Використання обчислюваних значень

Значні можливості звітів Microsoft Access багато в чому визначаються їх здатністю виконувати прості і складні обчислення з даними базових таблиць або запитів. Microsoft Access надає десятки вбудованих функцій, призначених для обробки даних або для додавання інформації в звіт.

5.4.1. Додавання поточної дати і номера сторінки

Для дат Microsoft Access надає дві вбудовані функції, які можна використовувати для включення у звіт поточної дати і часу. Функція „ Date ” повертає поточну системну дату і час у вигляді значення дати/часу.

Щоб добавити поточну дату у звіт, створіть вільне поле в верхньому колонтитулі і уведіть вираз

= Now()

в комірці його властивості „ Данные ”, а для властивості „ Формат поля ” встановіть значення довгий формат дати. Поверніться у звіт і уведіть з клавіатури в напис поля змістовний текст або зовсім видаліть його.

Щоб додати номер сторінки, використовуйте властивість звіту „ Page ”. Ви не побачите його у вікні властивостей, тому що воно підтримується Microsoft Access на системному рівні. Крім того, в Microsoft Access існує властивість „ Pages ”, що містить загальну кількість сторінок у звіті. Щоб додати у звіт номер поточної сторінки, створіть вільне поле і в комірці його властивості „ Данные ” введіть вираз:

= “Page ” & [Page] & “ of ” & [Pages]

5.4.2. Обчислення в області даних

В якості значення властивості „ Данные ” будь-якого елементу управління, що дозволяє виводити дані, можна задати вирази будь-якої складності з використанням арифметичних операторів. Крім того, в обчисленнях можна використовувати будь-які убудовані функції, а також функції, які ви самі визначили в модулі. При бажанні, можна скористатися допомогою побудовника виразів. Щоб повідомити Microsoft Access, що у властивості „ Данные ” ви хочете використовувати вираз, почніть його введення із знака дорівнює (=).

Наприклад, щоб розмістити в області даних поле „ Надбавка ”, виберіть на панелі елементів кнопку „ Поле ”і укажіть її розміщення в області даних. Викличте вікно „ Властивостей ” і у властивості „ Данные ” уведіть:

= [Стипендия]*0, 5,

тобто „ Надбавка ” складає 50% для усіх записів.

5.4.3. Обчислення проміжних підсумків для груп і загального підсумку

Ще одна задача, яку за звичай приходиться вирішувати при складанні звітів, - це одержання підсумкових величин по групам даних. Для одержання проміжних підсумкових значень для груп в ці розділи можна помістити додаткові вільні елементи управління, в яких використовується вираз, побудований з використанням підсумкових функцій: „ Sum ”, „ Min ”, „ Max ”, Avg ”, „ Count ”, „ First ”, „ Last ”, „ StDev ”і„ Var ”.

Вираз в розділі групи, що використовує підсумкову функцію, не повинний посилатися на елемент управління, розміщений в області даних. Так, наприклад Вам не вдасться створити обчислюване поле в області даних і послатися на нього у виразі, що використовує підсумкову функцію. Але Ви можете повторити обчислюваний вираз в підсумковому полі. Наприклад, якщо обчислюване поле в області даних з ім'ям „ Ціна ” містить вираз:

= [Ціна за одиницю]*[Кількість],

то в розділі приміток групи, Ви повинні використовувати вираз:

=Sum([Ціна за одиницю]*[Кількість]), а не = Sum([Ціна]).

Використовуючи розділ приміток звіту, можна одержати загальні підсумки по усім записам для будь-якого поля або виразу. В примітці звіту, як і в примітках груп, припустимі будь-які підсумкові функції.

5.4.4. Поєднання текстових значень і приховування повторюваних значень

Якщо в декількох сусідніх рядках відображаються однакові значення, звіт важко читається і виглядає непрофесійно. Властивості поля „ Не выводить повторы ” (воно доступно тільки в звітах) дозволяє керувати виведенням повторюваних значень.

Іноді, не виводячи повтори, можна приховати необхідні дані. Щоб цього уникнути, можна поєднати значення відповідних полів в одному елементі управління. Для поєднання служить символ амперсанда (&), що позначає операцію конкатенації при об'єднанні текстових значень. Наприклад:

= Format([Номер студентського квитка]; ”000000”)& ” ”& [Прізвище].

Функція „ Format ” повертає рівно шість цифр. Другий текстовий рядок в цьому виразі додає декілька пробілів між двома полями даних.

5.4.5. Обчислення відсотків

У будь-якому звіті, що здійснює групування даних і їх підсумування, можна визначити долю зовнішнього проміжного, або загального підсумку, що приходиться на конкретну суму. Це можливо в силу того, що Microsoft Access двічі переглядає дані звіту. При першому проході Microsoft Access обчислює вирази в рядках, підсумкові значення для груп, загальні підсумки для усього звіту і визначає довжину звіту, а при другому обчислює усі вирази, що посилаються на підсумки, розраховані під час першого проходу. Отже, в області даних і розділах, що містять підсумки для груп, можна створити вирази для обчислення відсотків від загальних сум або проміжних сум, розрахованих для групування більш високого рівня. Створивши вираз для знаходження відсотків від суми, можна встановити властивість „ Формат поля ” в значення „ Процентный ”. В режимі перегляду можна переконатися, що в підсумках по групі відобразиться відсоток від загального підсумку.

5.4.6. Обчислення підсумків з накопиченням

Поряд з обчисленням підсумків, в розділах груп можна створювати підсумки з накопиченням в області даних. Властивість „ Сумма с накоплением ” будь-якого числового поля, розташованого в області даних, дозволяє обчислювати підсумки, які обнуляються на початку кожної групи, або накопичуються протягом усього звіту. Розмістивши в області даних поле, потрібно встановити для нього властивості „ Данные ” – значення поля, для якого обчислюється сума, а для властивості „ Сумма с накоплением ” - значення „ Для группы ”.

5.5. Створення і впровадження підпорядкованих звітів

Виведення у звіті детальних даних з декількох таблиць, пов’язаних відношенням „один-до-багатьох”, не представляє особливих проблем. Ви можете впроваджувати в область даних створюваного звіту підпорядковані звіти для виведення декількох детальних рядків з таблиці, або запиту, що знаходиться на боці „багатьох” по відношенню до поточного рядку в області даних.

Для створення підпорядкованого звіту у вікні бази даних потрібно виділити підпорядковану таблицю, або запит і вибрати пункт „ Отчет ” в списку що розкриється, кнопки „ Новый объект ” на панелі інструментів. У діалоговому вікні „ Новый отчет ” необхідно вибрати будь-який пункт і відкрити звіт у потрібному режимі. Зазвичай, в підпорядкованому звіті не буває колонтитулів.

Відкрийте основний звіт, тобто той, в якому ви хочете впровадити підпорядкований звіт, в області даних створіть елемент управління типу „підпорядкований звіт”. В якості значення властивості „ Объект-источник ” уведіть ім’я звіту, який потрібно впровадити, задайте пов'язані поля, тобто виберіть значення властивостей „ Основные поля ” і „ Подчиненные поля ”. Крім того, потрібно встановити для властивостей розширення і стиснення значення „ Да ”, щоб Microsoft Access міг розширювати, або стискати підпорядкований звіт. Щоб настроїти розмір впровадженого звіту, виберіть команду „ Формат ” Ø „ Размер ” Ø „ По размеру данных ” для цього елементу.

Спростити впровадження підпорядкованого звіту можна за допомогою „ Майстра підпорядкованих звітів і форм ”. Все необхідні параметри „ Майстер ” запитує в процесі діалогу. Щоб почати роботу „ Майстра ” потрібно натиснути кнопку , а потім кнопку на панелі елементів.

5.6. Настроювання звітів

Щоб змінити розмір виділеного елементу управління, можна скористатися маркерами зміни розміру, що знаходиться по сторонах, в нижніх кутах і в правому верхньому куті. Для переміщення невиділеного елементу управління використовуйте покажчик миші.

Якщо елемент управління має приєднаний напис, він переміщується разом з ним. Переміщувати елемент управління і приєднаний напис можна незалежно один від одного за допомогою маркерів переміщення, розташованих в лівих верхніх кутах елемента управління і напису.

Для виведення даних за допомогою звітів, потрібна впевненість, що елементи управління мають достатній розмір для розташування даних. В Microsoft Access є така команда, що підбирає розмір написів у відповідності з довжиною і висотою тексту – „ Формат ” Ø „ Размер ” Ø „ По размеру данных ”.

Для вирівнювання елементів управління по краям чи вузлам сітки в меню „ Формат ” існує команда „ Выровнять ”.

5.7. Перегляд готового звіту

Режим попереднього перегляду призначений тільки для того, щоб подивитися як буде виглядати звіт при друкуванні. Редагування в цьому режимі неможливо. Вікно попереднього перегляду можна розширити, щоб вивести на екран більшу частину звіту. Для переміщення по вікну, можна використовувати горизонтальну і вертикальну смуги прокрутки, різноманітні масштаби.

Для перегляду інших сторінок звіту потрібно скористатися полем номера сторінки і кнопками переходу, які розташовані в нижній частині вікна перегляду.

Вікно перегляду також дозволяє переглянути декілька сторінок одночасно за допомогою кнопки „ Несколько страниц ”.

6. Методичні рекомендації

6.1. Відкрийте базу даних, створену на попередніх лабораторних роботах.

6.2. Створіть звіт №1 для таблиці „ Студенти ”;

c у вікні БД перейти на вкладку „ Отчеты ”і натиснути кнопку „ Создать ”;

c у якості таблиці для створення звіту вказати таблицю „ Студенти ”;

c вибрати режим створення „ Майстра звітів ”;

c на першому кроці „ Майстра звітів ” включити у звіт поля „ Прізвище ”, „ Ім'я ”, „ Факультет ”, „ Курс ”, „ Група ”, „ Стипендія ”;

c на другому кроці задати рівень групування - по полю „ Факультет ”;

c на третьому кроці визначити порядок сортування записів у звіті: в першу чергу по полю „ Курс ”, в другу - по полю „ Прізвище ”;

c натиснути кнопку „ Итоги ”1/4 і вибрати в якості підсумку суму по полю „ Стипендія ”;

c на четвертому і п'ятому кроках вибрати стиль оформлення звіту;

c на останньому кроці вказати ім'я звіту „ Начисление стипендий по факультетам ”.

6.3. Перегляньте звіт на екрані, аналізуючи його зміст (групування записів, вид підсумків, елементи сторінки звіту і т. ін.).

6.4. Перейдіть в режим „ Конструктора ” даного звіту (натиснувши кнопку „ Конструктор ” на панелі інструментів) і зробіть у звіті наступні зміни:

— відредагуйте підпис у примітці групи „ Факультет ”таким чином, щоб він прийняв вид:

Всього стипендій по факультету [Назва факультету]

— видаліть назву підсумкового поля „ Sum ”;

— перенесіть саме підсумкове поле на рівень його підпису.

6.5. Відредагований звіт знову перегляньте на екрані і збережіть під ім'ям „ Начислення стипендій ”.

6.6.Створіть базовий запит до таблиць „ Студенти - Іспити ”, включивши в нього поля „ Номер залікової книжки ”, „ Прізвище ”, „ Предмет ”, „ Оцінка ”. Збережіть запит під іменем „ Дані для звіту по успішності ”.

6.7.Створіть звіт № 2 на основі запиту „ Дані для звіту по успішності ”:

¡ в якості режиму створення виберіть „ Майстер звітів ”;

¡ на першому кроці „ Майстра ” виберіть усі поля вихідного запиту для включення у звіт;

¡ на другому кроці виберіть тип представлення даних по таблиці „ Студенти ”;

¡ на третьому кроці добавте рівень групування по полю „ Номер залікової книжки ”;

¡ на четвертому кроці зазначте сортування по полю „ Предмет ” і „ Вид підсумків” - „ Среднее (Avg) ” по полю „ Оцінка ”;

¡ на наступних кроках Майстра задайте стиль оформлення звіту і його назву – „ Результати екзаменаційної сесії ”.

6.8. Перегляньте звіт на екрані, проаналізуйте його зміст (групування, підсумкові поля, області звіту).

6.9. Перейдіть в режим „ Конструктора ” для даного звіту і відредагувати його так, щоб:

P в примітці групи заголовок був таким:

Середній бал за поточну сесію;

P результат в підсумковому полі знаходився безпосередньо поруч із заголовком.

6.10. Добавте нове обчислюване поле „ Надбавка ”. Для цього

Q в області верхнього колонтитула розмістіть напис „ Надбавка ”;

Q в області даних розмістіть вільне поле і видаліть приєднаний напис для нього;

Q викличте вікно властивостей і за допомогою пунктів Побудовника виразів „ Функции управления в строке Ø Данные ” уведіть:

=IIf([Avg _ Оцінка]=5; 150; IIf([Avg _ Оцінка]> 4 Or [Avg _ Оцінка]=4; 100; 50)),

тобто, надбавка нараховується в залежності від результатів сесії.

6.11. Додайте в базовий запит „ Дані для звіту по успішності ”поле „ Стипендія ”.

6.12. Додайте нове поле „ Утримання ”, враховуючи що утримується 10% від значення „ Стипендії ”.

6.13. Для значення властивості „ Не выводить повторы полей ” „ Номер студентського квитка ”, „ Прізвище” і встановіть „ Да ”.

6.14.У вікні сортування і групування по полю „ Оцінка ” задайте групування по повному значенню і сортування по убуванню, а для поля „ Стипендія ” групування по інтервалу 10 і сортування по зростанню.

6.15.Добавте в область заголовку будь-який графічний рисунок.

6.16.Створіть стрічковий автозвіт по таблиці „ Іспити ” і збережіть його з ім'ям „ Іспити ”.

6.17.Створіть стрічковий автозвіт по таблиці „ Студенти ”.

6.18.Відрийте його в режимі „ Конструктора ” і відредагувати його наступним чином:

E на панелі елементів включіть режим „ Майстра ” і натисніть кнопку „ Подчиненная форма/отчет ”;

E укажіть покажчиком миші місце для розміщення підпорядкованого звіту в області даних;

E на першому кроці „ Майстра створення підпорядкованих форм і звітів ” для визначення нового об'єкта вкажіть звіт „ Іспити ”;

E на другому кроці самостійно вкажіть поле зв'язку „ Номер студентського квитка ”;

E на 3 кроці збережіть підпорядкований звіт з ім'ям Результати іспитів

E відредагуйте отриманий звіт таким чином, щоб усі дані про студента розмістилися на одному аркуші.

6.19. За допомогою „ Майстра діаграм ” побудуйте діаграму Microsoft Graph по таблиці „ Студенти ”:

v на першому кроці з доступних полів виберіть поля для діаграми („ Прізвище ”, „ Стипендія ”);

– на 2-му кроці виберіть тип діаграми;

– на 3-му кроці виберіть тип відображення даних на діаграмі: для осей виберіть поле „ Прізвище ”, для даних – поле „ Стипендія ” (Підсумки відсутні);

– на 4-м кроці збережіть діаграму з ім'ям „ Стипендія студентів ”;

– в режимі „ Конструктора ” можна редагувати діаграму подвійним клацанням лівою кнопкою миші по будь-якій області діаграми.

7. Контрольні питання

1. Що представляють собою звіти в Microsoft Access?

2. У чому переваги звітів над іншими способами виведення даних?

3. З чого починається створення звіту?

4. Які існують майстри для створення звіту?

5. У чому відмінність автозвітів від інших способів створення звіту?

6. Чим характеризується режим „Конструктора”?

7. Назвіть розділи звіту.

8. Назвіть інструменти вікна звіту.

9. В якому розподілі звіту виводяться підсумки по групі?

10. В поле якого типу можна задати групування по інтервалу? По рокам?

11. Як додати обчислюване поле в область даних?

12. Для чого застосовується властивість об'єкта „Не выводить повторы ”?

13. Наявність яких об'єктів необхідно для впровадження підпорядкованого звіту?

14. Які зміни можна внести у звіт в режимі попереднього перегляду?

8. Рекомендована література

8.1. Зацерковний В.І. Конспект лекцій по курсу „Інформатика та програмування ч.4” Чернігів, ЧДІЕУ-2007р.

8.2. Скотт Баркер. Использование Microsoft Access 2000. - Киев-Москва: Диалектика, 2000г.- 257 с.

8.3. Мари Свонсон. Microsoft Access 2000: наглядно и конкретно. - Москва: Microsoft Press, Русская редакция, 2000г.- с.10-57.

8.4. Алексей Гончаров. Access 2000 в примерах. - С.-Петербург: Питер, 1998г.-С.12-60.

8.5. Н.В.Макарова. Информатика.- Москва: Финансы и статистика, 192000г.-С.560-587.

8.6. В. Пасько. Access 2000 для пользователя.-Киев: BHV, 2000 г.-С.5-28, 99-121.