Документи щодо особового складу

1. Поняття про документ.

2. Реквізити як основні елементи документа.

3. Логічні елементи тексту документа: вступ, доведення, висновок.

4. Класифікація документів.

5. Вимоги до мови документів.

6. Особливості укладання документів щодо особового складу:

– заява;

– резюме;

– автобіографія.

Методичні поради до вивчення теми

Вивчаючи тему, необхідно визначити принципи класифікації документів; групи документів за їх призначенням; знати вимоги до документів та ознайомитися з найтиповішими документами в практиці державної служби.

До типових мовних засобів, що супроводжують документацію з особового складу, належить велика кількість власних назв, тому обов’язковою вимогою до правильності їх складання є розуміння статусу власних назв у мові й суспільстві та принципів їх відтворення українською мовою.

Термінологічний словник

Документ (від лат. documentum – доказ) – це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою.

Реквізити (від лат. reguisitum – необхідне, потрібне) – основні елементи документа, які мають свою послідовність.

Бланк (від франц. blanc – білий, чистий) – аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію.

Формуляр (від лат. formula – форма) – це сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності.

Текст (від лат. textus – тканина, сплетіння, з’єднання) – основний елемент документа, який є джерелом певної інформації.

Документи з високим рівнем стандартизації – це документи, в яких може бути передбачено не лише формуляр документа, а навіть слова, словосполучення й речення, за винятком цілком конкретних відомостей, для яких у готовому бланку залишається кілька незапов-нених місць.

Документи з низьким рівнем стандартизації – це документи, в яких можна заздалегідь передбачити й сформулювати окремі найза-гальніші відомості, а спосіб викладу (добір слів і словосполучень, будова речень) залежить від конкретного змісту того, що викладається, від ситуації, від певних обставин ділового спілкування.

Навчальні завдання

Вправа 1. Продовжіть речення:

Постійні реквізити друкуються…

Змінні – фіксуються...

Вправа 2. Виберіть правильний варіант відповіді:

Штамп – це...

а) сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності;

б) група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок;

в) аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять

постійну інформацію.

Вправа 3. Відредагуйте тексти заяв. Запишіть правильні варіанти.

А. Прошу надати мені академвідпустку у зв’язку з потребою догляду за дитиною.

Б. Прошу Вашого дозволу на звільнення від занять у зв’язку з сімейними обставинами з 10 по 14 жовтня.

В. Прошу надати мені п’ятиденну відпустку за власний рахунок.

Г. Прошу Вашого дозволу на переведення мене на заочну форму навчання за сімейними обставинами.

Вправа 4. Відредагуйте речення. Запишіть правильні варіанти.

1. Я, Павлова Н. М., народилася 12.09.1993 р. в м. Бориспіль Київської області.

2. На протязі 1999-2009 рр. навчалася у середній школі № 1 м. Бориспіль.

3. У 2009 р. вступила на спеціальність «Біржова діяльність» Київського індустріального технікуму.

4. У 2011 р. поступила в НТУУ «КПІ».

Вправа 5. Оформіть резюме, яке Данильчук Інна В’ячеславівна оформила й надіслала до Інституту мовознавства НАН України, що оголосив про заміщення вакансії старшого наукового співробітника.

Вправа 6. Перепишіть документ, правильно оформивши.

ДЕРЖБУД УКРАЇНИ

Інститут автоматизованих систем планування та управління в будівництві

00.00.0000 м. Київ

Щодо особового складу

НАДАТИ:

Мельнику Андрію Миколайовичу, головному інженеру, чергову відпустку з 00.00.00 по 00.00.00 на 24 робочих дні, за період роботи. Підстава: графік відпусток і заява А.М. Мельника.

Директор (підпис) О. О. Білик

Контрольні запитання

1. Що таке документи?

2. З яких елементів складається документ? Як ці елементи називаються?

3. Які реквізити характерні для заяви? Як вони розта-шовуються?

4. Що таке характеристика? Назвіть реквізити цього документа.

Рекомендована література

1. Глущик С. В. Сучасні ділові папери / С. В. Глущик, О. В. Дияк, С. В. Шевчук. – К.: А.С.К., 2002. – С. 37–86.

2. Ділова українська мова / за ред. О. Д. Горбула. – К.: Тов. «Знання», КОО, 2001. – С. 17–41.

3. Зубков М. Г. Сучасне українське ділове мовлення / М. Г. Зубков. – Харків: Торсінг, 2002. – С. 32–62.

4. Мозговий В.І. Українська мова у професійному спілкуванні / В. І. Мозговий. – К.: Центр навчальної літератури, 2006. – С. 45–49.

5. Молдованов М. І. Сучасний діловий довідник / М. І. Молдованов, І. М. Сидорова. – К.: Техніка, 1992. – С. 4–32.

6. Плотницька І. М. Ділова українська мова / І. М. Плотницька. – К.: Центр навчальної літератури, 2004. – С. 142–154.

7. Універсальний довідник з ділових паперів та ділової етики. – К.: Довіра, 2003. – С. 5–12.

8. Чорненький Я. Я. Українська мова (за професійним спрямуванням). Ділова українська мова / Я. Я. Чорненький. – К.: Центр навчальної літератури, 2004. – С. 20–33.

9. Шевчук С. В. Українське ділове мовлення / С. В. Шевчук. – К.: Літера ЛТД, 2002. – С. 22–38.

3. Довідково-інформаційні документи

1. Довідково-інформаційні документи.

2. Довідка (визначення, реквізити).

3. Доповідна та пояснювальна записки.

4. Протокол.

5. Витяг з протоколу.

6. Службові листи.

Методичні рекомендації до вивчення теми

Довідково-інформаційні документи найменш регламентовані, тому вони характеризуються стилістичною різнобарвністю. Під час їх складання залежно від типу документа і його призначення слід врахо-вувати типові мовні засоби ділового (довідка), наукового (анотація, рецензія, відгук, стаття), публіцистичного (прес-реліз, стаття, оголо-шення, повідомлення, запрошення) і розмовного (телефонограма, радіограма, службові листи тощо) стилів.

Переважна більшість документів, що відправляються з установ та спрямовуються до них, є довідково-інформаційними. Вони містять повідомлення про наявний стан справ у закладах, який є підставою для прийняття розпорядчих документів; мають допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації, не обов’язкові для виконання на відміну від інших. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Термінологічний словник

Лист-відповідь на запит – це така форма ділової кореспонденції, яка вимагає відповіді.Залежно від ситуації можна пообіцяти відправити пропозицію на поставку товару, відмовити впоставці, прийняти запит на розгляд, запропонувати змінити умови запиту, надіслати оферту тощо.

Оферта – це письмова пропозиція про постачання товару, яку робить продавець покупцеві. У ній висловлюється бажання чи готовність укласти угоду купівлі-продажу на умовах, вказаних у пропозиції. У між-народній торгівлі розрізняють два види оферт – тверду та вільну.

Тверду оферту оформляє продавець на певну партію товару лише одному покупцеві. При цьому вказується термін, упродовж якого продавець зв’язаний своєю пропозицією. Цей термін називають опціоном. Якщо покупець беззастережно приймає вимоги оферти, продавець зобов’язаний поставити товар на запропонованих ним умовах. Інакше він відповідає за можливі збитки покупця.

Вільна оферта обов’язково містить назву товару, кількість чи обсяг поставки, ціну товару, термін постачання, умови платежу. Можуть бути зазначені також спосіб пакування та маркування, санкції за порушення того чи іншого пункту та інші дані.

Лист-відповідьна прохання і пропозиції. Отримавши листа з певною пропозицією чи проханням, слід зробити вибір і погодитись або відмовитись.

Лист-прохання –це звертання до своїх партнерів, клієнтів, спонсорів тощо.

Лист-нагадування – це один із найбільш неприємних і психологічно важких листів ділового спілкування: нагадування клієнтам про необхідність оплатити прострочені платежі чи рахунки.

Рекламаційні листи і листи-претензії пов’язані з пред’явленням претензій партнерові, який порушив умови укладеної угоди і виконав неякісно або ж зовсім не виконав покладені на нього обов’язки.

«Сердиті» листи. Відповіді на них за принципом «зуб за зуб» будуть абсолютно недоречні. Проаналізувавши ситуацію, безперечно, можна дати коректну, аргументовану відповідь.

Супровідні листи. Листи такого типу надсилаються разом із комерційними документами (рахунком-фактурою, накладними, чеками) або ж при пересиланні креслень, каталогів, проспектів, прейскурантів, буклетів, зразків нових товарів тощо і покликані інформаційно супроводжувати їх.

Рекомендаційні листи. Ситуації, коли необхідно заручитися поважною рекомендацією чи, навпаки, дати рекомендацію комусь, можуть бути дуже різними: клопотання про посаду, влаштування на нову відповідальну роботу, подання на здобуття стипендії чи гранту тощо.

Навчальні завдання

Вправа 1. Оформіть документ, у якому йдеться про те, що Ліщенко Вадим Олексійович є студентом II курсу природничо-географічного факультету.

Вправа 2. Напишіть доповідну записку на ім’я декана факультету про відрядження найкращих студентів курсу на Всеукраїнську студентську олімпіаду з...

Вправа 3. Продовжіть речення:

1. Протокол – це документ, у якому...

2. Протокол веде...

3. Цей документ підписують...

4. Текст протоколу складається з...

5. За обсягом інформації протоколи бувають...

6. Реквізити цього документа такі...

Контрольні запитання

1. Порівняйте приватний лист і службовий. У чому відмінність між ними?

2. Коли використовується кличний відмінок?

3. Що ви знаєте про утворення форми іменників у кличному відмінку?

4. У чому особливість форми кличного відмінка, якщо:

– звертання складаються з двох загальних назв;

– звертання складаються із загальної назви та імені;

– звертання складаються із загальної назви та прізвища;

– звертання складаються з двох власних назв – імені та по батькові?

Рекомендована література

1. Глущик С. В. Сучасні ділові папери / С. В. Глущик, О. В. Дияк, С. В. Шевчук. – К.: А.С.К., 2002. – С. 106–245.

2. Ділова українська мова / за ред. О. Д. Горбула. – К.: Тов. «Знання», КОО, 2001. – С. 65–94.

3. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення / М. Зубков. – Харків: Торсінг, 2002. – С. 77–117.

4. Михайлюк В. О. Українська мова професійного спілкування / В. О. Михайлюк. – К.: ВД «Професіонал», 2005. – С. 85–112.

5. Мозговий В.І. Українська мова у професійному спілкуванні / В. І. Мозговий. – К.: Центр навчальної літератури, 2006. – С. 463–486.

6. Плотницька І.М. Ділова українська мова / І. М. Плотницька. – К.: Центр навчальної літератури, 2004. – С. 165–177.

5. Cлужбовий мовний етикет усної форми

професійного спілкування

1. Усна форма професійного мовлення.

2. Службовий мовний етикент професійного спілкування.

3. Значення усної форми мовлення у процесі управління.

4. Наради інформаційні, диспетчерські, дискусійні як вид усного ділового спілкування.

5. Прийом відвідувачів, його мовні особливості.

6. Службова телефонна розмова: вимоги, композиція, мовні особливості.

7. Мовні особливості ділових контактів.

Методичні рекомендації до вивчення теми

Усна форма ділового мовлення відрізняється від його писемної форми передусім тим, що для переконливості безпосереднього діалогу треба створювати атмосферу постійного контакту і спільності з аудиторією. Рівень цієї спільності залежить від виду ділового спілкування.

Якщо це приватне спілкування, де кількість співрозмовників чітко спрогнозована і визначена (наради, прийом відвідувачів, ділові контакти, службові телефонні розмови), то діловий стиль може наближатися до розмовного, і зовсім інша справа, якщо це публічне мовлення, що має навантаження публіцистики. У доповіді, промові, лекції, бесіді або дискусії прагнення до «діалогічності», нехай і уявної, має бути домінантою як підготовчої роботи до виступу, так і під час самого виступу.

Термінологічний словник

Візитна картка – це спосіб установлення індивідуального контакту. Згідно з протокольними вимогами візитні картки виготовляють з білого цупкого паперу (звичайно розміром 9× 5 см), на якому стисло й чітко представляють її власника. Використовують їх під час знайомства ділових людей.

Етикет – 1) Зведення норм поведінки, порядок дій і правила чемності при дворах монархів, титулованих осіб, а також у диплома-тичних колах. 2) Переносно – правила поведінки.

Нарада – засідання, присвячене обговоренню певних питань, дій, заходів.

Телефонна розмова – найбільш поширений у наш час спосіб безпосереднього обміну інформацією, який здійснюється за допомогою технічних засобів на будь-якій відстані і може мати миттєвий результат.

Навчальні завдання

Вправа 1. Змоделюйте стандартну ситуацію звернення до незна-йомої особи. Розмістіть у правильній послідовності потрібні фрази в розмові.

Вправа 2. Запишіть етикетні формули вітання. Якими з них можна скористатися під час зустрічі зі старшою за віком людиною?

Вправа 3. Запишіть стереотипні висловлювання, що використо-вуються для розради людини, її заспокоєння, втішання.

Вправа 4. Ваш колега повідомляє про ситуацію, яка, на вашу думку, описана неправдиво. Запишіть етикетні формули висловлення сумніву.

Вправа 5. Змоделюйте типову ситуацію ділової телефонної розмови: а) телефонуєте Ви; б) телефонують Вам.

Вправа 6. Відредагуйте телефонну розмову.

– Алло. Це хто?

– Стеценко. А хто Вам треба?

– Петро Іванович. Я не знаю, як його прізвище.

– А хто це дзвонить?

– Яка різниця? Я хотів би поговорити з Петром Івановичем.

– Зараз йому ніколи з Вами говорити.

Вправа 7. Використовуючи етикетні формули звертання, приві-тання й запрошення, змоделюйте початкову фразу таких ситуацій:

а) прийому відвідувачів; б) запрошення підлеглих на ділову нараду; в) відвідування Вашого підрозділу працівниками суміжних чи вищих органів; г) запрошення високих посадових осіб чи членів делегації на засідання.

Довідка: запрошую Вас, дозвольте запросити Вас, маю честь запросити Вас, ласкаво прошу...; прошу, сідайте, будь ласка; проходьте (заходьте), будь ласка.

Контрольні запитання

1. У чому полягає ділове спілкування?

2. Назвіть форми усного ділового спілкування.

3. На підставі яких критеріїв визначаються особливості кожної форми ділової комунікації?

4. Розкрийте вимоги до ведення телефонної розмови як форми ділового спілкування.

5. Яке значення має слово «етикет» як термін?

6. Що ви знаєте з історії становлення етикету?

7. У чому полягає сутність ділової етики?

8. Назвіть елементи ділового етикету.