Сфера застосування

Цей стандарт поширюється на сферу керування документаційними процесами1) в організа­ціях, державних або приватних, для внутрішніх та зовнішніх користувачів.

Усі елементи, описані в цьому стандарті, рекомендовано використовувати, щоб за­без­печити створення, долучення легітимних службових документів та керування їх обігом. Процедури, які до­помагають забезпечити керування документаційними процесами згідно з принципами та елемен­тами, описаними в цьому стандарті, надано у ІSО/ТR 15489-2 (Настанови).

Цей стандарт:

— стосується керування службовими документами всіх видів, на всіх носіях, які орга­ні­зація або будь-яка фізична особа створила або отримала в процесі здійснення своєї діяльності;

— надає рекомендації у сфері визначення обов'язків організацій щодо службових документів і політики в сфері документування та пов'язаних із ним процедур, систем і процесів;

— забезпечує нормативними вимогами до керування документаційними процесами у межах системи керування якістю відповідно до ІЗО 9001 та І8О 14001;

— надає рекомендації з розробляння та впроваджування документаційних систем, але

— не стосується архівних документів у архівних установах.

Цей стандарт призначено для використання:

— керівниками організацій;

— фахівцями у сфері документування, інформаційного та технологічного керівництва;

— іншим персоналом організацій;

— іншими особами, які зобов'язані створювати документи та працювати з ними.

2 НОРМАТИВНІ ПОСИЛАННЯ

Наведені нижче нормативні документи містять положення, які через посилання у тексті, ста­новлять положення цього стандарту. У разі датованих посилань пізніші зміни до будь-якого з цих видань або перегляд їх не застосовують. Проте сторонам, зазначеним в угодах, що базуються на| положеннях цього стандарту, рекомендовано визначити можливість застосування найостанніших видань нормативних документів, наведених нижче. У разі недатованих посилань рекомендовано звертатися до новітніх видань зазначеного нормативного документа. Членам ІSО та ІЕС надають реєстри чинних на цей час міжнародних стандартів.

ISO 51272) Information and documentation ― Vocabulary

ISO 9001 Quality management systems ― Requirements

ISO 14001 Environmental management systems ― Specification with guidance for use.

НАЦІОНАЛЬНЕ ПОЯСНЕННЯ

ISO 5127 Інформація та документація. Словник* ISO 9001 Системи керування якістю. Вимоги

ISO 14001 Системи керування захистом навколишнього середовища. Склад та спис еле­ментів і настанови щодо їх застосування.

* Міжнародною організацією зі стандартизації видано оновлений ISO 5127: 2001 Information and documentation ― Vocabulary.

З ТЕРМІНИ ТА ВИЗНАЧЕННЯ ПОНЯТЬ

У цьому стандарті застосовано такі терміни та визначення понять.

Визначення понять інших термінів, ужитих у цьому стандарті, наведено в ІЗО 5127.

3.1 доступ (ассеss)

Право, можливість, засоби пошуку, використання або відновлення інформації

3.2 відповідальність ( accountability )

Принцип, за яким особи, організації та спільноти відповідають за свої дії, та за яким від них можна вимагати пояснення своїх дій

3.3 контроль строків виконання дій зі службовими документами ( action tracking )

Процес, під час якого здійснюють контроль строків, відведених для виконання дій уповноваженими здійснювати таку діяльність

3.4 уповноважена архівна установа (archival authority)(archival aпутсy) (archival institution) (archival programme)

Установа відповідальна за відбір, приймання та зберігання архівних документів, організації доступу до них та знищення інших документів

3.5 класифікування (classification)

Систематизоване ідентифікування та розташовування напрямків ділової діяльн і (або) службових документів згідно з категоріями відповідно до логічно структурованих умов, методів та процедурних правил, представлених у системі класифікації

3.6 система класифікації (classification system)
Дивись класифікування (3.5)

3.7 конвертування (conversion)

Процес зміни перезаписування інформації документа з одного носія на інший або з одного формату на інший

Дивись переміщення (3.13)

3.8 знищування (destruction)

Процес знищування або вилучання службових документів без можливості їх відновлення

3.9 передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування

(disposition)

Певні процеси, пов'язані зі зберіганням, знищуванням та передаванням службових документів, документально оформлених у номенклатурах справ або інших засобах

3.10 документ (document)

Зафіксована інформація або об'єкт, який може трактуватися як окрема одиниця

3.11 індексування (indexing)

Процес установлювання умовних познак для полегшення пошуку службових документів і (або) інформації

3.12 метадані (metadata)

Дані, які описують контекст, зміст і структуру службових документів та керування ними протягом певного часу

3.13 переміщування (migration)

Перехід службових документів з однієї системи до іншої, під час якого зберігаються автентичність, цілісність, достовірність цих документів та можливість ними користуватися

Дивись конвертування (3.7)

3.14 забезпечення збереженості (preservation)

Процеси та операції, пов'язані із забезпеченням технічного та інтелектуального збереження автентичних службових документів у часі

3.15 службові документи (records)

Інформація, яку організація або фізична особа створила, отримала та зберігає як свідчення або інформацію згідно з правовими зобов'язаннями чи в процесі виконання основної діяльності

3.16 керування документаційними процесами (records management)

Галузь керування, яка відповідає за ефективний та систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву та вилученням для знищення службових документів, охоплюючи процеси відбирання та зберігання в документальній формі свідчень та інформації про ділову діяльність

3.17 документаційна система (records system)

Інформаційна система, яка містить службові документи, керує документаційними процесами та забезпечує доступ до службових документів учасі

3.18 реєстрування (registration)

Надання службовому документу унікальних ідентифікаційних даних під час його долучання до документаційної системи

3.19 контроль (tracking)

Створення, долучання та зберігання інформації про рух та використання службових документів

3.20 передавання (transfer) (custody)

Зміна права контролю за службовими документами та власності на них і (або) відповідаль­ності за дії з цими документами

3.21 передавання (transfer) (movement)

Переміщування службових документів з одного місця до іншого.

4 ПЕРЕВАГИ КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ

Керування документаційними процесами організовує практичну роботу як службових осіб, які керують документаційними процесами, так і будь-якої особи, яка створює службові документи або користується ними в процесі своєї ділової діяльності. Керування документаційними процесами в організації охоплює:

а) впровадження політики і застосовування стандартів,

b) визначення обов'язків і повноважень,

с) визначення процедур, інструкцій та ознайомлення з ними персоналу,

d) забезпечення низки послуг, пов'язаних із питаннями керування службовими документами та користування ними,

e) розробляння, реалізування та керування спеціалізованими системами для керування до-кументаційними процесами, та

f) інтегрування керування документаційними процесами у ділові системи та процеси.

Службові документи містять інформацію, що є цінним ресурсом та важливим чинником діло­вої діяльності. Щоб захистити та зберегти службові документи як свідчення дій для організацій та суспільства, застосовують системний підхід до керування документаційними процесами. Результатом реалізації системи керування документаційними процесами є джерело інформації про ділову діяльність, яке може забезпечити подальші дії, прийняття рішень, звітність нинішнім й майбутнім зацікавленим сторонам. Службові документи дають можливість організаціям:

— здійснювати ділову діяльність на засадах регулярності, ефективності та відповідальності,

— надавати послуги на засадах процесуальної послідовності та рівноправності,

— підтримувати та документувати формування політики організації та прийняття керівних рішень,

— забезпечувати послідовність, неперервність та продуктивність здійснення адміністративних дій та керування в організації,

— сприяти ефективному здійсненню діяльності в межах усієї організації,

— забезпечити неперервність діяльності організації у випадку надзвичайної ситуації,

— відповідати правовим та регуляторним вимогам, охоплюючи архівну, аудиторську та нагля­дову діяльність,

— забезпечити захист та підтримування в судових позовах, охоплюючи керування ризиками, пов'язане з наявністю або відсутністю свідчень організаційної діяльності,

— захистити інтереси організації та права працівників, клієнтів та нинішніх і майбутніх зацікавлених сторін,

— підтримувати та документувати поточну та майбутню дослідницьку і проектну діяльність, інші розробляння та науково-технічні результати, так само як й історичні дослідження,

— забезпечувати свідчення ділової, особистої та культурної діяльності,

— встановлювати ділову, особисту та культурну ідентичність, та

— зберігати корпоративну, особисту або колективну задокументовану пам'ять.