Документирование аудита

В РФ требования к ее составлению установлены федеральным правилом (стандартом) аудиторской деятельности N 2 " Документирование аудита". Данное правило было разработано на основе МСА 230 " Документирование" и практически полностью совпадает с ним по тексту.

Оно устанавливает единые требования к составлению документации в процессе аудита финансовой (бухгалтерской) отчетности проводимого аудиторской фирмой или аудитором, работающим самостоятельно.

К рабочей документации аудита относятся:

планы и программы проведения аудита;

описания использованных аудиторской организацией процедур и их результатов;

объяснения, пояснения и заявления экономического субъекта;

копии, в том числе фотокопии, документов экономического субъекта;

описание системы внутреннего контроля (СВК) и организации бухучета экономического субъекта;

аналитические документы аудиторской организации;

другие документы.

Примерный перечень документов, которые могут быть включены в состав рабочей документации аудиторской организации:

1) материалы относительно организационно-правовой формы и организационной структуры экономического субъекта;

2) извлечения из копий учредительных документов экономического субъекта, а также иных важных юридических документов его (договоров, контрактов, протоколов и т.п.);

3) материалы, свидетельствующие о планировании аудита, и программы аудита;

4) записи об изучении и оценке систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля (описания, вопросники, схемы документооборота или комбинации их);

5) аналитические материалы хозяйственных операций и остатков по счетам бухгалтерского учета;

6) записи, содержащие анализ существенных показателей и тенденций деятельности экономического субъекта;

7) записи о характере, дате проведения и объеме проведенных аудиторских процедур и результатах таких процедур;

8) материалы, свидетельствующие о том, что работа, выполненная не аудиторами, контролировалась аудиторами;

9) сведения о том, кем и когда выполнялись аудиторские процедуры;

10) копии переписки с другими аудиторскими организациями, экспертами и прочими лицами в связи с проводимым аудитом экономического субъекта;

11) копии переписки или записи обсуждений во время встреч с экономическим субъектом по поводу вопросов, возникших в процессе аудита, включая условия проведения аудита;

12) письма-подтверждения, полученные от экономического субъекта;

13) копии бухгалтерской и иной финансовой документации экономического субъекта;

14) выводы, сделанные аудиторской организацией по результатам аудита.

Рабочая документация может быть создана аудиторской организацией, проводящей аудит, либо получена от экономического субъекта, в отношении которого проводится аудит, или от других лиц.

Состав, количество и содержание документов, входящих в рабочую документацию аудита, определяются аудиторской организацией исходя из:

характера проводимой работы;

характера и сложности деятельности экономического субъекта;

состояния бухгалтерского учета экономического субъекта;

надежности системы внутреннего контроля экономического субъекта;

необходимого уровня руководства и контроля за работой персонала аудиторской организации при выполнении отдельных процедур.

Формы рабочей документации самостоятельно разрабатываются аудиторской организа-цией, если акты, регулирующие аудиторскую деятельность в РФ, не предписывают такие формы.

Рабочая документация находится в собственности аудиторской организации, проводившей аудит. Копии, в том числе фотокопии, документов экономического субъекта могут быть включены в состав рабочей документации аудиторской организации с согласия этого экономического субъекта.

Экономический субъект, в отношении которого проводился аудит, и другие лица, включая налоговые и иные госорганы, не имеют права требовать от аудиторской организации предоставить рабочую документацию или ее копии полностью или в какой-либо части, кроме случаев, прямо предусмотренных законодательством РФ.

Сведения, содержащиеся в рабочей документации, являются конфиденциальными и не подлежат разглашению аудиторской организацией.

Аудиторская организация не обязана предоставлять рабочую документацию экономическому субъекту, в отношении которого проводился аудит. Аудиторская организация не имеет права и не обязана предоставлять рабочую документацию другим лицам, включая налоговые и иные госорганы, кроме случаев, прямо предусмотренных законодательством РФ.

Рабочая документация должна содержать все сведения, необходимые и достаточные для:

составления аудиторского заключения по результатам аудита, проведенного аудиторской организацией;

подтверждения того, что аудит проведен аудиторской организацией в соответствии с актами, регулирующими аудиторскую деятельность в РФ;

осуществления аудиторской организацией контроля за ходом аудита;

планирования аудита аудиторской организацией.

Рабочая документация должна содержать записи о планировании аудита, характере, времени проведения и объеме выполнения аудиторских процедур и выводы, сделанные на основе полученных в ходе аудита сведений.

Все существенные вопросы, требующие профессионального суждения аудитора, вместе с выводами, сделанными по этим вопросам, подлежат отражению в рабочей документации.

Рабочая документация должна быть достаточно полной и подробной, с тем чтобы опытный аудитор, ознакомившись с ней, мог получить общее представление о проведенном аудиторской организацией аудите.

Сведения, включенные в рабочую документацию, излагаются ясно и четко, чтобы были очевидны их содержание и форма и невозможны различные толкования.

Рабочая документация должна создаваться своевременно: до начала, в ходе и по завершении аудита. К моменту представления аудиторского заключения экономическому субъекту вся рабочая документация должна быть создана (получена) и завершена оформлением.

По окончании аудита рабочая документация подлежит сдаче в архив аудиторской организации для обязательного хранения.

Рабочая документация должна храниться скомплектованной в отдельные для каждого аудита папки («файлы»).Система расположения документов в папках устанавливается аудиторской организацией. Рабочая документация хранится в сброшюрованном виде.

Сохранность рабочей документации, оформление и передача ее в архив относятся к компетенции руководителя аудиторской организации или лица, им уполномоченного.

К рабочей документации, фиксирующей проводимый или проведенный аудит, работники аудиторской организации, не занятые аудитом данного экономического субъекта, как правило, не допускаются.

Рабочая документация хранится в архиве аудиторской организации не менее пяти лет.

В случае пропажи или порчи рабочей документации руководитель аудиторской организации должен назначить служебное расследование, результаты которого оформляются соответствующим актом.

Рабочие бумаги аудитора хранятся в папках - так называемых досье на клиента. Досье разделяют на текущие, постоянные и специальные.

Текущее досье содержит все документы и материалы, собранные в ходе аудиторской проверки, вопросы и проблемы, перенесенные из предыдущего аудита, а также те, на которые следует обратить внимание в последующем аудите. Текущее досье должно содержать все сведения, необходимые и достаточные для: составления аудиторского заключения по результатам аудита, проведенного аудиторской фирмой; подтверждения того, что аудит проведен аудиторской фирмой в соответствии с нормативными актами, регулирующими аудиторскую деятельность в РФ; осуществления аудиторской фирмой контроля за ходом аудита; планирования аудита аудиторской фирмой.

Постоянное досье, как правило, содержит информацию, важную для аудита в течение длительного времени:

1) организационную информацию, установленную законом: данные об акционерах; данные о директорах; данные о секретаре; местонахождение органа управления делами; копии устава, учредительного договора, свидетельства о регистрации;

2) информацию о предприятии и его деятельности: основные виды деятельности и размещение дочерних предприятий и филиалов; конкретное законодательство и правила; данные о создании и функционировании предприятия; сводку прошлых результатов; характеристику основного персонала; описание особенностей бухучета и внутреннего контроля; схемы организации управления; схемы последовательности операций;

3) подробности договора о сотрудничестве: копии договоров о проведении аудиторской проверки и выполнении других работ; подробности особых требований к аудиту; подробности неаудиторских услуг;

4) информацию для аудита: контакты клиента; банковскую информацию; информацию о юристах; основной аудиторский персонал; адреса мест проведения аудита;

5) важные соглашения: торговые договоры; договоры о продаже в рассрочку или аренде; договоры о ссудах;

6) информацию об особенностях налогообложения клиента.

Специальные досье - это, например, досье менеджера, в котором содержатся документы, отражающие решение организационных вопросов аудита, взаимоотношения с руководством экономического субъекта и третьими лицами и т.п., или другая специальная информация; специальные постановления, указы; налоговая документация; данные по соблюдению законодательства и т.п.

ПРИМЕР

Рабочий документ аудитора - О бъем пакета:

- " Общий план аудиторской проверки" (1 лист A4);

- " Программа аудиторской проверки" (2, 5 листа);

- " Рабочие документы аудитора (тесты)" (12 листов);

- Внутрифирменное правило (стандарт) " Существенность" (8 листов; включает авторский метод расчета уровня существенности);

- Внутрифирменное правило (стандарт) " Аудиторская выборка" (24 листа. Уникальный материал, содержащий в том числе порядок и примеры проведения и оценки результатов наиболее сложных, статистических выборок. Фактически является практическим пособием по выборочным методам аудита, обобщая принятые в мировой практике подходы).

Т акже в пакет включены шаблоны:

- должностные инструкции заместителя директора по аудиту, аудитора и ассистента аудитора;

- договор на проведеление аудита и письмо о проведении аудита.

Для удобства в представленных шаблонах текст, который подлежит замене под конкретную организацию, маркирован красным цветом.

Пример рабочих документов аудитора (3-й лист)