Главная страница Случайная страница
КАТЕГОРИИ:
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
Основные принципы работы с документами. Документооборот
|
|
Организация работы с документами – это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия.
Совершенство организации работы с документами определяется:
- оперативностью перемещения документов внутри организации;
- качеством и своевременностью исполнения документов;
- эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.
Для достижения наименьших затрат труда и оперативности при работе с документами необходимо тщательно продумать схему организации их движения от момента создания до момента окончания работы с ними. Это движение называется документооборотом.
Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. П.М. Керженцев в 1922 г. писал: «Бумага должна совершать свой кругооборот с максимальной скоростью и с минимальной затратой труда и времени».[6]
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Документооборот осуществляется в виде различных потоков документов между структурными подразделениями, работниками предприятия. Объем документооборота зависит от значимости организации, ее функций и уровня решаемых задач и связей с внешними организациями.
В документационном обеспечении существуют три группы документов:
- входящие (поступающие в организацию документы);
- исходящие (отправляемые из организации документы);
- внутренние (документы, составленные в организации и используемые во внутреннем управленческом процессе).
Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.
Входящие документы проходят на начальном этапе первичную обработку и предварительное рассмотрение службой делопроизводства.
Исходящие и внутренние документы проходят на начальном этапе следующие операции: составление проекта документа исполнителем; проверка правильности оформления проекта документа; согласование проекта документа.
Общими для всех групп являются следующие операции;
- рассмотрение документов руководителем (подписание - для исходящих и внутренних документов, резолюция – для входящих документов);
- регистрация документов;
- передача документов исполнителям;
- контроль исполнения документов;
- исполнение документов;
- подшивка исполненных документов в дела;
использование документов в информационно-справочных целях;
- подготовка к передаче и передача в архив (или уничтожение документов, не имеющих научно-исторической ценности и практического значения).
Основными принципами работы с документами являются:
- единый порядок составления (оформления) документов и работы с ними;
- четкое распределение функций и обязанностей между работниками предприятия, исключающее дублирование документных операций;
- современное техническое оснащение делопроизводства (ПК, офисные программы, факсы, ксероксы, сканеры, электронная почта, средства малой оргтехники);
- целесообразность всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходима для деятельности предприятия, оправдана конкретной целью);
- умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным (составление документов только в том случае, когда это необходимо или установлено нормативными актами).