ЛЕКЦІЯ 16: Діловий протокол

1. Протокол як форма ієрархічного порядку.

2. Основні принципи ділового протоколу.

3. Протокол у міжнародному спілкуванні.

4. Підготовка програми перебування зарубіжної делегації.

1. Досвід організації ділових зустрічей і нарад показує, що для успішних ділових контактів між партнерами, особливо між представниками різних країн, дуже важливо дотримуватися певних протокольних звичаїв та правил. Недарма кажуть, що добре поставлений і дотриманий протокол — це як мас­тило, що дає змогу шестерням механізму плавно зчеплюватись і працювати без перешкод.

Слово «протокол» (від грецього означає: — перший, — клеїти). В давні часи воно трактувалось як правила оформлення документів й означало першу частину документа, в якому перераховується склад учас­ників зустрічі.

Протокол — це форма ієрархічного порядку, вияв гарних манер у стосун­ках між партнерами з різних країн і, подібно до ввічливості, одна з основних форм щоденного життя. Протокол є сукупністю правил поведінки, норм і тра­дицій на офіційних та неофіційних зустрічах.

Ієрархія, як відомо, існує в усякому організованому суспільстві. Складність стосунків між різними соціальними групами суспільства зобов'я­зує дотримуватися певних правил, без яких гармонійне існування людей було б неможливим.

Уже в первісному суспільстві можна знайти щось на зразок ієрархічного порядку, часто з церемоніями, які традиційно здійснювалися відокремленою кастою. Ієрархію можна спостерігати навіть у комах, птахів і тварин, про що свідчить, наприклад, внутрішня організація у сім'ях бджіл чи термітів, шлюбні церемонії у деяких видів птахів тощо.

Дипломатичний протокол — невід'ємна складова частина дипломатії, її по­мічний інструмент, форма, якою супроводжується будь-яка зовнішньополі­тична акція держави та якої дотримуються її представництва чи представники. Дипломатичний протокол забезпечує відповідні умови для того, щоб відно­сини між державами, урядами та їхніми представниками могли розвиватися в дружній, мирній атмосфері та в наявності взаємоповаги.

Діловий протокол - це регламентований порядок зустрічей і проводів де­легацій, проведення бесід, переговорів і прийомів, ведення ділового листу­вання, підписання договорів, угод та ін. На відміну від дипломатичного, діло­вого протоколу дотримуються менш суворо, тут правила більш гнучкі. Роз­глянемо детальніше його основні принципи: ввічливість, тактовність, взаємоповага, гідність, порядність.

2. • Ввічливість. Одним з основних принципів комунікативних процесів є
підтримання нормальних ділових стосунків між людьми і прагнення уникнути конфліктних ситуацій. Тому повагу і розуміння можна заслужити у партнера тільки виявляючи ввічливість та стриманість. Ще древні говорили: Протокол — це фіміам дружбі.

Ввічливість — це дотримання загальноприйнятих правил поведінки, вміння поводитися між людьми відповідно до обставин. Ввічлива людина зав­жди буде дотримуватись «дистанції» при спілкуванні, враховувати вік, стать, соціальний статус партнера.

Вступаючи на посаду президента США, Джон Кеннеді у своєму зверненні підкреслював: «Ввічливість — не ознака слабкості». Бісмарк нагадував, що навіть під час війни дотримуються певних правил ввічливості. Французький дипломат Жан Камбон підкреслював: «У мирних договорах немає різниці між переможцями і переможеними». Ввічливість — це не якась абстракція, а кате­горія, яка повинна бути закладена у кожному з нас, оскільки у стосунках з іншими людьми необхідно виявляти порядність і скромність. Тільки у пога­ному товаристві кричать, щоб бути почутим.

Ввічливість має свої закони, які необхідно знати, а не відкривати щоразу заново. Кожне покоління не винаходить наново абетку, закони фізики чи ма­тематики. Ввічливість — поняття, яке тотожне таким поняттям, як інтелі­гентність, порядність; вона неможлива без високої духовності, моральних принципів, тактовності, толерантності.

• Тактовність. Партнери, з якими ви зустрічались, можуть, як часто це
і відбувається, зустрітись знову. Добре чи погане враження, залишене від попередніх зустрічей, може позначитись на взаємовідносинах у майбутньому і вплинути на перебіг переговорів. Тому важливим на переговорах є почуття такту. Чим цивілізованіше суспільство, тим ретельніше дотримуються прави­ла проведення переговорів як бар'єр для неминучих непорозумінь і анта­гонізмів, що породжуються відмінністю характерів і принципів сторін.

Тактовність — це вміння дотримуватись такту у стосунках з іншими людь­ми. Такт — почуття міри, що підказує найбільш правильний підхід, найбільш делікатну лінію поведінки. Тактовна людина звертає увагу не тільки на зміст своїх слів, дій чи вчинків, ай на їх форму, враховуючи індивідуальні відмінності партнера, його психологічний стан, настрій.

Відсутність такту — безтактність, проявляється у невмінні людини знай­ти «золоту середину», контролювати свою поведінку й управляти емоціями. Безтактність може виявитись у фамільярності, коли людина спеціально чи несвідомо порушує визначену дистанцію спілкування, що існує між людьми різного віку, статі, соціального статусу.

Протокол визначає межі, методи, поведінку і етикет, встановлює прави­ла офіційного та особистого листування, коротше кажучи, все, що необхідно для забезпечення кожному учаснику ділового спілкування відповідного місця і для виявлення своєї поваги. Дотримання протоколу, звичайно, — тільки формальність, яка, по суті, нічого не вирішує, але вона свідчить про так­товність, ідо не так вже й замало.

• Взаємоповага. Правила протоколу не є священними, тому церемоніал проведення ділових зустрічей не можна порівнювати з релігійними обрядами та звичаями, порушення яких може викликати гнів вищих сил. Правила ґрунтуються на належній повазі до національних свят та місцевих звичаїв: до них включаються насамперед ті, що одержали загальне схвалення громадськості.

Якщо порівнювати вітчизняний та зарубіжний рівні ділових відносин у роботі ряду спільних підприємств, то необхідно визнати, що у цій сфері ми дещо програємо.

За роки радянської влади визрів навіть стереотип «невихованої радянської людини», яка походжає коридорами міжнародного вагону в обвислому спортив­ному костюмі, розігріває кип'ятильником бульйон у склянці і таке інше. З ви­ходом на міжнародний простір стереотип нашої людини збагатився. Тут і не дуже «вибагливі» комерсанти, перекупники товарів, «тіньовики», «рекетири», молоденькі путани і просто туристи, що ночують на вокзалах на розстелених старих газетах та журналах, які не тільки не поважають інших, а й самих себе.

• Гідність. Необхідно відзначити, що, за деякими винятками, наші західні партнери з достатньою повагою ставляться до українського народу як носія стародавньої культури і традицій, що формувалися протягом тисячоліть, по­чинаючи з часів Ора. І тут головне для нашого бізнесмена гідно тримати себе, «не впасти обличчям у багнюку» і закрити прогалини у знаннях ділового про­токолу. Тим більше, що на Заході на людину дивляться насамперед як на осо­бистість, а не як на представника якогось народу.

Безперечно, ніхто не може очікувати від нашого співвітчизника, що він буде поводити себе як француз чи англієць. Притаманні нам слов'янські риси, навпаки, зовсім не треба приховувати, щоб бути гідним представником своїх далеких предків, їх культури і традицій. Тим паче, що наша культура, почи­наючи з трипільської, завжди була невід'ємною частиною світової культу­ри, а основні принципи міжнародного протоколу — ввічливість, тактовність, гарне виховання та саме гідність — притаманні українському народу.

Діловий протокол не такий вже застиглий. Досвідчені партнери, обме­жені його суворими рамками, знають, коли і як, у разі потреби, вийти з них. Головне при цьому — виявляти теплі та гуманні почуття, уміти виразити по­дяку за приємне ділове спілкування й увагу, гідно представляти свою країну, свій народ.

• Порядність. Складовою протоколу є порядність. Це поняття допомагає людині утримуватися від негативних вчинків — таких як обман, підступність, шахрайство. Зміст його полягає в умінні триматися незалежно від ситуації, не принижувати гідність іншої людини; це саме той моральний імператив, «об­межувач», який не дає змогу людині «переступити межу».

І навпаки, непорядна людина може підвести, написати анонімку, недба­ло ставитися до роботи, використовувати своє службове ставлення в корис­ливих цілях, вважаючи, що псевдопопулярність дає їй якісь соціальні при­вілеї чи пільги.

Володіння правилами протоколу дає можливість не образити ділового партнера, підтримувати порядність і престиж фірми. Разом з тим він сприяє створенню сприятливого психологічного клімату в процесі ділового спілку­вання, що впливає на успішне вирішення справи.

Українські підприємства та організації все більше інтегруються в еконо­мічне, політичне і культурне життя світового співтовариства. Ділові відно­сини з представниками інших держав вимагає особливої уваги до дотриман­ня порядності при проведенні ділових зустрічей. Внесення у протокол незнач­них змін (більша або менша урочистість, підвищення або пониження представництва на офіційних церемоніях) може бути використане як інстру­мент зовнішньої політики.

3. Зразком міжнародного спілкування, на який повинні орієнтуватись всі організації незалежно від форми власності, є, як уже зазначалось, диплома­тичний протокол.

Дипломатичний протокол — це сукупність правил, традицій і умовностей, яких слід дотримуватись у міжнародному спілкуванні. Взаємовигідні відносини між державами необхідно будувати на принципах поваги до суверенітету, рівності, територіальної цілісності, невтручання у внутрішні справи інших країн.

Родоначальницею дипломатичного протоколу вважається Франція, а її батьком і засновником — кардинал Арман Жандю Плессі Рішельє (1585—1642 рр.). Разом з тим не менший внесок в розвиток дипломатичного протоколу внесли італійський історик і військовий теоретик Нікколо Макіавеллі (1469— 1527 рр.), італійський філософ-гуманіст Франческо Гвіччардіні (1483—1540 рр.), а та­кож нідерландський дипломат Авраам Вікфор, який підготував настільну кни­гу для дипломатів під назвою «Посол і його функції».

Загальновизнані правила протоколу є основою дипломатичної практики будь-якої країни. Разом з тим, у кожній з них є і певні особливості, зумовлені специфікою національних традицій, соціального ладу, сталих норм поведін­ки, звичаїв, традицій тощо.

Дипломатичний протокол регламентує порядок прийому глав іноземних держав, урядових делегацій, представників громадських організацій і ділових кіл. На основі тривалого історичного досвіду він визначає також всі види офі­ційних дипломатичних контактів, є орієнтиром для всіх організацій і приват­них осіб.

Відступ від дипломатичного протоколу або порушення його норм може бути сприйнято як неповага до держави і викликати небажані політичні на­слідки. На думку В.І. Венедиктової, конфлікт між СРСР і Югославією в 1948 р. почався з того, що Й. Сталіні Л. Берія досить зневажливо повелися із И. Броз Тіто під час його перебування в Москві.

4. Метою візиту представників іноземних фірм може бути:

• з'ясування можливостей установлення контактів;

• проведення переговорів;

• підписання документів;

• організація семінарів, ярмарків, виставок тощо.

Від мети візиту делегації, її персонального складу і рівня представництва, з погляду протоколу, залежать істотні моменти, що визначають особливості прийому.

До приїзду іноземної делегації приймаюча сторона, зазвичай, розробляє дві програми її перебування в країні: