Сортування даних

При відкритті таблиці Microsoft Access виводить записи в послідовності, визначеній значеннями первинного ключа цієї таблиці. Якщо ключ не визначений, то записи виходять в послідовності їх уведення. Для зміни послідовності записів в таблиці використовується сортування.

Для сортування таблиці по значенням тільки одного поля використовуються кнопки„ Сортировка по возрастанию ” і Сортировка по убыванию ” . Потрібно встановити курсор в будь-якому місці поля, по якому планується сортування, і натиснути відповідну кнопку. Таблиця буде відсортована по значенням зазначеного поля.

Рис 2.7 Діалогове вікно „Розширений фільтр”

Сортування таблиці по декільком полям виконується за допомогою фільтра.

Для цього потрібно відкрити таблицю і виконати команду„ Записи ” Ø „ Фильтр ” Ø „ Расширенный фильтр ”. З'явиться діалогове вікно „ Фильтр ”(рис.2.7).

В цьому вікні в рядку „ Поле ”, зі списку полів таблиці потрібно вибрати ті, сортування по яким повинно здійснюватися в першу чергу. В рядку „ Сортировка ”, в цьому ж стовпці бланка вибрати тип сортування (по „зростанню”, або „убуванню”). В наступному стовпці бланка вибирається поле, по якому буде проводитися сортування у другу чергу, і для нього вказується тип сортування. І так далі для усіх полів, по яким буде здійснюватись сортування. Після заповнення бланка сортування, необхідно виконати команду „ Записи ” Ø „ Применить фильтр ”.

Сортувати таблицю за декількома полям має сенс тільки тоді, коли в полі, по якому сортуються записи в першу чергу, є багато повторюваних значень. Сортування по другому полю буде проводитися вже тільки серед цих записів.

Наприклад, якщо відсортувати таблицю „ Студенти ” по зростанню в полі „ Факультет ” в першу чергу і по зростанню в полі „ Курс ” у другу чергу, то по зростанню курсів, будуть розташовані тільки студенти одного і того ж факультету.

Якщо сортування по двом полям все ж не дає повного упорядкування записів, то можна визначити поля, по яким сортування буде виконуватися в третю чергу тощо.