Документування касових операцій та операцій з іншими грошовими коштами

Касові операції оформлюються документами, типові міжвідомчі форми яких затверджені Міністерством статистики України за згодою Національного банку України та Міністерства фінансів України, і які повинні застосовуватися без змін на всіх підприємствах, незалежно від їх відомчої підпорядкованості та форми власності:

- КО-1 " Прибутковий касовий ордер";

- КО-2 " Видатковий касовий ордер";

- КО-3, За " Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів";

- КО-4 " Касова книга";

-КО-5 " Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей".

Законність надходження грошей до каси підприємства та їх витрачання за цільовим призначенням засвідчують документи, що називаються касовими ордерами.

Оприбуткування готівки в касу здійснюється на підставі прибуткового касового ордера (ПКО), підписаного головним бухгалтером, або уповноваженими на це особами письмовим розпорядженням керівника підприємства, і касиром. У прибутковому касовому ордері зазначається сума (цифрами та прописом), від кого прийнято гроші та на якій підставі. При цьому особі, яка здала гроші, після отримання їх касиром видається квитанція, підписана головним бухгалтером і касиром.

Підставою для заповнення ПКО при отриманні коштів з банку є грошовий чек, який виписується на ім'я касира або іншої уповноваженої особи, через яку отримуються кошти.

Витрачання готівки з каси оформлюється видатковим касовим ордером (ВКО). Він підписується керівником і головним бухгалтером підприємства або особами, ними уповноваженими. Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах - заявках, рахунках, інших розрахункових документах є дозволяючий надпис керівника підприємства, то його підпис на видаткових ордерах не обов'язковий. У випадку видачі грошей окремій особі за видатковим касовим ордером касир повинен вимагати пред'явлення документу, який засвідчує особу отримувача та містить, фотокартку й особистий підпис власника. Видача коштів з каси, не підтверджена розпискою одержувача у ВКО або іншому документі, що його замінює, у виправдання залишку готівки у касі не приймається. Ця сума вважається недостачею і стягується з касира.

У прибуткових і видаткових касових ордерах, які оформлюються на загальну суму проведених підприємством касових операцій (видача готівки за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями, за платіжними картками, здавання готівки до банку, отримання готівки з банку за чеком та оприбуткування її в касі тощо), реквізит " Отримувач" або " Від кого" не заповнюється.

На операцію зі здачі грошей до банку касир, крім видаткового касового ордеру, також оформлює об'яву на внесок готівкою, в якій вказує дату операції, хто здає кошти та через кого, банк і назву одержувача, суму цифрами та прописом, призначення внеску, номер власного рахунку. Об'ява складається з трьох частіш. Перша частина залишається в банку, друга (квитанція) - передається касиру, третя (ордер) - повертається підприємству з випискою банку після зарахування грошей на поточний рахунок

Оплата праці, виплата допомоги з тимчасової непрацездатності, стипендій, премій тощо проводиться касиром за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями без складання видаткового касового ордера на кожного отримувача.

Всі прибуткові та видаткові касові документи повинні бути заповнені відповідальними за це особами чітко та зрозуміло чорнилами, кульковою ручкою або за допомогою друкарської машинки чи принтера. Жодних підчисток, помарок або виправлень, хоча і оговорених, у цих документах не допускається. При цьому приймання та видача коштів за касовими ордерами може проводитися тільки в день їх складання, крім випадків видачі коштів за платіжними та розрахунково-платіжними відомостями. Забороняється видавати прибуткові та видаткові документи особам, які вносять або одержують гроші.

Прибуткові та видаткові касові ордери або документи, що їх замінюють, до передачі в касу реєструються бухгалтерією в Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів (форма № КО-3).

Журнал реєстрації побудовано таким чином, що за його даними здійснюється контроль за цільовим призначенням готівки, отриманої і витраченої підприємством.

Після реєстрації касові ордери передаються бухгалтером у касу підприємства для виконання. Видаткові касові ордери, оформлені за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями на виплату заробітної плати, реєструються після видачі коштів за цими відомостями.

Всі факти надходження і вибуття готівки на підприємстві відображаються в Касовій книзі, тобто обліковому регістрі, призначеному для обліку касових операцій касиром підприємства.

Кожне підприємство, яке має касу, веде тільки одну Касову книгу в національній валюті та окремо на кожну іноземну валюту. Касова книга повинна бути пронумерованою, прошнурованою та опечатаною сургучною або мастичною печаткою. Кількість аркушів у Касовій книзі підтверджується підписами керівника та головного бухгалтера цього підприємства або вищого органу.

Записи в касовій книзі здійснюються у 2-х примірниках через копіювальний папір кульковою ручкою темного кольору або чорнилами. Перші примірники аркушів залишаються в Касовій книзі. Другі примірники повинні бути відривними та є звітами касира. Перші й другі примірники нумеруються однаковими номерами. Приписки та необумовлені виправлення у Касовій книзі забороняються. Зроблені виправлення завіряються підписами касира та головного бухгалтера підприємства або особи, яка його замінює.

Записи в касовій книзі здійснюються касиром одразу ж після отримання або видачі грошей за кожним ордером або замінюючим його документом. У кінці кожного робочого дня касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей в касі на наступне число та передає до бухгалтерії звіт касира.

Звіт касира - це документ, який передається касиром підприємства в бухгалтерію, і є відривним листком Касової книги з додатком прибуткових і видаткових касових документів.

Звіти касира перевіряється бухгалтером у наступному порядку:

а) звіряється залишок на початок дня із залишком на кінець дня попереднього звіту;

б) перевіряється достовірність записів, тобто ідентичність записів у звіті та доданих документах;

в) перевіряється правильність підрахованих підсумків з надходження і витрачання, залишку на кінець дня;

г) після перевірки звіту у графі " шифр кореспондуючого рахунку" записуються кореспондуючі рахунки, суми групуються за одним рахунком і проводяться записи в Журналі 1 і Відомості 1.1.

У кінці місяця бухгалтер збирає всі касові звіти з підшитими первинними документами за датами в зростаючому порядку та зшиває в окрему папку. Контроль за правильним веденням Касової книги здійснює головний бухгалтер підприємства.

Надходження і видача грошових документів оформлюються прибутковими та видатковими касовими ордерами або накладними, які їх замінюють. У встановлені терміни касир складає і передає до бухгалтерії звіт про рух грошових документів.

Підставою для відображення в бухгалтерському обліку сум грошових коштів у дорозі є:

а) при здачі виручки інкасатору - супровідна відомість;

б) відділенню зв'язку - квитанція про приймання грошової суми;

в) у касу банку - квитанція до прибуткового касового ордеру банку;

г) за сумами, переказаними вищим організаціям, - отримані від них повідомлення (авізо) із зазначеною датою, номером платіжного доручення, суми та назви установи банку або поштового відділення, яке прийняло перерахування.

Здача виручки інкасатору оформлюється супровідною відомістю.

Супровідна відомість складається у трьох примірниках через копіювальний папір: перший примірник (супровідна відомість) вкладають до інкасаторської сумки, другий (накладна) - віддають інкасатору при отриманні ним сумки, третій (копія супровідної відомості) - залишається у касі підприємства (інкасатор розписується на цьому примірнику та ставить відповідний штамп). Цей документ є підставою для списання коштів з касира, який підтверджує здачу грошей до каси банку. На зворотному боці першого та другого примірників вказаних документів матеріально відповідальні особи заповнюють покупюрний опис грошей, які здаються.

Підставою для списання сум, що обліковуються на рахунку 33 " Інші кошти", є виписки банку, які підтверджують зарахування грошових коштів.