Функции, процедуры и операции при разработке управленческих решений.

Согласно общей методологии управленческой деятельности под­готовка и реализация УР включают определенную иерархию функ­ций, процедур и операций (рис.).

Каждая конкретная функция должна включать весь набор процедур, а каждая процедура должна включать набор общих функ­ций, и, наконец, каждая общая функция должна включать необхо­димый набор операций.

При подготовке или реализации крупных УР используются три варианта схем взаимодействия функций, процедур и операций:

• при масштабном характере конкретной функции ПРУР – конкретная функция ПРУР включает набор мелких составляющих данной конкретной функции ПРУР, каждая из которых включает в себя процедуры – общие функции – операции.

• при масштабном характере процедур ПРУР - конкретная функция ПРУР включает в себя процедуры, которые состоят из набора мелких составляющих данных процедур, каждая из которых включает в себя общие функции – операции.

• при масштабном характере общих функций ПРУР - конкретная функция ПРУР включает в себя процедуры, процедуры в свою очередь включают общие функции, а общие функции включают в себя набор мелких составляющих данных общих функций, каждая из которых включает в себя операции.

Функция — это совокупность действий, относительно однород­ных по некоторому признаку, направленных на достижение задан­ной цели и подчиненной общей цели управления. В перечень конк­ретных функций ПРУР включаются:

• стратегическое планирование;

• управление управленческой деятельностью;

• коммуникации с внешней и внутренней средой;

• управление человеческими ресурсами;

• управленческое консультирование;

• управление производственной и обслуживающей деятель­ностью;

• формирование системы управления компании (методология, структура, процесс, механизм, техника управления).

Стратегическое планирование предусматривает подготовку и реа­лизацию управленческих решений (ПРУР), ведущих к разработке конкретных стратегий для достижения целей компании. Оно осно­вано на принципах дальновидности, целеустремленности и перс­пективности.

Управление управленческой деятельностью связано с УР, кото­рые принимаются с целью совершенствования профессионализма аппарата управления. Руководитель любого подразделения работает в двух ипостасях — руководителя и специалиста в конкретной тех­нической или биологической области.

Коммуникации с внешней и внутренней средой ориентируют УР на формирование благоприятной для деятельности компании об­становки. Эти УР затрагивают отношения с поставщиками и потре­бителями, клиентами, работниками своей компании и населением близлежащих территорий. Решения связаны с формированием лоббистских отношений, работой с неформальными группами в ком­пании и др.

Управление человеческими ресурсами — эта функция входит в состав более широкой конкретной функции — управление персона­лом. УР в рамках данной функции отражают стимулиро­вание, активизацию и мобилизацию.

Управленческое консультирование в основном связано с УР ситу­ационного типа. Эти решения готовятся и реализуются в связи с обращениями: персонала или граждан (прием по личным вопро­сам), руководителей других компаний, надзирающих органов госу­дарственного, муниципального или корпоративного управления. УР в рамках данной функции отражает ответы на вопросы, запросы, требования и т.д.

Управление производственной и обслуживающей деятельностью ориентирует УР на совершенствование функционирующей системы компании без ее перестройки. УР касаются совершенствования дея­тельности бухгалтерии, отдела кадров, отдела маркетинга, управле­ния производственных цехов и т.д.

Формирование системы управления компании отражается в УР, направленных на реструктуризацию и реформирование компаний. Результаты таких решений вносят существенные изменения в мис­сию компании, ее структуру, выпускаемую продукцию, кадровую политику, отношения с внешней средой. Примером такого реше­ния является слияние или разделение компании.

В зависимости от масштабности, трудоемкости или сложности конкретные функции ПРУР могут быть разделены на более мелкие.

Каждая конкретная функция может включать восемь процедур, разделенных на два этапа: подготовка и реализация УР.

Однако с позиций «Паблик рилейшнс» реализация УР должна начинаться до или на стадии его разработки. Это необходимо для подготовки общественного мнения к будущему УР, учета возмож­ных положительных и отрицательных реакций, внесения измене­ний в УР еще на ранней стадии его подготовки. В этой связи не­сколько изменяется общий набор процедур реализации УР, в него включаются:

- информирование заинтересованных лиц о начале подготовки УР (приказ, указ, слух, публикация в средствах массовой информации и др.);

- обсуждение с исполнителями, заказчиком и потребителями УР философии (основных идей) решения;

- согласование с исполнителями и заказчиком процесса возмож­ной реализации УР и результатов;

- утверждение заказчиком порядка реализации УР;

- организация выполнения УР;

- контроль промежуточных и окончательных результатов реализа­ции УР;

- обсуждение промежуточных и окончательных результатов ПРУР;

- информирование заинтересованных лиц об окончании реализа­ции УР и порядке его сопровождения в дальнейшем.

В зависимости от масштабности, трудоемкости или сложности процедуры ПРУР могут быть разделены на более мелкие. Например, процедура «Информационная подготовка ПРУР» может быть разде­лена на ряд процедур: поиск информации с помощью Интернета, формирование необходимых данных с помощью информационно-справочной системы «Гарант», проведение информационно-анали­тических собраний, совещаний и т.д.

К общим функциям ПРУР относятся:

• прогнозирование использования конкретных технологий и методов ПРУР, а также возможных результатов и послед­ствий от каждого УР;

• планирование состава и содержания выбранных технологий и методов ПРУР;

• организация (административная, технологическая, финан­совая и др.) ПРУР;

• стимулирование исполнителей, выполняющих конкретные функции;

• координация действий исполнителей, то есть изменение при­нятого ранее порядка ПРУР, в связи с возникшими и не предусмотренными ранее обстоятельствами, мешающими или способствующими выполнению УР;

• контроль выполнения действий;

• информирование инициатора подготовки или реализации УР о ходе выполнения задания;

• формирование архивной базы данных о процессе ПРУР

В зависимости от преобладания той или иной общей функции, УР могут иметь следующие наименования: решение-прогноз, план, организационное решение, активизирующее решение, координа­ционное решение и т.д.

Общая функция ПРУР также может быть разделена на более мел­кие функции. Кроме того, она может включать весь набор общих функций более низкого уровня. Каждую крупную общую функцию можно пред­ставить в виде иерархии более мелких общих функций. Так, для ре­ализации функции «контроль» необходимо прогнозирование, пла­нирование и т.д.