Глава 5. Форматирование текста

Конечно, для многих то, что сейчас они прочитают, сравнимо с инструкцией по пользованию туалетной бумагой. Но что делать, если кое-кто ее еще и в глаза не видел и по-прежнему пользуется газеткой? Надеюсь, через пару лет никто читать этот раздел уже не будет.

1) Текст набирается на компьютере в Microsoft Word, распечатывается на белой бумаге формата А4 и сдается для проверки на Антиплагиат и руководителю одним файлом (а не папкой с кусками по главам).

2) Размер шрифта всего текста, даже титульного листа – 14, и только в таблицах – 12, а в сносках – 10.

3) Формат страницы. 30 мм слева, 15 мм справа и по 20 мм сверху и снизу. Как вы их установите – через меню: «Файл / Параметры страницы» или, выделив весь текст, линейками в открытом окне Microsoft Word – неважно.

4) Гарнитура шрифта исключительно Times New Roman. Ну, тут обычно проколы бываю редко. Но бывают. Особенно в сносках.

5) И весь текст и сноски форматируются по ширине, а не по левому краю, как это делается опять же в Инете. Исключения: заголовки разделов, глав, параграфов, таблиц форматируются по центру, а надписи типа «Таблица 5» или «Приложение 7» (естественно, в работе они идут без кавычек) – по правому краю. Так же размещаются указания рисунков, которыми считаются все иллюстрации кроме таблиц (схемы, чертежи, карты, графики, репродукции картин и фотографий). Только слово «рисунок» не пишется полностью, а пишется сокращенно «Рис. 1» (естественно без кавычек).

6) Правильно отформатировать абзац можно через меню: «Формат / Абзац / Отступы и интервалы, Первая строка – отступ – 1, 25». Установите СРАЗУ, а не шлепайте тупо клавишей пробела в начале каждого абзаца. Все равно переделывать придется. Вам же и придется.

7) Межстрочный интервал – полуторный по всему тексту, даже в списке литературы! Но: кроме титульного листа, сносок, заголовков и текста таблиц, иллюстраций и примечаний к ним. Там интервал одинарный. В том же меню: «Отступ слева/справа» по нолям, так же как и «Интервал перед/после» по нолям. Вообще наличие интервала перед и после абзаца сразу говорит – Студент сдул текст из Инета и даже не удосужился его отформатировать. Особенно наличие таких отступов характерно для сносок.

Между названием главы и первого параграфа, концом одного и заголовком следующего параграфа ставится дополнительная пустая строка.

8) После всех знаков пунктуации, помещенных в тексте, библиографическом описании или сноске -. …,:; / //) ] ставится пробел (проверьте, чтобы не было пробелов ПЕРЕД знаком препинания, как это многие любят делать).

9) Различайте при наборе дефис (короткая черточка) и тире (длинная черточка). Дефис ставится без пробелов в сложных словах, между крайними датами периода. Например: научно-исследовательская работа, революционно-демократическое движение, профессорско-преподавательский состав, в 1941-1945 гг., на рубеже XVIII-XIX вв. и т.п. Тире отделяется пробелами с обеих сторон. Как ставить дефис знают все, но при этом думают, что ставят тире. На самом деле эта короткая черточка «-» и сеть дефис. Тире получается, если дважды нажать -- а затем продолжить набор текста. После первого же нажатия на клавишу пробела две короткие черточки соединятся в одну длинную. Или же можно одновременно нажать Ctrl и знак «минус» в самом правом верхнем углу клавиатуры.

10) Чтобы не отделялись и не переносились на другую строку инициалы от фамилии, цифра года/века от их обозначений г./в., предлог или союз от относящегося к нему слова – вставьте «непрерывный пробел», нажав одновременно клавиши Shift-Ctrl-пробел.

11) Форматирование титульного листа описывать канительно – проще его показать живьем в приложении (см. Приложение 1). Скачайте это приложение. Замените название кафедры, направления, ФИО студента и тему ВКР на свои. Естественно, не забудьте выкинуть название приложения и его номер.

12) Скачали текст из Инета – не забудьте убрать все подчеркивания и сделать цвет текста Авто. Выделите весь текст в меню: «Правка» и используйте соответственные кнопки верхней панели инструментов. То же относится и к сноскам.

13) Содержание, введение, главы, заключение, список использованных источников и литературы, приложения начинаются с нового листа. Чтобы не заморачиваться по поводу того, что заголовок съехал из-за добавлений/убавлений текста внутри разделов – воспользуйтесь меню: «Вставка / Разрыв / Начать – новую страницу». Тогда что бы вы ни убавляли, ни прибавляли – раздел всегда будет в начале листа. Обратите внимание: по такому же принципу построен и данный текст.

Параграфы, подразделы «Источники», «Литература» в одноименном списке начинаются не с новой страницы, а через дополнительный пробел после окончания предыдущего текста.

14) Страницы должны быть пронумерованы уважающим себя автором обязательно в любом тексте. Даже в шпаргалке. Страницы ставим через меню: «Вставка / Номера страниц / Положение – внизу страницы, Выравнивание – справа», «Номер на первой странице» – галочку убираем: первая страница для вас – титульный лист ВКР/курсовой, там номер не ставится. На второй странице всегда будет находиться СОДЕРЖАНИЕ работы. Сплошная нумерация страниц распространяется на весь текст, в т.ч. на таблицы и иллюстрации, находящиеся на отдельных листах, на список литературы и на все приложения.

15) Указанные в содержании страницы, с которых начинаются разделы ВКР, должны соответствовать реальным страницам с названиями разделов в тексте. Убедитесь в этом, когда сдаете работу руководителю.

16) Расстановка переносов – на усмотрение Студента. Но с переносами текст ужимается, учтите. Кроме того, нельзя допускать перенос слов в заголовках.

17) Названия разделов ВКР первого уровня набираются заглавными полужирными буквами (СОДЕРЖАНИЕ, ВВЕДЕНИЕ, НАЗВАНИЕ ГЛАВЫ, ЗАКЛЮЧЕНИЕ, СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ). Названия разделов ВКР второго уровня набираются строчными полужирными буквами (1.2. Сенат в послепетровскую эпоху, Источники, Литература). Если в работе, что бывает крайне редко, есть заголовки третьего уровня (как, например, в данном тексте, см.п. 1.8.1. или 4.1.2.), то они в тексте (но не в содержании) набираются полужирным курсивом (1.8.1. Хронологические рамки исследования). Номера глав и параграфов пишутся арабскими цифрами (см. Приложение 2). Названия разделов данного текста оформлены в соответствии с приведенными требованиями.

18) В соответствии с новыми требованиями СТО нашего университета после номера главы или параграфа ставится точка. Обратите внимание на то, как это оформлено в данном тексте. Но точка не ставится после номера таблицы, приложения или рисунка. И еще запомните: точка не ставится после любого заголовка – главы, параграфа, названия таблицы и т.п.

19) Если в тексте работы всего одна таблица или иллюстрация, то слова «Таблица 1» или «Рис. 1» не пишутся. Пишется просто название этого рисунка или иллюстрации с заглавной буквы. Но если таблиц и иллюстраций больше одной, то все они нумеруются параллельно и независимо друг от друга, а иллюстрации по порядку независимо от их характера (Рис. 1, Таблица 1, Рис. 2, Рис. 3, Таблица 2, Рис. 4, Таблица 3 и т.д.)

20) Особенности форматирования таблиц: слово «Таблица» не пишется; если таблица не умещается на одном листе и ее приходится продолжать на следующем, то перед началом продолжения таблицы в начале листа так и пишется: «Продолжение» или, если таблица не одна, «Продолжение табл. 3» (естественно, опять же без кавычек).

21) Схемы, таблицы, да и вообще весь изобразительный материал может нуждаться в особых примечаниях. В таком случае примечания впритык без пробелов помещаются сразу после таблицы и форматируются размером 12, как сам текст таблицы. Если примечание всего одно, то с красной строки (абзац 1, 25) пишется слово Примечание с точкой (Примечание.) после которого с заглавной буквы пишется сам текст примечания. Если примечание несколько, то после слова Примечания ставится двоеточие (Примечания:) и указываются все необходимые справочные и поясняющие данные, каждое с новой красной строки под арабскими цифрами. Например:

Таблица 3

Тактико-технические характеристики советских и японских танков, принимавших участие в конфликте у р. Халхин-Гол[5]

Примечания:

1. БТ-5 состояли на вооружении 6-й т. бригады. БТ-7 состояли на вооружении 11-й т. бригады.

2. Скорость и запас танков БТ даются отдельно для гусеничного и колесного хода.

22) Для облегчения жизни руководителя, да и автора тоже, настоятельно рекомендую (т.е. обязываю, по крайне мере дипломников уж точно) использовать стиль и форматирование. Можно через меню: «Формат / Стиль и форматирование», можно (мне так проще) через кнопку «Стиль» на верхней панели инструментов, предварительно выделив левой клавишей мышки форматируемый текст. Что нужно сделать – все названия разделов (содержание, введение, главы, заключение, список использованных источников и литературы, приложение) сделайте в стиле заголовок 1. Если ваша база стилей видит этот заголовок в Arial, 16 размера, слева или как либо еще – ничего страшного. Сделайте заголовок в имеющемся стиле, а потом, не отменяя выделения, приведите в нужный вид: Times New Roman, 14, жирный, по центру. Комп запомнит новый стиль, и им можно будет пользоваться постоянно. Названия параграфов, подразделов «Источники», «Литература» в разделе «Список источников и литературы», оформите стилем заголовок 2, так же отформатировав его в Times New Roman, 14, жирный, по центру. Номера таблиц и прочих иллюстраций можно оформить как заголовок 3 (найдите в тексте пример). Но это уже для продвинутых и не ленивых.

Что дает использование стилей? Если в верхней командной строке в меню «Вид» включить команду «Схема документа», то на экране слева появится список всех разделов и подразделов вашей работы, кликнув на любую позицию которого, вы окажетесь в нужном месте текста. Вы не представляете, насколько легче мотаться по 70-80-ти страничному тексту, когда можешь быстро найти нужный раздел, а не листать каждый раз все страницы с начала до конца. Поэтому: дипломники – без стилей ко мне не лезьте. Через пару лет это коснется и курсовиков, а то и заочников с их контрольными (мечтать не вредно). Чтобы убедиться в удобстве использования стилей (если вы читаете этот текст на компе) – включите прямо сейчас в меню функцию «Вид / Схема документа». Слева появилась вся структура работы. Удобно?

Кстати. Иногда в левом окне вылезают еще всякие куски – названия министерства, самой работы и т.п. ненужные вещи, которые Word определяет как некие заголовки. Рекомендую – выделите эти куски текста левой клавишей мышки, в окне «Стиль» на верхней панели инструментов выберите первую позицию: «Очистить формат» и кликните. Текст перестанет восприниматься как заголовок. Потом его просто отформатируйте в Times New Roman, установите необходимый размер шрифта и выровняйте как вам нужно.

23) Проверьте, чтобы у вас не было больше ОДНОГО пробела между словами! Для этого включите в меню значок ¶ (непечатаемые знаки), найдите и удалите лишние пробелы по всему тексту (т.е., между словами должна быть только одна точка, символизирующая пробел). Кстати, некоторые продвинутые юзеры так и пишут весь текст с включенной функцией «Скрытые символы». Пожалуйста. Это дело привычки.

24) Сохраняйте и пересылайте мне текст в *.doc формате – я человек консервативный и новых ваших Word 2007 с пресловутым *.docx не приемлю. Пока, по крайней мере.

25) Завершенная работа представляется руководителю или, если он дает добро, сразу на кафедру в переплетенном виде. Пока не будет других суровых указаний начальства, предлагаю (для экономии места в кафедральных шкафах) прошивать ВКР в копировальных центрах с тонкими обложками (первая – пластиковая прозрачная) пластиковыми держателями, или как это у них называется. Дешево и сердито.