Особенности деловых писем. Оферта, акцепт, рекламация

Оферта (письмо-предложение) представляет собой заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием конкретных ее условий. Предложение может быть направлено покупателю, импортеру в ответ на его запрос или по инициативе продавца, экспортера. В предложении обычно указываются наименование прелагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.

Особенности оформления писем-предложений в значительной степени предопределяются характером оферты. В настоящее время принято различать свободную оферту (оферту без обязательства) и твердую оферту, содержащую в себе точные указания об обязательствах, которые готов принять на себя поставщик в случае заключения договоренности. В первом случае предпочтительнее простая письменная форма предложения, во втором – табличная.

Особенностями содержания оферты являются:

- персональный характер обращения;

- четкое изложение сущности предложения и, прежде всего, максимальная конкретизация его важнейших условий.

Для твердой оферты, кроме того, является обязательным указание срока действия предложения.

Оферта оформляется как письмо в соответствии со стандартами международной организации ИСО или ГОСТ Р 6.30-2003 в зависимости от адресата.

При ответе на оферту в случае, если покупатель согласен со всеми условиями предложения, он подтверждает его принятие продавцу, и тогда сделка считается заключенной. Это письмо называется – акцепт. Принятием предложения является выдача заказа или заключение договора.

Если покупатель не согласен с условиями предложения или он не заинтересован в закупке предлагаемого товара, он отклоняет его принятие.

Если покупатель не согласен с какими-либо условиями предложения (например, с количеством, качеством товара, ценой, сроками поставки и т.д.), он сообщает об этом продавцу, и между ними устанавливается переписка (проходят переговоры) до тех пор, пока, не будет достигнута полная договоренность обо всех основных элементах сделки.

Срок действия предложения – 30 дней со дня отправки

Кондитерская фабрика «Покров»

Директору Е.Н.Семеновой

Уважаемая Елена Николаевна!

Благодарим Вас за внимание и интерес, проявленный Вашим предприятие к нашему предыдущему посланию. АОЗТ «Южсахар» делает Вам предложение (оферту) о поставке сахара-песка на следующих условиях:

1. Количество – от 10 тонн.

2. Качество – соответствующее требованиям ОСТ 5682.

3. Упаковка – п/э мешки весом 50 кг в стандартных контейнерах для ж/д или автотранспортом.

4. Условия поставки – доставка ж/д транспортом (фрахт) или нашим автотранспортом.

5. Цена – 11100 руб. за тонну.

6. Срок поставки – в течение 3 дней с момента получения или подтверждения об оплате.

7. Условия оплаты – 100% предоплата.

8. Дополнительные условия – возврат тары (контейнеров), являющихся собственностью поставщика или перевозчика.

Будем благодарны Вам за возможно более скорый ответ по существу данного предложения.

С уважением,

Директор АОЗТ «Южсахар» С.С. Рыкин

Рис. 15 Образец твердой оферты

АОЗТ «Южсахар»

Директору С.С.Рыкину

Уважаемый Сергей Стефанович!

Настоящим письмом подтверждаю наше согласие на закупку у Вас сахара-песка на следующих условиях:

1. Количество – 100 тонн.

2. Качество – соответствующее требованиям ОСТ 5682.

3. Упаковка – п/э мешки весом 50 кг в стандартных контейнерах для ж/д или автотранспортом.

4. Условия поставки – самовывоз.

5. Цена – 11100 руб. за тонну.

6. Срок поставки – в течение 3 дней с момента представления подтверждения об оплате.

7. Условия оплаты – 100% предоплата.

8. Дополнительные условия – возврат тары (контейнеров), являющихся собственностью поставщика или перевозчика при вывозе второй и последующей партий товара.

При Вашем согласии прошу завизировать оба экземпляра прилагаемого проекта договора о поставках, после чего один экземпляр выслать в мой адрес.

Приложение: проект договора о поставках на 4 л, в 2 экз.

Директор кондитерской фабрики

«Волжанка» Е.Н. Семенова

Главный бухгалтер О.Н. Ярова

Рис. 16 Образец ответа на твердую оферту

Рекламация – коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещения убытков.

Рекламации могут быть предъявлены в отношении качества и количества товара, сроков поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий договора.

Рекламация должна содержать следующие данные:

- основание для предъявления претензии;

- доказательства – ссылки на нормативные акты и документы, например, на технические условия, акт экспертизы, акт приемки, акт испытаний, коммерческий акт и т.п.;

- конкретные требования стороны, предъявляющей претензию. Например: требование замены некачественного товара качественным или уценки товара, в случае рекламации по качеству; требование допоставки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающее количество товара; требование скидки с общей стоимости партии товара, требование расторжения договора и возмещения убытков в связи с недовыполнением контракта.

Рекламация предъявляется в письменном виде заказным письмом, с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу обеих сторон, и в определенный срок.

Если рекламация не может быть урегулирована соглашением сторон, то спор переходит в арбитраж, решение которого является окончательным и обязательным для обеих сторон.

При ответе на рекламацию возможны следующие варианты:

- если решение еще не принято, то сообщается информация о принятии претензии к рассмотрению;

- если претензия удовлетворяется полностью или частично, указывается срок и способ ее удовлетворения, если она не подлежит денежной оплате. При денежной оплате указываются признанная сумма, номер и дата платежного поручения;

- если претензия отклоняется полностью или частично, указываются мотивы отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают.

Ответ на рекламацию направляется в письменном виде: заказным письмом или по факсу - при удовлетворении претензии; заказным письмом с приложение всех документов – при отказе в удовлетворении претензии.

АОЗТ «Ликино – Дулевский

фарфоровый завод»

Директору Л.З. Ройтману

Уважаемый Лев Залманович!

ОАО «Макрон» заявляет Вам о рекламации в связи с ненадлежащей поставкой Вашей стороной очередной партии продукции.

25 августа 2003 года Вашим предприятием для нужд ОАО «Макрон» была осуществлена отгрузка по железной дороге партии посуды и декоративных изделий из фарфора и керамики общей стоимостью 980 000 руб. Вследствие недостаточно тщательной упаковки часть продукции оказалась повреждена (разбита), что засвидетельствовано в акте, подписанном представителями ОАО «Макрон» и станции Покров, до которой осуществлялась транспортировка (акт прилагается).

В результате значительная часть продукции разукомплектованной и непригодной к дальнейшему использованию. В связи с изложенным предлагаем:

1. Завизировать рекламационный акт, после чего выслать один экземпляр в наш адрес;

2. Заменить указанную в рекламационном листе продукцию на аналогичную кондиционную, как это предусмотрено ст. 5 договора о поставках продукции на 2003 год. Кроме того, в связи с неудовлетворительным выполнением условий договора Ваше предприятие, в соответствии с п.7 ст.10 этого же договора обязано выплатить ОАО «Макрон» неустойку в размере 10% от стоимости недопоставленной (поставленной ненадлежащим образом) АОЗТ «ЛДФЗ» продукции, то есть в сумме 98 000 руб.

Поскольку подобный случай уже имел место в практике наших взаимоотношений, мы должны с сожалением должны известить Вас о намерении не продлевать с АОЗТ «ЛДФЗ» соглашение о поставках продукции на 2004 год.

Приложение: 1. Акт приемки на станции Покров, на 2л, в1экз.

2. Рекламационный акт на 1, в 2 экз.

Генеральный директор ОАО «Макрон» В.Н. Вершинин

Начальник отдела маркетинга В.К. Спиридонова

Рис.17 Образец претензии

Генеральному директору ОАО «Макрон»

г-ну В.Н. Вершинину

Уважаемый господин Вершинин!

Мы с большим огорчением восприняли Вашу рекламацию в связи с ненадлежащим качеством поставки ОАО «Макрон» продукции нашего завода. Одновременно вынуждены сообщить, что представленная Вами рекламация Может быть удовлетворена лишь частично, поскольку:

1. Часть указанной в рекламационном акте продукции, несмотря на разукомплектацию (вследствие боя), остается кондиционной и, следовательно, пригодной к дальнейшему использованию по назначению;

2. В Связи с п.1 должна быть уменьшена фактическая сумма неустойки.

Мы готовы заменить всю некондиционную продукцию и перечислить на счет ОАО «Макрон» сумму неустойки, исходя из фактических потерь продукции в составе партии, переданной Вашей стороне 25 августа 2003 года. При Вашем несогласии с изложенными выше условиями мы предлагаем незамедлительно приступить к урегулированию спорных вопросов через арбитражный суд.

Приложение: рекламационный акт на1л, экз.№2

Директор АОЗТ «ЛДФЗ» Л.З. Ройтман

Юрисконсульт В.Ю. Пекарева

Рис.18 Образец ответа на претензию