Принципи проведення PR-заходів для ЗМІ

При плануванні PR-діяльності, до складу якої входять окремі PR-заходи, необхідно враховувати наступні чинники.

1. Оскільки PR-заходи в основному персоналізовані, то вони істотно впливають на імідж організації.

2. Необхідно використовувати підхід: «відповідає своєму цільовому ринку і цільовій аудиторії, відображає свій імідж».

3. Кожен вид публічної діяльності організації та її представників (керівників, співробітників PR-підрозділу) є свого роду «заявою» або «твердженням», яке організація робить для громадськості і за своєю суттю являє відповіді на питання: «Хто ми?», «Що ми робили, робимо або збираємося робити?» «Які ми?» («Які способи використовуємо для досягнення своїх цілей? ")

4. Відповіді на ці питання в сукупності формулюють підсумковий висновок про організації, який, в кінцевому рахунку, може бути і оцінкою ефективності зусиль PR-керівника: «Наскільки той імідж організації, її товарів і послуг, який ми збираємося впровадити в громадську свідомість, - " бажаний імідж ", - відповідає тій репутації, яка вже склалася чи мається на увазі за замовчуванням, -" існуючий імідж"?»

5. При плануванні PR-заходів доцільно використовувати підхід, що включає в себе такі основні постулати.

а) Потрібні креативні ідеї. Однак при розробці креативу береться до уваги довгострокове позиціонування організації, щоб креатив і довгострокове позиціонування не вступали в протиріччя один з одним. Наприклад, якщо ви позиціонуєте свою фірму як організацію з обслуговування VIP-клієнтів і з реалізації дорогих товарів/послуг, не захоплюйтеся прямою поштовою розсилкою серед великої та різноманітної за доходами та рівнем життя аудиторії.

б) При побудові початкових елементів вашого заходу майте на увазі ключові елементи вашого позиціонування - «надання передових технологій», «індивідуальне обслуговування», «надійне і просте в обігу обладнання» і т.д.

в) Плануючи PR-заходи, знаходьте такі базисні елементи для нього, які можуть використовуватися і повторюватися протягом тривалого часу, наприклад, протягом року, у ході інших заходів. Тоді всі ці заходи будуть запам'ятовуватися на довший термін, тим самим ви створите «парасольку» для всього набору заходів.

Вимоги, що враховуються при розгляді питання про включення PR-заходів у PR-кампанію:

1. Визначення цілей заходу. Основне питання – яких цілей необхідно досягти. Часто буває поставлена ​ ​ не одна, а кілька майже рівнозначних цілей:

- встановити або зміцнити відносини з конкретними людьми;

- надати споживачеві нову інформацію або доповнити стару;

- розвинути діалог, тобто протестувати ідеї або нові товари / послуги;

- розвинути нові контакти, закласти основу нових відносин чи бізнесу;

- підвищити обізнаність аудиторії про торговельну марку;

- створити чутки навколо торгової марки або товару / послуги;

- підтримати діяльність у сфері просування товарів / послуг;

- пробудити інтерес у існуючих та перспективних клієнтів.

2. Знання і визначення цільової аудиторії. Знаючи або припускаючи, яка аудиторія гостей, учасників і відвідувачів буде присутня на заході, можна уявити собі, що їх цікавить, на яку інформацію і яким чином можлива їх позитивна реакція. Необхідно уникати тієї поширеної помилки, коли плануються та проводяться заходи, орієнтовані одночасно на різні аудиторії. Найуспішніші заходи – це ті, після проведення яких більшість представників цільової групи розуміє, що цей захід був організований саме для них. Тим самим створюється солідарне (серед учасників цієї аудиторії) відчуття причетності і комфорту.

3. Фактори часу. Планований PR-захід, в залежності від політики організації, має добре поєднуватися з іншими подіями в календарі регіону, країни і з міжнародними заходами. Планування заходу повинно проводитися заздалегідь, оскільки надалі буде потрібний значний час для його організації, забезпечення фінансування, підготовки персоналу та складання документації.

Фактори, що впливають на вибір часу проведення заходу:

– число учасників заходу, а також якісний склад. Чим вище статус учасників, тим більший термін їм потрібний для включення даного заходу в свої плани. Статус учасників може також вплинути на вибір часу доби проведення заходу (наприклад, увечері, після закінчення робочого дня);

– збіг дати заходу зі святами, вихідними, спортивними заходами, міжнародними подіями, з періодом літніх відпусток. Такий збіг може грати як позитивну, так і негативну роль, і це треба враховувати заздалегідь. При невдалому виборі дати і часу ваша подія може співпасти, наприклад, з аналогічним заходом, що проводиться конкурентами або більш відомою організацією, і тим самим зменшиться та частина цільової аудиторії, яка відвідає чи візьме участь у вашому заході;

- необхідність врахувати особисті, сімейні інтереси учасників. Так, при плануванні проведення PR-заходу у вільний від роботи час (у вихідні, свята) можна передбачити прибуття учасників разом з родинами, але для сімей учасників бажано організувати окрему програму розваг;

– діючі знижки на орендовані приміщення в певні періоди. Запланувавши захід саме на такий період, можна знизити його загальну вартість.

4. Бюджет. Необхідно принципово вирішити, витратити весь бюджет на один вражаючий захід або на серію заходів середнього рівня або ж взагалі брати участь у заходах, що проводяться іншими організаціями. При визначенні фінансових питань беруться до уваги такі аспекти:

- оренда приміщення (ділянки) або плата за використовувану площу;

- оренда аудіовізуального обладнання та ліній зв'язку;

- Забезпечення харчування учасників заходу;

- підготовка і публікація оголошень (реклами заходу), друкування запрошень;

- Оформлення приміщення;

- Страхування перевезення і збереження майна організації в ході заходу;

- охорона майна й осіб;

- вартість перевезення майна організації на захід і з заходу;

- оплата запрошених виступаючих (лекторів) і інших залучених фахівців;

- Придбання сувенірів та виготовлення супровідних рекламних матеріалів;

– розважальна програма;

– оплата всієї додаткової реклами в ЗМІ про проведений організацією захід.

5. Дії конкурентів. Відстежуйте, що ваші конкуренти робили в минулому і що вони роблять зараз; як це сприймається громадськістю. З їхніх успіхів і невдач ви можете зробити висновки. Знаючи про їхні плани, ви можете рознести в часі ваш захід з їх заходом, якщо вони співвідносяться за значимістю, або призначити на той же час, якщо ви знаєте, що ваш захід помітно привабливіший для вашої аудиторії або що його попереднє висвітлення в ЗМІ значно яскравіше, ніж висвітлення заходу конкурентів.

6. Попереднє дослідження і план дій після проведення заходу. Необхідно проаналізувати проведення вами PR-заходу минулому: яка аудиторія планувалася і яка була в дійсності, наскільки вдалося представити публіці (обговорити питання) те, що планувалося, яким був остаточний результат проведеного заходу (зростання продажів, підвищення кількості контактів з потрібними особами, поглиблення таких контактів, залучення уваги нової аудиторії, зростання обізнаності про організацію, її товари і послуги). Також ще на етапі попередньої підготовки необхідно спланувати дії після даного заходу для закріплення його результатів.

7. Персонал. Розглядаючи можливість проведення заходу і включення його в комплексну PR-кампанію, вам необхідно уявляти собі ті людські ресурси, які вам будуть потрібні для підготовки заходу, його проведення та закріплення результатів з наступним підведенням підсумків. Необхідно заздалегідь з'ясувати, скільки і яких саме працівників вашої організації для проведення заходу знадобиться, починаючи від висококваліфікованих фахівців і закінчуючи секретарями і технічним персоналом (що тим самим відверне ресурси вашої організації), а також скільки потрібно залучити сторонніх фахівців, що безпосередньо вимагає додаткового фінансування.

8. Робота зі ЗМІ при підготовці, проведенні і після заходу. У більшості випадків при підготовці, проведенні та закріплення результатів заходу на одній або декількох стадіях потрібне залучення ЗМІ. Звичайно, бувають такі типи «закритих» PR-заходів, про які, зважаючи на особливий статусу публіки, або яка надається організації, або товару / послуги, навіть, незважаючи на те, що захід є PR-подією, бажано звузити ступінь інформування до обмеженої і заздалегідь інформованої аудиторії. Разом з тим навіть у тих випадках, коли виключається «фактор ЗМІ» зі структури заходу, може цілеспрямовано планувати навмисно створити атмосферу чуток навколо організації, що, в кінцевому рахунку, ініціює додаткову увагу ЗМІ. У даному випадку як ви, так і учасники заходу можуть бути першоджерелом тих чуток, у поширенні яких ви зацікавлені.

На стадії концептуального прийняття рішення про можливість проведення заходу ви повинні уявляти собі ту схему, якою ви будете використовувати для залучення учасників: або ви будете здійснювати тільки розсилку запрошень (поштою, з кур'єром, особисто вручати), або для інформування про подію буде використовуватися преса та інші ЗМІ, або будуть застосовуватися обидва ці способи.

Якщо ЗМІ будуть залучатися до інформування про майбутній захід, то в якій формі - у формі статей (PR) або у вигляді рекламних модулів. У першому випадку є можливість уникнути витрат на публікацію, якщо тема заходу цікава для преси і ТБ або якщо є інші фактори (спікери, запрошені особи, форма подачі інформації на заході), що привертають увагу ЗМІ, у другому випадку вам не уникнути витрат на рекламу. Якщо ви збираєтеся поєднувати розсилку запрошень з розміщенням інформації про захід у ЗМІ, то необхідно вирішити, в якій черговості це робити: або публікацією в ЗМІ ви пробуджуєте інтерес у публіки, а потім представники цільової аудиторії отримують ваші запрошення, або розсилаються запрошення, а потім через ЗМІ у людей, які отримали запрошення, закріплюється бажання бути присутнім на вашому заході.

При проведенні заходу протягом декількох днів можливе посилення ефекту від заходу і залучення нових учасників за рахунок його висвітлення в ЗМІ: можна повідомити якусь додаткову інформацію через ЗМІ або з їх допомогою охопити ту частину цільової аудиторії, яка не присутня на заході.

Після заходу можна підсилити і продовжити вплив від нього публікаціями в ЗМІ, викликавши дискусію за темами, порушеними на заході. Крім цього можна створити ефект безперервності, зв'язавши суспільну дискусію з темою даного заходу і з темою наступного або наступних заходів.

3. Стандартизація прийняття рішення про включення заходів у план PR-діяльності

Процес прийняття рішення про участь у захід можна стандартизувати, використовуючи анкету, яку на основі наявної інформації заповнює PR-менеджер. Анкета розглядається групою керівників організації, (фінансовий керівник; особи, які відповідають за роботу з населенням, клієнтами, за продажі).

Існує стандартна схема п'яти модулів - складових частин комплексу підготовки та проведення PR-заходів усіх основних типів, яку називають чотири «Р» та «F». Розглянемо її компоненти.

Перше «Р» – Place / Location (місце)

Дамо коментарі з деяких питань, що прямо чи непрямо пов’язані з місцем проведення заходу.

Страхування допомогає знизити ризики і відшкодувати частину витрат у разі виникнення непередбачуваної ситуації (ушкодження частини виставкової експозиції при транспортуванні, установці, демонстрації; скасування заходу з не залежних від організаторів причин).

Успіх заходу значною мірою може залежати від правильності організації простору – розміщення експозиції, стендів, стільців, столів для гостей, учасників і виступаючих. Сам тип заходу визначає, яке саме і яких розмірів потрібно приміщення. Наприклад, приміщення в 500 кв. метрів можна використовувати:

- для проведення прийому з офіціантами, що обходить стоять гостей і пропонують їм напої і закуски (фуршет); в цьому випадку може бути запрошено приблизно 600 гостей (0, 83 кв. метра на людину);

- Для проведення конференції, на якій всі учасники сідають рядами, а перед ними встановлюється подіум для президії; в такому випадку кількість гостей повинно бути не більше 500 (1 кв. метр на людину);

- Для проведення бізнес-сніданку або бізнес-ланчу, на якому учасників розсаджують за столами; тоді це приміщення може вмістити в себе максимум 400 осіб (1, 25 кв. метра на людину). Ці дані наведені без урахування установки подіуму для президії (голова організації, головний промовець, головний гість; в такому випадку корисна площа приміщення зменшується).

Оформлення приміщення – важлива складова заходу; повинні бути відповідно оформлені:

- зал (кімната, орендована площа), де проходить основна частина заходу: пристрій сцени / подіуму, стіни (прапори, плакати, щити і т.д.);

- Приміщення, суміжні з головним (перед входом до нього): тумби, покажчики, прапори, щити;

- під'їзди, підходи до будівлі, в якому проходить захід: зовнішня реклама, інформація про захід, декоративне оформлення входу в будівлю.

При організації заходу треба правильно розрахувати кількість і якість частування (харчування):

- прийом з кавою і чаєм – у середньому 1, 5-2 чашки на людину плюс печиво, інша випічка;

- Коктейль-прийом – 3 коктейля на одну людину плюс обов'язково безалкогольні напої;

- Прийомний день – планується з розрахунку 6 осіб на годину: чай, кава і випічка, печиво;

- бізнес-ланч (вечеря): якщо час заходу не дуже тривалий, то має бути максимум 3 страви, а також біле і червоне вино до кожної страви.

Всі виступаючі на заході такого роду, а також гості повинні бути забезпечені мінеральною водою.

Контрольний список питань при укладенні договору з кейтеринговой компанією на забезпечення частування гостей і учасників заходу:

1) попередній досвід кейтеринговой компанії з надання таких послуг, рекомендації (посилання);

2) очікуване число гостей;

3) можливість знижки у разі малого числа замовлень у компанії («не в сезон»);

4) вибір меню з урахуванням рекомендацій компанії і фіксація цін;

5) гарячі або холодні страви в залежності від сезону і часу проведення заходу;

6) можливість спеціального меню, що враховує релігійні, культурні традиції запрошених, а також асортимент дієтичних страв;

7) погодження максимальної кількості їжі та напоїв;

8) прийняття рішення про можливість включення в меню алкогольних напоїв;

9) облік програми заходу з тим, щоб час частування гостей / учасників добре в неї вписувалося;

10) домовленість про те, що з боку кейтеринговой компанії буде призначено одне контактна особа по роботі з вами;

11) письмове підтвердження всього вищезгаданого.

Друге «Р» – Promotion (реклама та інформування)

Друге «Р» включає в себе підготовку та розповсюдження запрошень, рекламу в ЗМІ майбутнього заходу і попереднє PR-висвітлення його в пресі.
Основні вимоги до запрошення на захід. Можливість відповідей на запрошення (підтвердження) різниться в залежності від рівня і типу заходи, ступеня його новизни і важливості інформації, яка, як очікується, буде поширена на заході, і від інших факторів. Наприклад, при запрошенні на семінар кількість як відповідей-підтверджень, а також реальної присутності на них низький, тому при плануванні регулярних семінарів необхідно дотримуватися наступних правил (такі правила з деякою корекцією підходять багато в чому і для інших заходів):

- розсилайте запрошення в кількості до 200% від числа планованих учасників;

- створіть і оновлюйте базу даних, щоб особи, відповідальні за розсилку запрошень, могли відзначати в ній тих, хто підтверджує присутність, і тих, кому потрібне додаткове нагадування;
- персоналізувати запрошення - впишіть від руки звернення на ім'я та по батькові до того, кого запрошуєте. Прикладіть до запрошення конверт з маркою і заздалегідь надрукованим адресою вашої організації, щоб запрошувати особі потрібно було тільки вкласти форму відповіді-підтвердження в цей конверт і передати своєму секретарю для відправки на пошту;

- дайте можливість тому, кого запрошуєте, надіслати когось замість себе, вказавши це у формі, що додається вами для відповіді; внесіть цієї нової людини у вашу базу даних на майбутнє;

- зателефонуйте запрошеному до відправлення запрошення, щоб переконатися, що він зацікавлений в участі у семінарі, і після відправлення. Особисті розмови по телефону зазвичай значно збільшують відсоток тих, хто приходять на захід;

- в деяких випадках (коли програма складна, тривала, коли здійснюється або уточнення деталей програми у міру наближення до дати заходи, або уточнення місця зустрічі, часу і місця подачі автобусів «шатл»для доставки учасників у певне місце і т.д.), ще раз передзвоніть запрошеному за кілька днів до заходу, щоб повідомити йому ці нові деталі.

Для того щоб у список запрошених потрапили представники саме тих груп громадськості, які цікавлять вашу організацію, перед складанням самого списку складіть перелік таких категорій («пам'ятку»), наприклад:

1) існуючі і перспективні клієнти;

2) VIP (керівники міських і регіональних органів федерального рівня, політики, великі бізнесмени, діячі культури та ін);

3) представники торгових, комерційних організацій (торгова палата, об'єднання підприємців);

4) керівники вашої організації;

5) інший персонал вашої організації, що має відношення до проведеного заходу;

6) конкуренти;

7) постачальники:

8) представники ЗМІ.

Розсилка запрошень і програми. Іноді гості та учасники запрошуються на захід в два етапи. Перше запрошення зазвичай складається з:

- програми (яка може носити попередній характер, якщо є неясність з персоналіями виступаючих, точними темами виступів, їх часом, місцем);

- форми для відповіді у вигляді окремого бланка (або картки) з конвертом з маркою і заздалегідь надрукованим адресою вашої організації.

Таке запрошення має містити:

- Опис того, що це за захід і чому воно буде проводитися, зі згадуванням цільової аудиторії, до якої належить і особа / організація - одержувач даного запрошення;

- Вказівка ​ ​ на те, хто є організатором даного заходу;

- передбачувану або точну дату, час початку, тривалість заходу;

- короткий виклад програми, включаючи головних виступаючих чи гостей заходу;

- адресу організаторів заходу або його секретаріату, відповідального за роботу зі списком запрошених;

- при необхідності - вказівка ​ ​ на можливість зупинитися в якій-небудь готелі;

- У деяких випадках - на можливість співучасті в організації заході (спонсорство, організаційної або інформаційної підтримки).

Друге, додаткове, запрошення відправляється після підтвердження участі (отримання картки-відповіді) і може містити вже уточнену програму (точний час, місце, імена виступаючих) і «пакет учасника»з додатковою рекламною інформацією, картою місця проведення заходу (із зазначенням шляху до стенду чи виставці, до приміщення, в якому проводиться семінар або конференція), повідомленням про місця паркування автомобілів, місцях харчування, готелях.

Програму варто друкувати такого розміру, щоб вона помістилася в кишеню піджака.

Пам'ятайте про те, що для друкування запрошень буде потрібно час в межах декількох тижнів (від формулювання ідеї і початку розробки дизайн-макету до отримання запрошень з друку). Також не можна забувати, що крім запрошень і програми вам буде потрібно замовляти і конверти для запрошень, і конверти меншого розміру для відправки вам назад підтверджень, якщо у вас немає готових конвертів з вашою фірмовою символікою. Якщо запрошення або пакет документації, пов'язаної із заходом, виявляться нестандартного розміру або ваги, то будуть потрібні додаткові зусилля для вирішення питання їх пересилання з поштовими службами або внесення корективів у попередній бюджет заходу.

Слід пам'ятати, що запрошувати існуючих клієнтів і партнерів, відносини з якими для вас важливі, а також тих, кого ви вважаєте перспективними (ведете переговори, встановлені початкові контакти, є серйозні запити, що стосуються вашої організації, її товарів і послуг) для вашої організації, треба в письмовій формі. Про відправку такого запрошення бажано попередити даної людини по телефону, висловивши бажання зустрітися з ним на заході. Має сенс вручати такі запрошення при особистій зустрічі, якщо вона сталася незадовго до проведення заходу.

Реклама майбутнього заході в ЗМІ. Звернути увагу цільової групи на певні заходи: презентація нового або реконструйованого місця роботи з громадськістю (місця реалізації товарів і послуг), великі семінари або конференції або участь організації у виставці т.д. - можна шляхом розміщення реклами в ЗМІ.

Однак відкрита реклама в ЗМІ може зробити негативний вплив на рівень впливу запрошень («Якщо весь світ запрошений туди, навіщо ж мені туди йти? ").

PR-висвітлення в пресі, прес-реліз і прес-конференція. Використання РR-анонсування заходу в пресі має кілька переваг: можна звернутися до широкої цільової аудиторії, і при правильній подачі матеріалу «вартість одного контакту»виявиться нижче, ніж при розміщенні реклами. Крім того, рівень довіри громадськості вище в тому випадку, коли розміщує цю інформацію не сама організація, а інша, більш-менш незалежна сторона - газета, журнал. Але є і недоліки. Головний - те, що видання саме вирішує, яку частину вашого прес-релізу публікувати, в якій манері і з яким підтекстом, і це може призвести до несподіваних, іноді і негативних наслідків. Для мінімізації таких наслідків при реалізації завдання освітлення проведення організацією заходу або участі в ньому слід керуватися деякими загальними принципами.

1. Зробіть ваше інформаційне повідомлення про захід (прес-реліз) джерелом, що заслуговує уваги ЗМІ, шляхом введення в його текст фрази (висловлення) відомої і авторитетної особистості. Так як опублікований буде не весь прес-реліз, а тільки витяги з нього, то на висловлювання такої відомої особистості читачі (глядачі ТБ-програм), можливо, звернуть увагу, і це ім'я буде позитивно асоціюватися з заходом, проведеним вашою організацією.

2. З'ясуйте, коли саме у важливих для вас видань відбудеться розгляд матеріалу на редколегії, виправте остаточний термін здачі до друку, відправлення по каналу зв'язку та згідно з цим плануйте підготовку вашого вихідного матеріалу для цих видань та журналістів.

3. Внесіть у прес-реліз факти, щоб журналісти в своїх матеріалах могли використовувати конкретні цифри, точні технічні дані, характеристики, згадайте вислови відомих людей про вашу організацію, її ролі, її продукти та послуги.

4. Спробуйте домовитися з журналістами про можливість ознайомитися з підготовленим до друку матеріалом, щоб ви могли переконатися, що публікується точна. Якщо журналіст не погоджується зробити це (так як він не зобов'язаний це робити), можна спробувати обговорити те, щоб мова або висловлювання представника вашої організації в опублікованій інформації, статті були укладені в лапки і тим самим сказані слова були відділені від власне журналістського тексту з інтерпретацією.

5. Необхідно інформувати персонал організації про плановане або відбувся поширення серед ЗМІ цього прес-релізу.

Сувеніри. Це ще один важливий елемент реклами заходів PR-кампанії. За різними класифікаціями існує близько десяти категорій сувенірів. Звернемо увагу на два їх види: VIP-сувеніри і масові сувеніри.

VIP-сувеніри - це дорогі сувеніри, призначені найчастіше для індивідуального вручення «з рук в руки». Вони можуть розрізнятися в залежності від пори року чи від конкретної події (наприклад. Новий Рік або ювілей організації). В ідеальному випадку організація має свій постійний стандартний каталог сувенірів, запас яких поповнюється в міру витрати. Завданням PR-менеджера в даному випадку є:

- участь у розробці такого каталогу з урахуванням вимог до фірмової символіки (так як на більшість сувенірів наноситься фірмова символіка або такі сувеніри представляють із себе ексклюзивний виріб, що має в своєму дизайні елементи фірмової символіки);

- Своєчасний замовлення / отримання цих сувенірів перед черговим заходом;

- Вручення сувенірів на заході або безпосередньо перед ним;

- Забезпечення ними у потрібних кількостях топ-менеджерів організації для вручення певним запрошеним особам на заході.

Масові сувеніри - це такі сувеніри, ціна придбання або виробництва яких не така висока. У цьому випадку значимість сувеніра полягає не в його ціні, а в прихильності до тієї події, до обстановки заходи, па якому вони вручаються. Враховуючи, що такі сувеніри, як правило, носять стандартний характер, є можливість замовити їх попередньо - наприклад, на всі заходи протягом найближчого року. Але при цьому необхідно, щоб ці сувеніри також відповідали тому заходу, в ході якого вони вручаються. Наприклад, якщо це діловий семінар або конференція, то цілком можуть підійти ручки, блокноти, щоденники з фірмовою символікою, а якщо цей спортивний захід (наприклад, тенісний турнір), то доречні тенісні м'ячики або браслети для зап'ястя з символікою організації. При прийнятті рішення про придатність сувеніра для вручення на заході слід дати відповідь на наступні питання:

Дані сувеніри повинні носити формальний чи неформальний характер?

Наскільки сучасним або оригінальним за стилем повинен бути такий сувенір?

Чи є який-небудь прихований соціальний або особистий сенс у вашому сувенірі?

Чи доречно в обстановку заходи включати предмети мистецтва (у вигляді відповідного сувеніра)?

Чи відповідає сувенір тому іміджу вашої організації, який ви збираєтеся розвивати і впроваджувати?

Чи відповідає сувенір тематиці проведеного заходу?

Третє «Р» - Presentation (представлення інформації на заході)

Відвідувачі та учасники краще запам'ятають ваш захід, якщо в ньому використовується належне аудіовізуальне обладнання – аудіо- і відеозасоби. Чим більше органів відчуттів залучено в процес отримання інформації (тобто і слух, і зір), тим вище рівень запам’ятовуваності. Добре й графічно виразне аудіовізуальне подання матеріалу (слайд-шоу, відео- або комп'ютерна презентація) не тільки робить захід більш цікавим, але й залишає більш сильне враження про нього.

При підготовці заходу необхідно відповісти на наступні питання:

Чи є можливість використовувати високоякісну звукоапаратуру? (Чи треба застосовувати стаціонарний мікрофон, коли виступаючий сидить або стоїть на одному місці, і мобільний мікрофон, коли виступаючий переміщається?)

Чи планується музичний супровід перед початком заходу і в перервах? Якщо так, то це повинна бути група виконавців або запис?

Чи планується обговорення з залом / аудиторією? Якщо так, то необхідна наявність достатньої кількості мікрофонів у залі.

Чи необхідно здійснювати переклад на інші мови? Якщо так, то яким він повинен бути – синхронним або послідовним?

Чи планується створення спеціальних звукових ефектів?

Чи буде проводитися телеконференція в прямому ефірі? Чи потрібна система посилювачів голосу (оповіщення публіки)?

Чи планується здійснювати аудіо-і відеозапис презентації та виступів?

Чи буде вам проекційне обладнання, відеосистема, система комп'ютерної презентації? Якого розміру повинні бути монітори або екрани?

Чи можна при необхідності затемнити приміщення і скільки часу це займе?

Якщо ви використовуєте відео- або комп'ютерне обладнання, то необхідно, щоб фахівець з цього устаткування був у вашому розпорядженні на непередбачений випадок.

Перед проведенням презентації переконайтеся, що її можна бачити і чути з будь-якого ряду і будь-якого місця в приміщенні або на задовольняє вас відстані на відкритому повітрі.

При проведенні слайд-шоу та комп'ютерної презентації слід виконати певні вимоги:

- Не розміщуйте занадто багато інформації на один слайд. Використовуйте правило: якщо ви можете прочитати (роздрукований) слайд на відстані витягнутої руки, то й аудиторія зможе прочитати те, що там написано;

- Використовуйте контрастні один одному кольору для підкладки (фону) і тексту;

- Обов'язково перегляньте слайди перед їх використанням;

- На початку і в кінці презентації краще використовувати слайди з темним фоном – для того, щоб очі краще освоїлися (на початку) і почали розслаблятися (в кінці);

- Вимкніть обладнання по закінченні презентації, щоб не дезорієнтувати аудиторію, яка може очікувати можливого продовження.

Виступаючі і тексти виступів – важливі аспекти стадії подання інформації під час PR-заходи. Якість»успіх будь-якого заходу в значній мірі залежить від порядку, в якому проводиться представлення інформації. Як тільки у вас з'явиться список виступаючих і зміст (теми) їх виступів, постарайтеся поставити в такій черговості, щоб більш серйозні теми чергувалися з більш легкими. Як правило, 20 хвилин достатньо для будь-якого виступу. Постарайтеся, щоб у аудиторії була невелика перерва через кожні два виступи для осмислення сказаного.

Деякі зауваження, що стосуються вибору виступаючих:

- Намагайтеся не включати до списку багато виступаючих з однаковими поглядами: не треба уникати розмаїття точок зору;

- Намагайтеся включити в програму незалежного експерта - клієнта, представника суміжного роду діяльності: це дозволить пожвавити дискусію, зробити її джерелом нової інформації.

При роботі з майбутніми виступаючими - при виборі і затвердження списку виступаючих і тим їх виступів до них треба довести наступну інформацію:

а) предмет дискусії: те, що ви хочете, щоб вони висвітлили на заході;

б) цільова група та її ставлення до теми заходу;

в) перелік всіх виступаючих і теми їхніх виступів;

г) підсумкова програма заходу;

- Обов'язково перегляньте слайди перед їх використанням;

- На початку і в кінці презентації краще використовувати слайди з темним фоном - для того, щоб очі краще освоїлися (на початку) і почали розслаблятися (в кінці);

- Вимкніть обладнання по закінченні презентації, щоб не дезорієнтувати аудиторію, яка може очікувати можливого продовження.

Виступаючі і тексти виступів - важливі аспекти стадії подання інформації під час PR-заходи. Якість»успіх будь-якого заходу в значній мірі залежить від порядку, в якому проводиться представлення інформації. Як тільки у вас з'явиться список виступаючих і зміст (теми) їх виступів, постарайтеся поставити в такій черговості, щоб більш серйозні теми чергувалися з більш легкими. Як правило, 20 хвилин достатньо для будь-якого виступу. Постарайтеся, щоб у аудиторії була невелика перерва через кожні два виступи для осмислення сказаного.

Деякі зауваження, що стосуються вибору виступаючих:

- Намагайтеся не включати до списку багато виступаючих з однаковими поглядами: не треба уникати розмаїття точок зору;

- Намагайтеся включити в програму незалежного експерта - клієнта, представника суміжного роду діяльності: це дозволить пожвавити дискусію, зробити її джерелом нової інформації.

При роботі з майбутніми виступаючими - при виборі і затвердження списку виступаючих і тим їх виступів до них треба довести наступну інформацію:

а) предмет дискусії: те, що ви хочете, щоб вони висвітлили на заході;

б) цільова група та її ставлення до теми заходу;

в) перелік всіх виступаючих і теми їхніх виступів;

г) підсумкова програма заходу;

4. Необхідно відразу ж вирішити, як буде завершено виступ: на якій ноті, яке буде зроблено висновок.

5. Приготувавши висновок, почніть писати промову з початку. Початок має бути таким, щоб воно привернуло увагу аудиторії і давало їй уявлення про те, чого можна від вас очікувати.

6. Визначившись з початком і завершенням, напишіть середину. Не відхилятися від предмета виступу.

7. Включіть в завершальну частину виступу коротке резюме основних тез з того, що ви сказали.

8. По можливості використовуйте візуальні засоби, що підтверджують ваші слова і демонструють те, що ви говорите.

Залежно від типу заходи можуть використовуватися різні роздаткові матеріали: друкована інформація про діяльність організації, її товари і послуги (буклети, брошури, листівки, річні звіти, перелік місць реалізації товарів і послуг), інформація про сам захід (програма, схема місця проведення або опис того, як можна потрапити в місця проведення певних етапів заходу; беджі, список учасників, інформація про розважальну програму, екскурсії, харчування і т.д.), а також масові сувеніри та друкована продукція з символікою організатора (папки, блокноти, ручки).

Четверте «Р» - Personnel (персонал)

Персонал може бути власним (персоналом організації) і залученими, а також кваліфікованим і технічним.

Склад персоналу може бути різним в залежності від заходу. Наприклад, для проведення семінару він може включати в себе таких осіб:

- Два секретарі, які реєструють учасників, оперативно відповідають на ті питання за програмою семінару та по організації, про які вони обізнані і які в змозі вирішити;

- Один загальний координатор даного семінару;

- Два представника керівництва організації (рівень керівництва визначається рівнем семінару та запрошених учасників) для зустрічі високопоставлених гостей і виступаючих;

- Менеджери по роботі з клієнтами відповідно до уявними на семінарі товарами / послугами або презентованих видом діяльності організації.

Для підготовки і проведення прийому персоналу може знадобитися:

- Стіл реєстрації;

- Список реєстрації, беджі для всіх учасників;

- Програма, папір для нотаток, ручки, брошури, підготовлені промови;

- Сувеніри та рекомендації щодо проведення вільного часу.

Залежно від виду заходу до персоналу можуть пред'являтися різні вимоги.

Як приклад розглянемо роботу персоналу на виставці.

1. Носіть бедж з назвою організації і вашим ім'ям, щоб відвідувачі (клієнти) могли дізнатися, хто ви і яку організацію представляєте.

2. Стійте або сидите в такому положенні, щоб бачити вхідний потік відвідувачів. Це не тільки дозволить встановлювати зоровий контакт, але і дасть можливість іншій людині дізнатися вас, якщо ви вже бачилися.

3. Якщо на виставці ви не займаєтеся безпосереднім продажем, то намагайтеся «продати» майбутню зустріч (переговори) звернувся до вас особи з вашою організацією. Час роботи на стенді використовуйте для збору конкретної інформації про дану особу та організації, яку він представляє, так як він може виявитися існуючим або перспективним клієнтом.

4. Будьте короткі і конкретні. Пропонуйте відвідувачам надіслати загальні брошури та інші корисні відомості. Таким чином можна отримати візитну картку даної особи для подальших контактів.

5. Акуратно ведіть облік ваших контактів, реєструючи короткі переговори, призначені зустрічі, імена, адреси, ті нюанси, які вимагають освітлення надалі, і т.д.

6. Регулярно контролюйте якість роботи вашого персоналу, щоб воно відповідало пропонованим вами вимогам та очікуванням відвідувачів ваших стендів / експозиції. Намагайтеся подивитися на роботу ваших представників як сторонній спостерігач, щоб помітити корисні нюанси щодо того, як можна скоригувати уявлення про вашу організацію, її діяльність, про товари та послуги на даній виставці.

7. Робота на виставці є дуже стомлюючої. Періодично міняйте ваш персонал і давайте вашим фахівцям достатні для відпочинку перерви. Для гарного відпочинку та комфортних умов роботи на виставці, що проводиться протягом декількох днів, у вашого персоналу повинно бути достатньо часу для сну і відпочинку, кожен повинен мати кілька пар зручного взуття. Обмежте вживання ними алкогольних напоїв.

8. Виключіть розмови працює на стенді персоналу між собою не по суті, читання літератури, знайомство з іншими матеріалами або написання якихось документів: тим самим у відвідувачів залишиться враження серйозності заходи.

9. Необхідно стежити за тим, щоб не було переповнених попільничок, брудних чашок з-під кави, чаю та інших напоїв, порожніх термосів, залишків їжі на столах. Персонал повинен роздягати брошури не беззвучно і без коментарів - необхідно давати короткі пояснення, що показують, що персонал володіє тим питанням, за яким до нього звернулися, і що дані брошури містять відповіді на ці питання.

«F» - Follow-up (дії після заходу)

Проведення заходу без подальшої їх оцінки та закріплення результатів істотно знижує його ефективність і ефективність подальших заходів. На основі їх оцінки можна робити висновки про успішні дії, елементах PR-кампаній та приймати рішення про проведення подібних заходів у майбутньому.

Найефективніша форма оцінки та закріплення результатів - інтенсивна робота з усіма учасниками заходу після нього – телефонні дзвінки і листи з пропозицією про зустріч / переговорах:

1) необхідно забезпечити всім менеджерам по роботі з клієнтами достатньо часу в найближчі дні після проведення заходу для його оцінки та закріплення результатів (більше двох-трьох тижнів після заходу - це занадто довгий термін, щоб можна було на цю тему розмовляти з клієнтом);

2) всі учасники протягом 5-10 днів повинні отримати лист (листівку) з висловленням подяки за їх згоду відвідати ваш захід і прийняти участь в його роботі, а також з інформацією про те, що в найближчі дні з ними зв'яжеться ваш менеджер по роботі з клієнтами для обговорення їх цікавлять предметів;

Використовуючи методику чотирьох «Р» і «F», розглянемо основні види PR-заходів докладніше.