Необхідність управління організаціями

Поняття “менеджмент” і необхідність управління організаціями
Для визначення діяльності з координації роботи людей на практиці використовують різні поняття:
- “управління”;

- “менеджмент”;

- “адміністрування”;

- “керування” тощо.

“Управління” – найбільш загальне поняття. Воно поширюється на велике коло різноманітних об’єктів, явищ і процесів, наприклад:

- технічні системи;

- господарські системи;

- суспільні системи;

- державні системи тощо.

“Менеджмент” – це поняття, яке використовують переважно для характеристики процесів управління господарськими організаціями (підприємствами).

“Адміністрування” – поширюється на управління державними установами або для позначення процесів керування діяльністю апарата управління підприємства.

“Керування” – поширюється на мистецтво тієї або іншої особи (менеджера) впливати на поведінку і мотиви діяльності підлеглих з метою досягнення цілей організації.

Отже, аби усвідомити сутність категорії “менеджемнт”, перш за все слід з’ясувати, що таке організація, які цілі її діяльності і чому будь-якою організацією потрібно управляти.

За визначенням Ч.Бернарда: “Організація - це група людей, діяльність яких свідомо координується для досягнення загальної мети або спільних цілей”.

Всі організації мають загальні для них характеристики.

1) всі організації використовують чотири основних види ресурсів:

- людські ресурси;

- фінансові ресурси;

- фізичні ресурси (сировина, устаткування тощо);

- інформаційні ресурси.

2) будь-яка організація є відкритою системою. Ресурси, які організація використовує для виробництва продукції (надання послуг) вона забирає із зовнішнього середовища. В свою чергу продукція, що виробляється організацією також реалізується у зовнішньому середовищі. Отже організація може існувати лише у взаємодії з оточуючим середовищем. Це означає, що будь-яка реально існуюча організація є відкритою системою.

3) розподіл праці в організації. Якщо навіть дві людини працюють спільно для досягнення єдиної мети, вони повинні розподілити роботу поміж собою.

Розподіл загальної роботи в організації на її складові частини називається горизонтальним розподіленням праці. Результатом горизонтального розподілення праці є формування окремих підрозділів організації (відділів, цехів, виробництв, ділянок тощо).

Оскільки робота в організації розподіляється між окремими підрозділами та виконавцями, хтось має координувати їх діяльність. Внаслідок цього об’єктивно виникає необхідність у так званому вертикальному розподілі праці, тобто в діяльності з координації роботи підрозділів та окремих виконавців у середині підрозділів.

Діяльність з координації роботи інших людей в широкому розумінні і становить сутність управління організацією.

Таким чином, необхідність управління об’єктивно виникає внаслідок горизонтального та вертикального розподілу праці в організації. Оскільки розподілення праці є загальною характеристикою діяльності будь-якої організації, то всі організації потребують управління.

Глобальною метою діяльності будь-якої організації - є досягнення успіху. Що ж таке успіх?

Організація вважається успішною, коли вона досягає поставлених перед собою цілей. Складовими успіху при цьому виступають:

а) виживання, тобто можливість існування якомога довше;

б) результативність та ефективність.

Аби бути успішною впродовж тривалого часу, аби вижити та досягти своїх цілей, організація має бути як ефективною, так і результативною.

За словами П. Дракера результативність є наслідком того, що робляться потрібні слушні речі; а ефективність є наслідком того, що вірно (правильно) створюються ці самі речі. Перше і друге є однаково важливим.

Якщо мета організації обрана правильно, це означає, що діяльність організації задовольняє певну важливу, реально існуючу потребу (створюються речі, на які є попит). Результативність у такому розуміння - це щось невідчутне (на дотик), непомітне. Ефективність, навпаки, можна вимірювати, передати кількісно. Відносна ефективність організації має назву продуктивності і вимірюється як співвідношення вартісної оцінки усіх виходів з організації та вартісної оцінки усіх входів в організацію.

“Менеджмент” – це надзвичайно широке та багатомірне поняття. Для того, аби краще усвідомити його сутність, на нього слід подивитись з різних боків.

Етимологічно менеджмент походить від латинського слова “manus” – рука. Початково це слово означало вміння дбайливо вести домашнє господарство, майстерно володіти засобами праці, вправно працювати. З появою багатьох видів роботи, з поглибленням спеціалізації виникла потреба в діяльності, яка пов’язувала в єдине ціле роботу багатьох окремих виконавців. Відповідно до цього трансформувався і зміст поняття “менеджмент”. Це слово увібрало у себе всі чисельні вимоги до управління як до науки, мистецтва ведення справ і стилю роботи.

Сучасний Оксфордський словник англійської мови тлумачить поняття " менеджмент" не однозначно, а саме:

1) менеджмент - це спосіб, манера спілкування з людьми;

2) менеджмент - це вміння та адміністративні навички організовувати ефективну роботу апарату організації;

3) менеджмент - це влада та мистецтво керування;

4) менеджмент - це органи управління, адміністративні одиниці, підрозділи.

Поміж менеджерів-практиків та вчених ще й досі не існує єдності поглядів щодо сутності менеджменту:

1) перші вважають, що менеджмент - це професія орієнтована на практичне використання. Головне тут - реальний результат, який забезпечується накопиченим досвідом менеджера;

2) другі вважають, що менеджмент - це процес досягнення мети організації за допомогою інших людей. Тому, головне для менеджера - це мистецтво спілкування з людьми та керування ними;

3) треті вважають, що менеджмент - процес прийняття раціональних рішень. Тому, головне завдання менеджера - це пошук оптимальних управлінських рішень за допомогою математичних моделей та на основі використання системи наукових знань.

В останні роки спостерігається певна конвергенція поглядів на те, що ж таке менеджмент. У широкому розумінні менеджмент - це одночасно система наукових знань, мистецтва та досвіду, втілених у діяльності професійних управлінців для досягнення цілей організації шляхом використання праці, інтелекту та мотивів поведінки інших людей (див.рис.1.1.).

В діяльності всіх менеджерів, незалежно від функції, яку вони виконують, посади, яку вони обіймають, галузі, у якій вони працюють, є дещо спільне. Саме це спільне, загальне для діяльності всіх менеджерів і становить фундамент науки менеджменту, складає її основи, які і є предметом вивчення курсу “Менеджмент” як навчальної дисципліни.

При цьому слід зауважити, що знань теоретичних основ управління замало для забезпечення ефективного функціонування тієї або іншої організації. “Той, хто ставить діагноз за книгою, або намагається управляти, вивчивши на пам’ять принципи менеджменту, рідко коли досягає успіху”.

Відомо, що за всіх інших рівних умов, кінцевий результат діяльності різних керівників не однаковий. І спроби пояснити це науковими методами результатів не дають і дати не можуть. В управлінській діяльності завжди присутнє дещо таке, яке не піддається кількісному аналізу і яке прийнято називати мистецтвом управління. Проте, це не означає, що управління здійснюється спонтанно, стихійно, що менеджер покладається тільки на вдачу, інуіцію, власний досвід. Мистецтво управління саме і є вмінням менеджера-практика пристосувати досягнення науки управління до:

- особливостей власного характеру;

- особливостей підлеглих;

- особливостей відповідної сфери бізнесу.

Рис.1.1. Основні складові та сфери менеджменту

Таким чином, наука та мистецтво менеджменту не виключають, а доповнюють одне одного. Мистецтво менеджменту завжди спирається на наукові знання, які покладено в його основу.

У вузькому прагматичному плані сутність менеджменту краще за все сприймається з позицій системного підходу.

Згідно теорії систем будь-яку організацію схематично можна представити так (рис.1.2).

Рис. 1.2. Загальна системна модель організації

Робота менеджерів саме і полягає у тому, аби поєднати та скоординувати використання зазначених ресурсів для досягнення цілей (елементів виходу) організації. Як менеджери досягають цього? Вони це роблять у процесі виконання чотирьох основних функцій менеджменту:

1) планування; 2) організацієїя; 3) керування; 4) контролю.

Отже, у вузькому розумінні менеджмент - це процес планування, організації, керування та контролю організаційних ресурсів для результативного та ефективного досягнення цілей організації.

Зазначені функції менеджменту виконуються у певній послідовності, яка й утворює поняття «цикл менеджменту» (див.рис.1.3).

Рис.1.3. Цикл менеджменту

Слід зауважити, що такий підхід до розуміння циклу менеджменту зовсім не означає, що процес управління носить дискретний характер (в понеділок - планування, у вівторок - організація і т. д.). Реально у роботі менеджера постійно сполучаються усі перелічені функції менеджменту.

5. Методи вивчення історії менеджменту

Методи менеджменту такі ж різноманітні, як і інтереси людей, характер їх діяльності у конкретній формі, адаптованій до реальних ситуацій бізнесу.

Метою методів менеджменту є забезпечення гармонії й органічного поєднання індивідуальних, колективних і суспільних інтересів.

Складність явищ і процесів, які вивчаються в управлінні, передбачає використання не одного, а сукупності підходів і методів. Методологічною основою сучасної науки управління є загальнотеоретичні та специфічні методи наукового пізнання: конкретно-історичний, оптимізаційний, структурно-функціональний, системно-ситуаційний і динамічний підходи, які ґрунтуються на загальній теорії розвитку систем, теорії організації та управління, інформації, саморегуляції і самоуправління, теорії господарського механізму тощо.

У процесі наукового дослідження проблем управління широко використовують:

♦ фотохронометражні спостереження;

♦ методи соціальної психології; спостереження, експеримент;

♦ методи опитування (анкетування, інтерв'ю, тестування).

Як і в інших науках, широко використовуються методи: індукції, дедукції, аналізу та синтезу, порівняння, асоціації, інтуїції тощо.

Можливість наукового управління суспільним виробництвом визначається наявністю об'єктивних закономірностей, прита­манних об'єкту управління, а також самому управлінню. Важливе значення має характер чинних законів і закономірностей, адже їх слід пізнати і діяти відповідно до них. Наукове управління передусім залежить від обсягу наукової і практичної інформації, якості її аналізу й загального рівня розвитку наукових основ управління. Останніми можна назвати весь комплекс наукових знань про управління, що представлений системою наук. Вона містить такі три складові: методологічні й теоретичні основи управління (конкретні науки, що вивчають окремі елементи, функції і процеси управління); науку управління; теорію управ­ління, мистецтво управління.

Наукове забезпечення управління означає не тільки широке використання науки при прийнятті рішень, а й глибоке вивчення практичного досвіду, наявних резервів, тобто передбачає систем­ний підхід до вирішення управлінських завдань.

Управління виробництвом вивчається багатьма науками. Так, управлінські аспекти розглядаються у таких розділах основ економічної теорії, як механізм використання економічних законів, сутність і форми прояву планомірності, механізм товарно-грошових відносин.

Філософія розкриває співвідношення об'єктивного й суб'єк­тивного в управлінні, свідомих і стихійних процесів суспільного розвитку та ін. Загальні закономірності управління розглядає кібернетика, що вивчає закономірності будь-якого управління в живій і неживій природі, організмах, у суспільстві; праксеологія досліджує закономірності будь-якої ефективної трудової діяль­ності.

До конкретних наук про управління виробництвом належить система наук про різноманітні функції управління: планування, аналіз господарської діяльності, управління виробництвом у різноманітних сферах та галузях економіки: у промисловості та її галузях, сільському господарстві, транспорті, регіонах тощо.

Конкретні науки про управління вивчають окремі елементи або процеси управління: наукову організацію управлінської праці, автоматизовані системи управління, діловодство і т. д. Особливості управління розглядають і такі прикладні науки (або розділи наук), як психологія управління, соціологія управління, юридичні науки та ін. Чим глибший аналіз управління здійснюється окремими науками, тим гострішою стає проблема синтезу всіх цих наук, тобто підходу до управління як до цілісної системи знань.

Виявлення загальних характеристик, закономірностей управ­ління означає формування науки управління, що описує, з'ясовує, вивчає ці закономірності. На їх основі виробляються конкретні принципи, методи, рекомендації щодо управління економікою в цілому, галуззю, підприємством тощо. Водночас управління як творча діяльність керівника і менеджера виходить за межі наукових рекомендацій, інструкцій і формальних моделей. Тут велику роль відіграє досвід, навички, інтуїція, тобто майстерність, або, як її часто називають, мистецтво управління.

Метод управління - це сукупність способів впливу на керований об'єкт для досягнення поставлених організацією цілей. Слово " метод" грецького походження, що у перекладі означає " засіб досягнення якоїсь мети". Через методи менеджменту реалізується управлінська діяльність. Характеризуючи методи менеджменту, необхідно розкрити їхню спрямованість, зміст і організаційну форму. Цілеспрямування методів менеджменту орієнтоване на систему об'єктів (відділ, підрозділ, філія, компа­нія і т. д.). У практиці менеджменту, як правило, одночасно застосовують різноманітні методи. Слід зазначити, що в еконо­мічній літературі немає однозначного тлумачення змісту, об'єкта впливу і класифікації методів менеджменту. Наука управління спирається на загальні та власні методи пізнання. Методи аналізу та синтезу, історичного та логічного, індукції та дедукції, кількісного та якісного аналізу належить до загальних методів.

Власними методами науки управління є: емпіричний метод, метод спостережень, соціального експериментування, моделювання та ін.

Одні автори класифікують методи менеджменту залежно від їхнього змісту, спрямованості й форми прояву, що відображає адміністративний, економічний і соціальний вплив на керовану систему. Інші характеризують їх за прийомами й засобами впливу. Так чи інакше, але всі методи менеджменту органічно доповнюють один одного і перебувають у постійній динамічній рівновазі.

Спрямованість методів менеджменту завжди однакова. Вони спрямовані на людей, що займаються різноманітними видами трудової діяльності. Слід зазначити, що у конкретному методі менеджменту певним чином поєднуються (взаємодіють) зміст, спрямованість і організаційна форма. У зв'язку з цим можна виокремити такі групи методів менеджменту:

♦ організаційно-адміністративні, що засновані на прямих директивних вказівках;

♦ економічні, що зумовлені економічними стимулами;

♦ соціально-психологічні, що застосовуються для підвищення соціальної активності працівників.

В основі вивчення менеджменту лежать аналітичний, синтетичний і міждисциплінарний методи аналізу.

Внесок науки в менеджмент оцінюється насамперед новизною ідей, їхнім впливом на подальший розвиток. Такий аналітичний аналіз доповнюється дослідженням тенденцій навколишніх сил, що впливають на індивіда й загалом, у синтезі, врешті-решт визначають необхідні, об'єктивно обґрунтовані рішення. Щодо міждисциплінарності, то управлінська думка плідно розвивається і вивчається лише на основі економічної історії, соціології, психології, соціальної історії, політичної науки, антропології.

Сьогодні вже ніхто не заперечує, що існують об'єктивні, загальні правила, принципи управління, зумовлені характером технологічного процесу, рівнем розвитку техніки та іншими об'єктивними умовами. Тому ознайомлення наших науковців, практиків, студентів із творами видатних представників західної науки управління є надзвичайно важливим. Адже нині наша економіка як ніколи потребує спеціалістів-управлінців високого ґатунку, здатних забезпечити якісно новий рівень організації праці й виробництва. Зрозуміло, що підготовка таких спеціалістів неможлива без вивчення всього кращого, що надбано світом ринкової економіки, передусім творів Ф. Тейлора, Г. Форда, Г. Емерсона, Д. Карнегі, А. Файоля, Ф. Джільберта - науковців, яких можна назвати основоположниками науки управління.

Поряд із працями названих західних учених, відомі погляди О. Гастєва, П. Керженцева, О. Богданова, А. Єрманського, несправедливо забутих наукою. Ці вчені чимало зробили для пропаганди передового світового досвіду з проблем наукової організації праці та виробництва у СРСР. Водночас вони самі ставили й вирішували важливі питання, розвиваючи й збагачуючи науку управління.

Людством нагромаджено багатий досвід удосконалення управління. Його вивчення й використання, безперечно, сприяє поліпшенню умов виробництва, досягненню кращих його результатів. Розроблені такі методи творчого пошуку альтернативи (рис. 4).

Рис. 4. Методи творчого пошуку альтернатив

Викладена вище методологія, а також розгляд управлінської думки у контексті культурного середовища (тобто економічних, соціальних і політичних аспектів життя) визначають основне завдання історії учень менеджменту. У цілому її можна визначити як вивчення не тільки того, якою була управлінська думка, а й чому вона була саме такою і якою вона може стати у майбутньому. Все більше й частіше використовується науковий метод. Фундаментальна процедура наукового дослідження представлена на рисунку 5.

Рис. 5. Фундаментальна процедура наукового дослідження

Названі методи дуже широко застосовуються як менеджерами, так і спеціалістами-аналітиками. Наприклад, менеджеру з кадрів для прийняття стратегічного рішення про збільшення штату працівників необхідно отримати обґрунтований прогноз збільшення кількості клієнтів (і, відповідно, обсягів продажів та доходів). Щоб отримати такий прогноз, необхідно знати всі елементи економічного прогнозу, орієнтуватися у школах управління, що існують.