Документы бухгалтерского учета как объекты судебно-бухгалтерской экспертизы

Бухгалтерские документы служат средством обоснования учетных записей на предприятии и используются для управления хозяйственной деятельностью. С помощью бухгалтерских документов подтверждается правильность зарегистрированных в учете фактов, и они служат доказательством в спорах, возникающих между организациями, другими физическими и юридическими лицами. Их используют органы следствия, суда, арбитраж при решении вопросов, различных претензиях, исках о проверке полноты исполнения обязательств и т.п. Основанием для записи в бухгалтерском учете служат надлежащим образом оформленные с соблюдением всех реквизитов первичные документы.

Реквизиты документа – это установленная законодательством совокупность элементов, обеспечивающих экономическую, юридическую и другую информацию.

К обязательным реквизитам относятся наименование документа, дата составления, наименование организации, составившей ее, основание и содержание записи, количественно-стоимостные измерители, подписи лиц, ответственных за совершения и правильность оформления операций, печать или штамп организации. Кроме того, в зависимости от формы документа могут указываться дополнительные реквизиты: ИНН, юридические адреса, номер договора, ОКОНХ.

Документы могут быть изготовлены ручным или электронным способом, но печати и подписи должны быть подлинными. В зависимости от назначения бухгалтерские документы могут быть:

а) распорядительные – содержат распоряжения о выполнении хозяйственных операций (например, чек на получение наличных денег в банке или платежное поручение);

б) оправдательные – составляются в момент совершения операции или сразу после ее окончания и служат доказательством о ее совершении (например, приходный кассовый ордер);

в) комбинированные – включают элементы распорядительного и исполнительного документов (например, расходный кассовый ордер, в верхней части которого распоряжение на выдачу денег, а в нижней – расписка получателя денег из кассы).

По степени обобщения бухгалтерской информации различают:

а) первичные документы, которые впервые оформляют хозяйственную операцию (например, накладные, чеки);

б) сводные документы – составляются на основании первичных документов в целях обобщения их информации (например, материальные отчеты склада, которые составляются заведующим склада на основании приходных и расходных первичных документов, подтверждающих движение товара на складе и приложенных к данному товарному отчету).

По количеству отраженных операций документы бывают:

а) разовые, в них фиксируется одна операция (накладные, платежные требования);

б) накопительные, в них оформляют однородные операции, совершенные за определенный период времени (лимитно-заборные карты, табель учета рабочего времени, ведомость учета выполненных работ, маршрутный лист).

По месту составления документы могут быть внутренние, то есть применяются внутри одного предприятия (накладная на внутреннее перемещение материалов, накладная на передачу на склад готовой продукции) и внешние, оформляющие хозяйственные операции между различными юридическими и физическими лицами (счет-фактура, платежное поручение, накладная на отпуск материалов на сторону).

Среди документов бухгалтерского учета особое значение имеют учетные регистры, которые делятся на регистры аналитического учета и регистры синтетического учета. Регистры аналитического учета дают подробную детализированную информацию по видам объектов бухгалтерского учета, их местонахождение и т.п. К ним относятся карточки аналитического учета, сальдовые книги и группировочные ведомости. Регистры синтетического учета дают сводную информацию о группах однородных объектов бухгалтерского учета. К ним относятся журналы-ордера, мемориальные ордера, синтетические ведомости, электронные синтетические таблицы, Главная книга. Таким образом, в регистрах бухгалтерского учета осуществляется группировка информации по отдельным однородным операциям, которые зафиксированы однородными первичными документами.