Заполнение таблицы. Цель: научиться изменять ориентацию текста в ячейке, ознакомиться с возможностями баз данных Excel, сортировкой данных по нескольким ключам

Лабораторная работа №9

ИЗМЕНЕНИЕ ОРИЕНТАЦИИ ТЕКСТА В ЯЧЕЙКЕ, ОЗНАКОМЛЕНИЕ С ВОЗМОЖНОСТЯМИ БАЗ ДАННЫХ Excel. СОРТИРОВКА ДАННЫХ ПО НЕСКОЛЬКИМ КЛЮЧАМ. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТА К ПЕЧАТИ.

Цель: научиться изменять ориентацию текста в ячейке, ознакомиться с возможностями баз данных Excel, сортировкой данных по нескольким ключам, а также подготовить документ к печати.

В ходе выполнения работы необходимо:

• создание таблицы;

• заполнение таблицы данными традиционным способом и с применением формы;

• подбор данных по определенному признаку.

Создание таблицы

· Ввела заголовки таблицы в соответствии с предложен­ным образцом.

· Для того, чтобы вся таблица могла размес­титься по ширине на листе, в некоторых ячейках текст " повернут на 90° (с помощью команды Формат_Ячейки..., на вкладке Выравнивание, выбрала Ориентацию текста и активизи­ровала переключатель Переносить по словам (вертикальное вырав­нивание оставьте По нижнему краю).

· Задала обрамление таблицы(Формат_Ячейки, вкладка Рамка).

· Вставила формулы для количества остатка (" Кол-во При­хода" минус " Кол-во Расхода") и суммы остатка (" Кол-во Ос­татка" умножить на " Цену Расхода"). Распространила эти фор­мулы вниз по таблице.

Заполнение таблицы

Ввод данные в таблицу производила не по отделам, а вперемешку (в порядке поступления товаров в магазин).

· Выделила таблицу без верхней строки заголовка (так как Excel определяет поля базы данных по одной первой строке вы­деленной таблицы), но захватила нижнюю незапол­ненную строку (т.к. иначе я бы не смогла продолжить заполнение таблицы в режиме формы).

Перемещаться между окнами редактирования (в которые вно­сятся данные) удобно клавишей (Tab}.

Когда заполните всю запись, нажмите клавишу {Enter}, и вы автоматически перейдете к новой чистой карточке-записи

Оперирование данными

Итак, я могу заполнять таблицу в порядке поступления товаров, а хотелось бы иметь список товаров по отделам, для этого при­меним сортировку строк.

Выделите таблицу без заголовка и выберите команду Данные -_Сортировка... (Рис. 6.3).

• Выбираем первый ключ сортировки: в раскрывающемся списке " Сортировать" выберите " Отдел" ⁵ и установите переклю­чатель в положение " По возрастанию" (все отделы в таблице расположатся по алфавиту).

Продолжим знакомство с возможностями баз данных Excel.

Вспомним, что нам ежедневно нужно распечатывать список товаров, оставшихся в магазине (имеющих ненулевой остаток), но для этого сначала нужно получить такой список, т. е. от­фильтровать данные.

· Выделите таблицу со второй строкой заголовка (как перед созданием формы данных).

· Выберите команду меню Данные_Фильтр... _Автофильтр.

· Снимите выделение с таблицы.

· У каждой ячейки заголовка таблицы появилась кнопка (она не выводится на печать), позволяющая задать критерий фильтра. Мы хотим оставить все записи с ненулевым остатком.

· Раскройте список ячейки " Кол-во Остатка", выберите команду Настройка... и, в появившемся диалоговом окне установите соответствующие параметры (> 0).

· Вместо полного списка товаров, я получила список не­проданных на сегодняшний день товаров.

· Но и это еще не все возможности баз данных Excel. Разу­меется ежедневно нет необходимости распечатывать все сведе­ния о непроданных товарах, нас интересует только " Отдел", " Наименование" и " Кол-во Остатка".

Можно временно скрыть остальные столбцы. Для этого выде­лите столбец №, вызовите контекстное меню (правой клавишей мыши в тот момент, когда указатель мыши находится внутри выделения) и выберите команду Скрыть.

Таким же образом можно скрыть и остальные столбцы, свя­занные с приходом, расходом и суммой остатка.

Вместо команды контекстного меню можно воспользоваться командой горизонтального меню Формат_Столбец_Скрыть.

Для того, чтобы вернуть скрытые столбцы - выделяем таб­лицу