Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
Обеспечение внешнего электронного документооборота
Потребность в электронном обмене документами между организациями приводит к существованию на практике различных вариантов сочетания элементов традиционного и электронного документооборота при внешних коммуникациях от упрощенных вариантов до комплексных технологий. К примеру, в организации пока ведется ручная (не автоматизированная) регистрация, а затем документ пересылается по каналам связи и вновь регистрируется вручную принявшей его организацией. Или в организациях автоматизирован внутренний документооборот, но с пересылкой документов в электронном виде внешним корреспондентам это не связано. Иными словами, бумажные документы доставляются традиционным способом, а пересылка по каналам связи — это самостоятельная процедура, для которой требуется отдельная электронная копия. Возможен вариант, когда полученная таким образом электронная копия документа используется в работе без регистрации, а регистрируется поступивший документ на бумажном носителе (т.е. вариант сходен с передачей документа по факсу с досылкой бумажного оригинала). При необходимости могут использоваться средства криптографической защиты документов. Ввод файлов в систему автоматизации документооборота создает основу для дальнейшей пересылки внешним корреспондентам регистрационных сведений о документе вместе с прикрепленными файлами, т.е. использования элементов электронного документооборота для коммуникаций с другими организациями. В рамках ведомств и организаций с развитой территориальной структурой для организации электронного документооборота могут использоваться корпоративные системы документооборота, в том числе работающие в распределенном режиме. В настоящее время некоторые программные продукты позволяют пересылать по заданному электронному адресу входящие и исходящие документы с их регистрационными данными, при этом автоматически формируется своего рода «паспорт» документа. Комплексные технологии внешнего электронного документооборота сочетают регистрацию документов в корпоративной системе с вводом их файлов, отправку адресатам по электронной почте, автоматизацию процедуры регистрации документов, поступающих по электронной почте, в корпоративной системе организации-получателя документа, а также обеспечивают использование средств криптозащиты, в том числе ЭЦП. При принятии решений по использованию внешнего электронного документооборота, по мнению автора, важно уделить внимание следующим вопросам: o для каких корреспондентов использовать обмен электронными документами? Вряд ли в обозримой перспективе электронный документооборот организации будет охватывать коммуникации со всеми внешними корреспондентами, хотя, конечно, многое может зависеть от сферы ее деятельности. В любом случае потребуется анализ состава постоянных корреспондентов, характера переписки с ними, а также проработка вопросов технической готовности к обмену документами в электронной форме. Нужны соглашения с организациями-участниками электронного документооборота, если они представляют разные ведомства или не относятся к общей управленческой структуре (в том числе по вопросам, обозначенным ниже). После решения этих вопросов осуществляется обмен электронными адресами; o для каких категорий документов использовать электронную форму доведения? Анализ внешнего документооборота организации (входящих и исходящих документов) должен включать в себя не только изучение его направленности, но и выявление состава и видов документов, а также определение документопотоков, носящих регулярный и эпизодический характер. Потребуется принять решение, будут ли передаваться по каналам связи документы, содержащие конфиденциальные сведения, какие требования при этом должны соблюдаться; o с каких рабочих мест будут осуществляться прием и отправка зарегистрированных документов по электронной почте? С учетом особенностей и задач электронного документооборота необходимо выбрать схему коммуникации: централизованную или децентрализованную, «звезда» или «каждый с каждым». Эта схема должна иметься в виду и при решении вопросов использования ЭЦП. Совместно со специалистами по информатизации и телекоммуникации следует решить проблему со своим адресом (адресами) для переписки и настроить рабочие места пользователей; o как регламентировать форматы файлов, объемы информации и использование систем архивации? Здесь требуется принять решения о форматах файлов (графических, текстовых), используемых реквизитах документов, применении систем архивации при передаче объемных файлов и т.п. Эти вопросы мы уже рассматривали применительно к задачам внутреннего электронного документооборота. В случае внешнего электронного документооборота добавляются новые аспекты: соблюдение унифицированных требований к передаче информации, обеспечение взаимодействия и совместимости информационных систем различных организаций. Технологические аспекты электронного документооборота связаны с процедурами работы в конкретной организации. К примеру, если в результате некоторого управленческого процесса должен быть подготовлен исходящий документ на бумажной основе, то необходимо соблюдать все требования к порядку оформления, подписания и регистрации, установленные для традиционных документов. После подписания и регистрации документа может быть выполнено сканирование и полученный файл может затем использоваться в электронном документообороте. Возможен и другой вариант, когда используется текстовый файл документа, подготовленный исполнителем. Однако в этом случае часть признаков идентификации документа (например, относящиеся к реквизитам бланка, а также регистрационный номер и дата документа) в файле могут отсутствовать, а наименование должности лица, подписавшего документ, может не содержать наименование организации. Соответственно возникают вопросы по подготовке электронной версии документа с реквизитами, обеспечивающими его идентификацию и юридическую силу. Значительное внимание привлекает к себе проблема удостоверения (подтверждения достоверности) электронного документа и использования электронной цифровой подписи во внешнем электронном документообороте. Как уже отмечалось выше, ЭЦП представляет собой реквизит электронного документа: o предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки; o полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи; o позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. В принципе возможно в определенных пределах использовать обмен электронными копиями документов, не заверенными ЭЦП. К примеру, для оперативного информирования могут пересылаться электронные копии документов, записанные в графическом формате с воспроизведением внешних атрибутов бумажного оригинала документа. Понятно, что ситуации применения таких электронных копий могут быть аналогичными использованию обычной факсимильной связи. С учетом возможных проблем с юридической силой таких копий, как правило, осуществляется досылка бумажного документа. Преимущества использования ЭЦП дают возможность перейти к безбумажным транзакциям во внешнем электронном документообороте, хотя только использованием ЭЦП этот комплекс проблем не исчерпывается. Важно различать проставление ЭЦП автором документа для заверения его текста и использование ЭЦП для заверения пересылаемого по электронной почте сообщения в целом, включая регистрационные данные документа (так как они, в свою очередь, также определяют юридическую силу документа). Ряд организационно-методических вопросов и процедур использования ЭЦП в документообороте между организациями нуждается в дальнейшей проработке. Если иметь в виду использование ЭЦП во внешнем электронном документообороте, важно обратить внимание на следующие вопросы: o определить, какие категории документов должны в обязательном порядке заверяться ЭЦП (по номинальному или корреспондентскому признаку); o определить перечень лиц организации, которые будут пользоваться ЭЦП; o выбрать конкретный криптопакет, решить вопросы сертифицирования ключей и др. Решение этих и других вопросов связано с реализацией Федерального закона «Об электронной цифровой подписи» и зависит от дальнейшей проработки организационного механизма использования ЭЦП. В условиях, когда растет число организаций, использующих корпоративные системы документооборота, возникает проблема их взаимодействия. Частным случаем этой проблемы является организация документооборота в системе учреждений (например, организаций, имеющих разветвленную территориальную структуру, сеть дополнительных офисов, подчиненные и дочерние организации и т.п.). Практика применения элементов электронного документооборота в таких организациях позволяет моделировать некоторые варианты внешнего (межведомственного) электронного документооборота. На рис. 10 схематически представлены информационные взаимосвязи организации, включая взаимодействие с вышестоящими, подведомственными и неподведомственными структурами. Эти информационные потоки включают: нормативные и организационно-распорядительные документы, поступающие от вышестоящих уровней управления; документы, представляемые для контроля, учета и отчетности, в справочно-информационных целях, а также для согласования действий (здесь можно выделить как постоянную составляющую потока, так и переменную составляющую). В публикациях по вопросам автоматизации документооборота, в описаниях функциональных возможностей программных продуктов, подготовленных их разработчиками, в основном встречается понятие «корпоративный документооборот», поскольку речь идет об организации и технологии работы с документами в рамках одной корпоративной системы, или «сквозной документооборот». Для обозначения взаимодействия нескольких корпоративных систем воспользуемся еще одним понятием — «взаимоувязанный документооборот», под которым понимается обеспечение взаимодействия двух или более корпоративных систем при регистрации документов и их передаче в электронной форме [28, 32]. Рассмотрим вариант технологии использования взаимоувязанного документооборота. Документ регистрируется в корпоративной системе организации А (обозначение условное) с прикреплением файла к регистрационной карточке. Интеграция с электронной почтой позволяет пересылать регистрационные данные документа и его файл организации-адресату. При этом адреса электронной почты заранее вносятся в справочник организаций (для каждой организации в справочнике предусматривается соответствующее поле с электронным адресом) либо вводятся (корректируются) при отправке сообщения. Сообщение может заверяться ЭЦП. Отправка сообщения адресату (включая требуемые регистрационные данные документа и его электронный файл), а также заверение сообщения ЭЦП может осуществляться как децентрализовано (с клиентских мест корпоративной системы в структурных подразделениях организации, т.е. по месту регистрации документа), так и централизовано (например, если служба ДОУ или экспедиция оставляют за собой фукцию контроля за правильностью регистрации и оформления отправляемых документов). Пользователь корпоративной системы организации В осуществляет прием поступающих по электронной почте сообщений (при этом производится проверка ЭЦП), определяет необходимость их регистрации. После этого выполняется регистрация поступившего в электронном виде документа с автоматическим заполнением полей с регистрационными реквизитами документа в корпоративной системе А и прикреплением файла к регистрационной карточке. Одновременно в автоматическом режиме формируется сообщение о регистрации документа (с указанием регистрационного номера), направляемое по электронной почте в корпоративную систему А. При ошибках в передаче документа, изменениях в ЭЦП и сомнениях в достоверности документа сообщение об отказе в его регистрации может быть сформировано специально и передано по электронной почте в организацию А. Зарегистрированный электронный документ поступает на рассмотрение и исполнение в соответствии с требованиями корпоративной технологии документооборота организации В (т.е. дальнейшие процессы работы с документами относятся к сфере внутреннего электронного документооборота). Таким образом, взаимодействие двух и более корпоративных систем в рамках технологии взаимоувязанного документооборота предполагает автоматизацию процедуры регистрации документов, поступающих по каналам электронной связи, что обеспечивает оперативное доведение документов до адресатов, экономию трудозатрат при регистрации и справочно-информационной работе с базой данных, а также возможность использования преимуществ непосредственного обращения к файлу документа. Вместе с тем расширение применения на практике подобных технологий электронного документооборота при взаимодействии корпоративных систем предполагает решение ряда различных по сложности проблем. Наиболее сложные проблемы носят преимущественно технический характер и касаются обеспечения, с одной стороны, взаимодействия корпоративных систем нескольких организаций и ведомств, а с другой — информационной безопасности и защиты информации в компьютерных сетях. Этот комплекс проблем лежит в сфере деятельности специалистов по информатизации и технической защите информации. Что касается деятельности служб документационного обеспечения, потребуется организационно-методическое взаимодействие: организаций-участников электронного документооборота, в том числе в вопросах унификации формы документов, форматов записи, принципов документооборота. Все это необходимо для достижения максимальной четкости в работе. Часть обозначенных аспектов внешнего электронного документооборота относится к области межведомственного регулирования ДОУ и касается унификации и стандартизации, проработки форм взаимодействия участников, заключения между ними соглашений (договоров), возможного издания совместных решений государственных органов, актов межведомственного характера. Кроме того, была бы полезной подготовка ВНИИДАД методических рекомендаций по оформлению электронных документов и их реквизитов, необходимых в межведомственном электронном документообороте. К примеру, определенного внимания заслуживает вопрос об использовании в электронном документообороте предусмотренных в ГОСТ Р.6.30-2003 реквизитов для организационно-распорядительных документов (см. приложение 2). В данном ГОСТ, в сущности, рассматривается только вариант подготовки и оформления документа на бумажном носителе и учтена возможность существования его электронных копий (реквизит «идентификатор электронной копии документа»). В числе реквизитов документов, в частности, названы Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Эти реквизиты традиционно используются при оформлении документов на бланках (на бумажном носителе). Но во всех ли случаях применения электронных документов во внешнем электронном документообороте следует использовать изображения этих реквизитов? Например, при обмене электронными управленческими документами между федеральными органами исполнительной власти потребуется ли им передавать друг другу изображение одного и того же Государственного герба Российской Федерации или можно будет ограничиться другими идентифицирующими признаками? Наряду с рассмотренными выше более общими вопросами такие детали также заслуживают внимания и нуждаются в регламентации на межведомственном уровне. В перспективе требования к оформлению управленческих электронных документов для целей межведомственного электронного документооборота можно было бы установить в государственном стандарте или ином нормативном акте. Для успешного внедрения электронного документооборота во внешних коммуникациях организаций и межведомственном обмене информацией необходимо использовать общие принципы, типовые решения, а также согласованные действия разработчиков автоматизированных систем[3]. Требуется дальнейшая концептуальная проработка политики в области автоматизации документооборота в государственном аппарате, обеспечения взаимодействия и совместимости используемых систем. Многие из проблем перехода к электронному документообороту заслуживают дальнейших совместных усилий документоведов, правоведов и специалистов в области информационных технологий
|