несут определенные реквизиты – «Секретно», «Оплачено», «Копия», «Срочно», «Аннулировано» и так далее.

Чем печать отличается от штампа? Первым ответом на такой вопрос будет – строгим регламентом и контролем со стороны государства. Органы разрешительной системы в нашей стране регламентируют и контролируют как использование печатей, так и использование штампов. Установленные для печатей строгие технические требования к ее размерам и форме утверждают: диаметр клише может не больше и не меньше чем от 40 до 50, 1 мм.

Главное отличие штампа от печати – в величине имеющейся юридической силы. Штамп такой силы не имеет и используется в основном для внутренних документов. Печать же используется в основном только для внешних документов предприятия.

15.2 Оперативное хранение документов. Основные правила формирования дела; правила формирования в дела документов различных категорий. В понятие делопроизводство кроме документирования информации и организации документооборота также входит хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия. Данный вид хранения называют оперативным (или текущим), при этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида:

-хранение документов в процессе их исполнения;

-хранение исполненных документов.

Другими словами, под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение.

Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями " Срочно", " На исполнение", " На подпись" и т.д. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Папки в течение дня хранятся на столе исполнителя, а после окончания работы должны убираться в ящик стола, шкаф или сейф.

Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования.

Организация их хранения должна обеспечивать сохранность документов и дел и удобство их использования.

Также наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища, что позволяет упростить использование документов в текущей деятельности.

Формирование дела – это группирование исполненных документов в дело в соответствии сноменклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) и помещаться в дела в день окончания исполнения. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.

При формировании дела в него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

-документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

-включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

-группировать в дело документы одного календарного года; -дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см (если дело больше, то его разделяют на два и более тома).

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением " т.1", " т.2" и т.д.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

15.3 Личное дело работника включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени (все время работы или учебы). Они входят в состав документов по личному составу.

В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 должны быть заведены в государственных (муниципальных) органах власти. Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел. Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным.

Тем не менее практика показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много пользы. Поскольку все сведения о работнике сконцентрированы и упорядочены в едином месте (способствует лучшей сохранности документов) и к ним обеспечен оперативный доступ (способствует быстрому поиску информации по запросу).

Состав документов личного дела работника

• заявление о приеме на работу;

• трудовое соглашение (контракт), дополнительные соглашения;

• личный листок по учету кадров и дополнение к нему;

• анкета (автобиография);

• документы об образовании (копии);

• документы об утверждении в должности (копии или выписки), в том числе это могут быть выписки из протоколов учредителей, акционеров, ученых советов, документы конкурсных комиссий, результаты тестирования;

• рекомендательные письма или характеристики;

• должностные инструкции (регламенты);

• аттестационные листы, отзывы, представления;

• паспортные данные, свидетельство о браке и т.д. (копии);

• заявления и приказы (копии или выписки) о переводе на другую должность, представления, справки-объективки;

• документы о награждении, наложении взысканий (копии);

• сведения о доходах, имуществе и справки проверки полноты и достоверности данных сведений (для государственной или муниципальной службы);

• невостребованные документы (свидетельства, дипломы, трудовые книжки и т.п.);

• заявления и приказы (копии или выписки) об увольнении, переводе и т.д.;

• иные документы в случае необходимости, в частности для государственной службы – подробнее посмотрите Указ Президента РФ (ссылка во 2-м абз.).

Формирование личных дел работников

Руководствуются хронологическим принципом, т.е. документы в личное дело работника помещаются по мере их появления. После увольнения работника личное дело считается законченным делопроизводством и готовится к передаче в архив. При этом дела госслужащих передаются в архив после 10 лет хранения в кадровой службе (нормативное требование, поскольку при переводе гражданского служащего в другой государственный орган его личное место передается по новому месту работы), остальных работников – желательно не позднее 3-х лет после завершения их делопроизводством.

Ввиду важности документов, составляющих личное дело, требуется составлять внутреннюю опись по определенной форме (см. образец внутренней описи дела), при этом она всегда нумеруется отдельно от остальных документов дела. Затем в процессе подготовки к архивному хранению завершенного личного дела количество листов внутренней описи отмечается в листе-заверителе (посмотрите образец).

На каждого сотрудника формируется самостоятельное личное дело. Допускается затем в процессе подготовки к архивному хранению группировать личные дела в так называемые наряды, т.е. прошить их в общем деле (особенно при небольшом количестве образующихся личных дел в год). В этом случае во внутренней описи документов дела должна содержаться информацию с перечнем включенных в них личных дел (ФИО работников и номера листов каждого дела, чтобы облегчить его использование в дальнейшем).

Но все-таки затем не очень будет удобно использовать такое «общее» дело. Поэтому целесообразнее прошивать дела как самостоятельные единицы хранения. Но на каждого гражданского служащего должно быть заведено только отдельное дело (это нормативное требование).

16.1 Назначение, видовой состав и требования к оформлению и структуре текста организационно-правовых документов Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.

Разрабатывает организационно-правовые документы руководство учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

К организационно-правовым документам относятся устав, учредительный договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном (совещательном органе) организации, регламент, штатное расписание, инструкция, должностная инструкция.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги (формат А4) или на общем бланке (в зависимости от вида документа), при этом обязательными реквизитамиявляются следующие: наименование организации (также указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

16.2 Экспертиза ценности документов в делопроизводстве: задачи и порядок проведения. Применение перечней документов со сроками хранения Экспертиза ценности документа – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

-в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

-в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы ДОУ совместно с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации под методическим руководством архива организации.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:

-отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;

-отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;

-выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. При этом не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой “ЭПК”(экспертно-проверочная комиссия) подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой “ЭПК”, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. 7

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. 8

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются сотрудниками архива организации сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранени.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации одновременно. Одобренные центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения описей дел постоянного хранения. После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

(Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Росархива 6 октября 2000 г.)

16.3 Применение унифицированных форм «Т» в кадровом документировании Форма Т-1

Документирование приема на работу оформляется унифицированной формой Т-1 < Приказ о приеме на работу работника>. Формат Т-1 заполняется работником кадровой службы, ответственным за прием

Заголовочная часть формы содержит название организации и ее код по ОКПО, название вида документа, его код по ОКУД, номер и дату приказа, распорядительное действие и его продолжительность)> Принять на работу с:.по:..>). таким образом, здесь содержатся практически все реквизиты, используемые в традиционной практике документирования учета личного состава, но представленные в формализованном виде.

Содержательная часть приказа о приеме на работу включает в себя фамилию, имя, отчество, табельный номер работника, наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), разряд, класс (категорию), квалификацию, условия приема на работу, характер работы, условия оплаты труда, установленный испытательный срок.

Основанием для издания приказа о приеме на работу является трудовой договор с указанием его даты и номера.

Оформляющая часть формы содержит подпись руководителя организации и отметку об ознакомлении работника с приказом.

Форма Т-1 предназначена для документирования индивидуального приема. Она построена в виде таблицы, графы которой содержат те же самые сведения, которые включены в индивидуальную форму.

Подлинник приказа о приеме на работу остается на хранение в кадровой службе, копия передается в бухгалтерию для оформления лицевого счета и начисления зарплаты. В практике работы некоторых кадровых служб принято создавать несколько копий приказа для передачи в структурные подразделения, на табельный участок и др. При ведении на работника личного дела количество копий увеличивается- одна из них подшивается в личное дело.

Унифицированные формы Т-1 и Т-1А являются основанием для заполнения службой кадров учетной формы Т-2, выдачи трудовой книжки или внесения в нее отметки о зачислении на работу, для бухгалтерии приказы о приеме на работу являются основанием открытия лицевого счета.

Форма Т-5, Форма Т-5 " А"

Перевод на другую работу (из одного структурного подразделения в другое в пределах одной организации) производится по инициативе работника или администрации. В последнем случае перевод, как правило, осуществляется с согласия работника.

Основанием для перевода являются изменения к трудовому договору с указанием номера и даты.

Документирование перевода на другую работу должно оформляться с применением форм Т-5 и Т5А < Приказ о переводе работника (работников) на другую работу>, которые подписывает руководитель организации.

Приказы о переводе объявляются работнику под расписку, для чего в формах предусмотрен отдельный реквизит.

На основе приказа о переводе работник отдела кадров делает отметки в личной карточке (форма Т-2), трудовой книжке и других документах.

Форма Т- 8

Увольнение работников документируют с применением форм Т-8 и Т-8А < Приказ о прекращении действия трудового договора с работником (работниками). Текст приказа об увольнении начинается словом < УВОЛИТЬ>, затем указываются: дата увольнения, фамилия, имя, отчество, табельный номер, должность (профессия) и структурное подразделение, где работал работник, номер и дата трудового договора.

В приказе об увольнении обязательно указывают причины увольнения (по личному желанию, в связи с переходом на другую работу, по сокращению штатов), а также статью ТК РФ.

Следует обратить внимание на изменение расположения даты: она является вторым элементом после распорядительного действия и вынесена из текста. Оформление даты в приказе об увольнении чрезвычайно важно, так как день увольнения является последним днем работы.

Документами, являющимися основанием для издания приказа об увольнении, могут быть: личное заявление работника, акт о нарушении трудовой дисциплины и др. Но в любом случае в приказах об увольнении должна быть ссылка на документ, инициирующий увольнение.