Контроль за исполнением документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений неотъемлемая функция управления, необходимый элемент организации управленческой деятельности и важная составная часть делопроизводственного процесса. Цель контроля – содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.

Контроль исполнения документов в ТОО «Агрофирма Майбалык» включает: постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование директора и руководителей структурных подразделений о состоянии исполнения документов. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

В ТОО «Агрофирма Майбалык» установлены следующие сроки работы с документами (сроки исполнения документов):

- срок подготовки ответа на поступившее письмо - 3 рабочих дня;

- срок подготовки ответа на поступившее письмо претензионного характера - 30 рабочих дней;

- срок подготовки договора (работы с поступившим договором) – 7 рабочих дней;

- срок работы с иными документами, требующими исполнения – 3 рабочих дня.

Сроки работы с документами, установленные настоящей инструкцией, исчисляются, начиная со дня получения ответственным лицом (исполнителем) соответствующего поручения.

Вышеуказанные сроки работы с документами применяются, если директором или иным должностным лицом, ответственным за исполнение конкретного документа, не установлен иной срок. В случае наличия на документе резолюции «Срочно» применяется срок работы с документом – 1 рабочий день.

В случае нарушения установленного срока ответственное лицо обязано сообщить директору о причинах такого нарушения.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Организация контроля за исполнением документов в ТОО «Агрофирма Майбалык» обеспечивает их своевременное и качественное исполнение (рис. 1).

Рис. 3. Контроль исполнения документов

Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя ТОО «Агрофирма Майбалык».