Коммуникации в менеджменте

Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, то есть сообщений.

В процессе обмена информацией выделяют четыре базовых элемента

отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;

сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов; канал, средство передачи информации;

получатель - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов.

зарождение идеи;

кодирование и выбор канала. Отправитель должен с помощью символов закодировать информацию, используя слова, интонации и жесты.

передача сообщений;

• декодирование - перевод символов отправителя в мысли получателя.

Как и в межличностном обмене информацией, в организационных коммуникациях огромное значение имеют системы обратной связи, которые являются частью контрольно-управленческой информационной системы.

Основные виды коммуникаций

Коммуникации между организацией и средой. Коммуникационные потребности организации зависят от факторов внешней среди. Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с элементами своего внешнего окружения. С потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью внимание уделяется созданию определенного образа организации на местном, общенациональном или международном уровне. Подчиняясь государству, организации заполняют разнообразные письменные отчеты.

Существует несколько видов коммуникаций внутри организации:

• межуровневые коммуникации - перемещение информации в рамках вертикальной коммуникации. Могут происходить по нисходящей (сообщение подчиненным уровням о принятом управленческом решении), по восходящей (отчеты, предложения, объяснительные записки).

• коммуникации между различными отделами, подразделениями, или горизонтальные коммуникации. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Руководство должно добиваться, чтобы подразделения работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении. Выгоды от них это формирование равноправных отношений между подразделениями. Это является важной составляющей удовлетворенности работников организации.

• коммуникации " руководитель - подчиненный ". Они служат примером обмена информации по вертикали, составляют основную часть деятельности руководителя и связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности отдела в решение задач; обсуждением проблем эффективности работы; оповещением подчиненного о грядущем изменении; получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях подчиненных;

• коммуникации между руководителем и рабочей группой. Позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Так как в обмене участвует все члены группы, повышается эффективность работы и удовлетворенность сотрудников своей работой.

• неформальные коммуникации. Канал неформальных коммуникаций - Это канал распространения слухов. Так как по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации типа " между нами".

Невербальные коммуникации. Их роль в коммуникационном процессе

В то время как важность вербальных коммуникаций признана уже давно, коммуникация невербальная только недавно попала в фокус внимания исследователей, работающих над проблемами общения. Невербальные коммуникации, которые иногда называют «языком молчания», можно определить как «бессловесные реакции человека (такие, как жесты, выражение лица) на воспринимаемые особенности окружающей среды, через которую люди передают вербальные и невербальные сообщения». Таким образом, коммуникация может осуществляться и тогда, когда человек говорит, и тогда (что не менее важно), когда он ничего не произносит.

Существует множество форм невербальных коммуникаций. Больше всех известен язык телодвижений. Движения нашего тела могут передавать смысл сообщения. Эта форма общения включает выражение лица, а также позу и жесты. Так, например, опытные торговые и рекламные агенты и даже игроки в покер используют для достижения успеха свои знания о глазах людей.

Наряду с такими общеизвестными и всем понятными жестами, как крепкое рукопожатие или прикосновение к собеседнику с целью подчеркнуть важность сообщения, положение, движения нижних конечностей, как считает один из специалистов в данной области, представляют собой главное выразительное средство.

Важную роль играет даже одежда человека. В дополнение к одежде внешность в целом также имеет большое значение. На основании опроса, проведенного среди клиентов, один консультант пришел к выводу, что внешняя привлекательность «является единственным наиболее существенным фактором, определяющим ваш успех на каждом этапе вашего жизненного пути. Люди, наделенные привлекательностью, считаются более приятными, умными, способными, а также более предпочтительными в качестве партнера и лучшими работниками».

Помимо действительно бессловесных проявлений невербальной коммуникации, таких, как язык телодвижений, время (например, приход вовремя или опоздание), пространство (например, то расстояние, на которое приближается к вам собеседник, или расстояние между стульями в зале для заседаний), существуют способы вербализации важных параметров невербальных коммуникаций. Их иногда называют параязыком. К параязыку относятся тембр, громкость, скорость речи, высота тона, разного рода восклицания и звуки (такие, как «а», «у» или «ага»), смех или зевок. Безусловное значение имеет также и то, кто именно говорит (например, кто просит добровольцев помочь, начальник или просто сослуживец), в каком окружении и контексте это говорится (например, в кабинете начальника или на площадке для игры в гольф).

Повышение эффективности невербальных коммуникаций

. Как и для других видов коммуникаций, имеются конкретные рекомендации для лучшего понимания невербального поведения других людей. Ниже приводятся некоторые из них.

1. Рассматривайте происходящее в рамках конкретной ситуации. Если невербальное поведение представляет собой эмоциональную реакцию, она отражает происходящее в данный момент и может способствовать лучшему пониманию невербального поведения человека.

2. Принимайте во внимание возможность несовпадения невербального поведения и словесных утверждений. Если наблюдается подобное расхождение, это должно по служить сигналом для более тщательного выяснения, что же происходит на самом деле. Иногда невербальные сигналы являются более точными, чем слова.

Трудности в развитии коммуникаций в современной фирме

I. Когда информация движется внутри организации, смысл сообщений несколько искажается в силу ряда причин:

• непреднамеренное искажение - может происходить в силу затруднений в межличностных контактах;

• сознательное искажение информации - имеет место, когда какой-либо отправитель-управляющий не согласен с сообщением. В этом случае управляющий модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах;

• фильтрация. Для ускорения движения информации или придания сообщению большей ясности различные сведения приходится суммировать и упрощать перед направлением в разные сегменты организации;

• несовпадение статусов уровней организации. Руководители высшего звена обладают более высоким статусом, поэтому возникает тенденция снабжать их только положительно воспринимаемой информацией. Кроме тоги, поскольку подчиненные часто хотят услышать одобрение от руководителя, они могут говорить только то, что он хочет услышать;

• страх перед наказанием и ощущение бесполезности дела.

2. Менеджер, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, не в состоянии реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему достаточно важной. То же самое относится и к обмену информацией.

3. Если структура организации недостаточно продумана, возможности руководителя планировать и добиваться реализации поставленных целей сужаются. В организации с многочисленными уровнями управлениями растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

Пути улучшения системы коммуникаций в современной фирме

1. Менеджеры на всех уровнях организации должны иметь представление о своих собственных потребностях в информации, а также своих начальников, коллег и подчиненных. Менеджер должен уметь оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в фирме, стараться определить, что такое " слишком много" и " слишком мало" в информационных обменах.

Менеджер может также практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными, периодические встречи со всеми подчиненными. Планирование, реализация и контроль формируют возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена. Обсуждение и прояснение новых планов, вариантов стратегии, целей, контроль хода работ, отчеты по результатам контроля - действия, подвластные менеджеру.

2. Системы обратной связи составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людей из одного подразделения организации в другое с целью обсуждения определенных вопросов. Опрос работников - еще один вариант системы обратной связи. Опросы позволяют выяснить у подчиненных:

• четко ли доведены до них цели их деятельности;

• с какими потенциальными или реальными проблемами они сталкиваются или могут столкнуться;

• получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую им для работы;

• открыт ли их руководитель для предложений; информированы ли он1;, грядущих переменах, которые отразятся на их работе.

3. Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель систем - снижение тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх.

4. Крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени которые содержат информацию для всех работников. В подобные публикации могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления, на тему охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции, ответы руководства на вопросы сотрудников. Также часто используются видеозаписи.

5.Последние достижения в области информационной технологии могу способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Электронная почта дает возможность направлять письменные си общения любому человеку в организации, вне ее, что должно уме! г шить неиссякаемый поток телефонных разговоров. Видеоконференции способствуют людям, находящимся в разных местах, обсуждать всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо.