Документирование управленческой деятельности

Документационное обеспечение управления является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.

Документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Кадровое делопроизводство является одним из основных элементов управления персоналом в целом, так и управлением по развитию персонала в частности и подразумевает организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.

Кадровая документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала.

Документированная информация составляет основу управления, является наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя так, кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.

Движение персонала - одна из базисных категорий управления персоналом, под которой, как правило, понимают:

- прием на работу;

- перевод на другую работу;

- предоставление отпуска;

- увольнение.

Документальное оформление кадровых процедур является неотъемлемой обязанностью любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.

К сожалению, сегодня не все работодатели уделяют должное внимание и значимость кадровому делопроизводству как процессу документирования трудовых отношений.

Кадровое делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку[14]:

- локальных нормативных актов,

- документов по управлению персоналом и охране труда,

- первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом,

- учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда.

Кадровое делопроизводство - для работодателей всегда актуальный вопрос, который требует хороших знаний трудового законодательства, правил ведения и оформления документов, - недооценивать его нельзя.

О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ имеет юридическую и даже коммерческую ценность.

Ведение кадрового делопроизводства позволяет работодателю не только документально оформить трудовые отношения и формализовать кадровые процедуры, но и решить множество других задач и обезопасить себя от негативных последствий.

При разрешении трудовых споров в суде кадровая документация может выступать в качестве письменного доказательства, и ее отсутствие может привести к неблагоприятному для работодателя исходу дела.

Таким образом, кадровое делопроизводство - это инструмент, позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений, создать организационно-правовые основы трудовых отношений, документально закрепить единые принципы корпоративных отношений, построить хорошо отлаженную стабильную систему управления персоналом.

Для введения грамотного делопроизводства в организации, необходимо знания нормативно-методического обеспечения системы управления персоналом.

Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом - это совокупность документов и нормативно-справочных материалов, устанавливающих нормы, правила, требования, характеристики, методы, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке, компетентным соответствующим органом или руководством организации.

Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом. Оно состоит в организации разработки и применения методических документов, а также ведении нормативного хозяйства в системе управления персоналом.

Нормативно-методические документы подразделяются на три группы[15]:

- нормативно-справочные документы;

- документы организационного, организационно-распорядительного и организационно-методического характера;

- документы технического, технико-экономического и экономического характера.

Нормативно-справочные документы включают нормы и нормативы, необходимые при решении задач организации и планирования труда в сфере материального производства и управления. К их числу следует отнести:

1. Первичные операционные нормы времени и расценки; нормы времени на выполнение управленческих процедур.

2. Производные нормы и нормативы, полученные на основе первичных (сводные нормы трудовых затрат на изготовление продукции).

3. Нормы, установленные вышестоящими организациями или в централизованном порядке (нормы налогообложения фонда оплаты труда; размер подоходного налога с физических лиц).

Документы организационного, организационно-распорядительного и организационно-методического характера регламентируют задачи, функции, права, обязанности подразделений и отдельных работников системы управления персоналом; содержат методы и правила выполнения работ по управлению персоналом. Эти документы включают:

1. Законодательные акты по вопросам труда и кадров.

2. Указы Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ по вопросам труда, охраны труда, занятости.

3. Руководящие документы (положения, инструкции, методические указания, правила и другие документы) Минтруда РФ и других государственных органов.

4. Приказы, положения, инструкции, методические указания, правила и другие документы министерства, госкомитета, ведомства, если им подчиняется организация.

5. Приказы, положения, правила и другие документы, издаваемые руководителем организации или соответствующими подразделениями по вопросам труда, численности, оплаты труда и т.д. (Правила внутреннего трудового распорядка, Коллективный договор, Положение о подразделении, Должностная инструкция, Штатное расписание).

Важным организационно-распорядительным документом являются правила внутреннего трудового распорядка, которые включают следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Порядок приема и увольнения рабочих и служащих.

3. Основные обязанности рабочих и служащих.

4. Основные обязанности администрации.

5. Рабочее время и его использование.

6. Поощрения за успехи в работе.

7. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Коллективный договор является важнейшим организационным документом, который разрабатывается при непосредственном участии кадровой службы. Коллективный договор - это соглашение, заключаемое трудовым коллективом с администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности на календарный год.

К документам организационно-методического характера относятся те, которые регламентируют выполнение функции по управлению персоналом. Сюда входят: Положение по формированию кадрового резерва в организации, Положение по организации адаптации работников, Рекомендации по организации отбора персонала, Положение по оплате и стимулированию труда, Инструкция по соблюдению правил техники безопасности и др.

Внутренними организационно-регламентирующими документами являются Положение о подразделении и Должностная инструкция.

Положение о подразделении (отделе, бюро, группе и т.д.) - документ, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения кадровой службы: его задачи, функции, права, ответственность.

Типовая структура положения включает следующие разделы[16]:

1. Общие положения (кому подчиняется данное подразделение, степень его самостоятельности, какими нормативно-правовыми документами оно руководствуется в своей деятельности и т.д.).

2. Задачи подразделения.

3. Организационная структура подразделений (схема с указанием линейно-функциональной, методической и иной подчиненности отдельных звеньев и работников подразделения).

4. Функции подразделения.

5. Взаимоотношения подразделения с другими звеньями организации с указанием информации, документации, получаемой и передаваемой данным подразделением (от кого и кому, сроки и периодичность).

6. Права подразделения (в пределах возложенных на него функций).

7. Ответственность подразделений (в рамках приданных ему полномочий за некачественное, несвоевременное их выполнение).

Типовые положения о подразделениях, в том числе и по кадровой службе, содержатся в специальной литературе, но требуется их адаптация, уточнение применительно к каждой конкретной организации.

Должностная инструкция-документ, регламентирующий деятельность в рамках каждой управленческой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Она может быть составлена на основе типовых требований к должности, содержащихся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих, но с учетом изменяющихся социально-экономических условий.

Чтобы составить качественную должностную инструкцию, необходимо глубоко изучить те процессы, работы, которые должны выполняться в соответствии с данной должностью (или на данном рабочем месте), а затем определить требования к работнику, который будет занимать эту должность, к его знаниям, навыкам, опыту, т.е. составить личностную спецификацию.

Документы технического, технико-экономического и экономического характера содержат правила, нормы, требования, регламентирующие стандарты всех категорий и видов. К этой группе документов можно отнести[17]:

1. Нормы планировки помещения и рабочих мест.

2. Стандарты качества, ТУ на продукцию.

3. Нормативы организации труда руководителей инженерных подразделений.

4. Бизнес-план.

5. Смета затрат на производство.

6. Отчет о численности работников организации.

Ответственность за обеспечение системы управления персоналом нормативно-методическими документами несут соответствующие подразделения аппарата управления организации (отдел стандартизации, отдел организации управления, юридический отдел).

В начале работы, рассматривались понятия и подробное описание основных методов, участвующих в развитии персонала в организации (отбор и найм персонала, введение в должность, адаптация персонала, обучение персонала и т.д.), в данном разделе мы будем рассматривать основной перечень документов, используемых в данных методах.

1. Найм и отбор персонала. Предприятие чаще всего начинает знакомство с кандидатами заочно: через изучение присланных ими заявительных документов. Обстоятельный анализ каждой из поданных бумаг позволяет составить первичную картину о претенденте и определить необходимость «контактного» общения, а также сэкономить время работников службы управления персоналом, особенно при большом количестве вакансий и желающих получить рабочее место.

Классический пакет заявительных документов включает:

- заявление.

- автобиографию (резюме)

- трудовая книжка

- копия документа об образовании

- свидетельства

- анкеты

- фотографии

- рекомендательные письма

- медицинское заключение.

Письменное заявление о приеме на работу - первый документ, свидетельствующий о намерении заявителя стать сотрудником данного предприятия или организации.

2. Введение в должность и адаптация. Целью данного метода выступает минимизация срока качественного ввода сотрудника в должность для возможности выполнения им работ с максимальной эффективностью. Новому сотруднику необходимо предоставить ряд документов, содержащих подробную информацию об организации, ее историю, стратегию, цели и направления. Так же обязательным, в процессе адаптации сотрудника в организации, является предоставление таких документов как должностная инструкция и план-график адаптации сотрудника.

Должностную инструкцию готовит непосредственный руководитель нового сотрудника совместно с сотрудником отдела персонала до выхода сотрудника на работу.

План – график адаптации включает себя все направления введения в должность сотрудника (профессиональную, общеорганизационную, социальную) перечень знаний, навыков, установок, которые должен освоить новый сотрудник и сроки, отведенные на их освоение, результаты практической работы, которую сотрудник обязан выполнить за период адаптации. В перечень знаний, навыков, установок могут входить следующие блоки[18]:

- структура подразделения, иерархия, место в структуре;

- знание целей, задач своей деятельности на период испытательного срока;

- знание бизнес-процессов;

- взаимодействия внутри отдела и с другими отделами, департаментами;

- процедуры принятия решения по личным вопросам;

- правила начисления зарплаты, сроки выдачи;

- оформление отсутствия на рабочем месте (отпуска, больничные);

- этапность перехода на самостоятельное выполнение работ;

- традиции компании.

К документам необходимым организации по адаптации персонала относятся:

- положение об организации и структурном подразделении;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- положения о технике безопасности и охране здоровья ит.д.

3. Мотивация на обучение персонала. Сегодня каждый руководитель осознает значимость мотивации персонала, ведь именно от нее зависит продуктивность работы людей. Как уже рассматривалось ранее, мотивационные стимулы бывают материальные и нематериальные. Документы, которые можно отнести к материальному стимулированию[19]:

- должностная инструкция по оплате труда;

- положение о выплате вознаграждения;

- положение о премировании и материальном стимулировании;

- положение об оказании материальной помощи сотрудникам;

- положение о системе материального поощрения лиц, занятых в системе внутрифирменного обучения;

- положение о компенсации транспортных затрат и т.д.

Документы, которые можно отнести к нематериальному стимулированию:

- положение о нематериальной мотивации;

- благодарственное письмо;

- положение о присвоении звания лучший работник года;

- положение о социальной защите.

4. Обучение персонала. В современных условиях необходимость профессиональной подготовки и переподготовки кадров для собственных нужд определяет работодатель. Работникам, проходящим профессиональную подготовку, работодатель должен создавать необходимые условия для совмещения работы с обучением, предоставлять гарантии, установленные Трудовым кодексом РФ, трудовым и ученическим договорами, иными нормативными правовыми актами.

Документы необходимые при организации системы обучения персонала[20]:

- положение о системе обучения (положение об обучении);

- ученический договор;

- планы обучения работников (стратегический, оперативный, текущий;

- заявки на обучение персонала (от руководителей структурных подразделений и персонала);

- приказы об обучении;

- положение о наставничестве;

- положение о дистанционном обучении;

- положение о проведении бизнес - тренингов;

- положение о проведении деловых и ролевых игр;

- положение о стажировке;

- учебные планы;

- утвержденный бюджет на обучение;

- графики обучения;

- долгосрочные, краткосрочные обучающие и тренинговые программы с указанием целевой аудитории, цели обучения, ожидаемого результата, сроков продолжительности;

- анкеты эмоциональной удовлетворенности обучением;

- анкеты входного/ выходного уровня знаний;

- информация о финансовых затратах на обучение для дальнейших расчетов возврата инвестиций;

- удостоверения, сертификаты;

- отчет об обучении и развитии сотрудников и т.д.

5. Деловая оценка персонала. В результате оценки персонала формируются следующие документы

- ознакомительная анкета;

- тестирования, опросники;

- результаты тестирования профессиональных знаний и умений работника;

- социально - психологический портрет личности;

- медицинское заключение о работоспособности;

- оценочный лист деловых и моральных качеств;

- оценка уровня производственной квалификации;

- заключение аттестационной комиссии и т.д.

6. Управление деловой карьерой. Важнейшим направлением работы с персоналом является управление планированием деловой карьеры работников. Формируется личное дело, включающее документы, связанные с планированием деловой карьеры:

- справка-объективка, отражающая трудовой путь сотрудника;

- автобиография;

- психологическое заключение;

- рейтинговый показатель экспертной оценки;

- планы индивидуального обучения на рабочем месте;

- карьерограмма;

- приложения к карьерограмме на текущий год;

- итоги аттестации и т.д.

7. Переподготовка и повышение квалификации кадров. Основными документам определяющими содержание, объем и целесообразную последовательность обучения является учебная программа. Ей предусматривается систематическое, последовательное, освоение техники и технологии методов труда на основе достоверных теоретических данных, то есть увязка производственного и теоретического обучения.

Каждая программа содержит:

- объяснительную записку;

- производственно-квалификационную характеристику;

- тематический план и программу теоретического обучения;

- перечень рекомендуемой литературы и наглядных пособий и т.д.

8. Ротация. Возможность перемещения персонала внутри структуры компании является важнейшим преимуществом, так как временный перевод кадров и апробирование их на новом месте позволяет планировать и в последующем осуществлять глобальные перемещения внутри компании. Предлагаются следующие документы по ротации персонала на предприятии:

- положение о ротации персонала;

- план перемещения работников;

- план командировок работников предприятия;

- приказ (распоряжение о переводе работника предприятия на другую работу);

- приказ (распоряжение) об увольнении работника;

- рекомендательные письма;

- акт кадрового перемещения.

9. Делегирование полномочий. Права и обязанности руководителя в отношении своих работников, регулирует закон Ст. 22 ТК РФ. Например, менеджеру по персоналу можно делегировать право:

- заключать договор. При этом руководитель, который имеет право подписывать договор, не читает его и подписывает автоматически;

- подписывать договор. Согласно учредительным документам организации это право принадлежит руководителю, однако некоторые из них приказании по организации делегируют право подписи договоров своим заместителям.

Чтобы делегирование было успешным, необходимо составить перечень задач, которые передаются подчиненным. Следует тщательно обдумать, кому и какие права и обязанности будут переданы. Кроме того, ответственному лицу, которое будет передавать определенные функции, необходимо предоставить следующие документы:

- список целей и ожидаемых результатов, в процессе делегирования полномочий от руководителя к сотруднику;

- список перечня документов, с которым исполнитель должен ознакомится:

- составить документы по срокам выполнения поручений и порядок отчетности и др.

На практике указание конкретных лиц, которым передаются права и обязанности, в локальных нормативных актах неудобно, так как при их увольнении или принятии решения о делегировании полномочий другому сотруднику придется каждый раз вносить в акт изменения. А указать конкретное лицо, которым осуществляется делегирование, просто необходимо. Наиболее удобный вариант в данном случае является издание приказа.

В некоторых организациях порядок делегирования не фиксируют в локальном правовом акте, прописывая передачу прав и обязанностей работодателя только в приказе. Однако надо соблюдать и требования ч.6 ст.20 ТК РФ, где упоминается локальные нормативные акты, а не приказы.

Если передаваемые полномочия позволяют представлять работодателя во взаимоотношения с третьими лицами, дополнительно к приказу нужна доверенность. В таком случае в преамбулах договоров будет указываться, что уполномоченное лицо действует на сновании доверенности с указанием ее реквизитов – даты и номера.

10. Формирование кадрового резерва. Наличие кадрового резерва позволяет заранее на плановой основе, по научно и практически обоснованной программе готовить кандидатов на вновь создаваемые подлежащие замещению вакантные должности, эффективно организовывать обучение и стажировку специалистов включая в резерв, рационально их использовать на различных направлениях и уровнях в системе управления.

Перечень документов по формированию кадрового резерва можно представить так:

- положение о формировании кадрового резерва;

- план потребности о кадровом резерве;

- схема подготовки кадрового резерва;

- прогноз предполагаемых изменений в составе руководящих кадров;

- анкеты для отбора в кадровый резерв;

- списки кандидатов;

- рекомендательные письма;

- психограмма сотрудника;

- результаты аттестации, отчеты о профессиональной деятельности и росте работника в организации;

- списки кандидатов включенных в кадровый резерв;

- индивидуальные планы профессионального развития каждого работника, включенного в кадровый резерв.

11. Организация оплаты и стимулирования труда. Система оплаты труда должна быть регламентирована внутренними документами в соответствии с действующим законодательством, что позволит избежать споров с контролирующими органами, так и трудовых споров с сотрудниками.

Оплата труда и иных выплат работникам в организации производится в соответствии с требованиями следующих нормативных актах:

1.Трудовой Кодекс РФ

2.Налоговый Кодекс РФ.

3.Федеральный Закон от 19.05.1995 - №81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющих детей».

4.Постановление правительства РФ от 24.12.2007 №922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

5.Федеральный Закон от 29.12.2006 №255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».

6. Постановление Правительства Ф от 15.06.2007 №375 «Об утверждении Положения об временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком гражданам, подлежащих обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».

7.Федеральный Закон от 24.07.2009 №212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской федерации, фонд социального страхования российской федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования.

8.Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Основанием для расчета заработной платы и выплат работнику является распорядительные и учетные документы:

- табель учета рабочего времени;

- платежная ведомость;

- положение о премировании материальном стимулировании работников и т.д.

Таким образом, проанализировав действующие нормативные акты и научную литературу, можно сделать вывод о том, что вопросы развития персонала и документирования этого процесса рассмотрены достаточно подробно и имеют нормативно – правовые основания. Однако, данные вопросы решаются в целом без учета специфики деятельности и кадрового состава тех или иных предприятий, организаций.