Облік грошових коштів у касі.

ГОСЫ. Фінансовий облік

Об'єкт обліку — грошові кошти, які знаходяться в касі підприємства, облікуються за номіналом. Одиниця обліку — номінал купюр.

Аналітичний облік. Аналітичний облік грошових коштів у касі будується за окремими фізичними особами, які здійснюють касові операції на підприємстві.

Каса — самостійний структурний підрозділ підприємства, призначений для зберігання коштів і проведення розрахунків готівкою. Матеріальна відповідальність за зберігання коштів і ведення касових операцій покладена на касира, з яким укладають договір про матеріальну відповідальність у формі зобов'язання касира. Зобов'язання касира зберігається у головного бухгалтера.

В деяких випадках за невеликого обсягу касових операцій дозволяється сумісництво цієї роботи з іншою, якщо вона не пов'язана з розрахунками.

Касові операції здійснюють згідно з порядком про ведення касових операцій підприємствами, установами і організаціями, який запровадив Національний банк України, встановивши єдиний для всіх підприємств, установ і організацій прийом здійснення й обліку касових операцій та єдину для них документацію.

Регламентування ведення касових операцій забезпечує здійснення контролю за додержанням касової дисципліни, сприяє поліпшенню обліку.

Гроші до каси надходять здебільшого з розрахункового банківського рахунка насамперед для виплати заробітної плати працюючим, покриття витрат на відрядження й інші господарські, адміністративні й операційні потреби.

Банк установлює ліміт залишку готівки в касі в розмірі, необхідному для виплати невідкладних витрат. Ця готівка має зберігатися в касі. Готівку можна витрачати тільки за тим призначенням, задля якого вона видана банком.

Понад ліміт у касі можуть зберігатися лише гроші, призначені для оплати праці. Невиплачені протягом трьох днів з дня одержання грошей у банку суми заробітної плати мають бути повернені на розрахунковий рахунок у банк.

Для прийняття, зберігання і витрат грошей кожне підприємство або організація повинні мати окреме відповідно обладнане приміщення — касу.

Документальне оформлення касових операцій. Касові операції здійснюють на основі оформлених документів.

Надходження і видачу грошей з каси підприємства оформляють прибутковими і видатковими касовими ордерами, які виписує бухгалтерія. У прибуткових ордерах зазначають, від кого, за що або навіщо одержані гроші, а у видаткових — кому, за що або навіщо вони видаються. В ордерах проставляють також кореспондуючі рахунки, на яких має бути відображена операція і зазначені виправдовувальні документи, що стали підставою для складання ордерів (чеки, авансові звіти, заяви тощо).

Прибуткові ордери мають бути підписані головним бухгалтером, а видаткові — керівником і головним бухгалтером підприємства.

Касові ордери до виконання касиру підприємства передає безпосередньо сам бухгалтер, а не через особу, котра одержує або вносить гроші.

Касир, який одержав з бухгалтерії касові ордери, має перевірити правильність їх оформлення, наявність і дійсність підписів, додатки, перелічені в ордері. Після цього він приймає або видає гроші. Особі, що внесла гроші до каси, видається квитанція.

Готівка і переміщення грошей у касі відображуються касиром у касовій книзі. Записи в ній виконуються за кожним прибутковим і видатковим ордером.

Усі касові ордери після їх виконання касир підписує, а додані до них документи, щоб уникнути повторного їх використання, погашає штампом або підписом від руки «Одержано» чи «Сплачено» і проставляє дату.

Записи у касовій книзі здійснюються лише під копірку, тобто в двох примірниках (другі примірники слугують звітом для касира). Наприкінці робочого дня підраховують підсумки оборотів за приходом і видачею грошей та виводять залишки на наступний день. Перші відривні аркуші, що є звітом касира разом з прибутковими і видатковими ордерами і прикладеними до них виправдовувальними документами, касир передає бухгалтерії під розписку в касовій книзі.

Бухгалтер має перевірити таке: правильність оформлення касових ордерів та їх обґрунтування; виконані записи в касовій книзі і виведений залишок у ній на кінець дня і проти кожної суми проставити шифр кореспондуючих рахунків.

Перелічимо найважливіші вимоги до правильного оформлення й обліку касових операцій.

Негайне записування кожної здійсненої касової операції у касову книгу, щоденне визначення підсумків у цій книзі; здача касиром під розписку до бухгалтерії касових документів.

Виписування бухгалтерією на кожну касову операцію прибуткових і видаткових ордерів, додержання послідовності в нумерації і реєстрації цих коштів у реєстрі до передачі їх для виконання касиру.

Погашення касиром спеціальним штампом касових документів, аби запобігти зловживанню цими документами, зокрема повторному їх використанню.

Установлення наказом осіб, що мають право підписувати касові документи, наявність у касира зразків підписів цих осіб і недопустимість виконання касових операцій на не підписаних документах.

З метою контролю не рідше одного разу на місяць потрібно перевіряти готівку в касі, складати акт.

Керівник підприємства несе відповідальність за зберігання грошей, правильне й доцільне їх використання.

Касова книга є реєстром аналітичного обліку. Касові документи слід брошурувати окремо від інших бухгалтерських документів, вони повинні мати самостійну нумерацію; при здачі таких документів до бухгалтерського архіву в архівній книзі роблять позначку про прийняття «Касових документів».

Облік касових операцій у системі рахунків. Для обліку касових операцій і залишку використовують рахунок «Каса», записи здійснюють на основі перевірених відривних аркушів касової книги і доданих до них документів на загальні суми за день (або за кілька днів). На цьому рахунку не можна робити жодних бухгалтерських проведень, якщо вони не відображають касових операцій (сторнувань тощо). Усі бухгалтерські проведення мають точно відповідати записам касової книги. Це неодмінна умова для забезпечення готівки.

На рахунку «Каса» у дебеті записують операції надходження грошей до каси, а у кредиті — їх вибуття; сальдо може бути тільки дебетове, що відображає залишок грошей у касі.

За дебетом рахунок «Каса» кореспондує з рахунками «Рахунки в банках», «Доходи», «Розрахунки з підзвітними особами», «Розрахунки з різними дебіторами» тощо.

Записи на кредиті рахунка «Каса» здійснюють в кореспонденції з дебетом рахунків «Розрахунки з оплати праці»; «Розрахунки з підзвітними особами» (видача підзвітних сум); «Рахунки у банку»; «Загальновиробничі витрати»; «Адміністративні витрати»; «Витрати на збут»; «Розрахунки з різними дебіторами»; «Розрахунки зі страхування» тощо.

Контроль касової дисципліни. Керівник організації і головний бухгалтер мають систематично контролювати додержання касової дисципліни і зберігання грошей у касі. Керівник підприємства повинен не рідше як один раз на місяць призначати комісію для раптової ревізії каси, під час якої готівка перераховується (кожна пачка має бути розкрита). Після перевірки усіх прибуткових і видаткових документів визначається залишок, який звіряють з готівкою.

Якщо під час ревізії виявлено нестачу, то вона стягується з касира.

Підприємство зобов'язане негайно подати позов щодо стягання нестачі. Якщо в касі ревізією виявлені надлишки, то на державних підприємствах вони вносяться в дохід бюджету. Це оформляють таким записом: Дебет рахунка «Каса» Кредит рахунка «Розрахунки по іншим операціям».

На приватних підприємствах надлишки приєднуються до доходу. Це оформляється таким записом: Дебет рахунка «Каса» Кредит рахунка «Фінансові доходи».