Передмова. 1 розроблено: Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства (ундіасд) Державного комітету архівів України

1 РОЗРОБЛЕНО: Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства (УНДІАСД) Державного комітету архівів України

РОЗРОБНИКИ: І. Антоненко, канд. іст. наук; О. Загорецька, канд. іст. наук; С. Кулешов, д-р іст. наук (керівник розроблення)

2 ПРИЙНЯТО ТА НАДАНО ЧИННОСТІ: наказ Держспоживстандарту України від 2 грудня 2005 р. № 345 з 2007-04-01

3 Національний стандарт відповідає міжнародному стандарту ІSО 15489-1: 2001 (E) Іnformation and documentation — Records management — Рагі 1: General (Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Частина 1. Основні положення), окрім підрозділів 7.1 j); 9.2 c) 3); 9.9 a); d)

Ступінь відповідності — модифікований (МОР)

Переклад з англійської (еп)

4 УВЕДЕНО ВПЕРШЕ

Право власності на цей документ належить державі.

Відтворювати, тиражувати і розповсюджувати його повністю чи частково

на будь-яких носіях інформації без офіційного дозволу заборонено.

Стосовно врегулювання прав власності треба звертатися до Держспоживстандарту України

Держспоживстандарт України, 2007

ЗМІСТ

С.

Національний вступ...................................................................................................................... V

1 Сфера застосування.................................................................................................................. 1

2 Нормативні посилання............................................................................................................... 2

3 Терміни та визначення понять.................................................................................................. 2

4 Переваги керування документаційними процесами.............................................................. З

5 Регуляторне середовище.......................................................................................................... 4

6 Політика та обов'язки................................................................................................................ 5

6.1 Загальні принципи............................................................................................................... 5

6.2 Політика................................................................................................................................ 5

6.3 Обов'язки.............................................................................................................................. 5

7 Вимоги до керування документаційними процесами............................................................. 6

7.1 Принципи програм керування документаційними процесами........................................ 6

7.2 Характеристики службового документа........................................................................... 6

7.2.1 Загальні положення................................................................................................... 6

7.2.2 Автентичність............................................................................................................. 7

7.2.3 Достовірність.............................................................................................................. 7

7.2.4 Цілісність..................................................................................................................... 7

7.2.5 Придатність для користування................................................................................ 7

8 Розробляння та впроваджування документаційних систем................................................. 7

8.1 Загальні положення............................................................................................................ 7

8.2 Характеристики документаційних систем........................................................................ 8

8.2.1 Вступ........................................................................................................................... 8

8.2.2 Достовірність інформації........................................................................................... 8

8.2.3 Цілісність..................................................................................................................... 8

8.2.4 Відповідність............................................................................................................... 8

8.2.5 Всебічність.................................................................................................................. 9

8.2.6 Систематичність........................................................................................................ 9

8.3 Розробляння та впроваджування документаційних систем........................................... 9

8.3.1 Загальні положення................................................................................................... 9

8.3.2 Документування дій зі службовими документами................................................. 9

8.3.3 Фізичне зберігання носіїв інформації та їх захист................................................... 9

8.3.4 Розподіл функцій керування..................................................................................... 9

8.3.5 Конвертування та переміщування............................................................................ 9

8.3.6 Доступ, пошук та користування............................................................................... 9

8.3.7 Строки зберігання та передавання службових документів до архіву

або вилучання їх для знищування......................................................................... 10

8.4 Методика розробляння та впроваджування документаційних систем................... 10

8.5 Припинення функціювання документаційних систем................................................ 11

9 Документаційні процеси та їх контролювання................................................................... 11

9.1 Визначання службових документів, що підлягають долучанню

до документаційних систем.......................................................................................... 11

9.2 Визначання строків зберігання службових документів............................................. 11

9.3 Долучання службових документів до документаційних систем.............................. 12

9.4 Реєстрування................................................................................................................. 13

9.5 Класифікування.............................................................................................................. 13

9.5.1 Класифікування напрямів ділової діяльності.................................................... 13

9.5.2 Системи класифікації........................................................................................... 13

9.5.3 Словниковий контроль......................................................................................... 13

9.5.4 Індексування......................................................................................................... 13

9.5.5 Розміщування номерів та індексів...................................................................... 13

9.6 Зберігання та обробляння............................................................................................ 14

9.7 Доступ............................................................................................................................. 14

9.8 Контролювання руху службових документів та користування ними....................... 14

9.8.1 Загальні положення.............................................................................................. 14

9.8.2 Контроль строків виконання дій зі службовими документами........................ 15

9.8.3 Контроль за місцезнаходженням службових документів................................ 15

9.9 Передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування 15

9.10 Документація з керування документаційними процесами...................................... 16

10 Відстежування та здійснювання перевіряння.................................................................. 16

11 Навчання.............................................................................................................................. 16

Покажчик................................................................................................................................... 17

Додаток НА Перелік національних стандартів України, посилання на які є
в цьому стандарті............................................................................................... 21

Додаток НБ Порівняльна таблиця визначення понять для термінів згідно
з цим стандартом та згідно з ДСТУ 2732: 2004................................................ 22

Додаток НВ Перелік національних відхилів та їхні пояснення........................................... 23

Додаток НГ Абетковий покажчик українських термінів....................................................... 23

НАЦІОНАЛЬНИЙ ВСТУП

Цей стандарт є переклад ІSО 15489-1: 2001 (E) Іnformation and documentation — Records management — Рагі 1: General (Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Частина 1. Основні положення) з окремими технічними змінами.

Технічний комітет, відповідальний за цей стандарт, ― ТК 144 «Інфор­мація та документація».

Стандарт містить вимоги, які відповідають чинному законодавству.

Перелік національних стандартів України, згармонізованих із міжнародними стандартами, посилання на які є в цьому стандарті, наведено у національному додатку НА.

Порівняльну таблицю визначення понять для термінів, використанних у цьому стандарті та згідно з ДСТУ 2732: 2004, наведено у національному додатку НБ.

До стандарту було внесено окремі зміни, зумовлені правовими та іншими нормативними вимогами до організації діловодства й архівної справи в Україні. Технічні відхили та додаткову інформацію було долучено безпо­се­редньо до пунктів, яких вони стосуються, їх позначено рамкою і заголовком «Національний відхил», «Національне пояснення» або «Національна виноска». Перелік технічних від­хилів з поясненнями наведено в національному додатку НВ.

Копії міжнародних стандартів, на які є посилання в цьому стандарті, можна замовити в Головному фонді нормативних документів.

До стандарту внесено такі редакційні зміни:

— вираз «цей міжнародний стандарт», «ця частина ІSО 15489» замінено на «цей стандарт»;

— структурні елементи стандарту «Титульний аркуш», «Передмова», «Національний вступ», «Терміни та визначення понять» і «Бібліографіні дані» — оформлено згідно з вимогами комплексу стандартів «Національна стандартизація».

У цьому стандарті є посилання на:

­— ISO 9001: 2001, який в Україні впроваджено як ДСТУ ISO 9001–2001,

— ISO 14001: 1996, який в Україні впроваджено як ДСТУ ISO 14001–97.

ДСТУ 4423-1: 2005

НАЦІОНАЛЬНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ

ІНФОРМАЦІЯ ТА ДОКУМЕНТАЦІЯ