Робота над заголовком документа.

План

1. Загальні принципи підготовки аналітичних документів.

2. Реферативний абзац як основний елемент аналітичних документів

3. Робота над заголовком документа.

4. Підготовка великих документів.

1. Загальні принципи підготовки аналітичних документів.

Інформаційний документ відноситься до вторинно-документального рівня інформації і має властивості вторинного документу

Принцип “Визначення всіх питань, які розглядаються”

Необхідно прагнути до більш високого рівня узагальнення, ніж як це робиться в академічних чи ділових документах і починати з висновку, які потім необхідно підкріплювати певною кількістю аргументів. Документ готується для політика, якому необхідно знати основну ідею і його можуть не цікавити другорядні події.

Принцип “Логічний виклад інформації і точна мова”

При підготовці документа, необхідно подававати інформацію у певній послідовності для того, щоб уникнути зайвих повторень. Думки повинні мати однакові тлумачення різними політи-ками і бути зрозумілими не лише ана-літику, а і споживачеві інформації.

Принцип “Вибір формату аналітичного документу”

Залежно від обсягу інформації, її важливості та необхідності висвітлення проблеми, аналітик вибирає відповідний формат. Це може бути: аналітичний огляд (довідка) чи звернення.

Принцип “Економія слів”

Інформаційно-аналітичні документи готуються у максимально стислій формі. Документи готуються для політиків, які мають обмежений час, тому дляполегшення їх роботи до функцій аналітика входить:

• використання зрозумілих, відомих і простих виразів;

• уникнення зайвого;

• використання коротких речень при підготовці інформаційно-аналітичного документа.

Принцип “Якість думки”

Аналітики повинні уяснити проблему, перш ніж доповідати політику. Важливо заради стислості документ не приносити в жертву ясності думки.

Принцип “Використання активного стану”

Це робить документ цілеспрямованим, лаконічним і переконливим. Аналітик повинен:

• Формулювати речення так, щоб демонструвати позицію суб'єкта по відношенню до об' єкта, а не лише інформувати про те, що сталося з об'єктом. Tpeба показати хто виконує дію (важливу для політика).

• Використання пасивного стану можливе тоді, коли важливою є сама подія і по іншому неможливо викласти дану проблему.

Принцип “Знання потреб споживачів інформації”

Аналітик повинен при підготовці інформаційно-аналітичного документа знати потреби споживачів. Тому при перегляді інформації він повинен аналізувати питання щодо отримання результату. Політик повинен мати можливість використати цю інформацію для прийняття зовнішньо-політичного рішення. Він буде звертати увагу на висновки та застереження по відношенню до певних кроків. Аналітичні документи корисні, тоді коли вони показують політику, не лише те, про що політик хотів би знати, але і те, що він обов'язково повинен знати з даної проблеми, тобто інформацію, яка дає відповідь на всі запитання політика.

2. Реферативний абзац як основний елемент аналітичних документів

Одним з основних прийомів, які використаються при підготовці аналітичних документів, є реферування, тобто критична оцінка всієї інформації, що має, по якому-небудь питанню, виділення найбільш значимих частин і короткий виклад. Це дає можливість перетворити більші обсяги інформації в короткі, але логічно закінчені шматки, які надалі значно полегшує роботу з інформацією.

Схематично процес реферування виглядає у такий спосіб:

1. Уважно прочитайте всю інформацію й виділіть головні моменти.

2. Напишіть їх на полях документів або на окремих листках.

3. Логічно розмістіть цю інформацію, намагаючись уникати повторень.

4. Оцініть інформацію з огляду її цінності й визначте, яку інформацію потрібно залишити, а яку ні.

5. Визначите, якої інформації у Вас недостатньо (з урахуванням потреб її споживача).

6. Визначите порядок подання інформації зі ступеня важливості (від найважливішої до менш важливої, що носить переважно фактологічний характер).

Варто пам'ятати, що реферування - це перший крок у процесі визначення основної ідеї документа (квінтесенція).

З обліком викладеного, основними компонентами реферативного абзацу є:

· пропозиція, що містить основний інформаційний багаж (ідею висновок);

· 1-3 інформаційні факти, які підтверджують даний висновок/ідею. При цьому фактологічний матеріал розміщається по ступені значимості, починаючи з найбільш істотних.

Схематично реферативний абзац можна зобразити у вигляді переверненої піраміди:

Робота над заголовком документа.

Важливим етапом роботи над аналітичним документом є робота над його заголовком.

Заголовок документа - перший крок у визначенні теми інформаційно-аналітичного документу та визначенні його аналітичного спрямування.

Заголовок документу повинен формувати у споживача уяву про основну інформаційну ідею та аналітичну спрямованість документу. Заголовок повинен носити аналітичний характер, не бути описовим і повинен містити Ваш висновок у короткій формі.