Папки кабинетов, предназначенные для исполнения документов

Из примера, приведенного на Рис. 1-3 следует, что, работа со всеми карточками картотеки 3 ведется только в кабинете 4. Однако это не означает, что создание кабинета в данном случае является бесполезным и лишним. Карточки, попадая в кабинет, не остаются без движения. В зависимости от того, на каком этапе исполнения находится документ в текущий момент времени, его РК попадает в отдельный массив – так называемую папку кабинета. Таким образом, область для поиска требуемой карточки еще более сужается, давая пользователю возможность обращаться непосредственно к интересующей его папке. С другой стороны, с точки зрения разграничения прав доступа к информации, доступ к любой из папок кабинета для части пользователей может быть закрыт. Всего таких папок в кабинете пять (см. Рис. 1-4).

Рис. 1-4 Движение РК по папкам кабинета

Папка «Поступившие» Попадая в кабинет из картотеки, РК документа ложится в папку Поступившие (документы, созданные в текущем кабинете, минуют эту папку и попадают в папку На исполнении). Таким образом, в папке накапливаются записи о документах, требующих от владельцев кабинета либо исполнения, либо вынесения резолюции. Обратившись к папке (открыв папку), пользователь увидит список, каждая строка которого содержит основные реквизиты документа

Замечание. Запись о документе, направленном владельцу кабинета, появляется в папке в момент ввода резолюции и, таким образом, может рассматриваться как уведомление о скором получении бумажного документа

Папка «На исполнении» В папке На исполнении хранятся РК документов, принятых владельцами кабинета к исполнению и находящихся в работе. При этом по отношению к документу владельцы кабинета могут быть разделены на две группы:

o непосредственные исполнители документа, т.е. те должностные лица, фамилии которых указаны в наложенной на документ резолюции в качестве исполнителей документа;

o должностные лица, которые должны определить дальнейшую судьбу документа – либо наложить на него еще одну резолюцию, либо перенаправить документ другому должностному лицу (если, например, документ попал к нему по ошибке), либо списать документ в дело.

Если документ попал в кабинет по резолюции, не требующей контроля (фамилия владельца кабинета указана в резолюции в качестве исполнителя документа), то РК документа будет находиться в папке На исполнении до тех пор, пока пользователь не сообщит системе о завершении работы с документом (об исполнении документа). Выполнение этой процедуры сопровождается оформлением отчета о проделанной работе, после чего РК документа удаляется из папки и кабинета. Теперь РК исполненного документа можно будет найти только воспользовавшись функцией Поиск

Если же документ попал в кабинет по контрольной резолюции (документ поставлен на контроль исполнения), то факт завершения работы исполнителем является необходимым, но не достаточным условием. РК документа покинет папку (и кабинет) только после того, как в системе будет отражено снятие документа с контроля автором резолюции (либо другим пользователем, которому даны соответствующие права), т. е. после утверждения отчета исполнителя.

Если документ направлен владельцу кабинета для принятия им какого-либо решения, то таким решением может быть:

o Удаление из кабинета РК документа в том случае, если документ не требует исполнения (например, направлен для ознакомления).

o Перенаправление документа другому должностному лицу в том случае, если принятие решения по документу лежит вне компетенции данного должностного лица. В результате выполнения этой операции РК документа покидает папку На исполнении и кабинет и ложится в папку Поступившие того кабинета, владельцем которого является другое должностное лицо.

Замечание. Если должностные лица, между которыми происходит передача документа, являются владельцами одного и того же кабинета, то РК остается в папке На исполнении данного кабинета.

o Наложение неконтрольной резолюции. После внесения в РК документа фамилий исполнителей и текста резолюции (если он есть), РК ложатся в папку Поступившие тех кабинетов, владельцами которых являются должностные лица–исполнители документа. Поскольку документ с неконтрольной резолюцией не требует контроля исполнения, то с наложением резолюции работу владельца кабинета с документом можно считать завершенной. Поэтому для того, чтобы РК документа покинула папку На исполнении, пользователю достаточно сообщить системе о завершении работы с документом (командой Удалить запись).

o Наложение контрольной резолюции. В отличие от предыдущего случая, наряду с пересылкой РК в кабинеты исполнителей РК ложится и в папку На контроле (см. Рис. 1-4). Тем самым в системе отражается факт, что на автора резолюции (или на должностное лицо, которому это вменено в обязанность и предоставлены соответствующие права) возлагается дополнительная функция – контроль исполнения документов с его резолюцией. РК контрольного документа может покинуть папку На исполнении только после того, как документ снят с контроля (т. е. покинул папку На контроле);

o Составление проекта резолюции (контрольной или неконтрольной).

Замечание. Данный случай является достаточно редким и отражает порядок, при котором, например, секретарь-референт составляет текст проекта резолюции, а руководитель утверждает проект. При этом и секретарь-референт, и руководитель должны быть владельцами одного и того же кабинета.

Составление проекта резолюции сопровождается дублированием РК документа в папках У руководства и На рассмотрении (см. Рис. 1-4). О назначении этих папок будет рассказано ниже.

Папка «На контроле» В папке На контроле хранятся РК документов, на которые владельцем кабинета была наложена контрольная резолюция. Это резолюция, в которой указаны не только фамилии исполнителей и что они должны сделать, но и срок ее исполнения. Периодически открывая эту папку, пользователь может проверять исполнение резолюций, чему способствуют следующие возможности системы:

o строка списка хранящихся в папке РК документов, соответствующая не исполненной в срок резолюции, окрашивается в красный цвет;

o в строке исполненной резолюции, т. е. резолюции, по которой от всех исполнителей был получен отчет об исполнении (достаточно отчета ответственного исполнителя), появляется специальный маркер в виде значка «+». Если автор контрольной резолюции (или лицо, уполномоченное проверять исполнение резолюций) удовлетворен качеством работы исполнителей, то он снимает исполненный документ с контроля – в РК документа вносится дата фактического исполнения резолюции. Выполнение этой операции приводит к тому, что:

o РК документа удаляется из папки На контроле;

o дубликаты РК документа удаляются из папок На исполнении тех кабинетов, владельцы которых являются исполнителями документа.

Папки «У руководства» и «На рассмотрении» Как уже отмечалось выше, данные папки используются в случае наложения на документ проекта резолюции. При этом устанавливается следующий порядок утверждения резолюции:

o должностное лицо (например секретарь-референт) принимает к исполнению документ (РК документа попадает в папку На исполнении) и составляет проект резолюции. В результате ввода в РК проекта резолюции дубликаты РК одновременно оказываются в папках У руководства и На рассмотрении;

o руководитель знакомится с текстом проекта резолюции, в случае необходимости редактирует его и накладывает резолюцию на документ. После этого сам руководитель или секретарь-референт вводит в РК окончательный текст резолюции и рассылает РК по исполнителям. При этом РК удаляется из папки На рассмотрении;

o секретарь-референт периодически открывает папку У руководства, в которой отображается список документов, находящихся на утверждении у руководителя. Тем самым он имеет возможность проанализировать этот список и, при необходимости, обратить внимание руководителя на желательность быстрого рассмотрения или утверждения какого-либо документа

Как только руководитель утверждает проект резолюции (см. предыдущий пункт), данный факт отображается в папке У руководства – в поле План этой РК появляется специальный маркер в виде значка «+». Пользователь для сведения просматривает текст утвержденной резолюции и выполняет операцию рассылки документа, в результате которой РК документа удаляется из папки У руководства и помещается в папки Поступившие тех кабинетов, владельцы которых назначены исполнителями документа (в папку На исполнении, если исполнитель является владельцем этого же кабинета).

Замечание. Если резолюция контрольная, то РК документа также помещается и в папку На контроле кабинета, владельцем которого является руководитель (автор, указанный в резолюции).

Внимание. Должностные лица, определенные в системе как владельцы кабинета, чаще всего не являются пользователями системы и традиционно работают только с бумажными документами. В этом случае все описанные выше функции (ввод в РК текстов резолюций и отчетов исполнителей, сообщение системе об исполнении документов, снятие документа с контроля и т. п.) осуществляются за них персоналом, отслеживающим движение бумажных документов и имеющим доступ к кабинетам (папкам кабинетов) и к соответствующим функциям системы.

Замечание. Доступ к РК документа, в которую необходимо внести значение какого-либо реквизита (например, текста резолюции), можно получить не только через папку На исполнении, но и найдя РК в картотеке с помощью функции Поиск. Также, например, оперативный контроль исполнения может осуществляться не в ходе работы с папкой На контроле, а в результате поиска в картотеке всех документов с определенной плановой датой исполнения или всех документов, автором резолюций которых является определенное должностное лицо.