Пошук даних

Із збільшенням кількості записів пошук певної інформації ускладнюється і займає певний час. Microsoft Access допомагає значно спростити цей процес.

Для проведення пошуку в таблиці потрібно відкрити цю таблицю, потрібно перейти на будь-який запис у полі, по якому передбачається вести пошук і виконати команду „ Правка ” Ø „ Найти ”. З'явиться діалогове вікно „ Поиск ” (рис.2.8).

Рис. 2.8 Діалогове вікно „Пошук”

У полі „ Образец ” потрібно увести задане значення. У полі „ Совпадение ” можна встановити значення „ Поля целиком ”. У цьому випадку Microsoft Access знаходить тільки ті записи, значення яких повністю збігаються з заданим. Можна провести пошук, вибравши значення „ С начала поля ” або „ С любой частью поля ” зі списку „ Совпадение ”. Ці способи пошуку самі повільні, але і самі надійні, тому що не вимагають повної відповідності шуканого значення зазначеному. В полі „ Просмотр потрібно вказати, з якого запису вести пошук: зверху\донизу від поточного, або по усім записам таблиці.

По умовчанню, регістр при пошуку не враховується, але якщо при пошуку потрібно враховувати і спосіб написання, то потрібно включити опцію„ С учетом регистра ”. Якщо потрібно провести пошук не тільки в поточному полі, а в усій таблиці, то потрібно виключити опцію „ Только в текущем поле ”.

Розширити коло пошуку можна, застосувавши символи підстановки:

* -замінює будь-яку кількість символів;

? -замінює тільки один символ.

Наприклад, по зразку *ко будуть знайдені усі прізвища, що закінчуються на -ко: Петренко, Івахненко, Штанько.

Процес пошуку запускається натисканням кнопки „ Найти ”. При виявленні потрібного об'єкта Microsoft Access виділяє його, а в рядку стану з'являється повідомлення „ Образец поиска обнаружен ”. Натиснувши кнопку „ Найти далее ” можна знайти наступні записи, що задовольняють умові пошуку.

При необхідності, знайдені значення можна замінити на будь-які інші. Цей процес аналогічний пошуку, але викликається командою „ Правка ” Ø Заменить ”. Ця команда відкриє діалогове вікно „ Замена ”дуже схоже на вікно пошуку.У полі„ Образец ” вказується об'єкт заміни, а в полі „ Замінити ” - його нове значення. Програма починає виконувати заміну після натиснення кнопки „ Найти далее ”. Вона знаходить і маркірує підлягаючий заміні об'єкт, але заміну не здійснює. Підтвердити заміну дозволяє кнопка „ Заменить ”, а скасувати її і продовжити пошук - кнопка „ Найти далее ”.

Сферу пошуку і заміни можна обмежити за допомогою опцій „ С учетом регистра ” і „ Только поле целиком ”. Якщо користувач абсолютно упевнений в необхідності заміни усіх шуканих об'єктів, можна скористатися кнопкою „ Заменить все ”.

6. Методичні рекомедації

6.1 В режимі „ Конструктора таблиці ” „ Студенты ”зробити в її структурі наступні зміни:

c додати поля „ Місто ”, „ Адреса ”, „ Телефон ”;

c визначити тип поля „ Факультет ”за допомогою „ Мастера підстановок ”, узявши в якості джерела даних фіксований набір значень (список усіх факультетів ВНЗ).

c для поля „ Місто ” у властивості „ Значение по умолчанию ” задати значення: „ Чернігів ”.

c для поля „ Курс ” увести умову на значення: > 0, < =5 і задати відповідне повідомлення про помилку.

6.2 Дані в поля „ Місто ”, „ Адреса ”, Телефон ” уводити в режимі таблиці.

Відредагувати значення в полі „ Факультет ”, використовуючи список значень, створений „ Мастером подстановок ”.

Для декількох записів використовувати значення по умовчанню в полі „ Місто ”.

В одному із записів спробувати внести в поле „ Курс ” значення, більше „ 5 ”.

6.3 Викликати вікно для зміни схеми даних. Приховати одну з таблиць, включених в схему даних (наприклад, „ Іспити ”). Потім відобразити усі прямі зв'язки.

6.4 Змінити макет таблиці „ Студенти ”:

¡ зафіксувати стовпці „ Прізвище ” і „ Номер залікової книжки ”.

¡ поле „ Місто ” поставити після поля „ По батькові ”;

¡ приховати стовпці „ Адреса ”, „ Телефон ” і „ Стипендія ”;

¡ залишити для стовпців тільки вертикальну сітку;

¡ установити довільно колір фону для записів;

¡ змінити шрифт для записів таблиці на курсив.

6.5 Відсортувати таблицю „ Студенти ” по наступним признакам:

— зростанню в полі Прізвище ”;

— убуванню в полі Стипендія ”;

— зростанню в поле „ Факультет ” і убуванню в полях „ Курс ” і „ Група ”.

6.6 Знайти в таблиці „ Студенти ” усі записи, які задовольняють наступним умовам:

Q студенти, чиї прізвища починаються з певної літери;

Q студенти, що навчаються на одному курсі певного факультету.

Знайти записи для студентів певного факультету і замінити для них назву цього факультету. Наприклад, геоінформ. на інженерний.

7. Контрольні питання

7.1 Можливості Microsoft Access по зміні структури таблиць.

7.2 Як добавити\видалити поле в структурі таблиці?

7.3 Як змінити шрифт записів і колір фону в таблиці?

7.4 Як змінити ширину стовпця і висоту рядка в таблиці?

7.5 Як відсортувати записи по одному полю?

7.6 Як відсортувати записи за декількома полями?

7.7 Як зробити пошук і заміну даних в Microsoft Access?

7.8 Як використовувати шаблони при пошуку даних?

8. Рекомендована література

8.1 Зацерковний В.І. Конспект лекцій по курсу „ Інформатика і програмування. ч.IV”

8.2 Скотт Баркер. Использование Microsoft Access 2000.-Киев-Москва: Диалектика, 2000г.- 257 с.

8.3 Мари Свонсон. Microsoft Access 2000: наглядно и конкретно.-Москва: Microsoft Press, Русская редакция, 2000г.- C.59-70.

8.4 Алексей Гончаров. Access 2000 в примерах.-С.-Петербург: Питер, 1998г.- С.65-80.

8.5 Н.В.Макарова. Информатика.- Москва: Финансы и статистика, 192000г.- С.560-587.

8.6 В. Пасько. Access2000 для пользователя.-Киев: BHV, 192000 г.- С.31-40, 123-142.