Подготовка дел к передаче в архив

Завершенные дела, выполненные проекты, исполненные документы постоянного и долговременного, свыше 10 лет, хранения подлежат обязательному дополнительному оформлению и описанию в специальных учетных формах в соответствии с требованиями Архивной службы РФ. Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

-документы в деле следует расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;

-произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;

-подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;

-на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;

-переплести дело или прошить его специальными нитками в четыре прокола; -дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

ЗАВЕРИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ ДЕЛА № 3

00.00.2005

В дело подшито и пронумеровано ___________ 52 (пятьдесят два) _________листа (-ов),

(цифрами и прописью)

в т.ч.: литерные листы_______________________________________________________

пропущенные номера _______________________________________________________

+ листов внутренней описи___________________________________________________

(цифрами и прописью)

Должность составителя

заверительного листа Подпись И.О.Фамилия

Рис.22. Образец заверительного листа

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы: по основной (производственной) деятельности и по личному составу предприятия.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дел по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дел по личному составу).

Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета. Отдельная опись на документы по личному составу составляется для удобства поиска этих документов. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

В крупных организациях в качестве разделов описи могут составляться по структурным подразделениям, а затем на их основе уже архивом организации готовится сводная опись. При незначительном количестве документов опись можно составлять за ряд лет, деля ее на годовые разделы с полным оформлением каждого раздела.

Описи должны быть составлены в течение года после завершения дел в текущем делопроизводстве.